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Un sistema SGA ayuda a reducir los errores de almacén básicamente porque en gran medida elimina de la ecuación la causa del factor humano, es decir, aquello que lo provoca. Reduce el impacto de la acción humana justo en aquellos puntos donde esa acción es vulnerable y por tanto favorable a la comisión de errores. Además, la gestión de almacén basada en un SGA recopila y procesa datos para transformarlos en información útil, que nos sirva en cada momento para que podamos tomar siempre la decisión correcta y planificar acciones futuras. Quizá esto se entienda mejor con un ejemplo.
Pensemos en cómo se corregían las faltas de ortografía antes de la aparición de los procesadores de texto. Lo único con lo que contábamos era con la capacidad correctora humana, bien fuera releyendo nuestro propio texto varias veces, bien pidiendo ayuda a otros, pero en cualquier caso era una acción sujeta a errores. La consecuencia era que, incluso leyendo un periódico, podíamos hacer una recopilación extensa de erratas y faltas de todo tipo que habían escapado al control humano.
¿Qué ocurre hoy? Que los procesadores de textos utilizan los correctores ortográficos para eliminar de la ecuación las causas de aquellas imprecisiones humanas como el cansancio por la lectura prolongada o el nivel de conocimiento del idioma propio de cada individuo. ¿Eliminaron la acción y la toma de decisiones del individuo? De ninguna manera, pero lo asisten para realizar la misma labor en menos tiempo y con mayor precisión.
El corrector detecta el problema y nos sugiere varias alternativas de solución, es decir, recopila y nos brinda los datos necesarios para ayudarnos en la toma de decisiones independientemente de la extensión del texto. Es decir, nos hace mucho más eficientes y eficaces en la acción de corrección.
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Los errores más comunes en la gestión de almacén
Pues de la misma forma que un procesador de textos es mucho más eficiente y eficaz que nosotros a la hora de localizar un error y ayudarnos a corregirlo, una gestión de almacén guiada por un SGA resultará mucho más eficaz y eficiente, que una gestión tradicional basada en “el buen hacer” de sus operarios.
No solo eso, además contaremos con una ventaja adicional: en una primera fase el software nos ayudará en la detección del error y su solución, pero a partir de ahí nos ayudará a localizar su causa raíz evitando además que dicho error se repita en el futuro, es decir nos ayudará a prevenirlo.
Pero ¿cuáles con los errores de almacén más comunes cuando carece de SGA y que primero soluciona un software?
- Errores de inventario o de recuentos: son aquellos que tienen como consecuencia ajustes innecesarios de los niveles de inventario de nuestras referencias. Son de dos tipos:
- Errores en la cantidad: es decir, de simple conteo que aumentan o disminuyen equívocamente la cantidad de algunas referencias.
- Errores de identificación: es decir de aparición y desaparición de grupos enteros de mercancías que, o bien aparecen de la nada (es decir físicamente estaban ahí, pero nadie lo sabía) o bien desaparecen de repente (se cree que físicamente estaban ahí, pero a la hora de localizarlas físicamente se descubre que no están).
Es bastante frecuente en entornos sin un sistema SGA que referencias muy parecidas físicamente se confundan con otras y se den de alta o baja las unas por las otras por error. También suele ocurrir que se cuenten las mismas referencias varias veces y como resultado se den por buenos diferentes recuentos que en realidad son el mismo. Este tipo de errores suelen permanecer ocultos hasta que es demasiado tarde.
Esta falta de precisión en la cantidad y tipo de referencia también afectará al funcionamiento de otros departamentos estrechamente relacionados con almacén, por ejemplo, compras.
- Errores de compras: la función de compras se basa en la precisión de los niveles de inventario, por lo que, las consecuencias de sus decisiones, estarán determinadas por la calidad de la información que maneje. Su misión principal es mantener los niveles óptimos de inventario de todas las referencias evitando sobre stocks o roturas. Por tanto, si compras no cuenta con información precisa acerca de los niveles de inventario, o bien, no adquirirá producto necesario, o bien, adquirirá producto innecesario porque cree que el nivel de existencias es bajo. La consecuencia en ambos casos es altamente indeseable: un exceso de inventario, cuenta con muchas posibilidades de quedarse obsoleto y soporta costes que podrían haberse evitado y, en el caso contrario, obtendremos como consecuencia una demanda insatisfecha, ventas perdidas, un paro de línea o todas a la vez.
- Errores de expedición: son quizá los más frecuentes. Aquí incluimos también los errores de picking. También son los primeros que elimina un SGA: servir la referencia equivocada, servir a un destino equivocado, servir producto reservado o defectuoso, servir productos que están pendientes de calidad, saltarse el FIFO y no localizar referencias son los más comunes. Estos errores, una vez producidos será prácticamente inevitable que tengan una repercusión directa en el cliente. De todos los procesos que interactúan en un almacén, estos últimos, son los que verdaderamente aprecia el cliente y por tanto repercuten directamente sobre el valor que le aportamos como compañía.
