6 ALERTAS DE PROBLEMAS EN ALMACÉN

Debemos estar atentos a las alertas que el propio almacén nos indica con relación a su mal funcionamiento. Igual que las personas, un almacén muestras los síntomas de los que adolece antes de que estos empeoren y hagan que el tratamiento de la enfermedad deba ser más agresivo. Como en medicina, el diagnóstico precoz mejora el pronóstico y es la clave para controlar a tiempo estos síntomas que, de no tratarse, pueden acabar derivando en una enfermedad grave.

El almacén hace mucho que dista de ser una especie de cajón desastre donde se amontonan multitud de enseres a la espera de ser necesarios en algún momento. El almacén es un eslabón fundamental de la cadena de suministro y una pieza fundamental en la propuesta de valor de la empresa. Resulta ser de especial relevancia para proporcionar un óptimo servicio al cliente y ganarnos su confianza. Curiosamente el buen funcionamiento del almacén es uno de los principales responsables de que la experiencia de compra sea satisfactoria y, al mismo tiempo, una mala gestión del stock pone en serio peligro la fidelidad del cliente y echa por tierra todos los esfuerzos previos que se han realizado para conseguirla.

Problemas en almacén con la planificación de necesidades o de aprovisionamientos

1.- Desabastecimientos o exceso de inventario

En ocasiones la falta de información fiable y/o en tiempo real puede provocar roturas de stock que desabastezcan a producción y almacén, como excesos innecesarios de inventario.

El cálculo de necesidades con información incompleta de los pedidos en curso, las órdenes de fabricación pendientes, de los niveles actuales de stock, errores de inventario en los WIP, stocks en reprocesos, inventarios en procesos externos, imprecisiones en los cálculos del consumo de materias primas en especial las que son compartidas por varios procesos de fabricación, etc. tienen varios efectos comunes: el desabastecimiento repetitivo de las misma referencias o procesos, multitud de pedidos urgentes reiterativos, la sensación permanente de que todos los pedidos deben lanzarse con urgencia para evitar la constante sombra de la parada de producción, acumulaciones de materias primas y componentes que quedan en cola durante un tiempo demasiado prolongado, fabricaciones innecesarias para aliviar el exceso de ciertos WIP o de ciertas materias primas o componentes, etc.

Si todos estos desajustes y variaciones aleatorias resultan persistentes, es decir, que nos obligan a dedicar más tiempo a resolver que a prevenir, debemos considerarlos como alertas claras que nos advierten de la existencia de una mala planificación de necesidades normalmente provocada por falta de medios para llevarla a cabo.

2.- Variaciones bruscas de la actividad en almacén

Períodos de tiempo con exceso de movimientos, seguidos de períodos de inactividad que se suceden sin razón aparente, pueden ser un aviso de una deficiencia en la planificación de necesidades en diversos puntos de la cadena de suministro.

Los períodos de inactividad pueden venir originados por desajustes en el cálculo de necesidades ya que podemos no fabricar o no comprar aquello que se necesita en el momento se necesita y por tanto la necesidad va acumulándose hasta que la planificación de compras lo detecta o la programación de fabricación lo resuelve y entonces, como una presa excesivamente llena que revienta, los pedidos empiezan a caer en cascadas descontroladas saturando todos los recursos que disponibles en el almacén. Esto provoca periodos de saturación de duración indeterminada. Estos aluviones de actividad, al no estar respaldados por una buena planificación pueden dar de nuevo con roturas de stock. Claro, al ver aumentar la disponibilidad de referencias necesarias y ante la posibilidad de nuevos períodos de carencia, la estrategia comercial suele ser la esperada: el exceso de pedidos lanzados con el objetivo de no perder la oportunidad y abastecer los stocks de los clientes. Este nuevo exceso de actividad comercial, paradójicamente y por la falta de planificación adecuada de necesidades, pueden llegar a romper de nuevo el stock lo que provocaría que de nuevo se detengan los pedidos y el ciclo se retroalimente para comenzar de nuevo.

Problemas con la eficiencia en trabajos internos del almacén

3.- Alertas por errores en procesos

Un problema repetitivo de roturas o faltas en pedidos puede ser una alerta de un mal funcionamiento de la cadena en general.

Por ejemplo: un problema de faltas en los pedidos puede llevarnos a pensar que el proceso de picking está fallando. El problema de picking puede desvelar un problema de desabastecimiento repetitivo por falta de reposición de alguna de sus ubicaciones. Este problema de reposición puede deberse a graves problemas de localización de referencias en el almacén que impidan reponerlas a tiempo y a su vez este problema de localización puede llevarnos a detectar que tenemos un serio problema de mala identificación de referencias en el proceso de entradas.

4.-Uso de hojas de cálculo

Una alerta de deficiencias potencialmente serias en la gestión de la información.

