Antes de analizar la importancia que tiene un almacén, necesitamos delimitar su concepto para situarlo en contexto. En este caso, la pregunta de ¿qué es un almacén?, la vamos a contestar como el lugar físico donde guardamos los productos en sus distintos estados de elaboración: desde materias primas, productos semielaborados, componentes, hasta productos terminados. Existen otras acepciones de almacén, pero esta es la que nos interesa en nuestro caso.
La justificación funcional de la existencia del almacén se produce como consecuencia de la diferencia temporal que se da entre el momento en el que necesitamos disponer de un producto (para expedir, fabricar, etc…) y el momento en el que realmente podemos disponer de él (tener la posesión para su manipulación). Esta diferencia temporal existirá en el 99,9% de las situaciones, ya que es imposible conocer con certeza el momento exacto en el que necesitaremos disponer de un producto, y además, es importante que las empresas traten de cubrirse de otros riesgos que pueden afectar al flujo normal del proceso productivo.
En un sentido, aunque algo sensacionalista, podríamos decir que los almacenes existen por culpa de los destinatarios finales de los productos terminados, es decir, los clientes finales. Esto, aunque es algo exagerado, es cierto sólo en parte, pero en todo caso, lo que nos debe preocupar no es tanto cuestionarnos la necesidad de que existan los almacenes, sino de otras características más importantes como son su tamaño, ubicación, etc…
A continuación vamos a analizar y a exponer algunas recetas que consideramos de gran valor para evitar o reducir los efectos negativos de contar con un almacén.
Lo primero que hay que tener claro antes de invertir en un almacén
No deberíamos tomar ninguna decisión de inversión en un almacén hasta no tener muy clara cuál es la propuesta de valor de nuestra compañía. ¿Qué queremos decir con esto?, pues sencillamente que 2 empresas que compitan en el mismo sector, con los mismos productos y en el mismo mercado, tendrán necesidades de almacenaje diferentes según sea la propuesta de valor de cada una de ellas.
Para entenderlo bien vamos a poner un ejemplo real. Imaginemos 2 empresas distribuidoras que venden por internet smartphones de la misma marca en el mismo mercado físico, pero hay diferencias en la propuesta de valor de cada una de ellas:
- La empresa “A” te ofrece la entrega del producto en 24 horas a un precio un 5% mas barato que lo que indica su fabricante.
- La empresa “B” te ofrece el producto a un precio un 50% mas barato de lo que indica su fabricante, pero su entrega oscila entre un rango de 1 y 3 meses, dependiendo de las condiciones de importación del producto.
En este caso, la empresa “A” necesitará un almacén para poder cumplir con su propuesta de valor al mercado, pero la empresa “B” no necesitará ningún almacén, ya que la entrega del producto la hace directamente desde el envío del fabricante.
Lógicamente, las dos empresas están compitiendo en el mismo mercado con estrategias diferentes, lo que les permite llegar a públicos objetivos diferentes. El publico objetivo de la empresa “B” valora mas el precio que el tiempo de entrega, mientras que en el caso de la empresa “A”, valora más el plazo de entrega que el precio.
Por tanto, la primera conclusión que debemos tener es que la necesidad de tener un almacén depende de la propuesta de valor de la compañía, que supone la forma en la que desea competir en el mercado. En este sentido, el almacén no es mas que la consecuencia de cómo queremos competir en el mercado.
Lo segundo que hay que tener claro antes de invertir en un almacén
Lo segundo que hay que tener claro antes de invertir en un almacén, es que siempre trataremos de tener el almacén más pequeño posible que nos garantice poder cumplir nuestra propuesta de valor en el mercado a cambio de la rentabilidad esperada.
Hay quién dice que el tamaño no se puede calcular en base a estos criterios porque depende de otros muchos factores, cómo son las oportunidades de compras en condiciones temporales muy ventajosas, etc… Aunque todas las opiniones son respetables, nosotros consideramos que el objetivo de nuestra empresa no es la de ganar dinero con la especulación de las compras, sino la de gestionarla de acuerdo con la rentabilidad esperada, con independencia de que puntualmente no aprovechemos oportunidades que nos hubieran podido favorecer.
De acuerdo con nuestro planteamiento, cuando hablamos del tamaño del almacén, nos referimos a un concepto amplio, que abarca tanto el tamaño físico de las instalaciones (m3 de almacenaje útil) como el número de almacenes y sus ubicaciones.
Por tanto, cuando pensamos en el tamaño, necesitamos conocer qué factores de nuestra propuesta de valor determinarán el tamaño de nuestros almacenes.
Para ello, con la idea de aportar claridad y sencillez, nos podemos apoyar en las matemáticas. A efectos de simplificar el análisis, vamos a referirnos en este caso, al almacén de mercaderías:
Si llamamos:
- T => Tamaño medio mensual del almacén.
