ANÁLISIS DE PROCESOS ANTES DE IMPLEMENTAR UN ERP. ¿EN QUÉ CONSISTE?

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El análisis de procesos es una tarea fundamental para la implantación de un sistema de gestión empresarial en cualquier organización. Es el primero de los pasos que se deben dar para seleccionar el ERP más adecuado y asegurar su correcta implantación.

En un proyecto de este tipo, la empresa que decide acometer un cambio en su sistema informático de información y gestión, desarrolla su propio análisis general sobre las necesidades de la organización. Este análisis, supone un punto de partida para ayudar a seleccionar un software específico y a su proveedor de servicios.

El análisis que vamos a exponer aquí, se desarrolla con posterioridad a la contratación de la solución seleccionada, y por tanto, es crítico la elección del proveedor, ya que será el encargado de desarrollar el análisis sistematizado de los procesos de la empresa con ayuda del personal de la misma.

La elección del proveedor es clave

El papel del proveedor de servicios de implantación del software ERP es una parte fundamental en el desarrollo del análisis de procesos. Hay dos razones para justificar esta afirmación:

La calidad de este análisis tendrá una fuerte influencia en el desarrollo de las siguientes fases del proceso de implantación y en el establecimiento de metas y objetivos.
El proveedor se convierte en un socio de la empresa ya que, por su naturaleza, la relación entre ambos será a largo plazo y con una fuerte implicación de ambas partes.

Por todos estos motivos, sin tratar de indicar cuál debe ser la metodología de su selección, es importante conocer su reputación y la experiencia que tiene en el sector, ya que es fácil que tenga experiencia en los procesos que se analicen.

Una vez seleccionado el proveedor, con el inicio del proyecto de cambio del software de gestión, comienzan las reuniones en las que se realiza el análisis de la empresa, así, se podrán conocer las necesidades que tiene para adaptar correctamente el sistema de gestión empresarial.

El análisis de procesos

En la actualidad, el número de empresas que apuestan por un sistema de gestión informatizado aumentan cada día, esto demuestra su eficacia para la optimización y automatización de los procesos empresariales. Pero, por otro lado, muchas veces la llegada de este tipo de sistemas no se realiza de la manera apropiada o, una vez ya se han implementado, no responden a las expectativas generadas.

Implantar un sistema ERP, requiere de un camino que comienza con el análisis de procesos. Se podría definir como las diferentes reuniones en las que se informa, se analiza y se busca una solución a las necesidades de la empresa, a partir de las cuales se redacte un informe que describa todos los procesos, las necesidades de adaptación del software y los objetivos del proyecto. Una especial consideración deben tener aquellos procesos que se consideren críticos para la competitividad de la empresa, ya que serán también críticos para el éxito del proyecto de implantación.

Funcionamiento del análisis

El proceso se divide en tres partes genéricas:

Reunión inicial: el proveedor se reúne con los responsables de los diferentes departamentos de la empresa, así como con el equipo directivo. En estas reuniones se facilita la información de cada departamento y se establecen las necesidades de cada uno de ellos.
Análisis de la información: esta tarea recae sobre el proveedor. Se encarga de analizar todo lo que ha obtenido en las reuniones y entregar un informe con el detalle de todas las necesidades del proyecto de implantación del ERP y los objetivos.
Aprobación: con los datos aportados, la dirección del proyecto deberá aprobar o no el informe generado como punto de partida para desarrollar todo el proceso de implantación.

Beneficios que aporta a la empresa

Realizar un análisis de procesos no sirve únicamente para definir el proceso de implementar un ERP. Es cierto que esta es la razón principal, pero, al mismo tiempo, aporta una serie de beneficios para mejorar el funcionamiento de la organización.

