Nos encontramos con una empresa puntera del sector del mueble, especializada en mobiliario juvenil y en dormitorios de matrimonio modernos y de diseño. Superan los 300 empleados.
Llevan unos cuantos años de crecimiento sólido: han apostado por la optimización de su proceso de fabricación y la internacionalización de su red comercial, con muy buenos resultados en unos tiempos difíciles para el sector del mueble. Es una empresa con gran vocación de mejora de la eficiencia y de la eliminación de costes que no aporten valor, y para ello se proponen automatizar algunos procesos.
Concretamente, están planteándose realizar una transformación digital del proceso administrativo para llegar al concepto de oficina sin papel: eliminando los costes de materiales y reduciendo todos aquellos costes ocultos, fijos y recurrentes que conlleva la gestión administrativa.
La empresa tiene un volumen de documentación muy alto, emitiendo alrededor de las 8500 facturas mensuales, con sus correspondientes albaranes y otros documentos asociados. Venden a un gran número de tiendas.
Coste de la facturación
Tienen estimado entre papel, sello, sobre, tóner y manipulación un coste de 0’97€ por cada factura emitida. Además, la conservación de la documentación es costosa: ocupa un espacio creciente en sus oficinas, requiere un esfuerzo notable de organización para ordenarlas y no resulta sencillo cuando hay que consultar el archivo.
La dilación del proceso administrativo de la empresa afecta a los plazos en el envío de facturas. La carencia de acuse de recibo de la factura facilita que el cliente se excuse con la no recepción de la misma, retrasando los pagos. Dicha circunstancia sólo se detecta cuando se reclama el pago, generando un mayor coste administrativo.
En la empresa empiezan a tener ya claro que el siguiente paso en su búsqueda de la mejora continua es realizar la transformación digital de todo el proceso administrativo. Son conscientes de que el cambio requiere un esfuerzo, pero están decididos a llevarlo a cabo.
La empresa tiene una idea clara de sus objetivos, y para alcanzarlos confía en DATADEC, a quien considera un buen socio tecnológico por la experiencia de años en otros proyectos.
El objetivo: oficina sin papeles
Tras el primer contacto con DATADEC, se determinan cuatro objetivos claros en relación a su proceso de facturación:
- Eliminar costes de material
- Reducir gastos administrativos
- Eliminar el papel
- Disminuir tiempos de cobro
Estos propósitos podrían resumirse en uno: convertirse en una oficina sin papeles. El equipo de consultores de DATADEC inicia un pormenorizado estudio de la situación para determinar las acciones que dirigirán a la empresa hacia la digitalización de sus procesos administrativos.
En este caso, el establecimiento de los objetivos da pie al análisis de los problemas.
1. Costes de material
Los materiales necesarios para la impresión de las facturas tienen un coste que, no por relativamente pequeño, deba ser ignorado. Hay que contar con el papel, tóner, sobres, sellos, archivadores, otros útiles de papelería… pero también con otros conceptos como el espacio ocupado, la necesidad de control del stock o el uso de las impresoras. Los consultores de DATADEC estiman que el ahorro en materiales puede ser de más del 90%.
2. Gastos administrativos
La partida más significativa es la de los gastos administrativos, con el coste del personal a la cabeza. La empresa necesita contar con un amplio equipo en el área administrativa para llevar a cabo todas las tareas necesarias. Muchas de estas tareas son repetitivas, engorrosas e improductivas, pero requeridas por la gestión de facturación.
El personal necesita mucho tiempo para desarrollar su cometido, tiempo que implica un coste a la empresa, y que la dirección espera poder reducir. Un estudio interno cifra en el 30% el tiempo dedicado por administración en procesar manualmente documentos en papel.
La empresa busca también, con la automatización del proceso, la reducción del error humano, dado que los deslices en facturación son muy sensibles.
Por otro lado, las facturas se consultan con frecuencia, tanto por el personal interno, como por representantes comerciales, e incluso por clientes. Estas consultas generan una considerable cantidad de llamadas y absorben un tiempo que no deja de crecer.
El equipo de DATADEC opina que el tiempo que el personal emplea en tareas improductivas puede disminuir hasta en un 25%, y el espacio de almacenamiento se reducirá drásticamente a corto plazo si se adopta la facturación electrónica.
3. Eliminación del papel
Además del papel como coste necesario en el tratamiento manual, la empresa quiere deshacerse del papel como tal y de la ineficiencia que genera. Hay que tener en cuenta también el espacio que requiere su almacenamiento, la posibilidad de su pérdida, el deterioro por el paso del tiempo e incluso la imagen que transmite de la empresa.
Aprovechando la tecnología digital, la dirección quiere poder acceder a toda la documentación desde cualquier dispositivo, y no depender de la ubicación exclusiva de una hoja ni perder el tiempo buscando entre papeles. Quiere reducir tiempos de gestión y aumentar la seguridad de la documentación.
Los consultores de DATADEC ven perfectamente factible este punto, tanto a nivel tecnológico como en el de adaptación del trabajo diario.
4. Tiempos de cobro
El tiempo que la empresa requiere para emitir facturas sigue en aumento. Cada factura debe ser completada en el ERP, impresa, ensobrada y enviada por correo ordinario. Frecuentemente hay que adjuntar la factura con los albaranes, dilatando el proceso aún más.
Todo esto repercute en el incremento de los tiempos de cobro. Además, en ocasiones hay que enviar las facturas varias veces a los clientes, que niegan haberlas recibido.
Los consultores de DATADEC afirman que el tiempo entre la generación de la factura y la recepción por parte del cliente se puede acortar hasta cuestión de minutos, frente a los 2-3 días que cuesta imprimir, ensobrar y enviar por correo postal. Además, la digitalización puede dar información precisa sobre la recepción de las facturas por parte del cliente.
Llegado a este punto, el equipo de DATADEC tiene claro el diagnóstico y la solución: digitalizar y automatizar la facturación electrónica desde la generación hasta la consulta por clientes y agentes comerciales.
Solución propuesta: una suite de automatización del proceso de facturación
El trabajo realizado por DATADEC conjuga la consultoría de negocio y procesos con la implantación de una serie de herramientas tecnológicas, no es una mera prescripción de software. Conocer los pormenores de la empresa permite proponer soluciones que se ajustan a las necesidades, incluso aportando funcionalidades que no se habían contemplado originalmente.
La solución propuesta por DATADEC en este caso abarca todos los frentes que quiere cubrir la dirección. Se trata de la suite de automatización de procesos LegalFacturaE, en la que se incluyen tres soluciones, distintas pero altamente complementarias, que solventan la problemática aquí presentada.
- Expert FIRMA recoge las facturas emitidas desde el ERP de la empresa, las certifica digitalmente y las envía al repositorio en la nube, que veremos a continuación. Este proceso se puede programar y dejar funcionando de forma autónoma.
- Expert SCAN es la herramienta utilizada para la digitalización certificada y con plena validez legal de los albaranes firmados por los clientes, y la asociación a sus facturas, todo de forma automática, con el objetivo de ahorrar costes, tiempo y espacio. Los documentos digitalizados son enviados también al repositorio en cloud.
- Expert CUSTODIA es el mencionado repositorio en la nube. Esta herramienta ofrece un servicio de almacenamiento y consulta de la documentación digitalizada, indexando la totalidad de los contenidos de la factura para facilitar las gestiones. También se encarga de enviar la factura al cliente y actúa como portal de acceso a clientes, agentes comerciales y personal interno, completamente auditado.
En nuestro siguiente post veremos como se implantó la solución propuesta y cual fue el resultado obtenido.
