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    10 PRÁCTICAS HABITUALES A CORREGIR EN LA GESTIÓN DEL ALMACÉN

    26 ene 2022 | autor: Juan Cisneros

    10 PRÁCTICAS HABITUALES A CORREGIR EN LA GESTIÓN DEL ALMACÉN
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    Los errores de almacén minan nuestra capacidad de respuesta, nuestro nivel de servicio, nuestra imagen y la de nuestros clientes. En demasiadas ocasiones los errores no emergen ante nuestros ojos hasta que ya han causado consecuencias negativas. La solución universal es la prevención. Pero ¿qué ocurre cuándo el problema es una costumbre arraigada en nuestras instalaciones? Que desaparece como problema a resolver y se asume como asumimos que debemos envejecer.

    Absolutamente todas las operaciones de almacén son susceptibles de mejoras de eficiencia y eficacia independientemente de su grado de automatización o digitalización. De hecho, todo aquello que no se mejora cumple el principio de entropía y tiende a deteriorarse, siempre. Que todo cambia, es lo único que se mantiene constante. Una mejora en un proceso resuelve un problema en ese punto de la cadena y comienza a generar otro en otro punto distinto.

    Aparte de las mencionadas, existen muchas prácticas habituales a corregir como son: carecer de ubicaciones codificadas, no reunirse nunca, cortar constantemente una acción para iniciar otra, recorridos aleatorios, no establecer ventana horaria de entradas, almacenar y trasladar todo sobre palé aunque sea de pequeño tamaño, dejar referencias por cualquier sitio sin ubicación alguna, ocupar los pasillos, no disponer de ficha logística, no distribuir el picking bajo ningún criterio, etc.

    Sin embargo, en este post hemos querido salirnos un poco de la exposición convencional de los típicos problemas en la gestión del almacén, manteniendo una relación de los diez más frecuentes, pero quizá menos confesados por los profesionales del sector. También tratamos sobre cómo resolverlos a sabiendas de que es una cuestión compleja que depende de cada caso, de cada almacén y de los medios de que se disponen.

     

    Problemas más frecuentes en la gestión de almacén.

    1.- Mi prioridad no es el orden.


    La gravedad de la ausencia de orden es tan habitual en nuestros almacenes, que ni siquiera la percibimos. No deja de ser curioso que, en un entorno diseñado específicamente para mantener todo su contenido de forma estructurada y ordenada, la ausencia de orden y estructura sea una constante.

    El orden y la limpieza son fundamentales por una razón muy sencilla: además de almacenar debemos “localizar y acceder a” lo almacenado y, es más, debemos hacerlo, justo cuando se necesita. Algunos responsables de almacén consideran una especie de “prestigio” el hecho de ser los únicos en poder localizar cualquier referencia en medio del caos absoluto. Es una vieja forma de prestigio mal entendida por varias razones:

    1. Porque diluye y transforma en forma de mérito la causa raíz de un problema.
    2. Porque antepone el interés particular a la visión del conjunto empresarial. Se fía todo a una carta.
    3. Porque, de hecho, el verdadero mérito reside, no en ordenar, sino en mantener el orden y la limpieza a lo largo del tiempo.

    La solución pasa por un cambio de mentalidad en la gestión, de manera que el orden y la limpieza pasen a ser la prioridad número uno. Debemos ser conscientes de que sin orden no existe el almacén. Sin orden tenemos una acumulación de existencias, un buen montón de referencias (dinero) cuya única finalidad es la de envejecer y estropearse allá donde hayan caído, pero en medio del desorden nunca podrán utilizarse para obtener la máxima rentabilidad para su empresa.

     

    2.- Si el error humano es la causa, el control humano NO es la solución.


    Contundente pero cierto. Poner un operario tras otro para revisar lo que queramos revisar, sólo garantiza que el problema pasa innecesariamente por varias manos, lo que nunca ha resuelto nada y, dicho sea de paso, tampoco ha sido nunca rentable en un almacén.

    Este es un problema demasiado frecuente y no solo en la gestión del almacén. Colocamos filtros humanos para evitar que “trasciendan” los errores de almacén: el picker prepara y luego repasa el pedido, el embalador repasa de nuevo el pedido y en la carga se vuelve a controlar el pedido. Un despilfarro de recursos humanos ineficaz e innecesario.

