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    ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN? INTRODUCCIÓN AL SGA, EJEMPLO

    15 abr 2020 | autor: Juan Cisneros

    ejemplo sga

     

    SGA es una palabra compuesta por las siglas de: Sistema de Gestión de Almacenes.

    La palabra que encierra todas las virtudes del SGA quizá sea la primera: sistema.

    Sistema hace referencia al método, la técnica o procedimiento para hacer trabajar a nuestro almacén. Un método que viene asociado a un determinado software. Es decir, que un SGA es un software que nos guía en cada paso que debemos dar en el almacén, nos guía hacia el camino de la eficacia, el procedimiento y la eliminación de despilfarros y el ahorro de costes.

    Gestión hace referencia a la forma de proceder con cada uno de los recursos a nuestra disposición, dentro del almacén. Es decir, gestión de personal, de referencias, de ubicaciones, de tiempos, de procedimientos, de rutas, de producción, de información, de inventario, etc,.

    Almacén no sólo se refiere a la imagen de almacén que se nos viene a la mente. Un SGA es capaz de clasificar y distinguir muchos tipos de almacenes como pueden ser los pulmones de producción que debemos mantener abastecidos, el pulmón de entradas, el crossdocking, el almacén de obsolescencias, el especulativo, el de abastecimientos y materia prima, el de producto terminado, el de formación de kits, el de embalajes, el de palés, el de contenedores, el/los de calidad, almacenes intermedios, de secuenciación, móviles, temporales….

    De manera que un SGA es un Software que, a través de un método, nos ayuda a gestionar el funcionamiento óptimo de uno o varios tipos de almacenes simultáneamente y en tiempo real. En sí mismo un SGA es un enorme almacén de información ordenada a la que podemos acceder en tiempo real y que nos ayuda a la toma de decisiones estratégicas dentro y fuera de las fronteras del propio almacén.

    Antes hemos dicho que sistema quizá sea la palabra que encierra la mayor cantidad de virtudes de un SGA pero eso es por una razón. Tener un sistema nos permite abordar una planificación y comenzar a caminar por el camino de la eficacia. Será lo primero que notemos tras implantar un SGA en nuestro viejo almacén tradicional

    ¿Pero cómo lo hace? A través de la recopilación de información en tiempo real y del cálculo de indicadores. Indicadores que en un SGA son muy evidentes y sin embargo, en un almacén tradicional permanecen invisibles.

    Nuevo llamado a la acción

     

    Ejemplo de gestión de almacén sin SGA y con SGA

    Los conceptos de eficacia y planificación, se entiende mejor y de modo más ameno, con un ejemplo.

    Sin SGA:

    En un almacén tradicional Miguel, el encargado de almacén, ha entrado más temprano hoy para poder dar un vistazo meticuloso al montón de pedidos impresos en papel que se quedaron por servir el día anterior debido a que fue imposible localizar a tiempo muchas de las referencias que en ellos aparecen (o eso le dijeron).

    Miguel sabe que no servir pedidos ayer le va a costar unas cuantas incidencias.

    Los clientes afectados no lo sabrán hasta dentro de unos minutos que será cuando el personal del departamento comercial entre a trabajar y vea algunos de sus pedidos sin servir. Entonces se verán obligados a gestionar con el cliente el retraso en la entrega lo cual provocará la lógica insatisfacción del mismo y puede que quejas o reclamaciones, además de tensiones dentro del personal de la empresa.

    Dentro del personal de almacén hay un chico nuevo al que debe enseñar la equivalencia entre referencias y descripciones, e incluso entre las propias descripciones, por ejemplo: que “IVORY” y “BONE” significa blanco y que dichas palabras están únicamente en la etiqueta de las cajas de los monitores que vienen de Corea, siendo las cajas exactamente igual quitado ese detalle. Este chico nuevo, lleva dos semanas en el almacén, pero no acaba de entender que cuando en el pedido pone BLANCO debe coger un monitor IVORY o BONE. De hecho, es posible que ya se hayan enviado algunos negros BLACK en lugar de BLANCOS por confusión. Esto supone de nuevo tramites administrativos para gestionar las devoluciones que suponen una pérdida de tiempo, además de las quejas por parte de los clientes.

    La impresora expulsa un nuevo pedido, se recibe dentro del departamento comercial, es un pedido que el cliente vendrá a recoger a primera hora. Miguel mira el nuevo pedido resignado y ve que en él aparece una referencia que ya casi nadie pide. ¡Buf! A saber, dónde está eso ahora, piensa para sí, hace años que creo que no se sirve. Esto va a suponer un importante tiempo dedicado a la búsqueda además de dedicar más personal para intentar localizarlo en un tiempo razonable y evitar nuevas quejas del cliente, ademas de nuevas tensiones internas entre los departamentos de la empresa que ven como el pedido no se gestiona a tiempo. 

