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Crecer para consumir y no, consumir para crecer. Primero se crece y después se consume. Para los economistas y refiriéndose al tejido empresarial y la sociedad, no parece ser una cuestión sin resolver como el de la gallina o el huevo, parecen tenerlo claro “primero crecer”. El crecimiento hace que las personas progresen, que se desarrollen, que se capaciten, que aumenten su valor añadido y, en consecuencia, su poder adquisitivo, lo que redunda en consumo y, por ende, en crecimiento para las empresas que alimentan y sostienen ese ecosistema circular. Las sociedades que sólo consumen no crecen.
En medio de este juego estratégico se encuentra la gestión de almacenes muy marcada por la nueva forma de consumir en masa: el ecommerce. Parece que la tendencia es clara. Grandes almacenes situados en la periferia de las grandes urbes y pequeños Hubs urbanos en su interior, abastecidos de noche con vehículos silenciosos de cero emisiones y con una enorme capacidad de previsión de la demanda, gracias al procesamiento del Big Data. Anticipación y planificación, esta va a ser la clave de las entregas rápidas urbanas a medio plazo.
Anticipación, planificación, cero emisiones, rapidez en la entrega, todo esto es cierto y está realmente bien, pero nada será mínimamente posible si no gestionamos adecuadamente lo que ocurre en el interior de nuestros almacenes. Aunque no se prodigue mucho en las grandes cifras y se hable poco de ella cuando se trata el dimensionamiento de la planificación urbana para afrontar la DUM (Distribución Urbana de Mercancías), la gestión de almacenes, la intralogística, tiene mucho que decir, es el paso previo y fundamental.
“Nada se distribuye, y nada llegará a su destino si no lo gestiona ANTES un almacén”
Entonces
¿cuáles son las claves críticas de la gestión de almacenes?
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A dónde vamos
1.- Tener un objetivo
No son pocos los almacenes cuyo único objetivo marcado a fuego en todos sus integrantes es: pasar como se pueda un día más. No es el tipo de objetivo deseable en la gestión de almacenes.
Marcarse un objetivo y un plazo posible en el tiempo para lograrlo, es la parte complicada de la profesionalización de la gestión de almacenes. ¿Cuál es el objetivo principal, estratégico de nuestro almacén para el próximo año? ¿Qué objetivos tácticos se derivan de él? ¿Qué proyectos vamos a iniciar para lograrlos? ¿Cómo mediremos el progreso del desempeño?
Tener uno o varios objetivos específicos (definidos), posibles y medibles y, sobre todo, acotados en el tiempo, es tan importante para el almacén, como tener estanterías.
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Digitalización
2.- SGA como paso importante
Por la cantidad de elementos de gestión que engloba. El sistema SGA es el garante de que los objetivos no solo pueden definirse con claridad, es decir, con KPIs precisos, sino que nos permitirá avanzar en la dirección adecuada.
La reorganización de las existencias, marcar estrategias de ubicación, adaptar los recorridos, controlar al personal, incentivar al personal, tomar decisiones sobre elementos de manutención y diseño del layout, descubrir cuellos de botella, disminuir los errores, aumentar notablemente la precisión del inventario, apoyar al departamento comercial y hacer previsiones eficaces son solo algunas de las ventajas que destacan a corto plazo tras la implantación de un sistema SGA.
3.- Automatización
Pero no a cualquier precio. Gracias al sistema SGA estaremos en disposición de decidir no solo si ha llegado el momento de automatizar, sino qué partes automatizar, los motivos, el retorno y el tipo de automatismo a elegir.
4.- Ecommerce
Aunque los verdaderos retos a corto plazo del ecommerce son la DUM (Distribución Urbana de Mercancías) y la previsión de la demanda, que escapan al entorno del almacén, es cierto que las medidas que se adopten respecto a ambos desafíos afectarán a la configuración y ubicación de nuestros almacenes. El ecommerce no deja de crecer y cambiará el concepto de almacén actual, por lo que es preciso disponer de información actualizada de las nuevas tendencias para estar preparados y anticiparnos.
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Equipo humano
5.- Gestión del talento, capacitación.
La formación continua del equipo de trabajo es la base fundamental de cualquier organización que pretenda progresar y rentabilizar su actividad, y un almacén no es una excepción. El equipo humano es lo que nos define, el único elemento irrepetible, endémico de nuestro almacén y, por tanto, del que depende que nuestros procesos, nuestras acciones y mejoras se ejecuten con la precisión y rentabilidad planificadas.
6.- Organización.
