5 BENEFICIOS Y 4 PASOS PARA IMPLEMENTAR LA GESTIÓN POR PROCESOS (BPM)

La gestión por procesos de negocio o Business Process Management (BPM) es un conjunto de métodos, técnicas y herramientas que tiene como fin ayudar a manejar las crecientes complejidades en las organizaciones, eliminando ineficiencias, mediante el enfoque hacia una metodología de Mejora Continua del Proceso . BPM ayuda a los líderes de las organizaciones a alinear los procesos de negocio que se ejecutan en la compañía a sus objetivos estratégicos y las necesidades del consumidor.

Beneficios de la gestión por procesos

Incremento de la productividad

BPM puede ayudar a aumentar la productividad identificando y reduciendo las ineficiencias de tu compañía. Un ejemplo claro de este incremento es Adidas, que adoptó tecnologías BPM para reducir el tiempo de retraso entre la realización de un pedido en la web por sus clientes y la recepción de las peticiones en su sistema. Esto llevó a que los pedidos se gestionasen más rápido y de manera más eficiente.

1.- Identificación de nuevas necesidades del cliente

Las empresas exitosas deben ser receptivas. Deben ser capaces de reconocer las necesidades de los clientes y reaccionar rápidamente. Esta es otra área donde una estrategia BPM exitosa puede ser crucial. La forma en que vemos la gestión de procesos ha cambiado, ahora están cada vez más centrados en el cliente y menos centrados en la productividad. En lugar de preocuparnos por cómo mejorar los procesos para sacar un producto u ofrecer un servicio de manera más rápida, queremos mejorar los procesos para satisfacer mejor las necesidades de nuestros clientes.

Esto tiene un impacto directo en las métricas, como la satisfacción del cliente y la retención. Una buena solución de gestión por procesos de negocio nos permitirá anticiparnos a estas necesidades a ofreciéndonos indicadores de gestión.

2.- Mayor competitividad

Si no estamos al día, no podremos hacer frente a nuestros competidores y eso puede abocar a nuestra compañía al fracaso. Cuando nuestros procesos son repetitivos e ineficientes, producen pérdidas continuas de tiempo y dinero. Este tiempo dedicado a eliminar desperdicio, es tiempo que no utilizamos

para centrarnos en la investigación o el desarrollo, factores que nos permiten hacer frente a la competencia. Cuando los procesos son fiables y eficientes, nuestro negocio tendrá más recursos para dedicar al crecimiento, desarrollo e innovación.

3.- Estandarización de todos los procesos de la compañía

Es importante que nuestra empresa tenga un plan estratégico claro sobre su funcionamiento. BPM puede ayudarnos a estandarizar los procesos de nuestra empresa. Cuando los procesos no están estandarizados, todo es más difícil y confuso. Una vez que los procesos se han estandarizado, se es mucho más fácil mejorarlos en el futuro.

Cuando tenemos procesos estandarizados, podemos comenzar a programar esos procesos para que se ejecuten en el momento en que sean necesarios. Los procesos de estandarización nos ayudan adelantarnos a los eventos de nuestro propio negocio.

4.- Mejora de la comunicación entre departamentos

Es crucial que todos los departamentos de nuestra compañía tengan un objetivo común. BPM ayuda a mejorar la colaboración entre departamentos, lo que brinda enormes beneficios a la empresa. Sin una correcta gestión de procesos de negocio, las diferentes áreas de negocio pueden desconocer por completo cómo interactúan los procesos en los que intervienen con otras áreas.

Esto sucede de dos maneras. Primero, durante la fase de mapeo y estandarización de procesos, las diferentes áreas de negocio deben comunicarse con el fin de identificar los procesos que realizan de manera conjunta, determinar dónde existen redundancias y compartir información y experiencias para mejorar el proceso. A continuación, se fomenta esta colaboración a medida que se siguen implementando las estrategias creadas a través de la gestión de procesos empresariales.

Los pasos para su implementación

Los principales pasos para una correcta implementación de la gestión de procesos de negocio son:

Análisis y planificación. Durante esta etapa definiremos los procesos involucrados en nuestra compañía, determinaremos métricas para cada proceso, estableceremos objetivos e identificaremos indicadores de rendimiento (KPI´s).
Diseño y descripción de procesos. Es la parte más importante. Necesitaremos estructurar detalladamente los procesos, dividiéndolos en tareas, subtareas, asignando responsables, fechas de compromiso, conexiones con otros sistemas, etc. Finalmente, obtendremos un conjunto de documentos en forma de requisitos técnicos para su desarrollo.
Desarrollo. En esta etapa se convierte la descripción detallada del sistema en una aplicación. Para ello se hará uso de un software específico (BPM) en el que se modelará el proceso.
Análisis de resultados. El análisis puede comenzar antes o después de completar el proyecto. Es decir, durante las pruebas operativas (testeo) o durante la producción. La implementación de un sistema BPM no muestra resultados inmediatos. Lograr los objetivos planificados puede llevar meses o años, es por ello que debemos preparar ciertas herramientas para analizar los resultados del proyecto.

Es necesario realizar pruebas operativas y recibir la aprobación de los usuarios. Sin su apoyo, el sistema nunca funcionará. Es recomendable documentar el nuevo sistema para que pueda usarse y desarrollarse en el futuro. Por último, proporcionaremos herramientas para el monitoreo automático o semiautomático de los KPI definidos en el primer paso.

plazos implementacion BPM

Conclusiones

Lo que no se puede medir, no se puede mejorar y entender qué beneficios puede ofrecer un sistema de gestión por procesos de negocio es el primer paso hacia una nueva etapa en la empresa, donde la optimización de procesos ahorrará costes, impulsará la productividad y la hará más competitiva.

Al completar todos los pasos principales descritos en este artículo, podremos lograr resultados sobresalientes en la implementación de un sistema BPM. No debemos olvidar que la parte más importante y a la vez más complicada de todo este proceso de implementación es el diseño y estructuración del proceso, ya que para poder completarla de forma efectiva vamos a tener que extraer información de todas las áreas de nuestra compañía.

Como dijo Eric Austvold, analista de la firma AMR Research, "La gestión por procesos de negocio es muy parecida a verter cemento líquido. Al verterlo es fluido y pueden hacerse cambios en él. Pero una vez que fragua, se convierte en hormigón y obliga a las compañías a adoptar formas específicas de hacer negocios”.