6 CONSEJOS PARA REDUCIR EL TAMAÑO DEL ALMACÉN

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Un exceso de inventario trae consigo consecuencias nada deseables como el aumento de los costes financieros, ya que la inversión generada en el almacén se queda estancada en nuestras estanterías sin generar flujo de capital ni rendimiento. Los excesos de mercancías corren mayor riesgo de deterioro y obsolescencia además de consumir recursos valiosos como el espacio o necesaria dedicación de la mano de obra.

*Photo by Sikai Gu on Unsplash

En cuanto pensamos en excesos de inventario pensamos en un mal desempeño de la política de compras y no andamos desencaminados. Es evidente que uno de los departamentos que mayor repercusión tiene en este sentido es el de compras. Pero la descoordinación entre departamentos también puede generar sobre stock de mercancías. Una mala comunicación o coordinación de acciones entre diferentes áreas de negocio como compras, almacén y ventas puede generar excesos de stock muy rápidamente.

El trato y relación que tengamos con nuestros proveedores también influirá directamente en nuestros niveles de stock. Un proveedor que acorta plazos, reduce lotes y mantiene una regularidad fiable de sus entregas evita de forma muy notable y eficiente que nosotros tengamos que acumular mercancías para protegernos ante sus imprecisiones.

Son variadas las causas que nos pueden llevar a acumular un exceso de inventario, pero existen acciones que podemos tomar para evitarlo y en el caso de que ya se haya producido, para reducirlo, veamos algunas de ellas.

1.- Cambiar la relación con nuestros proveedores

Necesitamos involucrar a nuestros proveedores en la solución de nuestros problemas, y para ello:

• Seleccionando proveedores y/o valorando los ya existentes.
  Cuando pensamos en selección o valoración de proveedores, casi de forma automática pensamos en el criterio único del precio. Pe ro si nuestra intención es aumentar la rotación de nuestro stock para reducir su tamaño, la realidad es que debemos basar nuestra selección no solo en el precio sino también en otros factores muy importantes. Estos factores varían mucho de una empresa a otra ya que dependen tanto del tipo de referencia que suministran los proveedores, como de los requerimientos particulares de cada empresa respecto al proveedor en cuestión, pero en líneas generales podemos hablar de:

1. Lead time: por referencia y de media. Es decir, el tiempo que transcurre desde que lanzamos la orden de compra hasta que efectivamente recibimos el pedido.
2. Fiabilidad: o eficacia en el cumplimiento de las fechas de entrega prometidas.
3. Calidad de sus productos: de nada sirve que cumpla en lo anterior si vamos a tener que rechazar varias referencias o lotes por falta de calidad.
4. Precio.
5. Capacidad de reacción: ¿es nuestro proveedor capaz de reaccionar al ritmo que necesitamos ante aumentos de la demanda inesperados? O al revés ¿está dispuesto a asumir nuestros excesos de stock cuando la situación sea la contraria por ejemplo al final de un período de estacionalidad?

• Integrando al proveedor en nuestra cadena de suministro.
  Una vez realizada la valoración anterior debemos dar un paso más estableciendo un óptimo canal de comunicación que sea regular, efectivo y bidireccional. Escuchar y que nos escuchen estableciendo planes estratégicos comunes con objetivos claramente definidos por y para ambas partes. Por ejemplo, si tenemos un proveedor geográficamente próximo podríamos tratar de establecer junto con él, una estrategia de suministro JIT para algunas referencias.
  
  Pero no solo eso, el proveedor puede intervenir directamente en el diseño del producto, puede integrarse en proyectos de innovación y mejora de procesos y participar activamente en la planificación del suministro.
  
  Si tenemos en cuenta que una de las razones más habituales para acumular stock es la función de protección que ejerce con respecto a posibles incidencias y variaciones del suministro, cambiar nuestra política de actuación con respecto a nuestros proveedores a una integración fructífera y eficaz conseguirá exactamente el efecto contrario en nuestros niveles de stock, es decir reducirlos.
  
  Si contamos con proveedores que asuman como propios nuestros criterios de calidad en origen, con plazos de entrega regulares, ajustados y fiables, con capacidad de respuesta ante variaciones de nuestra demanda o ante las incidencias de mayor repercusión, no necesitaremos acumular días de stock adicionales que sólo existan con el único objetivo de cubrir todos esos tiempos por retraso que no van a suceder.
  
  Si además en algunos casos nuestros proveedores cuentan con capacidad para servirnos en JIT en el punto de uso, estaremos trabajando a stock cero con algunas referencias que antes debíamos acumular en nuestros almacenes. Y si conseguimos que participen activamente en la mejora de procesos y diseño de productos, conseguiremos que muchos de los almacenes intermedios se reduzcan o desaparezcan por mejoras en el diseño conjunto de algunas referencias. Por ejemplo, imaginemos una pieza de matricería que debe soldarse con otra en nuestras instalaciones cuando es posible que uno de nuestros proveedores, con ligeros cambios de diseño, fabrique ambas como una sola pieza en origen, etc...

2.- Evitar los stocks a consecuencia de incidencias internas.

