CONSEJO 2, ANALIZA LA CAPACIDAD ANALÍTICA DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO

Las empresas tienen necesidades de información diferentes para mejorar su conocimiento sobre el funcionamiento de su empresa y, de esta forma, puede servir de apoyo en las decisiones operativas y estratégicas.

Que la información que se maneje tenga la suficiente calidad, para mejorar el conocimiento de las personas, depende en gran medida, además de las capacidades personales, de la capacidad de clasificación de los datos por los distintos criterios que pueden aportar valor al análisis de una decisión, esto es lo que llamamos en términos de gestión la “capacidad analítica” del sistema de información.

Por tanto, nuestro sistema de gestión ERP, debe permitirnos clasificar todos los datos que maneja de forma que podamos construir información de valor para la toma de decisiones. Sólo la información que nos permite corroborar o mejorar nuestro conocimiento sobre algo nos aporta valor.

Para que un sistema de clasificación de la información sea eficiente debería ser capaz de cumplir algunos requerimientos como son:

• No perjudicar o influir negativamente en la ejecución de otros procesos de gestión empresarial.
• No incrementar la formación de las necesidades analíticas a las personas que intervienen en los procesos administrativos de registro de datos, más allá de lo que supone un nivel adecuado al desempeño de su trabajo habitual.
• El sistema debería garantizar la correcta imputación de los datos de acuerdo a los criterios analíticos. En este sentido, lo importante no es impedir que se cometan errores, sino que sean fácilmente detectables.
• El sistema debería ser flexible ante el cambio de criterios de imputación, de forma que no afecte a los datos registrados en procesos administrativos ajenos a la gestión analítica de la empresa. Esto es especialmente importante, porque el desarrollo de nuestro conocimiento supone habitualmente el desarrollo de nuevos criterios de imputación en la clasificación analítica.

En este artículo vamos a analizar cómo podemos valorar la capacidad analítica de un sistema de gestión, de forma que podamos visualizar su capacidad de generar información útil.

Concepto y Características de la Capacidad Analítica. 

Conceptualmente, la capacidad analítica de un sistema de información y gestión está referido a la capacidad de clasificación de sus datos de forma que permita construir información útil y de valor para la toma de decisiones de una empresa. A diferencia de otros sistemas de información, este tiene la peculiaridad de que su ámbito de regulación es de carácter interno a la empresa, es decir, su desarrollo no debe estar influenciado por otras entidades externas a la empresa, solo debe perseguir la elaboración de información en base a criterios internos de gestión de la misma.

Para ello, el proceso de clasificación de un dato, debe atender a criterios que suponen tener un alto conocimiento del negocio y de los objetivos que pretenda alcanzar la empresa. Sin lugar a dudas, esto es algo que se definir a un alto nivel de responsabilidad. 

El sistema de información y gestión por excelencia es el ERP, donde se registran todos los datos necesarios para alimentar los distintos procesos de gestión ya sea de una forma manual o automática. La capacidad analítica de un sistema ERP depende de la capacidad de clasificación que tenga su sistema de gestión cuando crea un registro de información.

Para ello, los criterios de clasificación pueden basarse en otra información que se puede conocer en el momento del registro de los datos o en un momento posterior. Por este motivo, hay que tener en cuenta que los criterios a aplicar en un proceso de clasificación se pueden definir de distintas formas:

• Criterios iniciales preestablecidos de forma fija o variable.  Son criterios que se definen en base a información disponible en el momento del registro de un documento (interno o externo) que agrupa un conjunto de datos de una transacción. Estos criterios pueden ser fijos o variables en función de que el valor final dependa o no del valor de otros elementos que configuran la estructura de análisis, como veremos posteriormente. A título de ejemplo, podemos decir que el criterio de imputación de la compra de gasóleo dependerá de si el centro de costes imputado es un vehículo comercial o es un camión de distribución de productos a clientes.  
• Criterios secundarios por repartos. Son criterios que se definen en base a información disponible con posterioridad al momento del registro de un documento (interno o externo) que agrupa un conjunto de datos de una transacción. Siguiendo con el ejemplo anterior, en el ejemplo del gasóleo, todas las compras dirigidas a un depósito surtidor de combustible, deberán ir inicialmente a un centro de costes genérico (surtidor de gasóleo) que posteriormente deberá repartirse entre todos los centros de costes que hayan consumido dicho combustible.

De acuerdo con el comentario anterior, la clasificación de la información se puede realizar de distintas formas:

• Clasificación en línea. Se trata de clasificar inicialmente los datos en el momento en el que van a ser almacenados. Esta situación se produce cuando los criterios de clasificación están preestablecidos de forma fija o variable. El problema de este tipo de imputación es que no se pueden registrar los datos de un documento hasta que no se clasifiquen adecuadamente sus datos, por lo que la tarea de registro depende de otros procesos ajenos a la función administrativa que se ejecuta para registrar un documento. Este sistema es útil cuando la clasificación de un dato es muy sencilla (básicamente intuitiva) y no exija una formación específica del personal.
  
  
• Clasificación post registro. Este tipo de clasificación se utiliza normalmente para modificar la clasificación analítica inicial a partir de un reparto secundario que tiene en cuenta otros criterios más complejos. No es útil en la clasificación inicial de los registros (ya que exigiría un doble trabajo de registro) a no ser que exista una norma general de clasificación en bloque que pueda automatizarse. Este suele ser el caso habitual de las facturas de venta, etc.

La capacidad analítica que tenga un sistema de gestión ERP depende en gran medida de que contemple todas las consideraciones que hemos comentado anteriormente en cada una de las situaciones en las que se crean registros de datos relevantes para mejorar el conocimiento del funcionamiento de la empresa. También es importante la base de datos que se utilice, ya que los procesos de clasificación se pueden realizar a través del lanzamiento de “triggers” sin necesidad de modificar los programas de software.

