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    13 Nov 2018

    CONSEJO PARA ELEGIR PROVEEDOR DE ERP, PARTE 1

    elegir proveedor erpDesigned by Pressfoto

     

    Acertar en la selección de un proveedor de ERP es una decisión clave y necesaria, aunque no suficiente, para  asegurar el éxito de un proyecto de este tipo. Un software de estas características, correctamente implantado, es muy probable que te ayude a mejorar la competitividad de tu negocio, ya que garantiza una gestión integral de tus procesos y un aumento de la productividad. Además, la cantidad de datos interrelacionados de alta calidad y la consistencia de los mismos, facilita el proceso de toma de decisiones.

    Muchas empresas aprovechan este tipo de procesos para plantear cambios en sus procesos de gestión y dirección, lo que supone una oportunidad para adaptarse a las condiciones del entorno. 

    Acometer un proyecto de este tipo requiere que las empresas cuenten con un fuerte apoyo desde dentro de su organización, pero también que reciban el apoyo de personal especializado en este tipo de servicios por parte de la empresa proveedora. Debemos tener en cuenta, que estos servicios no son puntuales en el momento de la implantación, sino que son recurrentes durante toda la vida útil del software ERP en la empresa.  Esta relación entre las empresas y sus proveedores de ERP, que si todo funciona bien, debería ser una relación a largo plazo, es algo parecido a un “matrimonio tecnológico” por lo que vamos a analizar qué características debería tener un proveedor de ERP para facilitar una relación estable con las empresas.

    Características de un proveedor de ERP para garantizar el éxito

    Como se suele decir, cada empresa es un mundo, y no existen recetas iguales para todos. No obstante, conociendo nuestras fortalezas y debilidades, nuestros objetivos, etc…, debemos de analizar aquellas características que pensemos que pueden garantizar una relación lo más larga posible con un socio tecnológico. Este puede ser un buen punto de partida.

    El planteamiento que vamos a exponer, en este primer post de dos que componen la saga, contempla exclusivamente las características de los servicios prestados por los proveedores, al margen del programa de gestión seleccionado. Por tanto no se trata, en ningún caso, de establecer criterios de selección de un software de gestión, sino del proveedor a elegir.

    Dada la heterogeneidad de las posibles características es necesario clasificarlas según diferentes criterios, de forma que al final cada uno ponga en una balanza los pros y contras de aquellas que considere más afines con su organización. 

     

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    En este sentido, vamos a analizar las diferentes características de acuerdo con los siguientes criterios:

     

    • Relación del proveedor con la propiedad de las licencias de uso del software. Esta característica tiene importancia porque determina la posibilidad de que el proveedor de software pueda acceder al código fuente de la aplicación para modificar su funcionalidad y adaptarla a las necesidades de la empresa. Aunque en teoría, la posibilidad de acceso al código fuente es una característica positiva, tenemos que tener en cuenta que no siempre garantiza el resultado final. De acuerdo con este criterio podemos destacar las siguientes situaciones: 

      • El proveedor tiene acceso al código fuente de acuerdo con alguna de las siguientes posibilidades:
        • Es el propietario de la licencia, con independencia de que venda o no la licencia de uso (freeware – payware). Como hemos dicho antes, en este caso se presupone una mayor capacidad de adaptación del software pero con la dificultad de no poder cambiar de proveedor si no se cambia también el programa.
        • No es el propietario, pero tiene acceso por el tipo de licenciamiento Open Source. Como en el caso anterior, también se presupone una mayor capacidad de adaptación del software y se tiene la posibilidad de cambiar de proveedor sin necesidad de cambia el programa, o por lo menos, en su totalidad. 
      • El proveedor no tiene acceso al código fuente, pero tiene capacidad de integración de los desarrollos a medida para mantener, cara al usuario, la unicidad del sistema de gestión. Normalmente este tipo de proveedores suelen ser partners o distribuidores de las marcas de software. En muchos casos, la capacidad de adaptación es inferior al anterior caso pero puede ser suficiente, y existe la posibilidad de cambiar entre otro distribuidor de la marca sin necesidad de cambiar el programa, o por lo menos, en su totalidad. 
      • El proveedor no tiene acceso al código fuente y no tiene capacidad de integración de los desarrollos a medida. Esta es la situación menos favorable cuando se requieren adaptaciones importantes para la empresa, pero suele tener un coste menor. Es razonable cuando los requerimientos de la empresa son muy estándar. 
    • Tamaño del proveedor. Esta característica suele tener importancia en la medida de que un mayor tamaño suele asimilarse a una mayor cantidad y variedad de recursos humanos y materiales. En un sector como el tecnológico, en el que todo cambia rápidamente, suele ser un requisito deseado porque garantiza mejor la especialización y actualización de los servicios prestados, pero en menoscabo del tipo de relación que suele ser mas impersonal y estandarizada. De acuerdo con este criterio podemos destacar las siguientes situaciones:

      • Gran tamaño. Suelen aplicar metodologías de trabajo muy estructuradas y eficaces con pocas posibilidades de cambio y con una relación más impersonal entre el equipo de trabajo.
      • Tamaño mediano.  Suelen tener metodologías poco estructuradas, lo que permite cambiarlas, y suelen mantener relaciones personales neutras.
      • Pequeño tamaño. No suelen tener metodología de trabajo y se adaptan totalmente a los requerimientos que plantean la empresas en este sentido. Prime la relación personal para lo bueno y para lo malo.
    • Cultura de empresa. Esta característica tiene importancia en la medida en que una relación a largo plazo debe basarse en compartir algunos valores y principios éticos que generen confianza en que la forma de proceder de una empresa antes los problemas futuros. Al final lo importante es comprobar si hay o no hay “feeling”. Para ello, es bueno valorar: 