Es bastante habitual acumular stock a causa de incidencias internas normalmente producidas por defectos en procesos no tecnológicos. Comprar para protegernos ante “pérdidas” en el almacén no resueltas a tiempo, por ejemplo, una referencia de la que deberíamos tener stock no se localiza y en consecuencia lanzamos una orden de compra urgente, el proveedor rápidamente responde y nos envía más referencias, cuando ya hemos repuesto nuestro stock, reaparecen, es decir, se localizan las referencias perdidas.

También sucede algo similar ante incidencias por altas mal ejecutadas, nos referimos a referencias adquiridas dos veces porque en la recepción se dio mal el alta por confusión con otra. Esto es habitual con referencias físicamente parecidas en almacenes con escaso nivel tecnológico y procedimientos de gestión no fiables.

3.- Valorar adecuadamente las ofertas

También es habitual acumular stock simplemente a “golpe de rappel” o para aprovechar ofertas flash. Esto nunca es aconsejable si no tenemos claros nuestros costes por día de stock, ya que podemos caer en la trampa de ser el almacén que asuma los costes de stock de un proveedor que sí los tiene claros.

4.- Mejorar la organización interna.

La desorganización interna de una empresa provoca acciones de compra masiva y a destiempo sólo como prevención ante situaciones que nos generan estrés o han tenido consecuencias desagradables. Por tonto que pueda parecer, a veces se compra masivamente sólo por no recibir una reprimenda excesivamente dura por haber sido responsable alguna vez de una rotura de stock.

En entornos poco organizados se castiga con demasiada frecuencia la rotura de stock, pero no el sobre estocaje solo porque las consecuencias de la primera son sobre el cliente y las de la segunda, en la mayoría de los casos, desconocidas por no medirse.

5.- Eliminar los obsoletos y evitar que se generen.

Las referencias obsoletas son referencias que nunca van a tener una salida comercial. No tiene sentido acumularlas sin objetivo alguno ya que van a sufrir un deterioro progresivo por el simple paso del tiempo, van a seguir perdiendo valor y sin embargo siguen consumiendo recursos como el espacio o la mano de obra que podrían ser necesarios para referencias de alta rotación en épocas de demanda.

6.- Permitir la entrada de tecnología en el almacén.

La tecnología es la herramienta que nos va a permitir a corto plazo cambiar de rumbo con respecto a todos los factores que inciden en el aumento exagerado de nuestros niveles de stock. Un buen sistema SGA nos permitirá realizar una concienzuda y eficaz valoración de nuestros proveedores, averiguar cuál es el más fiable y cuyos plazos de entrega sean los más adecuados a nuestras necesidades y capacidades de stock. También puede ayudarnos a controlar los niveles de calidad que recibimos y desde luego a optimizar los recursos disponibles y nuestros procesos internos. Un SGA hace desaparecer las compras impulsivas anticipadas llevando a una gestión de compras más profesional con tomas de decisiones basadas en datos y no en evitarnos conflictos o en errores de entrada.

Gracias a la tecnología podemos controlar multitud de KPI’s gracias a que nos permite establecer alertas que nos avisen de los excesos en cualquier punto de la cadena de suministro, que puedan repercutir en un exceso de inventario. Gracias a la optimización de recursos, la fiabilidad de los datos, proveedores eficaces y la gestión profesional de las compras unidas a alertas que nos avisen de los excesos podremos marcarnos el objetivo de evitar que se generen obsolescencias. O podremos coordinar acciones que lleven a su pronta salida de nuestro almacén.

La gestión eficaz traerá consigo rotaciones más elevadas, incidencias menos frecuentes y por tanto niveles de stock mínimos sin correr un riesgo por roturas.

Conclusiones

Muchas veces utilizamos el stock como un escudo que nos proteja de todo mal interno o externo. En entornos poco organizados o de baja implantación tecnológica es casi una tendencia inevitable ya que cada agente con capacidad para alterar los niveles de stock puede actuar por separado para protegerse a sí mismo y por tanto aumentar los niveles de stock por su cuenta sin que medie control alguno. Esto unido a la falta de eficiencia de los procesos internos, el exceso incidencias por falta de eficacia y la desorganización del almacén acaban siempre con sobre stocks y obsolescencias que además de inevitables, llegamos a considerar como necesarios para el funcionamiento diario, cosa que no es nada cierta ni recomendable.

Gracias a la tecnología podemos gestionar eficazmente nuestros procesos internos e influir en los externos controlando que nuestras intervenciones son respetadas y ejecutadas acorde a nuestros requerimientos. Podemos valorar con precisión la conveniencia de una oferta determinada y el volumen de compra que sería el adecuado para tomar la decisión de aprovecharla o no.

Un sistema de gestión de almacén SGA puede ayudarnos a valorar a nuestros proveedores y a integrarlos en la medida de lo posible o conveniente a nuestra cadena de suministro. Coordinará las diferentes áreas de negocio que intervienen en la acumulación de stocks como son compras, ventas y almacén. Creará alertas que nos adviertan de los posibles excesos antes incluso de que se produzcan gracias a sus herramientas de previsión y nos ayudará a regular el flujo de mercancías para evitar acumulaciones innecesarias.

En definitiva, un buen software unido a una gestión adecuada de la información que éste proporciona permite prevenir y reducir excesos de inventario que realmente no necesitamos.

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