La gestión de compras es una de las funciones fundamentales de apoyo a la actividad de una empresa. Se encarga tanto de la gestión de compras propiamente dichas, es decir, de suministrar de materiales y servicios necesarios para mantener la cadena productiva, como de la gestión de proveedores que incluye su selección, negociación, evaluación y seguimiento.
La gestión de compras tiene un carácter operativo. Las órdenes de compra se generan día a día y tienen un impacto directo en la ejecución eficiente de la actividad propia de la empresa.
La gestión de proveedores, por el contrario, tiene un carácter más estratégico. La selección de proveedores es más compleja y en muchos casos dan lugar a acuerdos de varios años por lo que deben seleccionarse en función de la estrategia de la empresa.
En este artículo queremos analizar de una forma sencilla, en qué consiste la gestión de compras (en sentido amplio) y cómo trabajar con un sistema ERP nos puede ayudar a ser más productivos y cometer menos errores.
El proceso de gestión de compras
El proceso de una compra la podemos descomponer, de una manera simple, en las siguientes tareas:
- Identificación del material. Puede ser una tarea más compleja de lo que parece a priori, como encontrar un repuesto compatible con un equipo antiguo que se ha averiado. Incluso cuando el material se conoce, encontrar el código dentro de los catálogos puede ser laborioso.
- Solicitud de compra. Aquí el solicitante, registra en el sistema la información necesaria para realizar la compra como el código del material, la cantidad, la fecha y dirección de entrega deseadas, etc.
- Creación de la orden de compra. Se revisan la solicitud, se corrige si es necesario, se añade el proveedor y si procede, se agrupan varias solicitudes en la misma orden de compra.
- Aprobación de la orden de compra. Debido al impacto directo en los costes operativos no todo el personal de una organización está autorizado a realizar órdenes de compra. En función del coste y otras características de la orden, necesitará una o varias aprobaciones para seguir su curso.
- Confirmación de la orden de compra. El proveedor confirma que ha recibido el pedido y remite un documento confirmando cantidad, referencia, fecha y dirección de entrega.
- Envío. El pedido se entrega al transportista para su entrega. Normalmente el proveedor ya no admitirá modificaciones tras este punto.
- Recepción de la compra. El pedido se recibe y se registra en el sistema.
- Verificación de la factura y pago. Una vez recibida la factura del proveedor, se verifica que coincide con el pedido entregado y se registra la conformidad para proceder al pago.
El proceso es similar en el caso de que se trate de servicios en vez de materiales
A continuación, vamos a ver cómo trabajar con un programa de gestión integral o ERP, nos ayuda a ejecutar con eficacia dichas tareas.
Ventajas de un ERP en la realización de compras.
Un ERP proporciona grandes ventajas a la hora de mejorar la gestión de compras de una empresa. La primera viene de la posibilidad de automatizar los procesos, la segunda del mejor control y monitorización y la tercera de la integración con el resto de módulos (gestiones), fundamentalmente con el de control de costes.
La automatización de procesos
MRP
La primera ventaja fundamental de un ERP es la automatización de la realización de las solicitudes y órdenes de compra mediante la implementación de un sistema de planificación de materiales o MRP (del inglés Material Requirements Planning).
Para cada referencia dentro de un almacén se definen ciertos parámetros (stock mínimo, punto de reposición, lotes) y cuando el sistema detecta que se cumplen los criterios adecuados, genera automáticamente las órdenes de compra con el consiguiente ahorro en administración (todo esto suele ser configurable para cada empresa).
En un proceso de fabricación el MRP es mucho más complejo pero el objetivo es el mismo: automatizar el proceso de compras. En este caso, analiza las necesidades de fabricación y la lista de materiales de cada producto, que no es más que las referencias que son necesarias para su fabricación. Mediante esta información genera las órdenes de compra para tener los materiales listos en el momento adecuado y así minimizar los inventarios.
El MRP es una herramienta muy potente que necesita un profundo entendimiento y monitorización.
Gestión en masa
Debido al volumen de solicitudes y órdenes de compra es muy beneficioso comprender las opciones que proporciona un ERP para gestionarlas en masa. Cualquier sistema debe permitir la modificación de alguna información, como la fecha de entrega, en masa.
Es también una característica importante en la definición de materiales o referencias.
