CONSEJOS PARA ELEGIR PROVEEDOR DE ERP

  • Actualizado: 18 enero 2024
  • Publicado por primera vez: 20 marzo 2023

CONSEJOS PARA ELEGIR PROVEEDOR DE ERP*

Elegir proveedor de ERP es una decisión clave y necesaria, aunque no suficiente, para asegurar el éxito de un proyecto de este tipo. Un software de estas características, correctamente implantado, es muy probable que te ayude a mejorar la competitividad de tu negocio, ya que garantiza una gestión integral de tus procesos y un aumento de la productividad. Además, la cantidad de datos interrelacionados de alta calidad y la consistencia de los mismos facilita el proceso de toma de decisiones.

Muchas empresas aprovechan este proceso para plantear cambios en sus procesos de gestión y dirección, lo que supone una oportunidad para adaptarse a las condiciones del entorno.

Acometer un proyecto de esta envergadura requiere que las empresas cuenten con un fuerte apoyo desde dentro de su organización, pero también que reciban el apoyo de servicios especializados por parte del proveedor, a través de servicios recurrentes durante toda la vida útil del ERP en la empresa.

Si todo funciona bien, esta relación empresa-proveedor de ERP debería ser una relación a largo plazo, algo parecido a un “matrimonio tecnológico”. Por lo que vamos a analizar:

  • Qué características debería tener un proveedor de ERP para facilitar una relación estable con las empresas.
  • Qué factores/riesgos analizar en el proceso de selección de proveedor.
  • Qué plan de acción debemos ejecutar para obtener la información cualitativa y cuantitativa necesaria para completar la elección de proveedor de software de gestión.

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Características de un proveedor de ERP para garantizar el éxito

Cada empresa es un mundo, no existen recetas iguales para todos. No obstante, conociendo nuestras fortalezas, debilidades, objetivos…, como punto de partida, debemos analizar aquellas características que pueden garantizar una relación lo más larga posible con un socio tecnológico.

Aunque no trata de hacer una relación cerrada de características, sí que consideramos importante que nos sirva de apoyo para reflexionar cuando nos enfrentemos al proceso de elección de proveedor de software ERP.  Este tipo de decisiones no son habituales en la gestión ordinaria de la empresa, y por este motivo, nos gustaría ayudarte cuando se te presente la situación.En este sentido, vamos a analizar las diferentes características de acuerdo con los siguientes criterios:

1.- Relación del proveedor con la propiedad de las licencias de uso del software

Esta característica tiene importancia porque determina la posibilidad de que el proveedor de software pueda acceder al código fuente de la aplicación para modificar su funcionalidad y adaptarla a las necesidades de la empresa. Aunque en teoría, la posibilidad de acceso al código fuente es una característica positiva, tenemos que tener en cuenta que no siempre garantiza el resultado final.

De acuerdo con este criterio podemos destacar las siguientes situaciones:

  • El proveedor tiene acceso al código fuente, de acuerdo con alguna de las siguientes posibilidades:
    • Es el propietario de la licencia, con independencia de que venda o no la licencia de uso (freeware – payware). Como hemos dicho antes, en este caso se presupone una mayor capacidad de adaptación del software pero con la dificultad de no poder cambiar de proveedor si no se cambia también el programa.
    • No es el propietario, pero tiene acceso por el tipo de licenciamiento Open Source. Como en el caso anterior, también se presupone una mayor capacidad de adaptación del software y se tiene la posibilidad de cambiar de proveedor sin necesidad de cambiar el programa, o por lo menos, en su totalidad.
  • El proveedor no tiene acceso al código fuente, pero tiene capacidad de integración de los desarrollos a medida para mantener, cara al usuario, la unicidad del sistema de gestión. Normalmente este tipo de proveedores suelen ser partners o distribuidores de las marcas de software. En muchos casos, la capacidad de adaptación es inferior al anterior caso, pero puede ser suficiente, y existe la posibilidad de cambiar entre otro distribuidor de la marca sin necesidad de cambiar el programa, o por lo menos, en su totalidad.
  • El proveedor no tiene acceso al código fuente y no tiene capacidad de integración de los desarrollos a medida. Esta es la situación menos favorable cuando se requieren adaptaciones importantes para la empresa, pero suele tener un coste menor. Es razonable cuando los requerimientos de la empresa son muy estándar.

