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    28 Sep 2020

    LA TRAZABILIDAD, MÁXIMO CONTROL DE LOS PRODUCTOS EN UN SISTEMA ERP

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

    trazabilidad maximo control productos erpEntendemos por trazabilidad el conjunto de procedimientos y medidas que una empresa debe adoptar para controlar sus productos, es decir, registrar e identificar para cada referencia (tanto un producto como sus componentes) en cualquier momento, cada una de las acciones a lo largo de la cadena de suministro, desde su origen hasta su destino final, por lo que deberá contemplarlo necesariamente el sistema ERP con el que trabaje la empresa. Esto incluye por supuesto la transmisión de esta información acumulada entre cualquiera de los eslabones de la cadena de suministro.

    Por tanto, la trazabilidad de un producto consiste en ir acumulando y vinculando información sobre dicho producto de manera que en cualquier momento y desde cualquier lugar de la cadena, podamos conocer dónde y en qué condiciones se encuentra o se ha encontrado el producto, sus componentes, sus tratamientos y en general todo lo relacionado con su fabricación y distribución.

    La trazabilidad, realmente es uno de esos conceptos que son más complejos de explicar que de entender. Básicamente y dicho de otra manera, es la capacidad de rastreo que tiene una empresa sobre todas las referencias que maneja desde sus pasos anteriores hasta los posteriores que deba seguir.

     

    Tipos de trazabilidad

    Básicamente existen cuatro formas de clasificar la trazabilidad de un producto según el tipo de visión que necesitemos tratar: la trazabilidad puede ser hacia atrás o hacia delante, interna o externa.

     

      • Trazabilidad hacia atrás: es la información ya creada y acumulada sobre el producto y sus orígenes, se refiere al rastreo de todos los componentes, materias primas, ingredientes, procesos, etc. que forman parte de cualquier elemento o producto en cuestión.

      • Trazabilidad hacia adelante: normalmente está por crear, aunque hay excepciones, sería el rastreo de lo que está por acontecer al producto hasta su comercialización. Por ejemplo, en sectores que secuencian sus componentes como la automoción, la trazabilidad puede conocerse antes de que el componente se monte definitivamente en su destino, es decir, que el almacén secuenciador ya sabe en qué vehículo se va a montar un determinado componente antes de que dicho componente abandone sus instalaciones. Sin embargo, esta información no se considerará definitiva hasta que el montaje esté realmente ejecutado y verificado ya que puede haber pérdidas, roturas, incidencias que modifiquen la previsión, pero aún así, todas esas incidencias quedarían registradas como parte de la trazabilidad del producto final (el vehículo).

      • Trazabilidad externa: si marcamos como punto de vista nuestras instalaciones, la trazabilidad externa sería como la huella que ha ido dejando una referencia a lo largo de todos los procesos externos a nuestra empresa y el rastreo de todos los elementos que la conforman.

      • Trazabilidad interna: que sería el rastreo de toda la información del producto a través de los procesos internos de la empresa.

    Como siempre hay tantos matices en las definiciones de estos cuatro conceptos de la trazabilidad como puntos de vista y empresas hay en el mundo. Hay autores que consideran como trazabilidad externa, toda la información registrada relativa a las incidencias que ellos consideran fuera de la “normalidad” de la cadena de suministro como, por ejemplo, una rotura en el embalaje. Sin embargo, una empresa de transporte probablemente considere como parte de la trazabilidad interna exactamente el mismo suceso. De la misma forma hay empresas, la mayoría, que no contemplan la existencia de una trazabilidad hacia delante, excepto en cuanto al sentido de la búsqueda de información ya registrada, sencillamente porque su sistema no anticipa acontecimientos y en consecuencia no pueden rastrear información que aún no se ha creado.

     

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    La trazabilidad como mecanismo de control

    Si necesitamos comprobar si nuestra trazabilidad es correcta con el fin de detectar necesidades de mejora, pensemos que la trazabilidad es un medio de control. Por tanto, dependiendo del nivel de exigencia que queramos otorgar a ese control, tendremos que plantearnos un rastreo más o menos exhaustivo, es decir, con mayor o menor nivel de detalle y alcance, aguas arriba o aguas abajo. 

    Cuando pensemos en el control del producto debemos pensar en que la trazabilidad mejora el nivel de relación con los clientes actuales y facilita la captación de los potenciales, es un requisito estratégico y competitivo de la cadena de suministro porque una trazabilidad eficaz supone:

     

      • una garantía de calidad de nuestros productos y servicios
      • y genera confianza en el mercado.

    Por ejemplo, frente a una incidencia nos ayuda a detectar la causa raíz del problema y, por tanto, su resolución definitiva y adopción de medidas que eviten su repetición, es decir, aumenta la calidad y fiabilidad del producto o servicio. Podemos vincular a la trazabilidad todo tipo de información que ayude a lograr objetivos de calidad o valor añadido superiores, como resultados de inspecciones de calidad, tiempos de almacenaje, procesos de ensamblaje, pasos y tiempos de cada proceso, lotes o unidades retiradas, etc. , por eso, es importante que el sistema de gestion integral de la empresa (sistema ERP) esté preparado para este fin.

