Otras soluciones para tu empresa

¿A que nos referimos con Otras Soluciones?

Todas las empresas compartimos procesos comunes, que no requieren un diseño especializado, y que pueden ser gestionadas por soluciones de software general, comúnmente llamadas también como soluciones transversales (horizontales). Cuando se indica que no requieren un diseño especializado, no quiere decir que no se pueda personalizar a las características particulares de un empresa, sino que se puede optar por un tipo de solución genérica con todo lo que ello supone con relación al menor tiempo de implantación, menos problemas de ejecución, menor coste, etc.

Gracias a la transformación que han realizado las empresas para digitalizar sus procesos de gestión, y gracias también al estado de la tecnología, han surgido nuevas formas de hacer las cosas, lo que se ha traducido en la práctica en nuevas oportunidades de gestionar los recursos de las empresas para potenciar sus capacidades competitivas.

En este contexto, el mercado ofrece un conjunto de soluciones de software dirigidas a facilitar la gestión de ciertos procesos de gestión, complementarios a cualquier sistema ERP, que permite mejorar mucho la productividad, la eficiencia, el control y la satisfacción de dichos procesos, en concreto:

La gestión del capital humano. Nos permite gestionar de forma completa el activo más importante de la empresa que son las personas, de forma que facilite el clima laboral y la retención del talento.
La Automatización de Procesos de Negocio mediante BPMs. Permite diseñar y gestionar cualquier proceso de gestión, no contemplado en otros programas, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y reduciendo el consumo de recursos. Ejemplos: autorización de facturas de gastos, alertas sobre situaciones no deseadas, documentación y seguimiento de certificaciones ISO, gestión de riesgos de clientes, etc.
Facturación Electrónica, como herramienta no sólo orientada al intercambio electrónico de documentos, sino también, a cumplir con las obligaciones de la legislación vigente.
La Gestión Interna de los Almacenes, a través de un sistema SGA, que permite aumentar la eficiencia y la reducción de errores en la gestión física de los almacenes, lo que ha demostrado una mejora sustancial en el tiempo de servicio al cliente sin incrementar en ningún momento los niveles de stocks, en incluso una reducción de recursos asignados.
Otras soluciones. También ofrece otros software de gran utilidad como el que permiten el seguimiento del transporte (tracking) una vez se expiden los pedidos a clientes, etc.

Lo importante de estas soluciones es que se pueden integrar con cualquier sistema ERP, pero también pueden trabajar de forma independiente, sin tener que integrarse con otros sistemas si así se desea.

¿Por qué son importantes este tipo de soluciones transversales?

La importancia de este tipo de soluciones radica en los beneficios que suponen para las empresas, ya que sus resultados se traducen en la reducción de los recursos generales de la empresa, lo que repercute directamente en la mejora absoluta de sus márgenes.

A diferencia del software ERP, que facilita la gestión de las actividades primarias (normalmente actividades productivas) a lo largo de la cadena de valor de la empresa, este tipo de software facilita más la gestión de las actividades de soporte o de apoyo, por lo que se consideran que son actividades indirectas o generales, que en términos económicos se suele clasificar en el capítulo de “carga general de la empresa”. A diferencia de costes productivos, que suelen tener una incidencia en los resultados generales en función del volumen de actividad (incidencia relativa), cualquier variación en la carga general de la empresa va a tener una incidencia absoluta, lo que se traduce en una variación sobre los resultados generales en la misma cuantía.

El problema es que algunas veces resulta difícil identificar algunos de los beneficios que se consiguen, por lo que vamos a concretar algunos de los éstos que consideramos más evidentes según el software utilizado. En este sentido:

Con relación al software para Gestionar el Capital Humano, los beneficios más habituales son:

Reducción del tiempo empleado en tareas administrativas para calcular las nóminas, gestionar el control horario, gestionar los seguros sociales, etc.., con un importe incremento del control de estos procesos.
Al mejorar el sistema de comunicación entre las distintas personas de la empresa, se consiguen importantes reducciones de costes porque se reducen las rotaciones no deseadas de personal, fruto de la mejora del clima laboral.
Al contemplar un sistema participativo entre los trabajadores en distintos procesos de la gestión de personal, se reduce la necesidad de destinar recursos administrativos para atender acciones que tradicionalmente se realizaban de forma centralizada, y de esta manera se obtiene no sólo una reducción de costes sino también una mayor eficiencia y satisfacción de los empleados, por la participación directa de cada uno de ellos.
La digitalización de los procesos vinculados a la gestión del personal permite monitorizar todas las acciones y se consigue reducir significativamente los errores o el tiempo de resolución de los mismos.

