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Un ERP para gestión de proyectos nos permite planificar, organizar, controlar y motivar con la finalidad de alcanzar con éxito los objetivos marcados. Se trata de un sistema de alta gestión completamente orientado a los sectores que más lo necesitan, como ingeniería y arquitectura, construcción, consultoría, desarrollo de software o I+D, entre otros negocios cuyo eje de actividad es el desarrollo de proyectos de duración determinada.
En este artículo vamos a centrarnos en hablarte de las funcionalidades de los sistemas ERP y en las ventajas que aportan en la optimización de procesos, tanto en las fases de planificación, como en las fases de desarrollo y fases ejecutivas. De esta manera, te facilitaremos un documento que sirva para estudiar nuevas oportunidades de potenciación de recursos y talento y, al mismo tiempo, una guía sencilla con la que poder enumerar criterios de selección de tu programa de gestión ERP perfecto.
Concepto y características de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es aquel enfoque metódico que nos permite planificar y optimizar todos los procesos, desde la concepción inicial hasta la finalización y entrega. Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), el método de gestión ha de cumplir con cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.
Según el tipo de empresa, suele ser necesario integrar en cada etapa multitud de procesos diferentes que incluyen compras, existencias, pedidos, gestión de recursos, contabilidad, facturación, gestión de clientes y control de proyectos.
Aquí, el principal reto de todo programa de gestión ERP es ofrecer soluciones especializadas para aquellas empresas que hallan importantes ventajas competitivas en la manera de gestionar sus proyectos, que son el eje de la actividad de negocio.
Debes tener en cuenta que toda gestión de proyectos lleva implícito el control de variables técnicas personalizables, que definen las características y la complejidad de cada proyecto. Estas variables deben poder exportarse a hojas de cálculo o similares sincronizadas con las bases de datos. De esta manera, automáticamente, pueden generarse nuevos cálculos ante cualquier novedad o imprevisto. Las variables exportadas también pueden usarse como filtro para encontrar proyectos ya almacenados con características similares a los nuevos.
Una de las funcionalidades más demandadas y necesarias de los sistemas ERP es que sean capaces de gestionar documentos electrónicos, almacenarlos y posteriormente compartirlos con las funciones naturales del sistema. Esta funcionalidad es esencial y te permite maximizar la agilidad y control de procesos. Por eso, la estructuración de los datos debe permitir la gestión de múltiples modificaciones, de manera que cada proyecto pueda contar con varios índices. El software ERP debe facilitar el control de los costes resultantes de cada variación.
Por último y muy importante, debes tener en cuenta que en un proyecto suele haber uno o varios grupos de personas trabajando ad hoc y, por lo tanto, resulta crucial contar con una herramienta que nos asegure la comunicación constante entre los miembros del proyecto usando las funciones nativas.
Funcionalidades básicas de un ERP de proyectos
Las empresas líderes, altamente competitivas, invierten grandes esfuerzos y capitales en maximizar la eficacia de sus sistemas, ya que la clave para obtener resultados eficaces no es otra que contar con un sistema eficaz.
Por eso, una de las funcionalidades más importantes de un programa ERP es brindar soluciones a medida, eficaces por estar completamente adaptadas a la manera en la que la empresa gestiona cada proyecto.
Cada vez hay más empresas que optan por el desarrollo de un ERP propio. Sin embargo, sigue siendo práctico adquirir sistemas estándard. Estos sistemas han de ser capaces de adaptarse a los protocolos, a la manera de trabajar en la empresa y al ritmo de crecimiento.
En el caso de un sistema desarrollado propio o con alto grado de personalización, la empresa necesitará mucho tiempo y recursos. Por eso es absolutamente necesario definir los requerimientos a cubrir con base en el costo total de propiedad (TOC). El cual abarca desde la formación, instalación y personalización, hasta el mantenimiento de la herramienta, todo ello enfocado en macro y en concordancia con el plan estratégico elaborado por la dirección.
Con un sistema ERP especializado en gestión de proyectos las empresas consiguen ahorrarse costos importantes y, sobre todo, en lugar de especular en torno al grado de avance de un proyecto, pueden consultarlo rápidamente en la pantalla de su sistema. El tiempo ahorrado, además, podrás aprovecharlo para otras tareas, como la prospección, fidelización de clientes o, con la ayuda del sistema, optimización de procesos.
