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Automatizar en el almacén supone realizar movimientos y operaciones de nuestro stock, tanto para gestionar nuestra intralogística, como para expedir pedidos, con la menor intervención humana posible. Esto no sólo supone incorporar máquinas y robots a nuestro almacén, también implica sustituir todas aquellas tareas que realizamos manualmente por un software que las realice por nosotros.
Por tanto, implantar un sistema SGA en un almacén que se gestiona con softwares heredados, obsoletos o directamente sin software, ya podría considerarse una acción de automatización de procesos y un gran avance de digitalización del almacén.
Dentro de ese proceso de digitalización del almacén también debemos incluir los procesos físicos que ocurren en su interior. Todas aquellas acciones que requieren recursos humanos para ejecutarse son el objetivo prioritario de la automatización porque tienen los mismos inconvenientes siempre. Son tareas repetitivas, de escaso valor, de mucha frecuencia y que generan grandes desplazamientos. Además, son un foco de errores, accidentes, descontentos de clientes y trabajadores, conflictos, etc.
Siendo que podemos automatizar tareas físicas y flujo de información podemos realizar una distinción entre las automatizaciones en el almacén. Podemos distinguir entre: automatización digital y automatización física.
La automatización digital del almacén
Podemos llegar todo lo lejos que queramos con un RPA (Automatización Robótica de Procesos), pero antes, debemos centrarnos en aquellos procesos que no podemos dejar de digitalizar en el almacén para poder implantar un sistema SGA.
La automatización digital consiste en optimizar de forma autónoma todo tipo de tareas, utilizando el software adecuado, en nuestro caso un sistema SGA, y agilizando el flujo de información.
Automatizar procesos digitales aporta multitud de beneficios inmediatos como:
- la mejora notable de imagen tanto propia como de cara al cliente
- mejora la experiencia del trabajador
- agiliza las operaciones debido al flujo inmediato de información
- asegura el control y la trazabilidad
- elimina errores humanos
- prepara al almacén para integrarse con otros sistemas y aplicaciones como un ERP, un MRP o un CRM.
Aunque hablemos de automatización debemos tener en cuenta siempre que estos sistemas necesitan instalación y empleo de hardware y por supuesto software, es decir, necesitan inversión inicial, a veces de cierta consideración.
A la hora de automatizar el almacén, cabe mencionar que entre otras cosas, la digitalización de almacén implica:
- Conseguir una gestión de cero papeles: todo el tránsito y análisis de información y datos se realiza de forma digital, no se usa un soporte impreso.
- Automatizar notificaciones a los clientes: notificaciones acerca del estado del pedido, recibido, en preparación, pedido preparado y fecha de recepción del mismo.
- Automatizar notificaciones de producto: como su nivel de stock, su disponibilidad, alertas de datos técnicos faltantes como dimensiones y pesos o un código de barras erróneo o cambiante.
- Generación automática de informes de indicadores: como los informes de nivel de existencias, de rendimientos del personal, de número de movimientos, costes de manipulación, rotación, en general pueden ser de cualquier tipo ya que pueden ser a la carta.
- Comunicación en tiempo real: el flujo de información necesario para el trabajo como la selección y asignación de tareas y para coordinar e interconectar procesos, se realiza de forma automática. La lectura de información y su introducción en el sistema SGA se realiza leyendo códigos o con RFID.
Gracias a todos estos avances podemos automatizar digitalmente partes fundamentales de algunos procesos como:
- Recepción: podemos automatizar tareas que sin un sistema SGA debemos hacer a mano a partir de papeles como la lectura de albaranes de proveedor o devoluciones de clientes, el control y verificación de las referencias, la comparación del albarán con la mercancía física, la comunicación interdepartamental necesaria sobre la mercancía recibida o la comunicación a calidad para el control rutinario o por incidencias.
- Ubicación y extracción: las órdenes de trabajo, la elección de la mejor ubicación, la búsqueda del hueco libre, la reposición del picking, la decisión de agrupar mercancías por proveedor, cliente, zona o su no agrupación, etc. son decisiones que se automatizan y pasan de ser decisiones de operario a decisiones programadas por el software.
- Expedición y picking: se pueden digitalizar la totalidad de las órdenes de trabajo, la decisión de la ubicación adecuada para extracción, el muelle asignado, las órdenes de consolidación y desconsolidación de pedidos, órdenes de pre-picking y de picking de diversa tipologí Además, una vez digitalizado el proceso podremos mejorarlo con apoyos tecnológicos como pick to light, put to light, pick by voice, etc.