Con relación al software para Automatizar los Procesos a través de BPM, los beneficios más habituales son:

Permite la digitalización de cualquier proceso de gestión no contemplado en otros programas, lo que conlleva una reducción del tiempo empleado, asegura el cumplimiento de los procedimientos establecidos e incrementa el control de todas las acciones que se realizan.
Sirve como elemento coordinador entre las distintas partes implicadas en una organización al proponer automáticamente la secuencia de las acciones a realizar, automatizando la dirección de los procesos y permitiendo que las personas focalicen sus esfuerzos en las actividades que aporten más valor a la empresa.
El mayor control que implica el análisis de los datos de las acciones realizadas, permite la optimización de los procesos diseñados inicialmente, lo que se traduce en una reducción de los recursos empleados (tiempo y dinero).
Facilita la consciencia de situaciones no deseadas a través de un sistema de alertas que activa procedimientos de excepción cuando se considere la necesidad de una actuación correctiva urgente. El tiempo de reacción ante un problema puede ser crítico para obtener unos buenos resultados, tanto en la reversión de la situación, como en el empleo de recursos para conseguirlo.

Con relación al software para gestionar la Facturación Electrónica, los beneficios más habituales son:

El cumplimiento de una regulación legislativa cuyo incumplimiento puede conllevar consecuencias negativas tanto en la financiación de la empresa, en las oportunidades para poder trabajar para la Administración pública, en el cobro de las operaciones comerciales, etc…
La digitalización del proceso conlleva a la posibilidad de acceder a oportunidades de gestión que permiten una reducción de los recursos administrativos y materiales, y ampliar las posibilidades de accesibilidad documental tanto con relación a los procesos de compras como de ventas, reduciendo la necesidad de un espacio físico de almacenamiento y reduciendo significativamente el tiempo de búsqueda y disposición de documentos. A partir de esto, las organizaciones tienen la oportunidad de ampliar su propuesta de valor a sus clientes con nuevos servicios de alto valor.

Con relación al Software para Gestionar el almacén (SGA), los beneficios más habituales son:

Permite la automatización de los procedimientos internos para la gestión del almacén, de forma que permite optimizar las ubicaciones de materiales (reduciendo el espacio físico), organizar las acciones del personal del almacén, etc.
Como consecuencia del punto anterior, siempre se mejora el nivel de servicio, ya que se dan todas las condiciones para poder optimizar los procesos establecidos y asegurar los plazos comprometidos.
La captación automática de datos (por ejemplo por la lectura de códigos de barras) refuerza la fiabilidad del sistema reduciendo de forma significativa los errores humanos, lo que conlleva una reducción de los costes asociados a éstos.

¿Qué objetivos se propone DATADEC a través de este tipo de soluciones?

DIGITALIZAR PROCESOS

Digitalizar todos los procesos de negocio para facilitar su eficiencia y control.

REDUCIR RECURSOS

Reducir los recursos administrativos y materiales dedicados a procesos generales comunes a todas las empresas.

ADAPTACIÓN AL ENTORNO

Adaptación general a la situación del entorno en la que se valora cada vez más la integración, la flexibilidad y la productividad.

MEJORAR EL NIVEL DE SATISFACCIÓN

Mejorar el nivel de satisfacción de los trabajadores de la empresa, al permitir centrar los esfuerzos en tareas de más valor añadido (evitar tareas repetitivas poco gratificantes) y mejora las condiciones de trabajo.

COSTE RAZONABLE

Todo esto a un coste razonable que justifique la inversión a corto plazo.

¿Cómo te puede ayudar DATADEC con sus soluciones?

Las principales características que ofrecen las soluciones de DATADEC, de acuerdo con los objetivos propuestos, son:

Una solución para la gestión integral de los recursos humanos de la empresa, compuesto de:

La gestión de las condiciones económicas a través de software para la gestión de nominas y seguros sociales.
El control de presencia, facilitando al trabajador el cumplimiento de la obligación legal en cualquier circunstancia en la que se encuentre.
El portal del empleado, para aprovechar la tecnología actual con el objetivo de fortalecer la relación entre empresa y trabajadores.

