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La decisión de implantar un software de gestión de almacene avanzado o sistema SGA es una decisión importante que va a implicar grandes cambios en el funcionamiento general de toda la empresa. Tomar la mejor decisión dependerá en gran medida del trabajo previo de estudio que realicemos en la fase de selección tanto de nuestro departamento de almacén, del propio funcionamiento del software y de la compañía que lo suministra.
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El resultado pasa por dar un gran paso hacia delante que traerá consigo grandes beneficios, pero a corto plazo, lo que deviene a la compañía, y ésta deberá asumir, son cambios significativos que no sólo afectarán al departamento de almacén sino a todo el ámbito de actuación de la empresa. Elegir bien nuestros compañeros de viaje es de suma importancia para facilitar el tránsito y reducir las temidas resistencias al cambio.
Debemos considerar que no solo elegimos un software, también elegimos una empresa que será nuestro gran apoyo, estrecho colaborador y garante del correcto funcionamiento de nuestro almacén tanto hoy como en el futuro.
Una gestión de almacén SGA es una herramienta que entre otros logros conseguirá ayudarnos a solucionar problemas, a reducir errores, a mejorar nuestra productividad y a prosperar, aumentando nuestra capacidad de adaptarnos a un futuro siempre cambiante. En el mercado hay una variedad infinita de softwares, por eso para elegirlo adecuadamente es conveniente que tengamos en cuenta algunos puntos básicos que nos ayuden a determinar qué producto se adapta mejor a nuestras necesidades. Estos puntos básicos abarcan tanto aspectos de nuestra propia empresa como del propio software o de la compañía que lo suministra.
Consejos con respecto a nuestra compañía
1.- Definamos nuestros procedimientos para establecer nuestros requerimientos.
En almacenes carentes de software es común carecer también de procedimientos definidos. Al definirlos, surgirán las necesidades que necesitamos que el software solucione y la forma en que necesitamos trabajar con él.
Igual de importante es decidir qué no queremos que cambie el software. Cada SGA está preparado de forma distinta a la hora de afrontar las entradas, salidas, ubicaciones, movimientos, picking, expediciones, inventarios, etc. Y esta forma de afrontar cada proceso puede ser incompatible con nuestra forma de trabajar, nuestra política de empresa o con alguna de nuestras facetas del departamento que no deseamos modificar. En estos puntos será el software el que deba amoldarse a nosotros y no al revés.
Podemos decidir a priori el modus operandi que deseamos o que no deseamos que un software cambie y para ello primero debemos tener decidido dónde estamos y hasta dónde queremos llegar gracias a él.
Consejos con respecto al software de gestión SGA
2.- ¿Está preparado para procesos como el montaje o desmontaje de kits o labores de producción?
Es algo a tener muy en cuenta tanto si ya realizamos este tipo de tareas en el almacén como si no, ya que debemos prepararnos para lo que pueda surgir en el futuro. Transformar varias referencias en una nueva o desmontar una referencia para obtener varias, son cuestiones muy específicas que debe tener una solución muy concreta por parte del software. De no ser así no tendremos más remedio que “salirnos” del sistema para poder trabajar cuando la necesidad surja, lo que redundará en problemas de difícil solución como mermas de nuestra eficiencia y eficacia, pérdidas de trazabilidad y profundos descuadres de stock por la desincronización temporal entre procesos.
También será importante averiguar si estas soluciones para kits y producción forman parte del paquete estándar del software o son módulos aparte ya que esto siempre influye en la parte económica.
3.- Compatibilidades con otros softwares de la empresa
El sistema de almacén SGA no tiene por qué ser el primer software que llega a una empresa. Por tanto, debemos asegurarnos de que la base de datos del sistema SGA sea compatible con las ya existentes, como podrían ser la utilizadas por un ERP o por un secuenciador de producción. El SGA y otros softwares de gestión deben ser capaces de intercambiar datos en tiempo real. Pero no solo eso, también es prudente asegurarse que la cantidad de datos a intercambiar es la adecuada, nos referimos a que, si debemos servir materia prima a producción, el software de este departamento debe ser capaz de tratar todos los datos que requiera el mantenimiento de la trazabilidad al completo generados en el sistema SGA y viceversa, cuando se reciba el producto terminado.
En los casos en que cada software de gestión de la compañía pertenezca a un proveedor diferente, es importante anticiparse y averiguar cómo se tiene previsto actuar en el caso de las actualizaciones. Cuando se actualiza un software de forma unilateral, es decir, no afectando al resto, una de las posibilidades es que aparezcan problemas de compatibilidades. Cada proveedor tiene esto resuelto de una manera y es aconsejable que, antes de elegirlo, nos interesemos en cuál es la utilizada por cada uno de los que estemos barajando.
4.- Cómo trabaja con otras tecnologías como automatismos o sistemas de apoyo.