    La solución: digitalización. Hoy en día la digitalización pone a nuestro alcance medios suficientes para lograr una gestión del almacén sin errores humanos. Los controles y poka-yokes (técnica de calidad que se aplica con el fin de evitar) que un sistema SGA lleva por defecto, evitan por sí solos la mayoría de los errores humanos de un almacén, ya que el sistema guía cada acción y además controla que efectivamente se realiza según sus indicaciones, avisando cuando un evento no sucede según lo previsto.

     

    3.- Hojas de cálculo y más hojas de cálculo.


    Todas las carencias de la ausencia de un adecuado sistema de gestión de almacenes se tratan de suplir con la elaboración de complejas y extensas hojas de cálculo.

    La existencia misma de las hojas de cálculo es un indicativo de las carencias de nuestro sistema. A mayores carencias, mayor cantidad de hojas de cálculo. Hojas que no solo hay que elaborar, sino que hay que actualizar constantemente y por supuesto nunca trabajan en tiempo real.

    Este es uno de los problemas en la gestión del almacén de mayor dificultad a la hora de resolverlo y sin embargo de los más frecuentes. Un almacén no puede dirigirse en base de hojas de cálculo. Primero hay que extraer los datos, filtrarlos, procesarlos, corregirlos, estructurarlos, visualizarlos y sacar conclusiones. Cuando llega este último paso, el de las conclusiones, esos datos ya han cambiado, están obsoletos y las conclusiones a las que lleguemos también. Es como tratar de gestionar los semáforos para descongestionar un atasco, basándonos en una foto fija en el comienzo del mismo, cuando llega el momento de la decisión, el atasco puede haberse disuelto por sí mismo.

    Esto no significa que las hojas de cálculo sean inútiles, por supuesto que no. Pero debemos otorgarles la función para la que fueron creadas que no es funcionar como una base de datos.

     

    Parchear en lugar de prevenir y evitar.


    Reparar constantemente la rueda, en lugar de retirar el clavo del asfalto. Muy relacionado con el punto anterior, tendemos a colocar filtros y controles a posteriori, cuando el error ya se ha cometido. No es que no sea correcto, lo que sucede es que en paralelo y de forma simultánea debemos aplicar medidas preventivas que identifiquen y eliminen la causa raíz del problema que causa el error.

    ¿Cómo evitamos enfermar? ¿Tomando medicamentos paliativos? No. Tratamos de evitar la causa si se conoce: nos abrigamos si hace frío, nos lavamos las manos antes de comer, etc. En un almacén que desee evitar y resolver un problema debe ocurrir exactamente lo mismo. Primero determinamos la causa y luego ponemos los medios adecuados para resolverla y, muy importante, evitar que dicha causa aparezca de nuevo. Sólo entonces podremos dar un problema por resuelto

     

    5.- El cliente dice…


    Es una mala praxis, trasladar sin análisis, cualquier comunicado, opinión u observación de un cliente al almacén, sobre todo si no es positiva. Cometemos en demasiadas ocasiones el error de considerar el caso único o esporádico, la norma general, sobre todo con las quejas.

    No ocurre en todos los almacenes, sólo en aquellos que carecen de sistemas adecuados de control de su actividad. En estos almacenes, si alguien del departamento comercial empieza una frase con esas tres palabras, todo el personal se tensa como la piel de un tambor porque:

    • Si dice algo bueno, no se lo pueden creer.
    • Si dice algo malo, no se lo pueden creer, pero tampoco contra argumentar.
    • Si un cliente es de los importantes y dice algo, lo que sea, el almacén sabe que se avecinan cambios de funcionamiento bruscos a tenor de lo que venga tras esas tres palabras.

    Todos tenemos problemas en la gestión del almacén, esto es indiscutible, la buena o mala praxis se diferencia en el uso que damos a la información de que disponemos. Antes de informar al almacén de que un bulto le ha llegado a un cliente mal embalado, quizá deberíamos revisar cuántos le llegan y le han llegado bien, a él y al resto de los clientes, para decidir a posteriori si merece la pena mencionar siquiera la existencia de esta incidencia en un único paquete. No se trata igual una incidencia que ocurre en uno de cada dos paquetes, que la misma incidencia que ocurre en uno de cada doscientos mil.