     

     

    ¿Cómo se lleva un seguimiento de la trazabilidad?

    La dificultad estriba en hacerlo de forma sencilla, económica y eficiente de manera que de cada unidad o lote concreto seamos capaces de identificar su origen. Pero claro, cuando el producto se constituye como una unidad y viaja así por toda la cadena de suministro su seguimiento es relativamente sencillo. Pero todo se complica cuando el producto a trazar se separa del lote original, se fusiona con otros materiales, se utiliza en dos productos diferentes, pasa por procesos externos en los que se deslotifica, se mezcla con otros lotes y se lotifica de nuevo, etc. entonces el seguimiento de la trazabilidad puede complicarse bastante.

    Sin existir soluciones estándar para tratar de dar solución a este tipo de dificultades, debemos establecer claramente qué soporte va a vincular la información digital con el recorrido del producto y los puntos de registro en que ese soporte va a ser escaneado, a saber, una etiqueta, un grabado en la pieza, una tarjeta identificativa en su contenedor, etc.

    Debemos reflexionar sobre dos consideraciones muy importantes:

      • ¿Qué soluciones de trazabilidad podemos adoptar en el caso de que el soporte físico que la asegura se dañe o extravíe?  Una solución, por ejemplo, sería numerar contenedores de piezas a granel y vincular ese número de contenedor a la traza. Esto garantiza que como mínimo podremos acudir a ese número impreso y único de cada contenedor para recuperar la información de aquello que contiene.
      • ¿Tenemos un software capaz de soportar estos cambios en nuestras instalaciones o en las instalaciones de nuestros proveedores y clientes? Si tenemos una pieza común a varios productos diferentes que adquiere identidades diferentes dependiendo del producto al que se incorpore, nuestro software debe estar preparado para asumir esos cambios, sean de la naturaleza que sean, sin perder la trazabilidad. Como por ejemplo un único listón de madera que sin mediar transformación lo mismo es la parte superior de un marco para un cuadro que parte de la pata delantera de una silla.

    En sectores de máxima exigencia, como la alimentación, la trazabilidad es una cuestión de extrema importancia ya que de ella depende la seguridad alimentaria de la población. Debemos poder rastrear en todo momento y desde cualquier punto o proceso, cualquier otro de la cadena de suministro, es decir, desde el origen de materias primas e históricos de procesos hasta la distribución y localización del producto tras la entrega.

     

    Conclusiones

    Gracias a la trazabilidad del producto podemos conocer los componentes y el origen del mismo, los tratamientos a los que ha sido sometido o el proceso de distribución que se ha empleado, pero gracias a la información que supone su correcto seguimiento, también podemos definir métodos para mejorar, verificar y dotar de mayor calidad a los productos.

    Existe una forma sencilla de comprobar si nuestra trazabilidad es correcta para nuestras necesidades de control y calidad. Pongámonos en cualquier punto de la cadena de suministro y escojamos una referencia al azar e intentemos averiguar todo lo que podamos acerca de esta referencia en cuestión. ¿Podemos saber quién la fabricó, en qué fecha, bajo qué número de lote o serie, a qué hora se descargó, quien hizo el pedido, si llegó sin incidencias, etc.? Si no es así, si descubrimos que la información queda insuficiente o sesgada y estamos hablando de información que necesitamos conocer en todo momento, la trazabilidad es insuficiente tanto si el producto lo fabricamos nosotros como si proviene de un proveedor externo.

    La trazabilidad asegura el control, la calidad y la seguridad de los productos hasta el punto de que hay sectores cuyo nivel de exigencia requerido impone que, ante una disconformidad de seguridad en una pieza, el proveedor sea capaz de detener todos los lotes en circulación a nivel internacional de dicha referencia, para su total inspección, por supuesto a costa del proveedor.

    Llevar un seguimiento óptimo de la cantidad de información que requiere mantener una buena trazabilidad del producto necesita de la colaboración de todos los agentes implicados en nuestra cadena de suministro. Como empresa debemos ser capaces de llevar un seguimiento de todas las referencias que manejamos desde los pasos anteriores, a los internos y hasta los posteriores a nosotros mismos.

    Necesitaremos ineludiblemente el apoyo de un buen software ERP que nos ayude a registrar la información relevante para cada producto, como controles de calidad, rastreo de puntos críticos de cada proceso, transformaciones, roturas y unificación de lotes, puntos de control de procesos estratégicos, intercambio de información con proveedores externos, etc. de forma que seamos capaces en todo momento y de forma ininterrumpida de garantizar que, el vínculo entre la información recopilada y las referencias sobre las que se informa, no se interrumpa en ningún momento y se transmita en tiempo real de forma eficaz, sencilla y a bajo coste.

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

    Temas relacionados:. logistica, Almacen, Gestion de Almacenes SGA, Software de gestion de almacen, trazabilidad, trazabilidad alimentaria, erp alimentacion, erp sector alimentacion, enterprise resource planning

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