No importa que no dispongamos de automatismos o sistemas de apoyo como un pick by voice en nuestro almacén. Es conveniente que antes de elegirlo nos interesemos por la compatibilidad de nuestro software con otros equipos y tecnologías. Existen multitud de marcas, equipos y softwares con los que trabajar y es posible que algunos softwares se entiendan mejor con ciertos equipos por el mero hecho de trabajar con las mismas bases de datos.
5.- ¿Qué medios técnicos (hardware) utiliza?
Un asunto relevante a la hora de elegir un SGA es averiguar qué medios técnicos utiliza en su implantación. Pantallas táctiles, PDA’s, antenas WIFI, servidores, lectores de códigos de barras, etc. Es importante saber dónde van a instalarse (carretillas, puestos de trabajo, etc.), resistencia, mantenimiento que requieren, cómo son los puntos de carga de baterías de dichos equipos, cuántas baterías se necesitan, duración, etc.
Debemos averiguar el tiempo de respuesta del servicio técnico de la marca de dichos equipos, sobre todo de los críticos, ya que de su correcto funcionamiento va a depender que nuestro almacén funcione bien. Y también por supuesto el coste de todos los equipos necesarios y de su instalación.
6.- La flexibilidad y facilidad para las personalizaciones
El paso de los años, la adquisición de nuevos clientes, cambios en el mercado, entrada de nuevos proveedores, etc. todo ello va a repercutir en los procesos internos de nuestra empresa y va a provocar cambios en todos nuestros ámbitos de actuación incluido el almacén.
Nuestro sistema de gestión de almacén SGA debe adaptarse rápidamente a las nuevas circunstancias impuestas por variaciones de estos factores del mercado, tanto hoy como en el futuro, y es aconsejable que nosotros averigüemos cómo lo hace en la fase de preselección.
7.- La migración e introducción de datos en el SGA del primer día.
Esta es una cuestión que suele descuidarse casi hasta el mismo día de la implantación. Debemos planificar cuidadosamente cómo va a producirse la migración de datos existentes hacia el SGA y cómo introduciremos parámetros que no están en la base de datos como números de serie o lotes o ubicaciones que hasta ahora no utilizábamos y que ahora son imprescindibles. Será vital establecer protocolos de actuación, definir quién hará qué y los medios técnicos necesarios para esta labor ardua, que los operarios ejecutarán por primera vez con un sistema que no conocen salvo por los cursos de formación previos.
Consejos con respecto al proveedor de software
8.- Que su software ya esté implantado en otras compañías similares a la nuestra
Que el proveedor de software tenga implantado con éxito su programa en empresas de nuestro sector o que desempeñen actividades análogas a la nuestra garantiza su conocimiento y experiencia sobre aspectos que pueden resultar de gran ayuda, como las dificultades que nos encontraremos en los primeros pasos o personalizaciones recomendables que ya están en uso.
Tener conocimientos previos del sector ayuda mucho a la hora de diseñar e implantar un software y añade valor al papel del proveedor ya que las funcionalidades del software que nos recomiende se adaptarán mejor a nuestras necesidades.
9.- Que el proveedor elegido sea una compañía solvente
Un sistema de gestión de almacén SGA nos va a acompañar durante mucho tiempo mejorando y ayudando en la gestión del almacén. Debemos buscar garantías de la supervivencia del proveedor en el futuro. Una compañía asentada y con experiencia o un partner de una marca multinacional nos garantiza en el largo plazo que seguirán estando ahí para darnos soporte.
Conclusiones
Con la llegada del sistema avanzado de almacén SGA, algunos aspectos de nuestra compañía deberán prevalecer y otros deberán cambiar en favor de una mejora en la gestión, pero en todo caso, deberemos gestionarlo y decidirlo con antelación. Un proyecto de nueva implantación como el de un sistema SGA es muy parecido a una negociación, tendremos que ceder en algunos puntos y cambiarlos para adaptarnos a una nueva forma de trabajar y, a su vez, el proveedor del software deberá adaptar su producto a las formas de trabajar que nos son propias o que forman parte de nuestra identidad corporativa.
Para una empresa, invertir en un nuevo sistema de gestión como un SGA supone avanzar, dar un paso más hacia la transformación digital, hacia la industria 4.0. Rompemos una inercia de tradición no productiva para adaptar una parte fundamental de la logística integral de nuestra empresa al uso de nuevas tecnologías.
Ganaremos flexibilidad y capacidad de adaptación, anticipación y planificación. No es una decisión que debamos tomar pensando sólo en el aquí y ahora. Es recomendable mirar hacia un horizonte temporal a largo plazo. Nuestro SGA es sólo el primer paso, en el futuro nuestro software deberá trabajar con automatismos, sistemas de apoyo, otros softwares ya implantados o que se implantarán, nuevas máquinas y dispositivos, nuevas redes y tecnologías.
Por eso, saber elegir el mejor SGA para tu empresa será una labor importante que requerirá el análisis de muchos factores, entre los que se encuentran nuestras propias necesidades, las características del proveedor que nos lo suministra y los objetivos que el nuevo software deba cumplir.
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