Una solución para la digitalización y automatización de los procesos de la empresa, a través de un software BPM que, además de incrementar la productividad, garantiza el cumplimiento de los procedimientos con la flexibilidad que se requiera.
Una solución para la facturación electrónica, basada en:

Una solución base, a través de un software para cumplir con los requerimientos estrictamente legales.
Una solución avanzada, para convertir la obligación legal en una oportunidad de aprovechar la gestión digital de los procesos para mejorar su eficacia y reducir costes.

Una solución SGA para la gestion del almacén, basada en un software que puede trabajar con distintas aplicaciones ERP.
Otras soluciones, orientadas a mejorar el control y la eficiencia de procesos estándar mas específicos.

Lo más importante es que todas estas soluciones se pueden integrar entre sí como una solución completa, o pueden incorporarse de forma independiente o gradual a medida que la empresa lo considere oportuno.

La tecnología empleada permite a los trabajadores acceder al software desde distintos tipos de dispositivos de forma que facilita la adaptación de su uso a las condiciones de trabajo de cada uno, lo que garantiza un mayor grado de satisfacción y mejora del desempeño. Además, se puede integrar con cualquier sistema ERP, ya sea el propio de DATADEC o de otro fabricante.

Por último, la empresa se compromete con dar un soporte y mantenimiento eficaz del software que vende, de forma que no sólo asegura alargar la vida útil de los programas, sino también su adaptación para cumplir con la evolución de las normativa legal vigente.

Preguntas frecuentes (FAQs)

¿Qué es un software BPM?

Las siglas provienen de su terminología inglesa Business Process Management, en castellano significaría gestión de procesos de negocio.

Es un software especializado en automatizar los procesos de tipo transversal que complementan los del sistema tradicional de gestión integrados en un ERP. En definitiva, es una herramienta de software utilizada para mejorar los procesos de una organización a través de la definición, automatización y análisis de procedimientos de negocio.

¿Qué es el portal del empleado?

El portal del empleado es una herramienta de gran utilidad en la medida de que nos permite fortalecer la comunicación bidireccional (trabajador-empresa), facilita la gestión integral de las tareas requeridas en recursos humanos, y supone un elemento necesario en el proceso de digitalización de las empresas..

El portal del trabajador brinda una serie de funcionalidades beneficiosas para la fuerza laboral, para el departamento de RRHH y para toda la empresa. Es un sistema informático que facilita la comunicación entre todos los miembros de la empresa, independientemente de la ubicación de cada uno, lo que permite superar muchos de los problemas o inconvenientes debidos a la distancia.

¿Qué beneficios conlleva la automatización de procesos?

La automatización de procesos se refiere a la ejecución de los procesos de gestión empresarial sin la participación directa de las personas. En este sentido, existen distintos grados de automatización dependiendo de la necesidad de intervención directa o indirecta de los trabajadores. Para ello, es necesario la aplicación de distintas herramientas tecnológicas que conforman una amplia oferta de programas de gestión diseñados para tal fin, y que suponen la base para afrontar un proceso de transformación digital.
Automatizar los procesos es un planteamiento muy atractivo porque inducen a pensar en una reducción de costes, ya que no exigen una dedicación intensiva de las personas, pero en realidad existen otros muchos beneficios que pueden ser más beneficiosos según el caso:

Seguridad máxima en la forma de ejecución. Aseguran siempre la ejecución de los procesos de acuerdo con los criterios preestablecidos por la empresa, de forma que no cabe lugar a la discrecionalidad. Esto no implica falta de flexibilidad, ya que el diseño de los procesos puede contemplar un amplio abanico de acciones.
Puede trabajar a cualquier hora del día. La ejecución de los procesos no está limitada directamente por la jornada laboral, sino por el cumplimiento secuencial de sus distintas fases. Esto permite ampliar las posibilidades de interrelación con el mercado fuera del horario laboral.
Alto grado de control y de mejora de los procesos. Son fáciles de controlar, ya que toda la información se encuentra soportada en datos con formato digital, y esto permite realizar distintos análisis para conocer bien el grado de cumplimiento y también para analizar los problemas, de forma que nos facilite mejorar los procesos.
Reducción de errores. Lógicamente, por su propia naturaleza, se reduce la participación directa de las personas y, por tanto, desaparecen los errores originados por el factor humano.
Mejora de la productividad y reducción de costes. Por último, como consecuencia de los beneficios comentados anteriormente, se produce siempre una mejora de la eficiencia y de la eficacia en la ejecución de los procesos, con su consecuente ahorro de costes.

Otras Soluciones

Aprovecha la oportunidad para digitalizar y mejorar otros procesos complementarios a tu ERP, para reducir sustancialmente el consumo de recursos generales.