2.- Tamaño del proveedor

Un mayor tamaño del proveedor suele asimilarse a una mayor cantidad y variedad de recursos humanos y materiales. En un sector como el tecnológico, en el que todo cambia rápidamente, es un requisito deseado con frecuencia porque garantiza mejor la especialización y su capacidad de actualización de los servicios que presta, pero también en menoscabo del tipo de relación que suele ser más impersonal y estandarizada.

En concordancia con este criterio, debemos valorar las siguientes opciones:

  • Gran tamaño. Suelen aplicar metodologías de trabajo muy estructuradas y eficaces, con pocas posibilidades de cambio y con una relación más impersonal entre el equipo de trabajo.
  • Tamaño mediano. Acostumbran a tener metodologías poco estructuradas, lo que permite cambiarlas. Normalmente mantienen relaciones personales neutras.
  • Pequeño tamaño. No acostumbran a tener metodología de trabajo y se adaptan totalmente a los requerimientos que plantean las empresas en este sentido. Prima la relación personal para lo bueno y para lo malo.

3.- Cultura de empresa

Una relación a largo plazo debe basarse en compartir algunos valores y principios éticos que generen confianza en que la forma de proceder de una empresa ante los problemas futuros. Al final lo importante es comprobar si hay o no hay “feeling”. Para ello, es bueno valorar:

  • El  grado de compromiso con el cliente. Es bueno que el proveedor tecnológico también seleccione a su cliente y que, previamente, le conozca a profundidad. Esto significa que le importa trabajar en condiciones razonables para cubrir los objetivos
  • Orientación hacia el cliente. Si no se constata que esto es así, aconsejamos que se piense mucho seguir adelante. Una manifestación evidente de si se cumple con esta condición es analizar su servicio de atención al cliente post-venta. Las opiniones de sus actuales clientes es un buen indicador.
  • Valores y principios afines a nuestra empresa.

4.- Experiencia y conocimientos específicos sobre el negocio

La experiencia del proveedor en el sector de negocio en el que compite nuestra empresa, así como sus años de trabajo en este ámbito y los resultados positivos que hayan tenido, nos ofrece mayor confianza en que el ERP que nos propongan se adaptará mucho mejor a las necesidades concretas de la organización. Además, es una buena muestra de la cualificación de sus profesionales. 

Estas características son de enorme importancia en aquellos sectores en los que, por su dificultad o singularidad, el tiempo de ejecución de un proyecto puede alargarse en el tiempo y/o incrementar el coste del mismo. De acuerdo con este criterio, podemos destacar las siguientes proveedores:

  • Empresas especializadas en el sector tanto a nivel del equipo consultor como de programa. Suelen ser empresas más eficaces en cumplir plazos de ejecución pero a un precio mayor.
  • Empresas que trabajan con programas sectoriales, pero cuyos consultores no destacan por una fuerte especialización. Suelen ser una opción razonable para empresas del sector más pequeñas, ya que frecuentemente tienen un coste inferior y un plazo de ejecución también razonable, aunque mayor que el anterior (en términos relativos).
  • Empresas que no están especializadas en el sector, tanto a nivel del equipo consultor como de programa. Esta suele ser la solución más barata, pero a costa de un plazo de ejecución muchas veces superior. Es razonable cuando los requerimientos de la empresa son muy estándar.

