*
Pensar en la mejor manera de asegurar que vamos a servir nuestros pedidos a tiempo nos lleva a enfocar nuestros esfuerzos en revisar o mejorar los procesos de expedición. En realidad, la capacidad que nuestra compañía tiene de servir o no todos sus pedidos a tiempo es multifactorial, la expedición o el picking tan solo es un punto más para tener en cuenta.
*Photo by Han Chenxu on Unsplash
Si de verdad hemos detectado un problema de fechas y estamos decididos a mejorar nuestros compromisos de entrega debemos dirigir nuestra atención a los recursos con los que contamos para gestionar la cadena en general y no atender sólo a uno de sus puntos en particular, aunque este sea un punto crítico. Por ejemplo, si la causa del incumplimiento de plazos de entrega es la falta recurrente de existencias en stock de producto terminado, provocada a su vez por la continua escasez de materia prima debida a la irregularidad en el abastecimiento por parte de algún proveedor, podremos poner medios y mejorar todo lo que deseemos los procesos de expedición, pero no conseguiremos que el problema de retrasos desaparezca ya que no estamos atacando la causa raíz del problema, es decir, la falta de regularidad en el abastecimiento.
Para lograr servir nuestros pedidos a tiempo debemos revisar todos los procesos y parámetros que afecten a la totalidad de eslabones de nuestra cadena de suministro, no sólo a los del final de la cadena.
1.- Debemos establecer una jerarquía de mando estructurada
El funcionamiento de la cadena de suministro se sustenta en su estructura de mando. Una estructura disciplinada y bien organizada donde cada eslabón conoce sus funciones y dónde empieza y acaba su papel, permitirá la implantación de procesos definidos, estructuras de funcionamiento sólidas y la planificación de las diferentes áreas de actuación y mejoras logísticas. Ayudará en la resolución de conflictos, permitirá optimizar tiempos y facilitará el flujo de información que son las bases para una buena organización sea cual sea el departamento.
Sin una buena organización jerárquica resultará casi imposible cualquier intento de planificación de la cadena de suministro o de cualquiera de sus áreas funcionales, lo que dificultará en gran medida la eficacia de todos sus procesos incluidos la expedición e inevitablemente desembocará en un incumplimiento reiterativo de los plazos de entrega.
2.- Analicemos nuestro lead time
Es lógico que para poder servir pedidos a tiempo debamos conocer con exactitud en cuanto tiempo somos capaces de producirlo y/o servirlo.
Conocer con precisión el tiempo que transcurre desde que iniciamos un proceso de producción hasta que se completa con la entrega en el cliente resultará de vital importancia para poder servir los pedidos a tiempo ya que de ello depende la fiabilidad del compromiso en cuanto a fechas de entrega que somos capaces de cumplir.
3.- Tengamos siempre en cuenta la previsión de la demanda
Previsión versus reacción.
Anticiparse a la demanda supone anticiparse a los picos de producción que serán necesarios en el futuro, al stock necesario, a los recursos que se precisarán y al personal necesario para llevar a cabo las operaciones que se precisen. Una buena previsión ayuda a afrontar con eficacia y eficiencia las variaciones de la demanda, reduce stocks, aumenta la rotación y mantiene el buen funcionamiento de las operaciones incluso en los momentos de picos de actividad.
Una empresa que cuente con una buena previsión de la demanda cuenta con una cantidad de información vital que le permitirá adaptar con anticipación su capacidad de respuesta ante variaciones puntuales del mercado.
La estimación de la demanda futura permite anticiparse, planificar y, por tanto, proveerse de los recursos necesarios para que, aunque la demanda cambie, no se altere el cumplimiento de los plazos de entrega. Algo que por desgracia es habitual en empresas que, ante la falta de previsión, sólo pueden reaccionar ante los picos de la demanda incumpliendo sus tiempos de entrega habituales.
4.- Tratemos de evitar las incidencias del transporte
No sólo debemos evitar los retrasos típicos por incidencias en ruta o por pérdidas no justificadas. Debemos trabajar para no cometer errores que, aunque hagan llegar la mercancía a su destino lo hagan en condiciones que generen un rechazo en la entrega. Hablamos de evitar una mala carga, una deficiente manipulación, un mal trincado o incidencias en la descarga que provoquen deterioros en el producto y obliguen a su rechazo y devolución. Lo que supondría de facto un retraso y por tanto un incumplimiento de plazos.