El uso de hojas de cálculo en un almacén, aparte de ineficiente, no es sino una muestra de las carencias que tiene nuestro sistema. Este uso indiscriminado de multitud de hojas de cálculo para resolver asuntos que debería tratar nuestro sistema es una alerta clara y fácilmente detectable de la existencia de problemas de gestión de la información del sistema empleado en el almacén.

5.- Falta de espacio, recorridos desorganizados, trazabilidad interrumpida.

Todos son alertas que nos avisan de un mal funcionamiento en general o en diferentes puntos de nuestro almacén. La falta de espacio suele indicar problemas en la planificación de compras o de estrategia comercial, en definitiva, un desajuste en el flujo de mercancías. Los recorridos desorganizados o excesivamente largos ralentizan los procesos aguas abajo de la cadena en almacén y pueden estar anunciando problemas en la ubicación de las referencias.

Si en nuestros procesos internos perdemos la trazabilidad o ésta se ve interrumpida o comprometida (debido por ejemplo a mezclas de referencias procedentes de lotes distintos) debemos replantearnos nuestro sistema de seguimiento ya que no se ajusta a nuestras necesidades o peor aún, a las de nuestros clientes. Los fallos de trazabilidad son al mismo tiempo causa y alerta de múltiples problemas financieros y de gestión y advierten de una falta de sistemas de apoyo tecnológico en nuestro almacén.

6.- SGA mal configurado

Los problemas de configuración son especialmente importantes porque suelen crear una imagen completamente equivocada de la eficacia y eficiencia del sistema. La persistencia de problemas que el sistema debería resolver y sin embargo no resuelve, normalmente es una alerta de la existencia de errores humanos cometidos sobre el sistema y no necesariamente de un mal funcionamiento de éste. Podemos verlo mucho más claro con el ejemplo siguiente que, aunque muy resumido, está basado en un suceso real.

Imaginemos un almacén regulador de producto terminado de una cadena de producción donde las entradas de almacén provienen de los contendores de productos terminados que van fabricándose. Producción identifica con etiquetas Odette cada contenedor. Almacén, para el control de entradas, utiliza un lector de código de barras con el que escanea cada etiqueta Odette. Sin embargo, cada vez que se hace un recuento aleatorio de inventario, algunas existencias descuadran. Y lo que es peor, a veces el error no descubierto a tiempo llega al cliente con lo que se observa que el nivel de servicio no mejora. ¿Qué está sucediendo? ¿Es el SGA ineficaz? De ninguna manera.

Por una parte y gracias al propio software se descubre que el problema suele repetirse en referencias que a simple vista eran muy similares. En este caso eran piezas casi idénticas destinadas al montaje en lados opuestos de un automóvil y fabricadas a la vez.

Por otra, una sencilla entrevista con un operario de entradas desveló que no todas las capturas de Odette devolvían un ok. Es decir, en la base de datos del SGA no estaban introducidos el 100% de los códigos de barras identificativos de las piezas. Así, aunque el operario leyera la etiqueta, el sistema no devolvía una comprobación porque no tenía nada contra qué comparar.

Las piezas afectadas por esta falta de código eran las que estaban provocando el descuadre ya que, ante esta situación, el operario obviaba el control del SGA y realizaba la entrada y la ubicación a mano y por tanto cometía errores de identificación visual y de ahí los descuadres y su repercusión en el nivel de servicio.

Un problema de configuración que puede llevarnos a pensar equivocadamente en un funcionamiento del SGA ineficiente.

Conclusiones

El almacén tiene diversas formas de comunicarnos que algo no funciona correctamente y detectar así los problemas en almacén. Habla su propio idioma y estamos en disposición de aprenderlo rápidamente con una capacidad que todo ser humano dedicado a la mejora de procesos posee: la capacidad de observación. Grandes acumulaciones de existencias injustificadas, desabastecimientos recurrentes que conllevan variaciones de actividad demasiado pronunciadas cuando el trabajo debe seguir una trayectoria más bien lineal, son síntomas evidentes de causa no tan evidente. Sin embargo, servir pedidos incompletos, problemas en el picking, en las entradas, etc. o el uso excesivo de hojas de cálculo para suplir carencias del sistema son los más fáciles de detectar y quizá de resolver.

Existen otras señales de carácter más general como es la falta de espacio, entramados recorridos internos, falta de trazabilidad o problemas persistentes que deberían estar solucionados por el SGA y que sin embargo se resisten a desaparecer, que nos advierten de que algo está ocurriendo y que puede no limitarse a un solo proceso o eslabón de la cadena.

Cada alerta tiene una causa, cada causa deviene en un problema y cada problema requiere soluciones tempranas que mejoren la gestión y la salud de nuestro almacén.