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    06 Sep 2018

    CONSEJO 8, ANALIZA LA CAPACIDAD DE INFORMACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO

     CONSEJO 8, ANALIZA LA CAPACIDAD DE INFORMACIÓN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO-1

     

    El proceso de toma de decisiones está presente en la actividad diaria de todas las personas que trabajan en cualquier organización, desde pedir material fungible de oficina, hasta decidir cuál debe ser el objetivo general a alcanzar por parte de una empresa.

    Para tomar buenas decisiones debemos apoyarlas en información de valor que permitan al usuario argumentar la base de su decisión. Cuando hablamos de información de valor, nos referimos a información útil (completa y oportuna) para el decisor, de forma que se puede plantear desde la simple visualización de que se han terminado los lápices, hasta un gráfico de las desviaciones entre las ventas previstas y las reales en base a familias de productos y por mercados objetivos, etc…

    En las empresas, el sistema de información y gestión por excelencia se basa principalmente en sus sistemas ERPs (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) aunque no es el único. Por este motivo, es importante valorar la capacidad de información que puede generar un sistema de gestión antes de seleccionar un ERP, ya que puede condicionar nuestro proceso de toma de decisiones, tanto operativas como estratégicas.

    Cómo se genera la información

    La información no es más que la agregación de datos con el objetivo de mejorar el conocimiento de una persona sobre algo en particular.  Por tanto, los datos se transforman en información cuando son tratados conforme a ciertos criterios de análisis y se presenta de una forma útil para el usuario.

    De acuerdo con este concepto, es importante profundizar en:

    • Cómo lo calculamos, lo que hemos venido en llamar agrupación de datos de acuerdo con los “criterios de análisis”.
    • Cómo lo presentamos, lo que hemos venido en llamar “presentación útil”.

    Con relación a la forma de calcular la información, es importante que tengamos en cuenta que los datos que se encuentran en su origen tengan una buena calidad, ya que de lo contrario, será imposible que de su agregación podamos obtener una mejora en su nivel de calidad. Cuando hablamos de calidad de los datos nos estamos refiriendo a dos aspectos:

    • La fiabilidad del dato con relación a que sea cierto y relevante. Como se verá luego, existen ciertas condiciones en las que es más fácil asegurar que esto suceda, como es el caso de que el sistema se diseñe bajo el criterio de registro único (unicidad de registro) y consistencia de los datos.
    • Qué sea susceptible de clasificarse correctamente de acuerdo a los criterios de análisis. En este sentido, cada sector de actividad y el tipo de empresa, determinan los criterios de análisis que aportan valor, lo que en los sistemas de BI (Business Intelligence) se suelen llamar “dimensiones de análisis”.  Para entenderlo mejor, vamos a poner un ejemplo sencillo. Imaginemos una empresa que desarrolla su actividad en diferentes países. Cuando necesita analizar su acción comercial necesita realizarlo desde distintas perspectivas: En concreto necesitan analizar para un periodo determinado sus ventas por mercados, países, y zonas, y asu vez, poder desglosar las ventas por líneas de producto. En este caso, tenemos tres dimensiones claramente establecidas: la dimensión temporal (días, semanas, meses, trimestres, años, etc..), la dimensión geográfica (mercado, país, zona, etc...) y la dimensión del producto (línea, familia, clase, .., producto). 

      Las dimensiones de análisis serán diferentes según sectores de actividad  y estructura de la empresa, por lo que suelen ser diferentes para cada organización.

      Para poder clasificar los datos por dimensiones de análisis es importante que el sistema de información y gestión, nos permita clasificar adecuadamente los datos o, en su caso, poderlos calcular fácilmente en función de utilidades de la base de datos según las reglas del negocio (normalmente a partir de triggers).

    Con relación a la presentación, es importante tener en cuenta, que todo lo dicho hasta el momento carece de todo valor, si el decisor no dispone de la información en el momento y en el lugar oportunos. No obstante, en el momento actual, en que el tiempo parece que haya cambiado de escala acelerando los acontecimientos, es importante disponer de la información no sólo en el momento y lugar oportunos, sino además en un formato deseable, de forma que sea sencillo de entender pero completo (amigable pero eficaz). Con relación a lo que hemos llamado “formato deseable”, y como veremos a continuación, existen herramientas (como el BI) que permiten al usuario el análisis dinámico de la información a través de la combinación de dimensiones, lo que permite un nivel de personalización muy alto para ajustarse a sus necesidades concretas.