- CV => Coste medio de las ventas anual.
- R => rotación media mensual del almacén (Número de rotaciones al año)
Entonces: T = CV/R
La única conclusión a la que quería llegar es que el tamaño del almacén depende de la rotación de nuestros productos. Por tanto, podemos concluir que si analizamos los factores que afectan a la rotación de nuestros productos, podremos determinar el tamaño objetivo de nuestro almacén.
¿Qué factores afectan a la rotación de nuestros productos?
Los factores que afectan a la rotación de nuestros productos son muy variados, pero a efectos de simplificar su análisis los podríamos clasificar en tres grandes grupos:
- Factores relacionados con nuestra propuesta de valor y nuestra estrategia.
- Factores relacionados por nuestra capacidad de gestión.
- Factores relacionados por riesgos inherentes a la gestión.
Veamos cada uno de ellos:
- Factores relacionados con nuestra propuesta de valor y nuestra estrategia.
Deberemos considerar aquella parte de nuestra propuesta de valor que haga referencia a nuestro compromiso de entrega en las condiciones de uso comprometidas. Por tanto, afectaran principalmente las siguientes consideraciones:
- Plazos de entrega.
- Calidad del producto (entendido en sentido amplio, con embalaje, etc…)
- Canales de distribución.
- Número y tamaño de los mercados.
- Tamaño de nuestro publico objetivo dentro del mercado (aproximación)
- Factores relacionados con nuestra capacidad de gestión.
Lógicamente nos referimos a nuestra capacidad como empresa, no a nuestra capacidad personal, que sin duda, será muy valorada. En este caso deberemos centrarnos en aquellos aspectos que favorezcan que nuestros productos puedan estar el menor tiempo posible en el almacén, y para ello, es practico pensar en los distintos estados en los que puede estar un producto:
- En el caso de materias primas, componentes y mercaderías. Los factores estarán muy relacionados con nuestra capacidad de negociación en el sector, y podemos destacar:
- Lote mínimo de compra
- Coste de compra
- Plazo de servicio del proveedor
- Condiciones del transporte de compras.
- Etc…
- En el caso de productos terminados y semielaborados. Los factores estarán muy relacionados con nuestra capacidad de fabricación y con la ingeniería de productos, y podemos destacar:
- Lote mínimo de fabricación y montaje (coste de puesta en marcha)
- Coste de fabricación y montaje
- Tipo de servicio a clientes, bajo pedido o contra stock en almacén.
- Nivel de personalización del producto.
- Plazos de fabricación y montaje
- Etc…
- Factores relacionados con riesgos inherentes en la gestión. En este caso nos referimos a nuestro nivel de adversión al riesgo en función del tipo de contingencia no deseada que queramos cubrir a costa de incrementar el número de productos almacenados en la empresa. El coste de este mayor almacenamiento tiene que ser inferior al daño que consideramos que nos haría sufrir una contingencia no deseada. Normalmente el tipo de riesgos que queramos evitar son:
- Que los proveedores no cumplan sus plazos de entrega expresado en número de veces al año y en cantidad de días.
- Que pueda existir problemas en la disponibilidad normal de transporte de compras.
- Evitar problemas de calidad de productos
- Etc…
No obstante, por encima de todo lo dicho, esta nuestra capacidad de atraer y convencer a un número determinado de clientes objetivos para que nos compren periódicamente, de lo contrario, todo esto carecería de sentido. Siempre necesitamos partir de la estimación de un nivel de ventas.
Cabe resaltar que algunos de los factores indicados pueden ser difíciles de obtener, según el punto de partida en el que se encuentre la empresa, pero esto no debe frenar nuestro análisis, ya que aunque puedan ser todos factores deseables, no es necesario un calculo preciso y muchas veces nos vale hacer una aproximación en la que creamos.
Por último, es importante considerar que todo lo dicho no debe ser aplicado al 100% de los artículos, sino sólo, al 20% que representan el 80% del coste de las compras, los demás, tiene un impacto que podemos despreciar en el tema que nos ocupa.
Conclusión, ¿por qué es tan importante un almacén?
De acuerdo con todo lo expuesto, la importancia del almacén se debe a que posibilita que podamos cumplir nuestra propuesta de valor en el mercado a cambio de la rentabilidad esperada, para lo cual deberemos tener presentes nuestra capacidad de negociación en el sector y los riesgos que necesitemos cubrir ante determinadas contingencias no deseadas de gestión.
Por tanto, la inversión en un almacén no es una elección, es un requerimiento crítico de acuerdo a nuestra estrategia empresarial en un entorno altamente competitivo.
Lo que si es importante tener en cuenta es que debemos tratar de mantener el menor tamaño de almacén posible sin sacrificar ningún requerimiento importante para la empresa.
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