Sabemos que la integración de ERP y BI es hoy en día una tendencia para empresas de cualquier ámbito y tamaño. La gran cantidad de información que necesitan controlar representa su activo fundamental para una gestión adecuada y el diseño de una estrategia y toma de decisiones encaminadas al éxito.
El manejo de toda esta información puede gestionarse mediante un ERP, el cual permite integrar para todos los departamentos de una empresa la gestión de clientes, pedidos, inventario y cualquier otro proceso que, tradicionalmente, requeriría de una supervisión manual y continua por parte del personal.
Mientras tanto, las herramientas de Business Intelligence se encargan de realizar análisis continuos alimentándose de los datos que constantemente maneja la herramienta ERP, y convirtiéndolos en información en el formato que la organización pueda interpretar y manejar en su beneficio.
De esto deducimos que la integración de herramientas de gestión empresarial de tipo ERP no solo no están reñidas con las de BI, sino que su implementación complementaria mejora sustancialmente el proceso de toma de decisiones al poder mostrar la información generada en condiciones de poder mejorar el conocimiento de las personas usuarias.
Problemas en un sistema de información que pueden hacer necesarios los sistemas ERP o BI.
Antes de plantearnos siquiera las ventajas de un ERP y/o un sistema de BI, tendríamos de comprender por qué nuestra organización podría necesitar cualquiera de estas herramientas.
Para comprender si una empresa necesita una herramienta ERP, se pueden considerar los siguientes puntos:
- La empresa crece, aumenta el capital humano que maneja y las operaciones de todo tipo se hacen más complejas e inabarcables.
- Las aplicaciones para la gestión que se han ido instalando de forma manual empiezan a quedarse pequeñas. También puede notarse que el software para la gestión documental empieza a no ser suficiente para la coordinación de las operaciones, perdiéndose la visión de conjunto de la organización.
- La información empieza a ser dispersa, produciéndose casos en los que cada departamento de la empresa empieza a trabajar por separado, sin que exista coordinación ni un estándar de comportamiento a tenor del estado de la empresa.
- La información deja de estar actualizada y el departamento de finanzas empieza a trabajar sobre datos poco fiables y obsoletos, traduciéndose esto en la consecución de errores para el resto de los equipos.
- El departamento de Tecnologías de la Información empieza a verse saturado, incapaz de mantener en correcto funcionamiento las herramientas de gestión que se han ido instalando manualmente con el tiempo.
- Aumento significativo del nivel de competencia, el mercado para el que trabaja la empresa se vuelve más exigente y la gestión necesita mejorarse.
- La atención al cliente no parece suficiente, produciéndose casos de respuesta tardía o insuficiente sobre el estado de los pedidos o para consultas sobre los servicios.
Por su parte, una empresa necesitará de un sistema de Business Intelligence si se dan las siguientes situaciones:
- Si la información que maneja no le permite conocer con profundidad cuales son los principales problemas que está sufriendo.
- Si los departamentos o la dirección tienen problemas para obtener una visión global y clara de lo que ocurre en toda la organización.
- A partir del conocimiento de un problema concreto, no es capaz de aunar todo el conocimiento necesario sobre dicho problema.
- Si se detecta la pérdida de oportunidad de negocio a causa de información obsoleta, es decir, apoyarse sólo en información histórica.
- Si el personal de la empresa empieza a dedicar más tiempo del deseado a la confección de informes.
- Si los informes sobre operaciones empiezan a dejar de corresponderse entre sí, ofrecen información contradictoria.
- Si no existe modo de comprobar la consecución de los objetivos establecidos para cada departamento.
Qué ventajas proporciona la Integración de ERP y BI.
Para comprender de la manera correcta cómo ayuda al sistema de información de una empresa la integración de ambos tipos de herramientas, es vital conocer las ventajas de un BI y un ERP por separado.
Ventajas de un ERP
- Optimización de la gestión del inventario: precios actualizados, acceso a los detalles por parte de los clientes y actualización automática de productos fuera de inventario o de los precios.
- Gestión eficaz de cara a los clientes y proveedores: servicio más cercano y rápido, gestión automatizada de pedidos y devoluciones, y recopilación y control sobre los datos de clientes, los cobros y los envíos.
- Integración de la contabilidad y la facturación: generación automática de notas de entrega y de facturas una vez hecho el pedido, e integración automatizada en la contabilidad de la empresa. Se elimina la posibilidad de errores.
- Optimización de recursos: análisis de las ventas, productos más demandados, desarrollo de estrategias de marketing, y aumento de la rentabilidad general.
- Generación de informes financieros: balances, flujos de caja e información financiera sin error humano.
Ventajas de un BI
- Decisiones basadas en la información (datos), sin recurrir a las conjeturas.
- Elaboración de respuestas rápidas a partir de la base de datos actualizada desde el ERP.
- Acceso a métricas, cuadros de mando y otros informes para toda persona autorizada en la organización.
- Acceso a información de valor sobre la conducta de los clientes, y su constante evolución.
- Reconocimiento de oportunidades de venta cruzada y de venta adicional o up-selling.
- Optimización de las operaciones mediante insights sobre el rendimiento de la organización.
- Desarrollo de la eficiencia a partir de los datos recopilados y organizados en una misma fuente, donde visualizarlos en panel o a partir de la generación de informes.
- Detección de los auténticos costes, identificando aquellos a partir de los que optimizar la rentabilidad.
- Creación de un sistema de inventario mejorado, eliminando los casos de falta de stock o exceso en almacén.
- Comparativas automáticas del rendimiento de la empresa en distintos periodos, permitiendo identificar periodos óptimos y estrategias de éxito respecto a los competidores.
Mientras que un sistema de ERP se encarga de ofrecer las herramientas de gestión y administrativas necesarias para que cada departamento trabaje de la manera más eficiente, una herramienta de BI integrada se ocupa de controlar y recopilar todos los datos generados digitalmente.
Al implantar y establecer la integración de ERP y BI en la empresa, logramos una sinergia continua que favorece la toma de decisiones a cada momento, tanto si se necesita una estrategia para un solo departamento como si debe ser global, para todo el negocio.
Conclusiones
En el entorno actual de competencia, las empresas desarrollan su actividad en un mundo más digitalizado, donde las distintas interacciones entre usuarios y empresas se pueden medir. Por lo tanto, las empresas disponen de nuevas fuentes de información para mejorar su conocimiento sobre lo que pasa en el mundo, en su mercado y con su negocio.
Los sistemas ERP están pensados para gestionar los recursos disponibles de la empresa, y por tanto es un sistema que mira hacia dentro. A la valiosa información que nos ofrece un sistema ERP, deberíamos añadirle la valiosa información que existe en el resto del entorno digital para poder obtener un conocimiento completo de la situación. Para ello, la herramienta de BI es una buena forma de cumplir este objetivo, además nos permite un análisis dinámico de los datos, con lo que mejora sustancialmente la capacidad de comprensión del analista y por tanto la posibilidad de mejorar su conocimiento sobre la situación analizada.
Hoy en día, en la era del conocimiento, no tiene mucho sentido invertir recursos en mejorar el rendimiento de los procesos empresariales (ERP) si luego no dedicamos esfuerzo en desarrollar nuestro conocimiento para mejorar nuestra posición competitiva en el mercado y valorar mejor los riesgo del negocio.
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