Una empresa es un sistema que cuenta con una estructura organizativa y unas metas a cumplir que le permitan competir en un entorno cada vez más cambiante y complejo.
Vamos a ver en este post qué factores del entorno pueden influir en las actividades de nuestra empresa y los efectos que éstos pueden producir, y lo más importante, contar con una serie de indicadores que nos alerten de que se están produciendo estos cambios y cómo adaptarnos a ellos.
De acuerdo a la metodología PEST, los principales factores externos que influyen en la gestión de una empresa son: el factor Político, el factor Económico, el factor Social y el factor Tecnológico.
Factor Político
El entorno político afecta ineludiblemente el desempeño económico de las empresas ya que pueden imponerse normas que restrinjan o limiten sus transacciones comerciales.
Por ejemplo, cambios en las políticas de comercio exterior pueden afectar a la estructura de costes de las materias primas de una empresa, o si por ley se establece que las empresas no pueden incluir un determinado químico en sus procesos productivos, la estructura de costes también se vería afectada.
Factor Económico
El macroambiente económico en torno a una empresa, es un factor que puede afectar la microeconomía de la misma. Por ejemplo, una reducción de las tasas de interés puede provocar que se puedan financiar los activos más cómodamente y aumentar la capacidad de producción.
También es cierto que en ambientes económicos prósperos los consumidores son más propensos a gastar más dinero, pero durante una recesión, las ventas se ven afectadas a la baja.
Factor Social
Los factores sociales que afectan el entorno económico de una empresa son las influencias culturales de la época, tendencias a nivel de consumo, modas y costumbres.
Si una empresa diseña y fabrica un determinado producto siguiendo las tendencias de la moda equivocadas, la empresa no tendrá éxito en sus ventas.
Factor Tecnológico
La innovación y la tecnología afectan a los entornos empresariales ya que a medida que la tecnología avanza, una empresa se ve obligada a adquirirla, de lo contrario perderá competitividad, poder de mercado y se verá obsoleta.
En otras palabras, las empresas que no se mantienen tecnológicamente al día, se arriesgan a un aumento de los costes de producción y a precios más altos.
Existen múltiples consecuencias derivadas de la acción externa de estos factores en la actividad de las empresas.
Es fundamental contar con herramientas tecnológicas que nos ayuden a detectar esas anomalías producidas por la influencia de los factores externos.
¿Cómo me ayuda la tecnología a adaptarme a los cambios del entorno?
Un sistema de planificación de recursos empresariales, ERP (del inglés, Enterprise Resource Planning), es una herramienta tecnológica que junto con herramientas de inteligencia de negocio, BI (del inglés, Business Intelligence) nos ofrecen indicadores que nos pueden alertar de las consecuencias que provocan estos factores externos y así poder adaptarnos o combatir dichos cambios.
Gracias a que los ERPs integran en único sistema de información todas las gestiones de la empresa, nos permite contar con los datos que necesitamos para construir indicadores (KPIs) a lo largo de la cadena de valor de la empresa.
Vamos a ver en este artículo 5 ejemplos de distintos indicadores que nos pueden informar de un problema generado en nuestro entorno, gracias al uso de un ERP y a los cuadros de mando generados con la herramienta de BI.
- Aumento del tiempo de recepción de tus pedidos de compra.
Un aumento del tiempo de recepción de tus materias primas puede deberse a factores externos que se estén produciendo en el país de origen de tus proveedores. Puede que existan problemas políticos, guerras o cambios en sus legislaturas, pero también pueden existir otros problemas más habituales como desajustes en el transporte de mercancias, etc…, que puede que provoquen retrasos en las entregas y, por lo tanto, tus materias primas no lleguen a tiempo para incorporarse en tu proceso productivo. Como consecuencia, tu producción se ve afectada, y también tus costes, ya que puede que tengas que comprar esos productos a otro proveedor a precios más caros.
A título de ejemplo, un indicador que te alerte de la desviación entre el plazo previsto en recepción teórico y real, podrá ayudarte a conocer que hay un problema y podrás investigar cuál es la causa. - Disminución de las ventas previstas
Cuando se produce una reducción recurrente del número de pedidos esperados con relación a una familia de artículos, pueden existir diferentes razones que lo provoquen, como por ejemplo que la competencia esté haciendo las cosas mejor que nosotros, o que se esté produciendo un proceso de sustitución de la familia de productos en el mercado, etc…
Un indicador relacionado con las desviaciones en ventas con la posibilidad de analizarlo a partir de distintas dimensiones que aporten valor al estudio, es una importante fuente de información que puede ayudarnos ha anticiparnos a algunos problemas.
- Retrasos en los pagos de clientes, aumenta el periodo de cobro
Desde un punto de vista financiero, a todas las empresas nos gustaría cobrar pronto y pagar tarde.
Si los periodos medios de cobro real de tus facturas se hacen cada vez más largos con relación al periodo pactado, puede ser debido a fallos en los envíos de las facturas o errores en las mismas. Si se producen estos casos, puede que tengas un problema de adaptación a las nuevas tecnologías.
Si por ejemplo trabajas con la Administración Pública o grandes compañías verás que el hecho de no contar con un sistema de facturación electrónica afecta a tu periodo de cobro. - Bajada de la fidelización o repetición de compra
Si cuentas con un sistema que mida el grado de fidelización o la repetición de compra de tus clientes y de repente disminuye, puede que sea consecuencia de una mala atención al cliente en su proceso de venta.
Este puede ser catalogado como un cambio interno, ya que puede que el servicio ofrecido por tus trabajadores o bien empresas subcontratadas no esté siendo el que tus clientes esperan y esto provoque que no repitan.
Un factor externo podría ser que la competencia esté ofreciendo ese servicio al cliente con una calidad superior a la tuya (pensando que el producto tiene la misma calidad que el tuyo) y, por lo tanto, los clientes dejen de comprarte a ti para comprarle a la competencia. - Cambios en la rotación de los productos
Las nuevas tendencias o las modas pueden hacer que un producto con una rotación determinada aumente su tiempo en el almacén debido a que ya no es tan solicitado.
Un indicador nos alertará del cambio de rotación de ese producto, lo que nos hará analizar las causas de ese cambio.
Otro ejemplo podría ser, en una empresa del sector de alimentación que utilice un determinado plástico para sus envases podría verse afectada porque salgan nuevas leyes que prohíban ciertos materiales que son perjudiciales para el consumo. Esto provocaría que los productos que llevasen esos componentes se conviertan en productos obsoletos en el almacén.
Nuestro entorno afecta directamente al buen (o mal) desarrollo de la actividad de nuestra empresa. Es necesario evaluar los principales elementos externos que influyen en nuestro negocio, para facilitamos la toma de decisiones acertadas.
Contar con indicadores que nos alerten de los cambios en nuestra actividad es un factor clave para saber qué está pasando y así actuar en consecuencia. Un sistema ERP que además se apoye en herramientas de inteligencia de negocios será la herramienta más indicada para conseguirlo.
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Equipo DATADEC