    Bueno, Miguel no va a poner a todos a buscar, al de entradas se lo reserva porque ahí fuera ha visto aparcado al camión que viene de la fábrica de repuestos. Está esperando a que se abran las puertas para entrar a descargar y seguro que justo hoy viene hasta los topes. Además se acerca la fecha de inventario y el almacén está a reventar de referencias, este año va a costar unos cuantos días seguidos y muy posiblemente tendrán que venir en fin de semana para poderlo completar.


    Con SGA:

    Dejemos a Miguel en su almacén tradicional con sus preocupaciones y veamos esa misma situación en el mismo almacén asistido por un SGA.

    En un almacén asistido por un SGA, Miguel el encargado, llega a su puesto. Saca un café de la máquina y se sienta tranquilamente en su despacho a ver qué le depara hoy el día en el almacén. En su monitor puede ver que, de los pedidos de ayer, no quedó nada pendiente (cosa que ya sabía por que lo pudo validar antes de salir) y además observa que ya han ido apareciendo nuevas líneas de picking. Seguramente de la venta “on line” o de comerciales que lanzaron pedidos ayer a última hora o desde sus móviles.

    El SGA va asignando líneas de pedido a cada operario según sus configuraciones y prioridades. Concretamente lo que viene de la venta “on line” se lo asigna al chico nuevo porque aún no se maneja bien con las carretillas y el SGA sólo le enviará a ubicaciones de picking a nivel de suelo. En el poco tiempo que lleva en la empresa, tras aprender cómo funciona el sistema y comprender el significado de los códigos de cada ubicación, ya estaba sirviendo pedidos.

    El camión de ahí fuera espera a que le dejen entrar para descargar, no hay problema, en cuanto entre comprobarán la carga capturando cada etiqueta y listo. Entrada terminada y a ubicar. El SGA pondrá la tarea de ubicar a la cola de tareas y les dirá dónde colocar la mercancía y… no todo se va a ubicar. Algunos palés ya están vendidos por lo que el SGA hará que los trasladen directos a su correspondiente playa de salidas.

    Miguel observa que necesita cambiar algunas referencias de sitio ya que la tendencia ha cambiado y están saliendo muchos pedidos de referencias que están lejos de la playa de salidas. Podría dejar que se agotaran las existencias y que el SGA asignara nuevas ubicaciones a las nuevas referencias que entraran, pero decide hacerlo ya. Desde su monitor, indica al SGA qué referencias hay que mover y dónde y el SGA asigna operarios y prioridades. Son pocos movimientos, apenas treinta minutos de un operario, puede verlo en su monitor.

    A medida que empieza a entrar el resto de personal de almacén. Mientras se van cambiando de ropa, Miguel piensa: en breve cada uno de ellos podrá ver en su terminal, cada una de las tareas que debe ir completando, en tiempo real y sin un solo papel de por medio. Veremos cómo evolucionan las tareas y la carga de trabajo por operario, hoy tenemos una baja, así que si veo en el cuadro de mando que alguien puede saturarse, me asignaré algunas líneas de picking y listo. Se acerca la fecha de inventario, no importa porque como hacemos inventarios parciales periódicos, está todo ya controlado, en un día inventario listo.

    Esto es un SGA. Una herramienta de trabajo que permite dirigir y mantener un almacén, bien gestionado y controlado, donde se puede planificar y manejar datos para la toma de decisiones estratégicas en tiempo real. Un SGA permite crear y transmitir información, ver qué está ocurriendo en cualquier parte del almacén de un vistazo y permite que nos anticipemos a lo que va a ocurrir para trazar una estrategia que el equipo de almacén recibe en tiempo real y puede ejecutar.

    Si el almacén fuera una orquesta, sin duda el SGA sería una partitura en blanco donde el compositor (jefe de almacén) toma decisiones y las plasma en la partitura, de forma que todos los músicos que deben tocar la pueden ver. El objetivo es lograr que todos los instrumentos suenen en un orden concreto y un instante preciso, consiguiendo así que la melodía suene de forma coordinada.

    Pero ¿qué beneficios concretos tiene implantar un SGA? Lo veremos en próximos posts. 

     

    EBOOK GRATIS: El Libro Blanco del SGA. todo lo que necesitas saber sobre el sistema de gestión de almacén

     

    Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:

    - ¿QUÉ ES UN SGA?

    - CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA

    Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA:

    - expertSGA

     

    J. Cisneros

    Equipo DATADEC

     

    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

    Contenido publicado el 07 Nov 2018, actualizado por última vez el 15 abr 2020

    Temas relacionados: Logistica y Almacenes SGA

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