TRAZABILIDAD Y CONTROL DE STOCK GESTIÓN DE LOTES Y CADUCIDADES CON SGA

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En la realidad operativa de muchas empresas con almacén, el control del stock y la trazabilidad del producto han dejado de ser una cuestión puramente logística para convertirse en un elemento decisivo del rendimiento global del negocio. Cuando los márgenes son ajustados y la presión por optimizar costes, procesos y cumplimiento normativo es constante, disponer de información fiable y en tiempo real sobre lo que ocurre en el almacén marca la diferencia entre reaccionar a los problemas o anticiparse a ellos. En este contexto, una gestión avanzada del inventario se consolida como una palanca clave para mejorar la eficiencia, proteger la rentabilidad y reforzar la credibilidad corporativa.

En este artículo, explicamos cómo un Software de Gestión de Almacén (SGA/WMS) no solo resuelve problemas cotidianos de control de stock, sino que además potencia la trazabilidad de lotes, la gestión de caducidades y aporta datos fiables para la toma de decisiones estratégicas.

Resumen del post:

   

Consecuencias del control inadecuado del stock

El término stock hace referencia al conjunto de productos, piezas o materias primas almacenadas que una organización mantiene para responder a sus necesidades operativas y de venta. Un control inadecuado puede resultar en:

• Roturas de stock que paralizan la producción o las ventas.
• Excesos de inventario que inmovilizan capital.
• Productos caducados o mal ubicados, implicando pérdidas y riesgos de incumplimientos regulatorios.

El primer paso para obtener ventajas competitivas es entender que el stock no es solo una cantidad en un almacén, sino un activo cuyo valor afecta directamente al rendimiento financiero y operativo de la organización.

Trazabilidad de productos: mucho más que saber dónde está un artículo

La trazabilidad del producto es la capacidad de seguir el movimiento de un artículo a lo largo de la cadena de suministro, desde que entra al almacén hasta que sale hacia el cliente final.

Esto incluye información sobre:

• Fecha de recepción.
• Lote y número de serie.
• Ubicación física dentro del almacén.
• Ciclo de vida completo del producto.

Según expertos, esta capacidad permite a las empresas “realizar un seguimiento de cada lote y fecha de caducidad ”, para la rotación de stock. (SG Systems Global)

Esta visibilidad es fundamental para cumplir con regulaciones, ofrecer transparencia a clientes y proveedores y reaccionar rápidamente ante problemas de calidad o requisitos de auditoría.

Los riesgos de no controlar bien el stock y los lotes

Una mala gestión del stock y la trazabilidad puede tener impactos cuantificables que van más allá de la simple falta de organización:

• Pérdidas financieras por caducidades no detectadas o productos obsoletos.
• Errores de inventario que llevan a sobrecostes operativos.
• Falta de cumplimiento normativo, especialmente en sectores regulados como alimentos, farmacéutica o químicos.
• Retrasos en la preparación de pedidos, afectando la satisfacción del cliente.

La mayoría de las discrepancias de inventario —hasta un 30% en algunas industrias— se atribuyen a errores manuales o sistemas de control deficientes. Esto se agrava cuando no hay trazabilidad digital y real del stock. (ISM - Institute for Supply Management)

¿Cómo mejora un SGA/WMS el control de stock y la trazabilidad?

Un Software de Gestión de Almacén (SGA), también conocido como WMS (Warehouse Management System), no es simplemente una base de datos de inventario. Es un sistema inteligente y dinámico que controla, registra y guía cada movimiento del inventario, reduciendo errores y aportando una fuente única de datos confiables.

Estas son algunas de las mejoras más importantes que aporta:

1. Visibilidad en tiempo real del stock disponible

Un SGA proporciona un inventario actualizado al instante, eliminando discrepancias comunes entre stock físico y registral. Esto permite a las empresas:

• Ajustar pedidos con mayor precisión.
• Evitar roturas o sobrestocks.
• Tener una foto fiel de los recursos disponibles en todo momento.
  