5.- Vigilemos los indicadores
Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede gestionar. Si no sabemos dónde estamos ni hacia dónde queremos dirigirnos será imposible trazar un camino. Alcanzar un objetivo claro, como cumplir eficazmente con los plazos de entrega, pasa por expresar numéricamente tanto nuestra situación actual o punto de partida como su progreso o avances (o retrocesos) hacia el objetivo a alcanzar. Este es el papel fundamental de los indicadores.
Gracias a un buen sistema de gestión de almacenes SGA podemos crear alertas en nuestros indicadores para que el software nos avise si ocurren discrepancias que superen cierto umbral. De esta manera no es necesario mantener una atención constante sobre ellos ya que será el software el que realice dicha función recalculándolos en tiempo real conforme avanza la actividad empresarial. Algunos de los indicadores que nos ayudan en la entrega de pedidos a tiempo son:
- % de entregas a tiempo respecto al total de entregas – es conveniente conocer exactamente en qué punto de eficacia nos movemos con respecto a nuestras entregas. También será conveniente calcular el porcentaje de entregas a tiempo y sin incidencias respecto al total de entregas para poder controlar nuestro nivel de servicio.
- % de envíos no planificados o urgentes respecto al total de envíos – Conocerlos será útil para separar este tipo de pedidos de los habituales y no empañar el resultado del cálculo de otros indicadores ya que este tipo de envíos urgentes no son (o no deben ser) los habituales de nuestra forma de proceder y pueden desvirtuar la visión general de la situación real de nuestros envíos. Necesitamos poder conocer prioritariamente la realidad de nuestro funcionamiento habitual y no tanto de situaciones puntuales o extraordinarias.
- % de envíos por pedido – se trata de controlar y evitar los backorders por falta de stock en alguna o algunas referencias solicitadas en un pedido. Cuando un pedido no puede servirse totalmente en plazo por una falta en una referencia automáticamente se genera un backorder, un pedido nuevo que queda pendiente hasta tener stock de dicha referencia y que se servirá en cuanto haya stock disponible para hacerlo, pero en un envío aislado diferente. Estos backorders incumplen el plazo de entrega del pedido original y generan envíos extraordinarios que debemos prevenir y evitar.
- Cobertura actual – relacionado con el anterior nos permite conocer de antemano cuántos días de consumo tenemos cubiertos con el stock actual. Se debe calcular para una demanda media en un período temporal determinado. Esto nos ayudará a anticiparnos, a planificar las operaciones necesarias para mantener niveles de stock adecuados evitando roturas de stock y retrasos de entrega por esta causa.
Conclusiones
El profundo conocimiento de todos los procesos implicados en la entrega es la mejor herramienta que tenemos a nuestra disposición para poder garantizar la entrega a tiempo de nuestros pedidos. Para servir los pedidos a tiempo, no debemos fijar nuestra atención tan solo en los últimos eslabones sino en la totalidad de la cadena de suministro, un problema de plazos puede tener su origen en el abastecimiento y no en la expedición. El uso de la tecnología como un sistema SGA resultará de vital importancia para recabar los datos que se van generando por la actividad empresarial y transformarla a posteriori en información útil que podremos utilizar para determinar cuáles son los plazos a los que podemos comprometernos. Nos permitirá conocer nuestros tiempos de procesos y los de nuestros colaboradores de forma precisa para no caer en compromisos basados en la buena intención o en lo que sería deseable, más que en la precisión de los datos.
Prestemos también atención a detalles importantes como las incidencias en el transporte y los retrasos vinculados a ellas por incumplimientos, pérdidas o deterioros.
Será importante anticiparnos a los picos de la demanda realizando buenas previsiones que nos preparen para asignar los recursos necesarios allí donde se necesiten de manera que estemos preparados para seguir cumpliendo nuestros plazos habituales de entrega. Al mismo tiempo, vigilando nuestros indicadores de servicio podremos conocer nuestro estado actual y decidir los objetivos a lograr, es decir, iniciar el camino de la mejora continua para acortar estos plazos lo que nos conferirá una clara ventaja competitiva.
Todo ello podremos llevarlo a cabo si tenemos una cadena de suministro sólida y bien organizada, que facilite el trabajo y el flujo de información y que esté sustentada en una estructura jerárquica bien definida que actúe con agilidad y diligencia sobre la aceptación, validación y ejecución de nuestros pedidos.
Gracias al esfuerzo y dedicación, al apoyo tecnológico, a la mejora continua y a un entorno de trabajo bien organizado conseguiremos que todos nuestros pedidos lleguen a tiempo. Centrar la logística en el cliente es fundamental para conseguir una “positive customer experience”.
También te pueden interesar...