    La sinergia de todos estos factores consiguen finalmente lo que llamamos “disposición de información útil” cuyo objetivo es conseguir que aporte valor al conocimiento de la persona destinataria, aunque esto dependerá finalmente, no sólo de la calidad de la información sino de sus aptitudes personales.Si te interesa este tema, seguramente te podrá ser útil nuestro ebook gratis  sobre "Los errores mas habituales al seleccionar un sistema de gestion ERP"

     

    ¿Cómo me ayuda un sistema ERP en generar información útil? 

    Como hemos comentado anteriormente, en las empresas, el sistema de información y gestión por excelencia se basa principalmente en sistemas ERPs, que se caracterizan principalmente por la integración de todos los procesos de gestión y el uso de una misma base de datos.

    Por este motivo es importante analizar la capacidad de información que tenga un sistema ERP, de forma que entendamos claramente la forma en la que nos puede ayudar en nuestras necesidades de información.

    Siguiendo la estructura que se ha expuesto en el punto anterior, el sistema de gestión debe ser capaz de garantizar muchos de los requerimientos analizados. Vamos a centrarnos a comprender cómo lo debe hacer:

    • Con relación al cálculo de la información, hemos visto que es importante en primer lugar asegurar la fiabilidad y la capacidad de agrupación de los datos en información útil.  Como acabamos de comentar, la propia arquitectura de un ERP (integración de los procesos de gestión y almacenaje en una base de datos central) nos permite aplicar ciertos principios en aras de satisfacer los requerimientos de nuestro sistema de información, y en este sentido podemos destacar: 


      - Unicidad de registro. Un dato sólo se registra en el sistema una sola vez y en un único registro (un solo sitio).
      - Consistencia de los datos. La estructura de datos en un solo repositorio nos facilita diseñar pruebas de consistencia de forma habitual, de esta forma el dato será el mismo en cualquier lugar en el que se encuentre.
      - Interconexión de los datos. Los datos corresponden a todos los procesos de gestión de la empresa que funcionan de forma integrada, lo que nos posibilita la relación del dato con todos los factores de gestión utilizados. Esto facilita lo que llamamos “el cruce de información” que aporta mucha potencia al análisis.  

      De esta forma conseguimos la calidad de los datos en cuanto a su fiabilidad, consistencia y relevancia.

    • Con relación al cálculo de la información a partir de la clasificación de los datos, de forma que permita su agregación de acuerdo a criterios de análisis, la capacidad analítica de los ERP aportan altas prestaciones en este sentido. Para ello, hay que tener en cuenta, que el programa de gestión debe tener la flexibilidad para contemplar en su estructura de centros de beneficios los distintos criterios de análisis, de forma que en todos los registros de datos se tenga la posibilidad de ser imputados de acuerdo a dicha estructura, con independencia al proceso de gestión que se contemple. Además, es importante también valorar las funcionalidades de la base de datos que utilice, ya que en muchos casos, se pueden clasificar de forma automática ciertos datos de acuerdo con reglas de negocio fáciles de aplicar.

    • Con relación a la presentación de la información, hay dos consideraciones que son importantes hacer con relación a un sistema ERP. Por una parte, es habitual que dispongan de generadores de informes que trabajan sobre todos los datos almacenados en la base de datos, de forma que los propios usuarios puedan diseñar o modificar ciertos informes de gestión. Esta herramienta suele ser muy útil en la elaboración de información de tipo operativa. Por otra parte, los ERP suelen tener una buena capacidad de integración  con otros programas llamados de “inteligencia de negocios” o BI (del inglés Business Intelligence) para facilitar la toma de decisiones. Abarca la comprensión del funcionamiento actual de la empresa, como la anticipación de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales de carácter más estratégico.   


    Conclusiones
     

     

    De acuerdo con el contenido de este artículo, es fácil que el usuario haya mejorado su comprensión sobre la complejidad y las posibilidades de tratamiento que tiene un ERP como fuente principal de datos para crear información de valor de carácter operativo y estratégico.

    El conocimiento es un factor esencial en las compañías tanto para alcanzar los objetivos y metas estratégicas como para mejorar en nivel de productividad y rentabilidad a partir de decisiones tácticas u operativas.

    Para mejorar el conocimiento es importante generar información útil que esté disponible en el lugar y momento oportuno, a partir de un formato comprensible y sencillo pero completo. El sistema ERP junto con la integración a sistemas de BI son, sin lugar a dudas, dos importantes herramientas para conseguir este objetivo.

     

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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