Otro factor que debes tener en cuenta es la escalabilidad del sistema ERP. Es muy interesante que este sistema sea capaz de crecer con la empresa. Esto es: si la implantación del ERP nos permite optimizar y destinar tiempo y recursos a nuestro crecimiento, resulta del todo conveniente que ese ERP crezca con la empresa. Esta escalabilidad nos dará grandes beneficios a lo largo del tiempo. Por lo tanto, una de las funcionalidades clave de un ERP es poder asimilar nuevos módulos, licencias y herramientas complementarias que le permitan apoyar el crecimiento de la empresa y, al mismo tiempo, crecer con ella.
Según sus necesidades, cada empresa determina qué tipo de solución necesita y hasta qué punto le conviene invertir en personalización y escalabilidad por encima de otros requisitos.
Otra ventaja fundamental que te va a aportar el ERP es la optimización y control de las estimaciones. La mayoría de proyectos comienza con una estimación o una oferta que suelen crear los técnicos con más experiencia. Simplificando el proceso de estimación, estos empleados experimentados podrían invertir más tiempo en actividades más rentables. El tiempo invertido en crear una propuesta es tiempo que no se invierte en proyectos en curso, por ejemplo. Un módulo de estimación y oferta integrado en el ERP te permite mejorar el proceso y almacenar un historial de datos práctico, de fácil acceso.
También es esencial que el sistema nos permita analizar datos y acceder a todos los datos de cada modelo, partida o proceso de contratación de la manera más ágil posible. De esta forma, conseguiremos la mayor exactitud posible en el desarrollo de nuestra propuesta inicial, lo que se traduce en calidad de servicio y rentabilidad para la empresa.
El ERP, además, debe servirnos para optimizar y mejorar trámites, aportándonos la capacidad de convertir automáticamente una propuesta en un pedido. Así, llevarás un registro de todo el papeleo desde el principio, ahorrando mucho tiempo de búsqueda de documentación.
El ERP debe tener integrado un gestor de documentos que nos permitirá encontrar rápidamente todos los archivos asociados a una propuesta, ya sean datos CAD originales, órdenes de compra, recepciones, facturas, correos, etc. El sistema debe ser capaz de generar, imprimir y/o enviar por email toda la documentación necesaria para el desarrollo de cada proyecto.
El ERP también debe ser capaz de integrar el control y la planificación de proyectos. Esta función beneficia especialmente a las pequeñas empresas, que cuentan con una sola persona encargada de planificar y vender: la propietaria de la empresa. Esta persona, si no cuenta con un ERP que automatice procesos, puede invertir muchas horas averiguando el estado de cada proyecto. Si a ello le sumas las habituales interrupciones del día a día, es inevitable que el proceso de toma de decisiones se retrase y, por tanto, se aumenten los márgenes de error.
Un ERP eficaz nos permite visualizar el estado de cada proyecto en cualquier momento, desde cualquier lugar en que nos encontremos, solo utilizando Internet para acceder al sistema.
La gestión de subcontratistas es otro punto clave que deben mejorar y optimizar los sistemas ERP. Un programa ERP eficaz deberá facilitarnos el seguimiento de los trabajos subcontratados e integrar este seguimiento en el control total de cada proyecto.
Por último y muy importante, el ERP que elijas debe integrar contabilidad. Puede hacerse mediante un módulo interno o bien con un programa de contabilidad independiente o listo para usar. Sin esta importante área integrada es imposible desarrollar un control de gastos eficiente.
Conclusiones respecto a los sistemas ERP para la gestión de proyectos
Puede que en tus primeros años de funcionamiento en el mercado, tu empresa sea capaz de generar un control de procesos más o menos preciso con sistemas no digitalizados y separados por áreas de trabajo. Pero a medida que vayas creciendo, este control solo podrá mantenerse con un sistema ERP que integre todas las áreas del negocio y te permita un seguimiento completamente actualizado de cada proyecto.
El programa ERP mejorará nuestra calidad, reducirá nuestros costes, optimizará nuestros tiempos de entrega y nos dará grandes beneficios a lo largo del tiempo.
Además, orientándonos a la alta gestión, con sistemas especializados que mejoran notablemente nuestra calidad y competitividad, podremos optar a ganar proyectos y clientes que beneficien nuestra reputación y trayectoria.
Las empresas líderes, de la misma manera en que integran ERP para gestión de proyectos en sus negocios, exigen colaboradoras y proveedoras que también lo hagan. Utilizar un sistema ERP es crucial para cualquier empresa que busque la máxima especialización en sus procesos de negocio. Los costes reales y los costes de oportunidad empiezan a disminuir en el momento en el que se implante en tu empresa un sistema con capacidad de gestión de proyectos.
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