Polivalencia
En un almacén sin SGA, la única garantía de su funcionamiento es que las funciones de cada uno de los trabajadores sea siempre la misma, invariante e inmóvil, orientadas a la persona. Dicho de otro modo, la polivalencia de los trabajadores de un almacén tradicional es mínima o inexistente porque la robustez, fluidez y eficacia de cada procedimiento reside precisamente en el propio trabajar y en su inmovilismo y mantenimiento de sus “costumbres”, las que cada trabajador tenga a la hora de trabajar.
Esto va completamente en contra de la naturaleza de cualquier almacén y contra su rentabilidad. En un almacén tradicional, más procesos, significa siempre más personas que se soluciona con un SGA.
Un almacén es algo “vivo”, dinámico y sometido a un cambio constante. Igual que la empresa a la que pertenece. La actividad comercial, la necesidad de avanzar, de reducir costes y/o el simple paso del tiempo traerán consigo nuevos competidores, nuevos proveedores, nuevas referencias, nuevos clientes, nuevos operarios, etc., y todos ellos a su vez traerán nuevas exigencias, nuevas formas de trabajar, nuevas necesidades, nuevas ventajas y nuevos inconvenientes.
A resultas de lo anterior, tenemos que el operario que se dedica a las entradas en un almacén sin SGA, única y exclusivamente podrá dedicarse a entradas, si queremos que lo haga medianamente bien, lo mismo ocurrirá con el de picking, reposición, ubicación etc. Es verdad que dependiendo del tamaño del almacén hay operarios que llegan a conocer, con suerte, un par de procedimientos por estar relacionados, por ejemplo: el de entradas también sabe ubicar; los operarios de picking, saben reponer; todos saben hacer inventario. Sin embargo normalmente nunca el operario de entradas sabrá realmente expedir y viceversa tampoco. De sobra es conocida la cantidad de errores e incidencias que aparecen en un almacén tradicional en el momento uno o varios de los operarios deben ausentarse por enfermedad, vacaciones, etc., Esta organización confía su funcionamiento en las personas que trabajan en el almacénque deben tener una altísima especialización en un par de procesos a lo sumo.Esto haace del almacén una maquinaria lenta, espesa, saturada de recursos y muy poco amiga de los cambios.
Muy al contrario que en los almacenes tradicionales, en un almacén asistido por un SGA, el almacén se orienta a procesos lo que permite que las opciones de organización de los trabajadores sean múltiples e incluso independientes del proceso en el que normalmente trabajan puesto que siempre están asistidos por el SGA. La polivalencia es casi inmediata y la resistencia al cambio se disuelve. Esto es así porque el buen funcionamiento del almacén asistido por un SGA reside en el conocimiento que los operarios tienen del sistema de trabajo del SGA y de la codificación del almacén. La robustez y eficacia de los procedimientos depende de la buena codificación del SGA y cada cambio de procedimiento, por la entrada de nuevos clientes, cambios en el mercado, en las referencias, etc., se materializan en simples cambios gestión en el SGA, los trabajadores notan cambios mínimos, porque sus sistemas de trabajo no cambian en realidad y siguen asistidos por el SGA.
Vamos a explicarlo con un ejemplo.
T.6X4DOR.ESAVE.BRO VERSUS A-1-3 :
Para hacer picking en un almacén NO asistido por SGA, será necesario que un operario conozca que el galimatías T.6X4DOR.ESAVE.BRO significa TORNILLO DE MÉTRICA 6 POR 4mm DE LARGO DE COLOR DORADO, CABEZA DE ESTRELLA AVELLANADA Y PUNTA DE BROCA. Necesitará conocer todo el almacén para que pueda encontrarlos de memoria, tarea en la que empleará semanas a menos que sea una referencia muy habitual. Tendrá que conocer su utilidad para no confundirlos con los tirafondos sin punta de broca. Y desde luego necesitará saber que en la “jerga de los pedidos” a veces aparece como “ROSCACHAPA DE ORO DEL 6”. Y después de aprender todo eso, si a alguien se le ocurre cambiarlos de sitio, la catástrofe está servida.
