7 VENTAJAS DE GESTIONAR UN ALMACÉN CAÓTICO

Como ya hemos comentado en otros artículos, cuando hablamos de un almacén caótico, nos estamos refiriendo a una gestión de almacén sin ubicación fija, de forma que se aprovechan los huecos libres aptos en cada momento, con lo que un mismo material puede estar almacenado en distintas ubicaciones.

Desde el momento en que el sistema de almacenaje caótico empiece a funcionar, la calidad de su base de datos y su software será la parte más importante se su sistema de gestión del almacén. Será la que regirá todo su funcionamiento y coordinará y distribuirá acciones e información.

Cobra vital importancia pues que todos nuestros esfuerzos se enfoquen directamente en asegurar una información fiable del sistema para que éste nos devuelva datos correctos que nos ayuden en la toma de decisiones, en la planificación y en la resolución de problemas.

Un almacén caótico no lo es tanto, si atendemos a su acepción como “situación desordenada o confusa”, en realidad tiene una lógica que, entre otras ventajas, aprovecha cualquier hueco libre. Pero no lo hace sin ton ni son. Al contrario que en un almacén de ubicación fija en el que todos los procesos son mayoritariamente gestionados por operarios, en un almacén de gestión caótica, el usuario autorizado, normalmente el encargado o jefe de almacén, es el que establece los criterios y controla la lógica de actuación de todo el equipo, a partir de las ordenes que propone el propio sistema informático de gestión de almacén.

De esta manera el almacén gana gran capacidad de previsión, adaptación y flexibilidad.

Vamos a ver las ventajas más significativas que un sistema caótico nos proporciona y de las que podemos valernos para mejorar la gestión y evitar problemas a corto y largo plazo.

Ventajas de un almacén caótico.

1.- Podremos establecer estrategias de ubicación y almacenaje

Nos referimos a que desde el cuadro de mando podremos establecer la norma general que rija el orden en que deben llenarse las estanterías. Del nivel del suelo hacia arriba o viceversa, por ejemplo. Podemos establecer que el criterio sea el de mayor rotación en niveles inferiores y menor rotación en los superiores. O bien, ubicaciones fijas para determinadas unidades de carga, proveedores o referencias. Podemos establecer que la ubicación se realice atendiendo a criterios de cercanía al punto de picking de las referencias para facilitar su reposición, o por proximidad al muelle de salida o de entrada, etc.

También por supuesto podemos establecer distintas combinaciones de todas ellas estableciendo una jerarquía entre criterios por prioridad. De esta forma podríamos establecer un criterio combinado como este: de mayor a menor rotación las referencias del proveedor “X” se ubicarán a “hueco libre” lo más cerca posible de su punto de picking en orden de menor a mayor altura de estantería.

2.- Pero además podremos realizar cambios de estrategia en cualquier momento

Lo que nos concede gran capacidad de maniobra ante cambios como entradas de nuevos clientes, imprevistos o anticipación a cambios provocados por estacionalidad. Con estos cambios de estrategia podemos planificar con tiempo y anticiparnos en lugar de reaccionar ante los cambios.

Por ejemplo, si necesitamos determinadas ubicaciones libres en almacén para albergar productos que sólo gestionaremos con motivo de la campaña navideña, tan sólo tendremos que seleccionar las ubicaciones que vamos a necesitar y bloquear en el sistema únicamente la ubicación de referencias en esa zona en concreto. El sistema permitirá extraer la mercancía que ya esté ubicada allí pero no permitirá que se ubiquen nuevas referencias. De esta forma con el paso del tiempo y el normal funcionamiento del almacén estas ubicaciones quedarán libres para su nuestro propósito.

3.- Podremos establecer puntos de control viables.

En un almacén caótico, es obvio que determinadas acciones comunes antes de la llegada del sistema, como la búsqueda de referencias “a vista”, serán del todo inviables. Por ello resulta apremiante establecer puntos de control que aseguren que cada acción de cada proceso se ha ejecutado con precisión de manea que el sistema esté informado en todo momento con datos fiables y en tiempo real.

Siempre debemos buscar el equilibrio entre el tiempo empleado en ejecutar dicho control y los beneficios que nos reporta. Es decir, si establecer el control es más costoso que solucionar las incidencias que provoque un error de información, ese control es innecesario.

Normalmente las validaciones que realiza un operario al ejecutar una tarea se concretan en un simple toque en la pantalla de su terminal inalámbrico o una lectura de código de barras. Pero, por ejemplo, si vamos a exigir que siempre validen la ubicación donde van a ubicar las referencias leyendo un código en lugar del toque en su pantalla, tengamos en cuenta cómo vamos a resolver este punto para que lean con comodidad y rapidez los códigos de las ubicaciones superiores. No sea que el tiempo que emplean los operarios en apuntar y conseguir leer el código de barras de los niveles superiores sea de tal magnitud que invalide la eficiencia del proceso.