Jerarquizar el almacén, crear equipos adecuados y coordinarlos para el logro de objetivos. Organizar un almacén nunca es tarea de una sola persona. Cierto que debe haber un líder, un impulsor que acicatee a los involucrados en cada proyecto, pero el resultado final es siempre un resultado de equipo. Sin organización ni jerarquía, tenemos hordas, individualidades que comparten un mismo espacio, pero nunca equipos capaces de llevar a cabo diferentes tareas en áreas diferenciadas con un objetivo común.
7.- Incentivos, motivación.
A nadie le amarga un dulce. El reconocimiento del trabajo bien hecho, el premio al personal que va más allá de lo esperado en sus funciones, crea un espejo en el que todos quieren mirarse, un pódium al que todos quieran subir. Ese incentivo debe ser justo, es decir, basado en parámetros medibles que hagan inequívocamente evidente, que el incentivo otorgado a un equipo o a uno de sus miembros, es merecido. Esta es la parte menos sencilla de determinar.
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Orden y limpieza
8.- 5S y filosofía Lean warehousing
Un almacén sucio, lleno de obstáculos en sus pasillos, en el que nadie encuentra su transpaleta, es un almacén inoperante y, por tanto, difícilmente satisfará las necesidades de sus clientes en tiempo y forma.
“Cada cosa en su sitio y un sitio adecuado para cada cosa”
Las técnicas y herramientas Lean aplicadas a la gestión de almacén crean hábitos que conforman la cultura de almacén hacia el camino de la mejora continua. El equipo participa de las mejoras y las hacen suyas lo que facilita que se mantengan en el tiempo. Todo el equipo aprende a manejar KPIs y a detectar despilfarros improductivos, acudiendo a los canales adecuados para sugerir mejoras.
Las 5S para establecer organización, orden, limpieza, estándares de actuación y disciplina, son una herramienta eficaz que habitúa a trabajar en equipo, aprender técnicas nuevas, evitar la resistencia al cambio, comunicarse adecuadamente y caminar en la misma dirección estratégica y táctica.
Un almacén que aplica Lean warehousing es un almacén despejado limpio y ágil, que satisface las necesidades de sus clientes y de todo el equipo que lo hace posible.
9.- Elementos de manutención e instalaciones de almacenamiento
Cada mercancía debe estar gestionada por los elementos adecuados. Los productos deben gestionarse no sólo según su rotación, sino también según sus características físicas, datos logísticos, naturaleza, ritmo de entrada y salida, etc. No siempre es válido usar estantería convencional para todo.
Por ejemplo, si necesitamos recibir trailers o contenedores de mercancía paletizada, una buena solución puede ser utilizar estanterías compactas drive in calculadas con la capacidad suficiente, para que cada portal albergue un transporte completo, si fuese el caso, o la cantidad de palés necesaria. Esta solución de alta densidad aprovecha mejor el espacio tridimensional, necesita menos pasillos y aprovecha igualmente la altura que una estantería convencional.
Conclusiones
El gran reto de la gestión de almacenes es atender a las necesidades que marca el comportamiento del mercado. Un comportamiento inestable que tratamos de domar con predicciones matemáticas y experiencia. Esta experiencia debe marcar una estrategia de negocio que trasladará sus objetivos a toda la compañía en especial, al almacén.
En base a ello, almacén deberá tener bien claros cuáles son sus objetivos y cuándo se espera que los cumpla. De estos objetivos se planifican las distintas acciones a emprender, procesos que deben modificarse, mejorarse o directamente renovarse o cambiarse. Deberemos hacer un seguimiento de esas acciones y establecer un sistema de medición que nos indique su progreso en el desempeño.
Será el equipo de almacén el encargado de realizar y soportar este nivel de progreso. Todo se facilita con la aplicación de herramientas y técnicas organizativas Lean y desde luego con el uso adecuado de instalaciones y tecnología.
Implantar un buen sistema SGA es el primer paso para afrontar los retos tecnológicos que van a plantearse para la gestión de almacenes. Automatizar puede valorarse gracias al apoyo entre otros, del software y, si realizamos bien nuestra labor como gestores, los resultados se mostrarán a corto plazo.
Una de sus mayores beneficiarias es la cadena de ventas, el equipo comercial, que gana confianza en sus niveles de stock, que ve cómo los errores y reclamaciones de clientes disminuyen y el nivel de servicio en general, se multiplica.
“Cultura de la excelencia como cultura de trabajo en un almacén para que forme parte a su vez, de la cultura de la empresa”
*Foto de Personas creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es
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