Para hacer picking en un almacén asistido por SGA, el operario únicamente deberá conocer el sistema de codificación de estanterías y ubicaciones para localizar la A-1-3, una vez allí, el operario mirará la interfaz de su terminal y sabrá que debe coger 20 unidades de la referencia que allí se encuentre, confirmará que está en la ubicación correcta y volverá a leer la matrícula con lo que todo el mundo sabrá sabrá que lo ha hecho bien. Sin dudas, sin errores y sin despilfarros. Es normal que en almacenes caóticos asesorados por el SGA cambie la ubicación de esa referencia según necesidades del almacén. Cuando tenga que volver a coger esa referencia el operario, el SGA le llevará a la nueva ubicación.
De manera que el personal de almacén asistido por un SGA, puede organizarse de múltiples formas dependiendo únicamente de las necesidades del almacén y sus procesos. Esta organización puede ser por pasillos, por zonas, por procesos, por rutas, por tipo de estantería, por familias de referencias, por clientes internos o externos, por sectores, por una combinación de varias de las anteriores, por tipos de taras a ejecutar según sus prioridades, o por ninguna. En definitiva, tenemos una organización increíblemente versátil y polivalente, flexible y adaptable y siempre eficaz, manteniendo en todo momento un nivel de servicio óptimo. De forma que podemos sumar o restar recursos en tiempo real, sin riesgos, dependiendo de las necesidades del almacén.
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Podemos asignar, por ejemplo, un picking en recorrido de un pedido muy grande a varios operarios a la vez que trabajarán en zonas diferentes para el mismo cliente. Cuando terminen, estos mismos operarios pueden estar trabajando por oleadas para múltiples clientes pequeños. Podemos después dividirlos y que unos pocos se dediquen a hacer recuentos cíclicos sobre las mismas ubicaciones donde se está haciendo picking, sin entorpecer estas tareas, al tiempo que recepción ubica la última entrada de mercancía. Todo esto sin riesgo de accidentes, errores, ni cruces de tareas. De hecho, podemos preconfigurarlo para que sea el SGA el que marque la prioridad de dichas funciones y asigne operarios sin intervención por nuestra parte. |
En los casos en que aparezcan picos de actividad en determinados sectores del almacén en ciertas horas del día por cualquier motivo imprevisto. Una gran ventaja del SGA es que es capaz de permitirnos reaccionar cambiando tareas en los terminales de los operarios para que se concentren en favor del proceso que en ese momento es crítico, para luego reorientarlos a sus actividades anteriores. Podemos ver el rendimiento de cada uno de los operarios en cada proceso o tarea para asignarle como tarea habitual aquella en la que es más eficaz. De esta forma tan simple aumentamos la productividad tanto del operario como del proceso y del almacén. Es como aumentar las prestaciones de cada operario aumentando así el valor de su función en el almacén, es versátil, capacitado para trabajar bien en varios procesos y no solo en uno como ocurre en los almacenes sin SGA.
Claro, no debemos confundir adaptabilidad con “libre albedrío”, es decir, que los operarios asistidos por un SGA tengan la capacidad de adaptarse a varios procesos del almacén, rápidamente y sin errores, no significa que no sepan en qué van a trabajar hasta que empieza la jornada. Las personas no dejamos de serlo por el hecho de que nos ayude un software. Debemos tener operarios con altos grados de especialización en su proceso habitual, pero al mismo tiempo, pueden ser grandes conocedores del resto de procesos. Un SGA permite la polivalencia, lo que no va en contra de la alta especialización por procesos, sino que la mejora porque permite ambas. Operarios altamente especializados preparados para asumir tareas diferentes en cualquier momento de necesidad con eficacia. Son especialistas del sistema de trabajo del SGA.
Es más; uno de los pilares que más fuerza otorgan al SGA es la capacidad de planificación y anticipación. La gestión de la información en tiempo real junto con el histórico, nos permite anticiparnos, prever futuras acciones. Esta maravillosa capacidad de planificación que el SGA nos da, nos permite tener en nuestros almacenes una organización del personal flexible y adaptable. Es decir, la organización que el mercado actual exige. No todos los factores que afectan a la gestión de stocks son controlables por lo que la flexibilidad nos otorga una grandísima ventaja competitiva respecto a los almacenes sin SGA, que por definición tienen una organización estática de su personal que les impide maniobrar con agilidad frente a los cambios.
J. Cisneros
Equipo Datadec