5.- Capacidad de gestión y solvencia

Es importante que el “matrimonio tecnológico” no se rompa por la “defunción anticipada del proveedor de software ERP”.  Al ser este un sector con grandes cambios, el riesgo de negocio es alto y, por tanto, necesitamos comprobar que no haya indicios de que podamos entrar en una situación no deseada ajena a nuestra relación con el proveedor. Pensamos que es importante revisar:

  • La antigüedad, aunque no siempre es sinónimo de empresa solvente.
  • Análisis de sus estados financieros.
  • Garantías con relación a la disponibilidad para la empresa de los códigos fuente en caso de imposibilidad de atender al cliente, por causas ajenas a este.

6.- Método de comunicación

El método de comunicación con el proveedor afecta fundamentalmente a la eficacia temporal de transmitir el mensaje que necesitemos realizar, o del tiempo que tengamos que invertir en resolver un problema.

La relación presencial conlleva un trato muy directo y humano, pero también implica un mayor coste, aunque existen situaciones en las que puede ser importante. En el caso contrario está la comunicación a través de internet que es la más barata, pero menos personal, aunque ofrece innumerables posibilidades.

De acuerdo con este planteamiento podemos destacar las siguientes situaciones:

  • Empresas que basan su relación con el cliente a través de un contacto presencial y también con una comunicación eficaz a través de internet. Este tipo de empresas suelen tener una relación personal muy intensiva, pero a costa de un precio más alto.
  • Empresas que basan su relación con el cliente a través de procesos por internet muy eficaces, que contempla acciones directas personales de carácter remoto (como videoconferencias, etc..), y también telefónicamente en caso de necesidad.
  • Empresas que basan su relación con el cliente solo a través de internet evitando las acciones de comunicación directa (aunque de forma remota). Esta es la menos personal pero la más barata.

El proveedor debe contar con canales comunicativos abiertos y que sean eficientes. La velocidad es fundamental y, por tanto, debemos tener la posibilidad de poder contactar con él en un tiempo récord. En pleno siglo XXI es necesaria la proactividad. Esto quiere decir que el propio proveedor debe tener la capacidad y autonomía de comunicarse con nosotros ante cualquier tipo de problema.

 

7.- Ámbito de mercado

Esta característica tiene importancia cuando la empresa necesita recibir servicios tecnológicos en distintas ubicaciones e incluso entre distintos países e idiomas. De acuerdo con este planteamiento podemos destacar las siguientes situaciones:

  • Proveedores internacionales. Necesarios si el ámbito de gestión de la empresa tiene presencia en distintos países y en distintos idiomas. Suelen ser empresas poco flexibles, pero eficaces. Es importante asegurarnos de que su ámbito de atención al mercado cubre los mismos países en los que vende
  • Proveedores nacionales. Son una opción muy eficaz cuando el sistema de gestión de una empresa opera a nivel nacional, aunque venda a otros países. Normalmente, ofrecen un coste inferior a las multinacionales.
  • Proveedores locales. Resultan una opción adecuada para empresas con poca complejidad, pero con algunos requerimientos muy específicos que requieren desarrollos a medida, y que operan en un mercado nacional o local. Suelen ser empresas proveedoras muy flexibles y algo más baratas. Pero cuidado, que en algunos casos hemos visto barbaridades.

También merece la pena destacar la capacidad del proveedor de ofrecernos servicios profesionales de formación posteriores a la implantación del software en nuestra empresa. Este es un factor importante para que podamos rentabilizar la inversión a largo plazo.

 

Otros factores que determinan el proceso de elección de proveedor ERP.

Antes de entrar en detalle en aquellas acciones que nos pueden ayudar a confirmar nuestra valoración sobre un proveedor, es importante analizar los factores generales que giran alrededor de este proceso y que son inherentes a cada empresa. Cuando hablamos de factores nos estamos refiriendo a los riesgos en los que podemos incurrir por plantear erróneamente un proceso de este tipo. En este sentido, vamos a centrarnos en:

 

A.- Cambio del software asociado a un cambio de proveedor (costes de cambio del software y proveedor). 