    La orientación al cliente tiene poco que ver con darle siempre la razón sin más. Es más, poder demostrar sin acritud, pero fehacientemente a un cliente que no la tiene, dice mucho y muy bueno de un almacén: transmite seguridad, fiabilidad y buena gestión. Transmitir que tenemos un equipo eficaz preparado para satisfacer sus necesidades, es la verdadera orientación de un almacén hacia el cliente.

    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación SGA para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   

    6.- No tirar nada.


    Una gestión deficiente o directamente la inexistencia de la gestión de las obsolescencias puede tener consecuencias de diversa índole.

    Todos los productos del mercado tienen un valor que varía con el tiempo. A veces el factor tiempo aumenta el valor y otras no. Si una referencia ubicada en un almacén no puede venderse y darnos una rentabilidad aceptable, esa referencia, por muy bueno que sea su estado, deja de ser un bien de consumo y por tanto o es basura o chatarra. No importa que esa basura esté perfectamente flejada, empaquetada y ubicada sobre un larguero de color naranja.

    Si tenemos suerte podemos lograr que el proveedor acepte abonarnos la mercancía obsoleta, pero entonces tendremos que valorar el coste del abono, es decir, si para que ese proveedor nos abone tres, tenemos que gastarnos siete.

    La gestión de la obsolescencia no tiene una única solución porque es un problema unido intrínsecamente a la razón de la existencia de un almacén. Debemos trabajar varios frentes, negociar la política de abonos con los proveedores, los tamaños de sus lotes, sus plazos de entrega, estimular a los clientes con promociones, etc. y sobre todo ajustar al máximo posible, con ayuda tecnológica, la previsión de la demanda.

     

    7.- Permitir negativos.


    Que no es sino admitir la gestión de las existencias en diferido. Los negativos surgen cuando el flujo de información no está bien sincronizado con el flujo físico de mercancías. Entonces dejamos la puerta abierta a problemas como la falta de control de existencias, niveles de inventario que nunca cuadran, sobrecostes de todo tipo, descontrol de las operaciones, etc.

    Un buen sistema SGA ayuda a eliminar de raíz este problema en la gestión del almacén tan común. Dado que es el sistema el que controla cuándo comienza una acción y cuándo termina, es el sistema el que sugiere la próxima acción, indica de dónde coger y dónde depositar la mercancía, controla las entradas y las salidas, etc., es el sistema el que garantiza que el flujo de información se inicie y finalice al mismo tiempo que el de mercancías.

     

    8.- Inexistencia de métodos o procedimientos escritos ¿cuáles son las reglas del juego?


    Son muchas las empresas, con mucha frecuencia PYMES, pero no en exclusiva, que se rigen a golpe de costumbre o tradición no escrita. Los problemas intrínsecos a la tradición oral son varios, entre ellos, su gran variabilidad ya que depende de la opinión y no de criterios o métodos establecidos y unificados. Otro inconveniente es su incapacidad de conservar el conocimiento adquirido para futuras ocasiones.

    El resultado es un desconocimiento cierto de las reglas del juego, lo que desemboca en improductivas discusiones sobre cómo actuar frente al mismo hecho, órdenes contradictorias, descontento general e individualismo, es decir, tantas formas de realizar un trabajo como personas lo realizan. Un problema directamente proporcional en tamaño, al número de operarios de almacén. La empresa se ve incapaz de mantener y ofrecer un nivel de servicio y calidad, constante y adecuado a cada cliente.

    La solución pasa por la elaboración de los procedimientos por escrito. Los procedimientos, al igual que la empresa, son documentos vivos, es decir, que evolucionan con la empresa mientras ésta subsista. No por estar escritos debe ser estáticos e inamovibles. Se conserva lo que funciona y se perfecciona lo que no, pero siempre, partiendo de una base preestablecida y a la que todo el mundo puede acudir en cualquier momento.

     

    9.- Ajustes sin justificar.