Cómo los soluciona un SGA
Eliminando la imprecisión, causa común a todos los errores.
Cuando trabajamos con un software de gestión de almacenes no sólo conocemos la cantidad exacta de existencias en tiempo real, sino su localización exacta dentro del almacén de manera que, a la hora de hacer un recuento, no nos veremos obligados a buscar por toda su extensión de forma aleatoria y en tropel, referencias que no sabemos exactamente dónde están, armados con listas en papel.
Al contrario, cada operario acudirá a una zona asignada que será exclusiva para él y que evitará los inventarios cruzados o repetidos. Además, será guiado ubicación por ubicación en el recuento y dependiendo del tipo de inventario a realizar, podrá estar informado a priori de la cantidad que debería contar. Para determinadas referencias el programa le exigirá que escanee el producto antes del recuento e incluso que escanee una por una cada unidad para productos con seguimiento por número de serie. La precisión alcanzada con estos sistemas es óptima y, por si fuera poco, además ante un descuadre de inventario el sistema nos avisa, de manera que podamos comprobarlo y tomar decisiones en el momento para realizar el preceptivo ajuste si fuera necesario.
De la misma forma que almacén dispone de la información acerca de la localización exacta de cada referencia y su cantidad, esa información también está disponible para otros departamentos a los que les resulta de vital importancia para realizar bien su trabajo, como compras. Los errores que pudieran cometerse por imprecisiones en los niveles de inventario desaparecen.
Por la misma razón los errores en expedición y picking se reducen a niveles despreciables y se detectan antes de que afecten al cliente. El sistema no sólo enviará a cada operario a la ubicación exacta donde se encuentra el producto que debe tomar para evitar errores, también le obligará a escanearlo para una mayor precisión y evitar errores de referencia cambiada. También podemos incluir otro control por seguridad como puede ser la lectura del código de barras de la ubicación para que el operario certifique que está en la ubicación correcta antes de iniciar la operación.
De la misma forma el sistema controla la expedición guiando al operario al muelle al que debe dirigirse a la hora de enviar sus pedidos asignados.
Pero la gran ventaja que nos aporta un software es la capacidad que tendremos de detectar el error a tiempo, evitar su repetición y la posibilidad que tendremos de prevenir la aparición de errores futuros.
Estaremos capacitados para evitar los errores incluso antes de que se produzcan. La gestión de la información que nos brinda un SGA en tiempo real nos ayudará a planificar cada vez mejor todos nuestros procesos y a establecer los controles necesarios para anticiparnos a la aparición del error evitando así que afecte al nivel de satisfacción del cliente, a los costes, a producción, etc.
Un software además abre posibilidades de futuro también destinadas a agilizar operaciones eliminando al mismo tiempo los errores de almacén. Hablamos de la incorporación de sistemas de apoyo como un pick to light, un put o light, pick by voice o la incorporación de automatismos entre otros muchos.
Conclusión
Cuando trabajamos en un almacén desprovisto de software de gestión adecuado la tendencia inevitable es la acumulación de diversas incidencias que, además de tener como consecuencia una merma importante en la propia gestión de almacén, también afectarán negativamente a otros departamentos que deben tomar decisiones basadas en la precisión y fiabilidad del nivel de existencias. Esas incidencias son los temidos errores de almacén y su causa es siempre la misma: la falta de precisión en la ejecución de las operaciones de almacén. Una falta de precisión que traerá consigo problemas que irán acumulándose a lo largo del tiempo como una indeseada reacción en cadena cuyas consecuencias también son siempre las mismas: pérdida de nivel de servicio, insatisfacción del cliente, pérdidas, exceso de inventario y de costes.
Un software de gestión avanzada de almacén es por definición un sistema preciso capaz de sincronizar los diferentes procesos que interactúan en nuestro almacén recopilando en tiempo real toda la información que dicha interacción genera poniéndola a nuestro servicio, con la menor participación humana para evitar errores.
Gracias a esa información entramos en un círculo vicioso en positivo: conseguimos ser más precisos porque no cometemos errores y no cometemos errores porque somos cada vez más precisos. Esta herramienta de gestión de almacén nos posibilita el análisis funcional de todos los procesos posibilitando la corrección inmediata de errores que puedan suceder antes de que lleguen a tener consecuencias en nuestros clientes, la localización de su causa raíz para evitar que se repitan y la planificación adecuada de los procesos enfocada a la anticipación de su aparición.
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