Algunas veces el cambio de software está vinculado a razones asociadas con el proveedor de servicios, lo que nos obliga a incurrir en nuevos costes no asociados siempre a nuestra valoración del software. Cuanto más altos sean los costes de cambio, mayor será el tiempo que necesitaremos estar unidos con el proveedor de los servicios para rentabilizar el inversión y, por tanto, nos debemos cerciorar mejor de aquellas características que podrían influir en la longevidad de la relación, como son:

  • Su fortaleza financiera.
  • Su estructura organizativa. Las organizaciones muy personalistas y poco profesionales corren el riesgo de tener una vida útil igual a la de sus lideres, sin la posibilidad de contar con un plan de sucesión eficiente.
  • Capacidad de respuesta del proveedor ante un problema crítico..
  • Nivel de compromiso con nuestro negocio.
  • Su capacidad de actualización tecnologica.
  • Etc..

B.- La previsión de que se produzcan costes ocultos del software.

Aunque existen varios tipos de costes de este tipo, nos vamos a centrar en tres que se pueden analizar antes de tomar la decisión y que se presentan con mayor frecuencia que la deseada si no se presta la debía atención:

  • Costes excesivos de mantenimiento futuros. Es frecuente que la política de mantenimiento del software se establezca atendiendo a criterios no controlables por parte del cliente y en el marco de unas condiciones que variarán mucho a lo largo del tiempo. El resultado final suele ser que las empresas terminan por asumir un coste que no les aporta ningún valor y que no pueden controlar. Se deberían de establecer cláusulas flexibles y un mayor control de la funcionalidad que aporta para la empresa.
  • Obsolescencia tecnológica. Aunque este es un riesgo difícil de analizar, existen soluciones de software en el mercado con diseños y desarrollos arcaicos. Esta situación puede forzar el cambio del software en menos tiempo del deseable. Un asesoramiento técnico puede ser de gran apoyo si hay dudas razonables sobre este riesgo.
  • Capacidad de integración del software. La filosofía de algunos proveedores no es propicia en apoyar la integración de su software con otras aplicaciones. Hoy en día, esto se debe a un problema de actitud empresarial, no tecnológico, y los efectos habituales sobre el cliente es de una mayor dependencia del proveedor e insatisfacción. Al final esto conlleva un mayor coste para el cliente, que puede llegar a ser muy importante.

C.- Tipo de infraestructura necesaria (servidores y base de datos).

Hoy en día, la posibilidad de que el cliente pueda elegir la modalidad, con relación al tipo de infraestructura, es un factor muy importante que afecta mucho al coste. Aquellas propuestas que no contemplen una solución cloud (ya sea publica o privada), no tienen demasiado sentido en un momento en el que la tendencia es a evolucionar hacia esta infraestructura.

Dicho todo esto, es preciso tener en cuenta que el proceso de selección deberá centrarse más en asegurarse de aquellas características que puedan suponer un riesgo que no se quiera asumir de acuerdo con la percepción y características de nuestra empresa.

 

Acciones a considerar en tu proceso de selección de proveedor de ERP.

A continuación, vamos a exponer algunas consideraciones que debemos tener en cuenta para obtener la información cualitativa y cuantitativa necesaria para completar la elección de nuestro proveedor de software de gestión. Como se desprende del tipo de inversión que conlleva esta decisión, la relación que debemos mantener con el proveedor de servicios debería ser una relación a largo plazo, lo que nos hace pensar en algo parecido a un “matrimonio tecnológico” por lo que necesitamos asegurarnos de que hemos hecho una valoración razonable.