4.- Alta eficiencia del sistema por la robustez de sus procedimientos.

Un almacén caótico basa gran parte de su eficacia en la robustez de sus procedimientos. El sistema sirve de apoyo para la elaboración de procedimientos y los procedimientos robustecen al sistema dado que cada acción física está controlada por él.

El sistema tiene la capacidad de medir cada acción y nosotros la ventaja de estar informados en tiempo real del resultado de dichas mediciones. Es decir, podremos gestionar indicadores, medir rendimientos, productividad, niveles de eficacia, nivel de servicio al cliente, cobertura, rotaciones. Cada acción genera información y la correcta gestión de dicha información es la que garantiza la eficiencia del sistema.

Por tanto, la fiabilidad y robustez del proceso de recogida de información garantizan la eficacia en la gestión. Esta es la forma en la que un sistema caótico garantiza cosas tan importantes como la trazabilidad de todas las mercancías y a todos los niveles. Dicho de otra manera, sabemos que la trazabilidad no se rompe en ningún punto del proceso porque sabemos cómo se realiza cada acción, dónde están los puntos de control, fechas, tiempos, operarios implicados, etc.

Esta fiabilidad basada en la información sirve para cualquier proceso presente en almacén que esté integrado en el sistema.

5.- Podremos dirigir al personal eficazmente en base a necesidades reales.

Conseguido esto desde el cuadro de mando podremos alterar la asignación de tareas a cada operario según las necesidades lo requieran. El operario se limita a respetar el procedimiento siguiendo las indicaciones del sistema. A través del cuadro de mando podremos reasignarle una zona de trabajo diferente, cambiarle de tarea, crear tareas específicas puntuales para un operario y momento dado, etc.

La dirección de los recursos humanos disponibles puede adaptarse totalmente a las necesidades en cada momento. Aunque el volumen de tareas asignadas a cada operario es controlado por la configuración del sistema por defecto, nosotros podremos realizar cambios manualmente si lo consideramos oportuno como por una baja imprevista o períodos vacacionales, logrando así que el reparto sea lo más equitativo posible.

6.- Personal con altos grados de polivalencia y productividad

Para poder realizar cualquier tarea en un almacén caótico basta con conocer el propio sistema de gestión, es decir, la interfaz del software y la estrategia de codificación de estanterías y ubicaciones.

Dado que el sistema es el que decide cuál es la siguiente acción a realizar, el operario siempre va guiado y no necesita tener conocimientos adicionales como por ejemplo identificar referencias por su nombre o aprenderse de memoria dónde están ubicadas. Rotando al personal por las distintas secciones garantizamos su polivalencia.

Veamos un ejemplo: en tareas de picking hay sistemas que muestran la referencia que debe tomarse de forma secundaria o directamente no la muestran. Sólo indican a qué ubicación acudir y las unidades a tomar. La lectura del código de barras del producto garantiza que la referencia es la correcta. De esta manera cualquiera, aunque normalmente trabaje en recepciones, en pocos minutos está capacitado para realizar este proceso de picking y en apenas unas horas incluso lo hará de forma eficiente alcanzando la productividad esperada.

7.- Podremos apoyarnos en el sistema para la resolución de problemas

Acometer la resolución de problemas y evitar que vuelvan a producirse es bastante más sencillo cuando trabajamos con un software de gestión. Manejando información en tiempo real y teniendo bien definidos los procedimientos podremos aplicar medidas de contención que eviten que el problema persista a corto plazo y acometer la tarea del análisis posterior de lo sucedido gracias a los datos verificados que el sistema proporciona. Estos datos son una gran ventaja ya que usados debidamente, sacarán a relucir la causa raíz del problema, que es la clave para su solución definitiva.

Conclusiones

Cuando gestionamos un almacén caótico debemos conocer ciertas particularidades que van a influir positivamente en la calidad de la gestión y en que ésta se realice de forma fluida y eficaz sacando el máximo rendimiento al sistema.

En un sistema de almacenaje caótico debemos establecer estrategias que anticipen necesidades de almacenaje y adaptarlas según cambien los requerimientos del entorno, estableciendo controles que garanticen la aportación fiable de información al sistema en el momento se produzca la acción que la genera.

Podemos aprovechar los datos que arroja el sistema para mejorar y ampliar las capacidades del personal que trabaja en él, controlando su rendimiento, su productividad y fomentando su polivalencia.

A su vez, gracias a la información disponible podremos anticiparnos a la aparición de problemas o incidencias llegando a evitar muchas antes de que aparezcan y en los casos en que no haya sido posible, gracias a al sistema podremos atacar con rapidez su causa para darle solución y evitar que se repitan.

Así también podremos mejorar nuestros procedimientos de actuación y definir otros nuevos para mejorar el rendimiento de todas las operaciones que interactúan en el almacén entrando de lleno en un proceso infinito de mejora continua.