A continuación vamos a proponer una estructura de clasificación analítica que nos ha sido muy útil en muchas implantaciones, y que es igual de válida en procesos sencillos o complejos, ya que cada empresa puede adaptarla a sus propias necesidades.

Propuesta de clasificación analítica.

Nuestra propuesta, sobre una estructura de análisis, trata de ser un planteamiento general pero completo, para que cada empresa decida qué parte le puede ser útil, ya que su estructura guarda una relación piramidal en base a una organización jerárquica, lo que posibilita un análisis multidimensional en base a los requerimientos básicos de sus decisiones.

La estructura general, en base a la cual deberían de clasificarse todos los datos de una organización son:

• Empresa. Requiere una imputación manual o automática.
• Centro de trabajo. Requiere una imputación manual o automática.
• Centro de costes. Requiere una imputación manual o automática.
• Tipo de proceso (Compras, ventas, etc.). Este campo suele ser siempre un campo que se calcula de forma automática.
• Concepto Analítico. Se trata de concepto del gasto o ingreso y siempre lleva asociado una cuenta contable para su cuadre entre finanzas y analítica. Requiere una imputación manual o automática.
• Importe. Requiere una imputación manual o automática.
• Descripción del registro. Este campo suele ser siempre un campo que se calcula de forma automática, a excepción de que la imputación sea manual.  
• Externo/Interno. Determinación si es un recurso externo o interno de la empresa. Este campo suele ser siempre un campo que se calcula de forma automática.
• Tipo de imputación. Diferencia si es una imputación directa o un reparto secundario a esta estructura de costes. Este campo suele ser siempre un campo que se calcula de forma automática.

Los elementos de la estructura que hemos resaltado en negrita (5 elementos)  son datos que normalmente van a requerir una imputación manual o se pueden calcular automáticamente de forma sencilla (predefinida). Todos los demás elementos se suelen deducir por el valor del resto de los campos señalados.

A partir de la estructura definida, se puede establecer un sistema de relaciones lógicas que se pueden dar en la empresa, por lo que seremos capaces de identificar las relaciones de imputación ilógicas que no estén contempladas en este sistema de relaciones al que se suele llamar “reglas de negocio”, “cerebro transaccional”, etcNuestra experiencia nos ha demostrado, que 6 meses después de la implantación de un sistema de este tipo, somos capaces de identificar muchos errores que se producen a nivel administrativo y también situaciones atípicas que no se han resuelto de acuerdo a los criterios de clasificación preestablecidos.

La idea final es que todos los datos que se clasifiquen según esta estructura analítica den lugar a un nuevo fichero que se calcula en 2 fases:

• Una primera fase consistiría en la imputación en el sistema de contabilidad analítica estandard, que se calcula de forma manual o a través de procesos automáticos de contabilización de documentos.
• Una segunda fase que consistiría en:
• Detalle de todos los registros incluidos en contabilidad financiera en su detalle analítico en base a sus documentos originarios en un nuevo fichero de desgloses analíticos.
• Cálculo de costes internos
• Cálculo de repartos  
• Una tercera fase de control de las partidas conciliatorias entre la contabilidad financiera y el sistema de información analítico.

Como el ERP ayuda a clasificar la información para la toma de decisiones. 

Como hemos comentado anteriormente, el ERP es el sistema de información más habitual que recoge todos los datos de los procesos que ejecuta una empresa. Para que cualquier ERP tenga una mínima capacidad de análisis interno, requiere lo que se suele llamar contabilidad analítica. Esta utilidad es práctica en aquellas empresas en la que las necesidades de clasificación sean muy sencillas y no requieran repartos.

Cuando los requerimientos de imputación analítica son más complejos y pueden requerir sistemas de repartos, la contabilidad analítica que ofrecen los softwares de gestión suele ser deficientes y se necesita desarrollar un tratamiento de datos más enriquecido a través de las características del propio ERP y de la base de datos que utilice.

Lo que determina la potencia o capacidad analítica de un software de este tipo es la posibilidad de poder asignar a cada registro de información los campos que componen la estructura analítica, de tal forma que los formularios de todos los procesos de gestión de los diferentes módulos de un ERP deben contemplar esta casuística. A partir de aquí, la elaboración de cualquier proceso de reparto o reasignación analítica se puede establecer a partir de las utilidades que nos ofrecen la bases de datos, por lo que no supondrá la modificación de los programas de gestión.

Conclusiones

Crear un sistema de información eficaz para la toma de decisiones de una empresa requiere, tanto el tratamiento adecuado de los datos, como la presentación de la información elaborada.

Para el primer requerimiento, “el tratamiento adecuado de los datos”, los sistemas ERP pueden ser la mejor opción siempre y cuando nos permita clasificar los datos que genere en base a la estructura analítica que determine la empresa.

Para el segundo requerimiento, “la presentación de la información elaborada”, los sistemas BI (Business Intelligence) integrado a un ERP es la mejor opción porque nos posibilita  el análisis dinámico de la información (como ejemplo las tablas dinámicas de Excel) en base a las distintas dimensiones que aportan valor en la toma de decisiones.

En general son pocas las empresas que acometen un proyecto de este tipo, y precisamente es este unos de los pilares que alimenta su capacidad competitiva en el mercado gracias a la mejora del conocimiento del funcionamiento de su empresa en tiempo real.

Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:

• CONSEJO 3, ANALIZA LA GESTIÓN DE ALMACÉN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
  
• CONSEJO 1, ANALIZA LA GESTIÓN DE ARTÍCULOS ANTES DE ELEGIR TU ERP

y si quieres conocer una herramienta de ERP:

• expert ERP