Cuanto más complejo es el entorno, también lo es una organización, mayor puede ser la descentralización y especialización, lo que traerá consigo la necesidad de una coordinación eficaz.
La coordinación de los distintos departamentos integra todas las actividades necesarias para que las distintas unidades organizativas trabajen como un todo, como una unidad para lograr los objetivos estratégicos de la organización.
La coordinación implica la transmisión de información entre personas para evitar que se repita el trabajo y para asegurar que los esfuerzos, los recursos y los procedimientos vayan en la misma dirección a lo largo de toda la organización.
Uno de los problemas más habituales, en el día a día de la empresa, es el conocido “efecto silo” que se define como una serie de problemas de comunicación y establecimiento de prioridades que ocurre en las empresas.
Lo que realmente es importante es el proceso en su conjunto y no los intereses que pueda tener cada departamento por separado. Ocurre que, a veces, lo que un departamento concreto considera más beneficioso, no está en sintonía con el objetivo global que la organización ha marcado como prioritario.
De acuerdo a varias investigaciones, no realizar una adecuada integración entre departamentos cuesta a las empresas un 20% de su presupuesto global.
Si somos capaces de revertir esta situación estaremos contribuyendo no sólo a mejorar el grado de satisfacción del cliente y nuestra propuesta de valor hacia él, sino también los beneficios de la empresa, garantizando su continuidad y generando una ventaja competitiva.
Vamos a ver una hipotética situación que se puede producir en una empresa:
Debido a problemas de organización entre departamentos, el Departamento de Ventas, que no está bien coordinado con el Departamento de Almacén, vende lo que no hay en el inventario, o incluso realiza ventas a clientes que tienen una riesgo no deseable con la empresa, ya que tampoco tiene una buena coordinación con el Departamento de Cobros.
Si la información está relacionada e integrada en una misma herramienta que sea la base de la gestión de toda la organización, como es el caso de un ERP, podemos evitar estos errores. De esta forma, cualquier departamento puede acceder en cualquier momento a datos que son elaborados en otro, y usar esa información no solo para atender requerimientos concretos de la gestión, sino también para planificar recursos y actividades de acuerdo a las expectativas generales de la organización.
Problemas de la falta de coordinación de departamentos en una empresa
Veamos algunos ejemplos de problemas organizativos que se crean por la falta de coordinación:
- Mal servicio al cliente.
En muchas ocasiones, las necesidades de atención a un cliente conlleva actuaciones multidisciplinares entre departamentos. Cuando no existe una buena coordinación, los procesos que requieren actividades en las que deben intervenir varios departamentos se atascan, causando problemas, retrasos y un mal servicio a los clientes. Existen herramientas informáticas como Workflows, BPM, etc.. que junto a un ERP son muy efectivas para que no se produzcan estas situaciones. - Malestar entre los departamentos.
La falta de una buena comunicación interdepartamental genera despilfarro de recursos en forma de tareas duplicadas, errores de gestión, y lo que es más preocupante, termina siendo una situación caótica en la que nadie se responsabiliza de nada, ya que la información disponible no es completa y por tanto fiable. - Aparición de los llamados “cuellos de botella”
Los departamentos no son unidades organizativas estancas y por tanto sus actividades están influenciadas por otras áreas de la empresa. Cuando no existe una coordinación eficaz en la empresa, surgen problemas como los llamados “cuellos de botella” que es el ejemplo más claro de la falta de coordinación interdepartamental o de la falta de una dirección eficaz.
¿Qué herramientas facilitan la coordinación entre departamentos?
Hablamos de herramientas de software como un sistema de gestión ERP fiable que sea capaz de integrar todos los sistemas de gestión y comunicación en una misma plataforma y una misma base de datos que dar servicio a toda la organización. Esta integración permite eliminar tareas repetitivas, mejorar la coordinación entre los diferentes departamentos de la empresa y llevar un control del negocio más exhaustivo.
Los sistemas ERP nos permiten optimizar la comunicación entre los diferentes departamentos de nuestra empresa, ya que en el momento que se modifica un dato, este está disponible para el resto de departamentos. Esta situación ayudará a la coordinación interdepartamental, nos permitirá no solo una mejor comunicación y eficiencia de nuestro equipo, sino que también reduciremos gastos en actividades que aportan poco valor.
La ventaja más notoria que nos aporta la instalación de un software de gestión empresarial ERP, en lo que se refiere a la coordinación de departamentos, es la capacidad de obtener una gran cantidad de información de calidad y en tiempo real para tomar las decisiones más acertadas.
¿Cómo se pueden coordinar adecuadamente los departamentos con un ERP?
Cuando se trabaja con un sistema de gestión ERP, se diseña una forma de trabajar racional, organizada y estructurada, por lo que la implantación de un ERP puede ayudar a establecer prioridades, flujos de trabajo (workflows) y relaciones entre los departamentos.
Una de las ventajas de trabajar con un ERP, es que se estructura a lo largo de su cadena de valor, por lo que es fácil identificar las relaciones causa-efecto y, por tanto, permite coordinar los recursos con un mismo objetivo empresarial.
Implantar un ERP ofrece a las empresas el disponer de un dato único, que es la base de la unicidad de información, clave en todas las organizaciones, que evita errores y facilita la colaboración entre departamentos.
Trabajar con procesos que ejecuten actividades según ciertas condiciones, diseñar flujos de trabajo alternativos, así como alertas e indicadores, y que trabajen de forma transversal a todos los departamentos es una de las ventajas que ofrecen los ERP que lleven integrados herramientas de BPM (Business Process Management, en inglés, gestión de procesos de negocio).
Como ejemplo, trabajar con estos flujos de trabajo en la cadena de suministro de una empresa permite que estos procesos puedan ser ejecutados teniendo en cuenta todas las posibles acciones ante situaciones no deseadas y completar las actividades de acuerdo a las directrices preestablecidas.
La implantación de procesos BPM vinculados a un sistema ERP aporta los siguientes beneficios:
- Automatizar los procesos de negocio de forma ágil y ordenada.
- Controlar en tiempo real las actividades que se están realizando y detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización.
- Identificar actividades que no generan valor pero sí costes.
- Eliminar duplicidades y tareas repetitivas.
- Detectar y eliminar cuellos de botella, mejorar la velocidad y eficiencia del servicio y así reducir los costos y mejorar el margen de la empresa.
- Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones, mejorando así la coordinación entre ellos.
- Repartir la carga de trabajo de forma más eficiente.
- Minimizar los procesos de aprobaciones y revisiones gracias a la automatización de los mismos.
- Reducir movimientos de documentos físicos e información.
- Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.
- Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.
- Mantener el conocimiento y los procedimientos de la organización de forma centralizada.
Por último, como hemos visto, la comunicación interna eficaz es fundamental para el buen funcionamiento y coordinación de todos los departamentos, y para hacerlo de la mejor forma posible es clave contar con herramientas que simplifiquen y agilicen lo máximo posible estos procesos.
La clave está en buscar un software ERP que sea válido para tu empresa en concreto y que sea sencillo de entender. Cuanto más se pueda personalizar más fácil os resultará gestionar la información de cada uno de los departamentos, y si es sencillo, os ayudará a reducir el tiempo de aprendizaje de los empleados que será usuarios del sistema.
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