    Más que una mala práctica en la gestión del almacén es casi ya una costumbre establecida en aquellos almacenes que aún se manejan sin sistema SGA. Ante la imposibilidad de encontrar la causa de un descuadre y a fuerza de soportarla durante años, los responsables de este tipo de almacenes regularizan el stock sin investigación ni justificación alguna.

    Al carecer de sistema SGA, si algo desaparece se ajusta en el ERP o en la hoja de cálculo de turno, si vuelve a reaparecer se adopta la misma técnica y así las veces que sea necesario. La frecuencia del hecho y la escasez de medios para evitarlo o investigar la causa, unido a que el origen de este problema es multicausal, hacen que en apariencia resulte mucho más rápido ajustar el stock constantemente que investigar cada caso, con intención de evitar el problema. Un problema que en demasiadas ocasiones es detectado o sufrido por el cliente cuando recibe algo que se parece pero que no es lo que solicita o directamente no recibe parte o partes de su pedido.

    Como nadie mide el tiempo que el almacén despilfarra en algo que simplemente no debería suceder, se estima que es una cuestión de gajes de la instalación y se establece y soporta como una constante.

    Un software específico como un buen sistema SGA mitiga el problema hasta reducirlo a niveles insignificantes, ya que ataca directamente a su raíz. El SGA dispone de varias formas de detectar un descuadre, pero su baza más importante es que lo hace en tiempo real, por lo que evita que el problema repercuta en nuestros clientes.

     

    10.- Desuso absoluto de KPIs.


    Lo curioso es que en muchas ocasiones los indicadores existen y están vivos en el ERP e incluso en el SGA, pero no se les da utilidad y es un problema que afecta a toda la instalación.

    Determinar qué indicadores son los adecuados para nuestro tipo de gestión y utilizarlos correctamente nos permite conocer nuestros procesos, detectar sus fallas y establecer sistemas de mejora continua. Gracias a su uso frecuente, somos capaces de establecer criterios objetivos de valoración para cualquier desempeño en cualquier procedimiento, podemos establecer una media de funcionamiento y marcar objetivos claros, medibles y alcanzables. Además, gracias a los indicadores, podremos formar al personal en su uso, de forma que todos aporten su grano de arena en las mejoras de sus puestos de trabajo, establecer un sistema de sugerencias y poder recompensar las iniciativas más interesantes basándonos en criterios objetivos.

     

    Conclusiones

    Librarse de los errores y conseguir una gestión de almacén eficiente, he ahí la cuestión. ¿Sabemos exactamente cuánto dinero nos cuestan los malos hábitos en el almacén? ¿Y la pérdida de prestigio e imagen empresarial? ¿Cuánto valor perdemos?

    Si la misión fundamental de un almacén es organizar, administrar y mantener sus existencias satisfaciendo las necesidades de los clientes en el momento preciso en que los clientes lo demandan, todo aquello que dificulte el cumplimiento de esa misión es una mala praxis. Malas prácticas que no por no ser adecuadas, dejan de ser habituales y recurrentes. Malos hábitos que pueden establecerse definitivamente y llegar a velarse ante nuestros ojos si no dedicamos tiempo, recursos e inversión a detectarlos y resolverlos.

    Saber almacenar y gestionar existencias, utilizar todo aquello que funciona dentro de un almacén, sincronizarlo y hacerlo de forma rentable es algo realmente complicado a lo que todavía nuestras pymes no le otorgan la importancia que tiene. Las discrepancias en todos los puntos de la cadena logística pueden perpetuarse y desaparecer como tales ante nuestros ojos, con lo que nunca llegan a resolverse y corremos el riesgo de que se establezcan para siempre.

    Los efectos no deseables de las malas prácticas en la gestión del almacén, sobre todo si nunca dejan de repetirse, siempre son la pérdida de ventas o el estancamiento del volumen de negocio, una muerte tan lenta y agónica como inevitable.

    En nuestra mano está siempre cambiar el curso de los acontecimientos e iniciar el camino de la mejora continua. Una salvaguarda infalible y rentable si se realiza correctamente, al alcance de cualquier almacén.

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    *Foto de Personas creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

    Contenido publicado el 06 Sep 2021, actualizado por última vez el 26 ene 2022

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