La detección de carencias en la gestión de una empresa hace que nos planteemos la implantación de un nuevo sistema de información y gestión ERP para optimizar las principales tareas del negocio. Pero esta decisión va más allá de la adquisición de una solución tecnológica. Es necesario que seleccionemos el software que se adapta mejor a las necesidades de nuestra empresa. Un ERP cloud es una de las alternativas más valoradas en la actualidad, gracias a sus características de accesibilidad en un entorno web.
Un ERP en la nube es una solución tecnológica que permite a todas las personas involucradas en la gestión diaria de una empresa el acceso a todos los recursos a través de conexión remota. Incluso en este entorno, puede extenderse la interacción no sólo con el personal de la empresa, sino también con otros externos a la misma como pueden ser los clientes o los proveedores. Por tanto, ofrece nuevas posibilidades de relación e información.
Tipos de redes
Técnicamente, cuando se habla de un ERP cloud (o ERP en la nube) se refiere a aquel que aprovecha las plataformas y servicios de cloud computing para su explotación. Por tanto, se trata de un software que está alojado en unos servidores al que se accede normalmente a través de una conexión de internet, aunque puede ser a través de otras infraestructuras.
Dependiendo de la disponibilidad de los servicios que ofrece la red a los usuarios, podemos distinguir entre redes públicas, redes privadas o redes híbridas. En este sentido:
- Las redes publicas, brindan servicios de telecomunicaciones a cualquier usuario que pague una cuota. El término publico hace referencia a la disponibilidad del servicio y no al grado de privacidad de la información. Cada proveedor de servicios en este ámbito (PST) se encarga de proteger la privacidad de los datos de los usuarios.
- Las redes privadas, son administradas y operadas por una organización en particular. Generalmente, los usuarios son empleados o miembros de esa organización, aunque, el propietario de la red podrá dar acceso a otro tipo de usuarios que no pertenecen a la institución pero que tienen ciertos privilegios. En cuestiones de seguridad, podría decirse que una red privada es más segura debido a que la información no está tan expuesta más que en sus propias premisas, pero cuando esta red privada hace uso de una red pública para algunos servicios, la seguridad está comprometida. Muchas veces se hace uso de esquemas de encriptación para hacer que los datos se transporten de una manera segura. Un ejemplo de esto, son las redes privadas virtuales VPN (Virtual Private Network), las cuales usan redes redes Públicas bajo ciertos mecanismos de seguridad para el manejo de su información.
- Las redes mixtas, son sistemas que contemplan los dos tipos de redes comentados anteriormente.
De acuerdo con esta diferenciación, cuando hablamos de ERP cloud, el tipo de red que suele prestar el servicio a los usuarios es a través de una red pública, si bien, cuenta con todas las premisas más exigentes con relación a la seguridad de los datos.
Por este motivo, cuando nos refiramos al ERP cloud, hablamos de la disponibilidad de las funcionalidades de este software a través de intenet (red pública) y a cambio de un pago periódico por el uso de los servicios, lo que se denomina SaaS (pago de servicios bajo demanda).
Dicho esto, vamos a exponer las ventajas de este tipo de servicios.
Motivos para escoger un ERP cloud
Los motivos más comunes que llevan a las empresas a la creciente contratación de servicios ERP cloud bajo la modalidad de contratación SaaS son:
1. - Reducción de costes
Uno de los principales motivos por los que las empresas optan por un software en la nube cuando deciden adquirir un ERP es que este tipo de sistema de gestión no requiere de caras inversiones en hardware. Por lo tanto, tampoco hay que invertir en su mantenimiento. Es decir, un ERP cloud no es una inversión que represente un problema importante para el presupuesto de la mayoría de negocios.
2. - Acceso fácil y global
Tener todo el sistema de gestión alojado en una nube permite que todos los empleados de una empresa puedan acceder a todos los datos que necesiten, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto representa una mayor fluidez de comunicación entre los diversos departamentos ya que se acomoda a las características de disponibilidad personal de cada empleado.
Tener este acceso continuo a todos los datos que se generan en la empresa es una garantía de evitar los períodos de inactividad esperando la posibilidad de poder contar con una determinada información para seguir llevando a cabo una tarea concreta. Por lo tanto, representa una mejora general de la productividad del negocio.
3. - Automatización de los procesos
Otra de las razones para decidirnos por un ERP cloud está ligado a las características tecnológicas del entorno web en el que se opera. Este entorno permite la posibilidad de automatizar algunos procesos que no serían tan efectivos en otro entorno de trabajo. Además, este entorno permite nuevos canales de comunicación, lo que amplia las posibilidades de actuación.
4. - La seguridad
Una de las prioridades de toda empresa es mantener la seguridad de sus datos y evitar que terceros puedan acceder a sus informaciones más importantes sin tener la correspondiente autorización. Disponer de un software de gestión en la nube es hoy en día una garantía de control de acceso a los datos de la empresa. Sus protocolos estrictos son uno de los grandes motivos para decidirnos por uno de estos softwares.
5. - La adaptabilidad del sistema
Cuando el negocio crece y se desarrolla, lo más normal es que aparezcan nuevas necesidades de infraestructura y funcionalidades. Si hemos optado por un software local, lo más normal es que tengamos que hacer una inversión extra para conseguir mejorar la capacidad del sistema. En cambio, con un ERP cloud solamente tenemos que contratar servicios (no hardware), o ampliar aspectos como el tamaño de almacenamiento o potencia de procesamiento. Por lo tanto, podremos mejorar el rendimiento de determinadas áreas sin excesivos costes adicionales.
6. - Soluciones ágiles
Uno de los motivos que nos hará decidir también por un software en la nube es la posibilidad de acceder a soluciones rápidas cuando tenemos un problema de funcionalidad. Este tipo de sistemas dispone de actualizaciones y correcciones de la infraestructura que se instalan en sus propios servidores y se propagan entre los usuarios rápidamente. Por lo tanto, no necesitamos de conocimientos específicos para manejarlas.
Estos servicios ofrecidos por los proveedores de un ERP en la nube evitan que el departamento de TI tenga que dedicar recursos al mantenimiento de los sistemas de gestión empresarial y pueda invertir más tiempo a otras tareas. De esta manera, se mejora su eficacia.
7. - Inversión en recursos eficientes.
Las herramientas de tipo tecnológico requieren una constante actualización y especialización por parte de su personal de diseño y mantenimiento. Las empresas pueden obtener grandes beneficios por su uso, pero muchas veces dejaría de ser viable si tuvieran que invertir en todos los recursos necesarios para gestionarlos de una manera eficaz. Por este motivo, las soluciones cloud de tipo SaaS, se encargan de hacer las inversiones necesarias cuyo coste lo pueden repercutir en una gran multitud de usuarios. Además, como dice el refrán: “zapatero a tus zapatos”, por lo que la empresa puede seguir invirtiendo en aquellos puestos de trabajo que considera necesarios para la gestión de su actividad principal.
En definitiva, optar por un ERP cloud es una garantía de disponer de un sistema de gestión empresarial que cumple con eficacia todas las tareas y, además, nos permite despreocuparnos de todo su mantenimiento y actualizaciones. Sin duda, son motivos más que suficientes como para optar por este modelo de software a la hora de automatizar la gestión de nuestro negocio.
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