Interfaces con los proveedores
La transmisión continua de información entre la empresa y sus proveedores se simplifica notablemente si intercambian información electrónicamente. De este modo fases como la confirmación del pedido se pueden automatizar completamente. Para ello se utilizan sistemas como el EDI, o Electronic Data Interchange que permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de distintas empresas.
Control del proceso
A medida que un ERP mejora la automatización de las órdenes de compra es más importante que provea de buenos mecanismos de control y monitorización. Informes claros con alertas parametrizables en función de, por ejemplo, el valor de la compra, de las confirmaciones no recibidas o de las fechas de entrega cercanas a su vencimiento, son una buena ayuda.
Otra característica que debe ser evaluada es qué ofrecen a la hora de aprobar, tanto solicitudes, como órdenes de compra. El ERP debe tener mecanismos suficientemente flexibles y con distintos tipos de interfaces. Por ejemplo, podría enviar un email a un director en el caso de una orden de compra por un valor mayor a una determinada cantidad, para avisarle de la necesidad de su aprobación y poder recibir la aprobación por email, directamente en el sistema o incluso a través de una pequeña app.
El control de autorizaciones también es relevante ya que puede ser interesante que estén restringidas no sólo por valor, sino también por otras características como la ubicación o el tipo de producto.
Control de costes
Debido al control más intensivo de los costes, cada día cobra más importancia la imputación precisa de las órdenes de compra. Es en este tipo de tarea, que requiere la integración perfecta entre los distintos módulos, donde un ERP muestra todas sus ventajas.
Al imputarse los costes tan pronto como se recibe una mercancía o servicio, se actualizan los datos y se pueden tomar acciones antes del cierre del mes. Al mismo tiempo los costes se pueden categorizar fácilmente entre servicios, producto nacional, producto comunitario, extracomunitario, etc. Proporcionando una mejor comprensión a los responsables dentro de la empresa. En todo caso, las asignaciones de costes, se deben realizar de acuerdo con las necesidades de información que se ha tenido en cuenta en el diseño de la estructura analítica de la empresa.
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Ventajas del ERP en la gestión de proveedores.
Un ERP ayuda fundamentalmente en tres áreas relacionada con la gestión de proveedores.
La primera es la implementación en la organización de los acuerdos llevados a cabo con nuevos proveedores, de las modificaciones de los existentes o de la finalización de los terminados. Tareas como la actualización de referencias, de precios, proveedores autorizados, formas de pago, modos de intercambio de información, etc., pueden ser configuradas en el ERP de la empresa para agilizar y mejorar las compras operativas.
La segunda es en la evaluación y gestión del servicio. Un proveedor no debe tan solo proporcionar un producto a coste competitivo, debe aportar valor a nuestro negocio. Debe haber una relación de confianza donde se propongan mejoras beneficiosas a las dos partes y donde se puedan resolver los problemas lo más rápidamente posible. Para ello un ERP puede y debe proporcionar informes precisos que den una visión fiable y reciente del estado y evolución de los pedidos de un determinado proveedor.
La tercera es entender la visión general del aprovisionamiento de la compañía. Entender qué proveedores son más importantes, que categorías de productos se consumen más, cuales provocan mayor número de transacciones y cuáles mayor valor.
Conclusiones
Tanto en la gestión de compras como de proveedores, un ERP es de gran ayuda para gestionar el volumen creciente de transacciones, la flexibilización de las condiciones y dar una visión global y precisa de la situación.
Un ERP debe:
- Proporcionar funcionalidades que permitan automatizar los procesos de creación, procesamiento y cierre de las órdenes de compra.
- Disponer de mecanismos de control que eviten costosos errores y permitan enfocarse en las tareas prioritarias.
- Generar informes fiables que sean la base de nuestra política de coste de materiales y servicios, y de nuestra evaluación y seguimiento de proveedores.
Seguramente, la gestión de compras es la parte del ERP que gestiona un mayor volumen de transacciones, por lo que vale la pena dedicarle un especial esfuerzo de análisis en aras de mejorar la productividad y eficiencia de nuestra empresa. La integración con otras áreas de la empresa es crucial para completar las necesidades de información y gestión que requieren.
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y si quieres conocer una herramienta de ERP:
Iago Arribas
Equipo DATADEC