- Inventarios: la inmediatez de la captura y recopilación de datos de inventario elimina de la ecuación el tener que comparar teórico y real, no se trabaja con listados arrugados y sucios de miles de cifras y referencias que deben compararse con el teórico en el ordenador e incluso se evita tener que pasarlos manualmente al sistema, otro foco seguro de errores.
Automatización “física” (o de procesos físicos)
Esta suele ser la parte más conocida y sobre la que más se suele hablar. Es la primera que nos viene a la cabeza cuando pensamos en automatizar un almacén. La automatización de procesos físicos pretende reducir los desplazamientos de personas, optimizar el de las referencias y así conseguir un óptimo flujo de los procesos de cualquier instalación de almacenamiento. Para ello se vale del uso de sensores, máquinas, robots y cobots que realizan multitud de funciones.
Automatizar el almacén en cuanto a sus procesos físicos aumenta la capacidad y el rendimiento general, aunque requiere una gran inversión inicial.
Los procesos físicos que no podemos dejar de automatizar son:
- El picking
Teniendo en cuenta que previamente hemos abordado un proceso de automatización digital, uno de los procesos que no podemos dejar de automatizar en el almacén es el picking. Desplazarse desde ya hasta las ubicaciones de picking ocupa entre el 45 y el 65% del tiempo operativo cuando el sistema no está automatizado.
Cambiar de sistema de “operario a producto” a otro “producto a operario” supone eliminar esos desplazamientos que, por si fuera poco, en numerosas ocasiones se realizan en “vacío”, es decir, sin mercancía.
Pensemos que existen sistemas de alto rendimiento en picking que pueden llegar a 1000 líneas por hora para un solo operario, una ratio imposible de conseguir desplazando al mismo operario por el almacén. - Desplazamientos de carga
No sólo los desplazamientos para el picking son improductivos, en general cualquier desplazamiento del personal de almacén cuanto menor sea, mejor. Por esto los sistemas automáticos de transporte de mercancías son tan populares, la carga viaja, el operario no.
Grandes volúmenes o pesos, tráfico intenso de palés, tráfico hacia las mesas de embalaje o hacia el sorting, suministros intensivos a producción, etc. son tareas que puede realizar un autómata. Reducirá tiempos, accidentes, mano de obra, colapsos y garantiza en todo momento la integridad de las referencias.
- Acondicionamiento del pedido
Enfardados, etiquetados y embalajes son procesos que pueden automatizarse y de hecho se automatizan mucho más en producción que en almacén.
Existen automatismos que elaboran la caja en el momento va a utilizarse y la cierra después, la etiqueta y la expide sin intervención humana.
Es cierto que de momento no es una automatización que pueda soportar grandes variabilidades de producto, pero todo se andará. Los almacenes cada vez evolucionan más deprisa y sus necesidades marcan el ritmo de los avances automáticos.
Conclusiones:
En general, los procesos que no podemos dejar de automatizar en el almacén son todos aquellos que no aporten valor, que sean repetitivos, frecuentes e improductivos como lo son los desplazamientos, el acondicionamiento de pedidos o la comunicación, reparto y asignación de tareas o algunas funciones administrativas.
La digitalización en el almacén empieza por la incorporación de un software que lo gestione. Gracias a él se automatizan tareas como por ejemplo las notificaciones de nivel de existencias, la monitorización de movimientos de operarios y referencias, avisos de obsolescencias, alertas por tiempos excesivamente largos en operaciones, alertas de operaciones que no se ejecutan, comunicaciones al cliente, visibilidad del nivel de stock o su disponibilidad, actualización automática de tienda web, pedidos abiertos que deben cerrarse para poder comenzar el picking, etc.
Además, los procesos físicos también pueden automatizarse gracias a la maquinaria. De esta forma evitamos desplazamientos inútiles de personas y mercancías, agilizamos las operaciones y garantizamos la seguridad de cada operario, de cada operación y de todas las mercancías.
Es cierto que los automatismos aumentan la productividad y mejoran el rendimiento de cada operación y en general del almacén, pero igual de cierto es que requieren una inversión inicial significativa, sin embargo, esto no debería constituir un problema ya que, todos los beneficios que aporta el automatismo son inalcanzables sin su implantación y además deben justificar su retorno de inversión (ROI) en un plazo razonable.
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