En este sentido, conocer el resultado de invertir en el sistema es la principal razón por la que realizar este análisis. Gracias a él, se encuentran otras ventajas:

Conocer el nivel de implicación del proveedor: se puede observar el tiempo que invierte el proveedor en conocer la empresa, las soluciones que adapta al negocio y su capacidad para analizar las necesidades.
Conocer las necesidades de cada departamento: al implicarse en todo el proceso desde el primer minuto, los diferentes responsables pueden aportar sus comentarios, inquietudes o propuestas de mejora. Algunas de ellas se pueden llevar a cabo incluso antes de la llegada del sistema.
Reevaluar los procesos internos: este análisis permite conocer a fondo la operativa del negocio. De esta manera, se pueden detectar y realizar pequeños ajustes que mejorarán la competitividad de la empresa.

A la hora de instaurar un sistema de gestión empresarial se podría decir que existen tres piezas clave: el proveedor, el software ERP y el análisis de procesos. Este último es fundamental, ya que influye no solo en la adaptación del sistema sino también en el funcionamiento interno de la empresa.

Los datos necesarios para implementar un ERP

Para desarrollar el análisis de procesos comentado anteriormente, se necesitará realizar un análisis, recopilación y valoración de todos los datos que van a ser necesarios para conocer el funcionamiento detallado de la empresa, de forma que además de considerar las opiniones de los empleados, podamos confirmar esta información con datos objetivos que nos confirmen las valoraciones realizadas.

Para ello, vamos a ver algunos de los datos que se utilizan habitualmente.

Datos maestros

Hacen referencia a los datos críticos e imprescindibles para poder operar con el nuevo software. Según los datos introducidos, se limitarán o no ciertas acciones. Los datos principales incluidos en este apartado son los siguientes:

Datos generales de la empresa
Catálogo de productos
Almacén
Clientes y proveedores
Tarifas
Formas de pago
Transporte
Contabilidad, etc…

Procesos

Estos datos definen los procesos actuales de la empresa, es decir; aquellas acciones necesarias que se realizan. Podemos distinguir dos tipos de procesos:

Inter-departamentales: hacen referencia a aquellos que se realizan entre dos departamentos de la organización. Algunos ejemplos son: envíos de documentos, asignación de tareas, solicitudes de compra o avisos de inventario.
Intra-departamentales: son los que se realizan dentro del propio departamento. Un ejemplo de ello dentro del departamento de ventas podría ser el alta de clientes.

Informes y documentos

Los datos que se aportan en esta fase permiten la configuración del ERP para generar un número de documentos concretos en cada área de la empresa. Se deben definir el formato y la información que cada uno de los departamentos quiera solicitar en este tipo de documentos.

En este caso, se deben analizar tanto los informes y documentos de carácter operativo, como los de carácter más estratégico.

Algunos ejemplos de documentos operativos son: albaranes, facturas, informes contables, reclamaciones, estadísticas de venta...

Migraciones de datos

Por último, pero no menos importante, toca decidir qué datos que se almacenan actualmente en la empresa van a pasar al sistema ERP, que es lo que llamamos el proceso de migración de datos. Este proceso puede determinar en muchos casos la duración del proceso de implantación, ya que los datos en un sistema de información son como la gasolina a un coche, sin datos no funciona el sistema ERP.

La calidad con la que se ejecute este proceso, puede determinar la satisfacción final de implantar un proyecto de este tipo.

Conclusiones

La descripción de procesos es una actividad que ayuda a entender el funcionamiento de la empresa e identificar aquellas áreas que son susceptible de mejora. Durante la implementación de un sistema ERP tiene una gran utilización, pero debe saberse sacar provecho del esfuerzo empleado e integrarlo en la vida de la empresa.

La llegada de un software de gestión a la empresa requiere de la colaboración de las diversas áreas de la misma con el proveedor. Gracias a ello, se conseguirán los objetivos que se persigue con dicho plan. El análisis de procesos y el volcado de datos iniciales son dos de los elementos indispensables para lograr conseguir el objetivo que perseguimos.