LOS PERFILES DEL CAMBIO AL WMS

los perfiles del cambio al wms

No se habla mucho de los pasos previos que debemos dar antes de la introducción de un WMS o SGA en nuestro almacén. Pero existen y están ligados a la dinámica de su implantación en la empresa. No acometerlos sería imprudente y un foco de posibles errores en potencia que se pueden evitar fácilmente. Tienen que ver con personal, estanterías y mediciones. En este post vamos a ver un aspecto importante que seguro surgirá en algún momento antes de la llegada del software. En este caso hablaré de los perfiles de personal que siempre me han salido al paso como obstáculos o apoyos en el duro camino que emprendemos cuando decidimos pasar de un almacén tradicional, a un moderno almacén gestionado por WMS.

No serán los únicos perfiles que aparezcan, he resaltado los que a mí más me llaman la atención porque siempre se repiten. Los futuros usuarios del WMS son uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta en las fases iniciales y su implicación en el proyecto o la falta de ella, puede resultar determinante para que la llegada del software a su empresa tenga un buen resultado.

En las fases previas consiga la máxima implicación del personal.

Nunca me cansaré de repetir que implantar un WMS o SGA es una labor ardua y multidisciplinar. Podremos evitarnos muchos quebraderos de cabeza si antes de la llegada del software conseguimos implicar a los potenciales usuarios del software.

Una de las implantaciones más “suaves” que he tenido el gusto de dirigir se produjo en una empresa que me permitió trabajar codo con codo, el tiempo que yo considerara necesario, con todo el equipo de almacén. Todos los futuros usuarios del software se implicaron en la fase previa de forma ejemplar. Hicimos multitud de pruebas, cometimos infinidad de errores, aportamos una cantidad ingente de ideas y nos reunimos una cantidad desorbitada de veces. Que una empresa esté dispuesta a permitir a sus empleados que inviertan tiempo en implicarse en esta fase previa por desgracia es poco habitual y sin embargo yo sigo considerando que es el tiempo mejor invertido del mundo.

El resultado inevitable fue que, cuando al fin llegó el día de la implantación del software, todos los implicados lo conocían como si ellos mismos lo hubieran programado. Este conocimiento adquirido en la fase previa de definición del software, fue crucial a partir del día de la implantación y entre otras ventajas consiguió ahorrar muchas horas de formación del personal de la empresa en el manejo del software y también evitó multitud de horas presenciales del personal del partner en la fase de implantación.

Pero no todo fue un camino de rosas. La implicación nunca es total, solo mayoritaria en el mejor de los casos. Por lo tanto, eso no evitó que surgieran lo que yo llamo los típicos perfiles ante lo desconocido. Son algo habitual cada vez que una compañía quiere introducir algún elemento nuevo de importancia. Voy a exponer aquí brevemente los que más veces me han acompañado a mí en diferentes implantaciones en distintas empresas y almacenes. Surgen siempre justo antes de implantar un WMS.

Entre el personal de almacén que va a soportar un cambio importante en su forma de trabajar y lo sabe, suelen surgir estos perfiles que, al menos en mi caso, son siempre los mismos:

· El perfil positivo:

Siempre surge alguien que afirma estar de acuerdo en todo, que todo le parece perfecto, que la llegada del WMS es una idea estupenda, siempre sonríe, discute poco y a todo dice que sí. Todo le parece genial y es sincero al afirmarlo, pero no le aportará ni una sola idea. Eso sí, en la fase de implantación, por lo menos para mí es fundamental y siempre lo pongo al frente de alguna de los grupos de trabajo porque contagia su positividad al resto incluso en los momentos críticos.

· El perfil implicado:

Es exactamente igual que el positivo, pero hace preguntas para aprender más y casi siempre de cara al futuro venidero: ¿El software hará esto…? ¿Podrá calcular esto otro…? ¿Podremos seguir haciendo estos pedidos…? ¿Cómo resuelve esto….? Demuestra interés y ganas de un cambio, suele ser una persona que con la forma de trabajar sin WMS lo pasa mal porque es más amigo de la eficacia que del caos. Se le detecta enseguida y yo personalmente, en cuanto lo detecto, me apoyo desde el principio en este perfil. Para mí siempre ha sido el pilar fundamental de apoyo en las fases previas del proyecto y en la propia implantación. Hasta ahora no me ha fallado nunca.

· El perfil indiferente:

Ni aporta ni resta nada al proyecto. En la fase previa está en estado de hibernación total. No le importa que llegue el WMS pero tampoco lo ve como una catástrofe ni como una amenaza. Será uno de los primeros en asumir eficazmente la nueva forma de trabajar porque, aunque no ve nada positivo en ello, tampoco lo ve negativo y esa falta de frenos lo convierten en una persona abierta al cambio aunque ni él mismo lo sepa. Es el clásico operario que “sorprende” tras la implantación precisamente por la ausencia de incidencias, las pocas preguntas que hace y sin embargo lo bien que lo maneja.

· El perfil negativo:

Todo son dudas negativas, nada constructivas. Para definirlo mejor voy a robar una palabra que me gustó mucho cuando la escuché pero que no es mía. El negativo es el clásico “es-que-roso”: Es que esto siempre se ha hecho de otra manera… Es que ya verás el caos… Es que seguro que no aprendemos a manejarlo bien… Es que eso o aquello no lo vamos a poder hacer…

No tiene mala Fe, sólo desconocimiento o una necesidad incontrolada de mostrar abiertamente su resistencia al cambio. No se esconde. Manifiesta sus reservas abiertamente pero no suele contagiar al resto. Es curioso, pero a mí esto que voy a decir tampoco me ha fallado nunca: con el paso del tiempo, reconocerá que sus dudas estaban infundadas, se acostumbrará al cambio y acabará siendo uno de los más implicados y defensores de la nueva forma de trabajar.

· El perfil de falso positivo:

Es como el negativo pero no da la cara y contagia su actitud. Se disfraza con positividad porque no le gustan los problemas, pero en realidad está muy poco abierto al cambio y cuando se rodea de afines, actúa como el negativo. Es para mí, el más difícil de detectar y el más dañino. Le encanta el caos, le gusta trabajar sin controles, ni WMS, ni disciplina, ni ninguna de las ventajas que ofrece un software. De hecho, sabe que el software le cambiará la vida a peor en concreto a él porque ya no podrá disfrutar de las supuestas ventajas (sólo son ventajas para este perfil) que aporta la falta de control total en un almacén sin WMS, como pueden ser procesos injustificadamente largos o ineficacias de la índole que sean, que sin WMS quedan ocultas entre la vorágine de actividad de un almacén. Cuando menos falta nos haga, aparecerá con su verdadero yo al descubierto creyendo que la batalla de la negatividad ganará. Este perfil a veces no acaba de adaptarse a los nuevos tiempos que trae el WMS y corre serio peligro de quedarse fuera.

Conclusión:

No hay normas fijas a seguir al respecto para implicar a todas estas formas de ser que siempre han estado ahí pero que emergen con más intensidad ante la llegada del cambio. Pero es cierto que debemos que saber tratarlos a todos para que recorran el camino juntos y junto a nosotros en la misma dirección. De hecho, será una fase importantísima en los pasos previos del proyecto. Detectarlos a tiempo e implicarlos al máximo posible en el proyecto de implantación de un WMS, determinará en gran medida el grado de éxito del mismo.