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La exactitud en la gestión del inventario se vincula con el Lean Manufacturing exactamente igual que la calidad ya que ambos pretenden eliminar despilfarros y mejorar el flujo de información y de mercancías.
Los métodos Lean persiguen mantener los niveles de producción adecuados con el mínimo inventario posible, esto hará que la producción Lean dependa en gran medida de la exactitud de nuestros inventarios incluidos los WIP (almacenes entre procesos). Por lo que la precisión de nuestros inventarios y de sus procesos, entra dentro de las cuestiones a integrar en la medición de la calidad de nuestro almacén.
Dicho de otra manera, aplicando métodos Lean a nuestros almacenes conseguiremos reducir nuestros stocks sin afectar a producción, reduciremos el número de operaciones de almacén y obtendremos una mayor precisión en nuestros procesos incluidos aquellos que redundan en el servicio al cliente externo o interno. Es decir, mayor exactitud de existencias y procesos más simples, nos llevan a una significativa reducción de los errores y por tanto a una mejora continua en la calidad del servicio que son el reflejo de los beneficios que aporta una buena gestión de almacén.
La precisión en el recuento de inventario
Aunque se ha tratado en posts anteriores deseo recordar que dentro de esta filosofía Lean de calidad de nuestros stocks debemos incluir los registros de inventario, es decir, la precisión en los recuentos de existencias. Como he explicado otras veces, la precisión en los conteos es fundamental y es una cuestión que refleja la calidad de nuestro almacén. Todos los procesos de trabajo, todas las transacciones de información, todos los flujos de mercancías, los movimientos, el almacenamiento, la generación de órdenes de trabajo, todos los métodos de mejora, todos los principios que deseemos aplicar a nuestro almacén beben del correcto y preciso registro de nuestros inventarios.
Nuestros clientes internos y externos, nuestro departamento de ventas, producción, sistemas, ingeniería, producción, etc. En definitiva, todos aquellos agentes implicados en el proceso de producción o mejora de cualquier proceso que interactúe con almacén o del propio almacén, es un usuario de esa base de datos llamada inventario y, por tanto, toda la precisión y exactitud de su trabajo dependerá inevitablemente de la exactitud de ese inventario.
Por eso no tenga ninguna duda que en el momento pase de una gestión sin SGA a una gestión integral de su almacén con SGA, el primer efecto beneficioso que notará toda la compañía (sobre todo financiero) a corto plazo, será el aumento significativo y progresivo de la precisión de sus inventarios, la reducción de errores y en consecuencia de despilfarros en prácticamente todos los departamentos de la empresa, incluso en algunos que a priori no se veían afectados por las imprecisiones de inventario.
Ventajas de trabajar con un SGA en el almacén Lean
La imprecisión de cualquier tipo genera desconfianza y la desconfianza tiene el dudoso honor de ser, uno de los mayores generadores de despilfarros y errores multi causa en empresas que se manejan en entornos desorganizados sin SGA. En estos entornos, además resulta como mínimo extremadamente complicado implementar ningún método Lean con alta eficacia debido a que las imprecisiones lo imposibilitan. En consecuencia, en estos entornos la mayoría de las veces se parchea el problema cuando se detecta hasta que una nueva imprecisión, hace ineficaz el parche que habíamos ideado o directamente hace necesario un nuevo parche.
Una de las enormes ventajas de trabajar con un SGA es que mejora la organización y aparece la posibilidad de “prevenir”. Va unida a la planificación, pero no es exactamente lo mismo. El SGA, una vez implantado, disminuye progresivamente las ineficacias por imprecisión, dado que realiza operaciones y conteos cada vez más precisos lo que va a redundar en un nuevo concepto de calidad que además es fundamental en la mejora continua. Es el principio de “prevención frente a detección”.
Quizá una de las herramientas más poderosas y eficaces que un SGA nos pone en la mano sea la posibilidad de prevenir los errores. Prevenir está en un plano muy superior a “detectar y corregir”. Las bases de datos con registros precisos de un SGA nos permitirán anticiparnos a la aparición de multitud de errores tanto operativos como del propio registro, lo que a su ven nos facilitará la aplicación de mejoras de manera preventiva previas a la aparición del error.
Pero, además en caso de que el error aparezca, que aparecerá, aunque en un número significativamente menor de ocasiones, no es que la “detección y corrección” desaparezcan de nuestra compañía, lo que ocurrirá es que en lugar de ser el método habitual de trabajo pasarán a un segundo plano de importancia. Es decir, quedarán como “medida de contención” hasta que apliquemos la medida preventiva definitiva. Porque una de las aportaciones más importantes que el SGA nos brinda es la precisión en la detección de la “causa raíz” del problema.
Las empresas con poca precisión en este punto generan temores y desconfianza e imposibilitan la aplicación de una filosofía Lean en sus almacenes. Sin embargo, la detección rápida y precisa de la causa raíz del problema tiene justo el muy beneficioso efecto contrario.
Por tanto, si el correcto registro y gestión de los datos de un SGA nos permite, tras su estudio, detectar la causa raíz de un problema lo que a su vez nos permite, prevenir frente a corregir y en consecuencia aplicar toda una filosofía Lean a nuestro almacén y mejorar todas las interacciones del mismo con otros departamentos y clientes, quizá sea interesante resaltar que las personas que manejan dicha información deben estar sometidas al mismo nivel de atención y de precisión que la parte operativa. También forman parte del almacén y desde luego que se beneficiarán de las mejoras que les aportará la posibilidad de aplicar métodos Lean en sus puestos de trabajo. Me refiero por supuesto a la parte administrativa del almacén.
El SGA va a transformar estos puestos de trabajo sustancialmente, dado que en la mayoría de las ocasiones pasarán de ser “introductores manuales de datos” en diferido a “gestores de datos” que se introducen en tiempo real sin su intervención. El SGA se salta el registro manual de datos lo que reduce los errores de registro que, a su vez, suponían una de las principales fuentes de errores de almacén e inventario. Al eliminar la introducción manual de datos eliminamos esos errores y sus despilfarros, pero a cambio deberemos tener en cuenta tanto el cambio en la naturaleza del trabajo que provoca la entrada de un SGA en la administración del almacén, como los cambios que puedan devenirse en la capacitación del personal asignado a tal fin.
Administración se beneficia notablemente de los métodos Lean aplicados en almacén dado que pasan directamente de realizar un trabajo improductivo a gestionar el flujo de información vital para el correcto funcionamiento de todos los procesos del almacén. Es decir, pasan de sufrir y generar imprecisiones a asumir los principios Lean en primera persona dado que son los encargados de facilitar e implantar esta filosofía o allanar el terreno a aquellos que la deben implantar, vigilando el correcto funcionamiento de todos los registros de información en almacén, que se generan en tiempo real gracias a nuestro SGA.
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