      • El  grado de compromiso con el cliente. Es bueno que el proveedor tecnológico también seleccione su cliente, ya que le importa trabajar en condiciones razonables para cubrir los objetivos.
      • Orientación hacia el cliente. Si no se constata que esto es así, aconsejamos que se piense mucho seguir adelante. Una manifestación evidente de si se cumple con esta condición es analizar su servicio de atención al cliente post-venta. Las opiniones de sus actuales clientes es un buen indicador.
      • Valores y principios de la empresa.
    • Experiencia y conocimientos específicos sobre el negocio. Esta característica tiene importancia en aquellos sectores en los que por su dificultad o singularidad, el tiempo de ejecución de un proyecto puede alargarse en el tiempo y/o incrementar el coste del mismo. De acuerdo con este criterio podemos destacar las siguientes situaciones:

      • Empresas especializadas en el sector tanto a nivel del equipo consultor como de programa. Suelen ser empresas más eficaces en cumplir plazos de ejecución pero a un precio mayor.
      • Empresas que trabajan con programas sectoriales pero cuyos consultores no destacan por una fuerte especialización. Suelen ser una opción razonable para empresas del sector más pequeñas ya que suelen tener un coste inferior y un plazo de ejecución también razonable, aunque mayor que el anterior (en términos relativos).
      • Empresas que no están especializadas en el sector, tanto a nivel del equipo consultor como de programa. Esta suele ser la solución más barata pero a costa de un plazo de ejecución muchas veces superior. Es razonable cuando los requerimientos de la empresa son muy estándar.
    • Capacidad de gestión y solvencia. Esta característica tiene importancia ya que, si hemos llegado a la conclusión de que se trata de un “matrimonio tecnológico”, es importante que la relación no se rompa por la “defunción anticipada del proveedor tecnológico”.  Al ser este un sector con grandes cambios, el riesgo de negocio es alto , y por tanto, necesitamos comprobar que no hayan indicios que hagan pensar que podamos entrar en una situación no deseada ajena a nuestra relación con el proveedor. Pensamos que es importante revisar:

      • La antigüedad, aunque no siempre es sinónimo de empresa solvente.
      • Análisis de sus estados financieros. La evolución de sus magnitudes más significativas puede ser muy importante para confiar en él. Esta información es pública, por lo que no tenemos ningún pretexto para no llevarlo a cabo.
      • Garantías con relación a la disponibilidad para la empresa de los códigos fuente en caso de imposibilidad de atender al cliente, por causas ajenas a este.
    • Método de comunicación. En el mundo actual, las posibilidades que se pueden ofrecer a través de internet son innumerables, pero existen situaciones en las que la relación personal directa puede ser importante también. El método de comunicacion afecta fundamentalmente a la eficacia temporal de transmitir el mensaje que necesitemos realizar, o del tiempo que tengamos que invertir en resolver un problema. La relación presencial conlleva un trato muy directo y humano,  pero también implica un mayor coste. En el caso contrario nos encontramos con la comunicación a través de internet no personalizada que es la mas barata pero la menos personal. De acuerdo con este planteamiento podemos destacar las siguientes situaciones:

      • Empresas que basan su relación con el cliente a través de un contacto presencial y también con una comunicación eficaz a través de internet. Este tipo de empresas suelen tener una relación personal muy intensiva pero a costa de un precio más alto.
      • Empresas que basan su relación con el cliente a través de procesos por internet muy eficaces, que contempla acciones directas personales de carácter remoto (como videoconferencias, etc..), y también telefónicamente en caso de necesidad.
      • Empresas que basan su relación con el cliente solo a través de internet evitando las acciones de comunicación directa (aunque de forma remota). Esta es la menos personal pero la mas barata.
    • Ámbito de mercado. Esta característica tiene importancia cuando la empresa necesita recibir servicios tecnológicos en distintas ubicaciones e incluso ente distintos países e idiomas. De acuerdo con este planteamiento podemos destacar las siguientes situaciones:

      • Proveedores internacionales. Necesarios sí el ámbito de gestión de la empresa tiene presencia en distintos países y en distintos idiomas. Suelen ser empresas poco flexibles  pero eficaces.
      • Proveedores nacionales. Suelen ser una opción muy eficaz cuando el sistema de gestión de un empresa opera a nivel nacional, aunque venda a otros países. Suelen ofrecer un coste inferior a las multinacionales. 
      • Proveedores locales. Suele ser una opción adecuada a empresas con poca complejidad pero con algunos requerimientos muy específicos que requieren desarrollos a medida, y que operan en un mercado nacional o local. Suelen ser empresas muy flexibles y algo más baratas, pero cuidado, que en algunos casos hemos vistos barbaridades.

    Aunque esta lista de características, no trata de ser una clasificación cerrada, si que consideramos importante que nos sirva de reflexión para cuando nos enfrentemos a la situación de seleccionar un proveedor de software ERP.  Este tipo de decisiones no son habituales en la gestión ordinaria de la empresa, y por este motivo, nos gustaría ayudarte cuando se te presente la situación.

    En el siguiente post, sobre este tema, hablaremos de qué debemos analizar en el proceso de selección del proveedor, de forma que no se nos pase por alto ningún aspecto relevante, al margen de las características comentadas en este documento.

     

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    y si quieres conocer una herramienta de ERP:

    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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