  

2. Tracking de lotes y caducidades automatizado

Los sistemas SGA/WMS integran el control de lotes y fechas de caducidad, lo que permite:

• Gestionar la rotación adecuada.
• Emitir alertas tempranas de caducidad.
• Reubicar productos con prioridad según riesgo o demanda.

Esto no solo minimiza mermas, sino que también mejora la eficiencia operativa al evitar errores humanos y desperdicios.

3. Integración de tecnología como códigos de barras y RFID

El uso de lectores de código de barras, RFID o sensores IoT permite capturar información en tiempo real y con alta precisión en cada movimiento del stock: recepción, traslado, ubicación y expedición.

Este nivel de detalle garantiza que cada unidad o lote de producto tenga un historial completo y verificable que respalda decisiones críticas.

4. Flujos de trabajo guiados que reducen errores de manipulación

Un SGA no solo registra datos: guía al operario paso a paso, desde la recepción hasta el picking, el embalaje y el envío. Esto reduce:

• Errores de ubicación.
• Pedidos erróneos y rechazos de clientes.
• Gestión de devoluciones con gastos innecesarios.

La estandarización de procesos asegura que cada operador cumpla las mejores prácticas, lo que también facilita la formación de nuevos empleados y la continuidad operativa.

5. Trazabilidad y cumplimiento normativo

En sectores regulados, como alimentario o farmacéutico, la trazabilidad del stock y de los lotes no es optativa: es un requisito legal.

Un SGA permite:

• Mantener audit trails detallados.
• Preparar informes para auditorías.
• Cumplir con normativas de inspección y seguridad alimentaria.

Impacto cuantitativo del uso de SGA en la gestión de stock

Las empresas que integran un sistema SGA/WMS reportan beneficios medibles como:

• Incremento de precisión de inventario hasta un 99%, reduciendo pérdidas y discrepancias en conteos físicos. (Bar Code India)
• Reducción de tiempos de picking hasta un 35%, aumentando la velocidad de operaciones y reduciendo costes laborales. (Bar Code India)
• Menos incidencias por caducidades y productos obsoletos, al automatizar las rotaciones y alertas de stock.
• Mejor servicio al cliente, con menos errores y entregas más fiables.

Estos datos reflejan no solo mejoras operativas, sino impactos directos en la rentabilidad y sostenibilidad empresarial.

Casos de uso donde la trazabilidad del stock es crítica

Veamos algunos escenarios donde un sistema SGA es especialmente valioso:

🔹 Almacenes con productos perecederos

En sectores como alimentación o productos químicos, la gestión de caducidades es esencial para evitar pérdidas económicas y riesgos sanitarios.

🔹 Empresas que manejan múltiples ubicaciones o almacenes logísticos

La trazabilidad de stock permite saber en tiempo real qué existe en cada ubicación, facilitando decisiones de suministro y reabastecimiento.

🔹 Operaciones con alto volumen de SKU o complejidad operativa

Cuando hay miles de referencias, un sistema manual no puede ofrecer la visibilidad y precisión que exige un mercado competitivo.

Conclusión: El valor estratégico del stock bien gestionado

La gestión de stock, la trazabilidad del producto y la gestión de lotes y caducidades ya no pueden abordarse como tareas manuales o secundarias. Son componentes esenciales para obtener productividad, reducir costes, garantizar cumplimiento normativo y mejorar el servicio al cliente.

Con un Software de Gestión de Almacén (SGA/WMS) bien implementado, las empresas:

✔ Obtienen control en tiempo real de su inventario.
✔ Reducen incidencias por errores humanos.
✔ Pueden prever y actuar sobre caducidades o problemas de lotes.
✔ Mejoran la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas.

En un mercado que exige cada vez más digitalización y eficiencia, apostar por una solución SGA no es un gasto, sino una inversión en competitividad y sostenibilidad.

*Imagen de storyset en Freepik

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