Como se desprende de todo lo comentado hasta el momento, no existe un proceso de elección estándar. Pero, a continuación, vamos a exponer algunas acciones que por sencillez algunas veces olvidamos:

  • Busca una lista de posibles marcas de software. El primer paso para elegir un programa ERP es realizar acciones de benchmarking que te permitan investigar cuáles son las principales empresas que proporcionan este servicio para tu compañía. Es similar a cualquier proceso de compra que llevas a cabo cuando vas al supermercado o visitas cualquier e-commerce.
  • Pre-selección inicial . Una vez hayas examinado las distintas opciones que tienes a tu disposición, realiza una lista donde marques claramente cuáles son las fortalezas y debilidades de cada opción. Obviamente, los contactos profesionales te ayudarán en cualquier situación, pero tener a alguien de confianza también te permite preguntarle acerca del funcionamiento del software ERP.
  • Valora mucho la experiencia. Ante todo, debes tener en cuenta la experiencia de la compañía que elijas como proveedor, ya que es un aspecto fundamental. El coste que te puede conllevar, junto al tiempo que les puede llevar realizar dicha implementación, puede ser realmente diferente entre una empresa que inicia su actividad en este mercado respecto a otra que lleva años y múltiples casos a sus espaldas.
  • Deben cumplir todos los requerimientos críticos. Obviamente, las características técnicas que te ofrezca tu proveedor deben ser compatibles con las tuyas. Ten claras las necesidades críticas que tiene tu empresa y, a partir de aquí, toma tu decisión. Se trata de valorar la idoneidad del software a partir de una demostración, de forma que podamos comprobar las características que requerimos y que son difíciles de valorar de una forma más objetiva..
  • Criba de la pre-selección. Realiza una primera criba de aquellos proveedores de ERP que se adapten a tus necesidades. Una vez tengas una lista de tres o cuatro opciones pasa a determinar el presupuesto del que dispones para contratar. Es más adecuado que sea una estimación.
  • Cuidado con el precio. Seguro que, en más de una ocasión, te has encontrado con el dicho de «lo barato, acaba saliendo caro». Como hemos comentado anteriormente, una empresa que acaba de entrar en el mercado podría tener un precio menor, pero a largo plazo, el coste puede acabar siendo mayor.
  • Ten encuentra tu propio personal. Otro aspecto que debes considerar es la especialización de la mano de obra que tenga en tu empresa. En algunos casos, quizás requieres de una interfaz y de un sistema que sea fácil de utilizar para evitar pérdidas de tiempo descifrando cómo funciona aquello que has contratado.
  • Capacidad de su soporte técnico. En esta línea, también es un punto a favor realmente importante la posibilidad de contar con soporte técnico por parte de nuestro proveedor. Por un lado, tendrás ayuda de profesionales en los inicios y ante cualquier tipo de duda que te pueda surgir en cualquier momento. Sin embargo, cualquier contratiempo que sufran tus trabajadores con los sistemas contratados podrá ser solventado en el corto plazo. Esto, obviamente, supone un ahorro de costes ya que el tiempo que pase inactivo puede suponer beneficios que pueden dejarse de ganar. Antes de la implementación final, también te ayudará a elegir correctamente que te suministren una demo inicial en la que puedas testear las ideas que tengas en mente para ver si se cumplen.
  • Análisis de testimonios de clientes. Para que esta acción tenga la validez deseable es importante que los clientes con los que hablar sean seleccionados por la empresa, no por el proveedor, aunque este último facilite el encuentro. Esta acción trata de confirmar los aspectos que nos ha informado el cliente para mejorar la objetividad de la información.
  • Análisis contractual. Es importante comprobar el compromiso del proveedor con la información facilitada, de forma que queden perfectamente definidos los derechos y responsabilidades de cada parte.

 

Saber elegir proveedor de ERP

Sabemos que este tipo de decisiones no son habituales en la gestión ordinaria de la empresa, y por este motivo, nos gustaría ayudarte cuando se te presente la situación. Es importante destacar, en primer lugar, que no existe una receta única para todas las empresas, pero sí que podemos tener en cuenta algunas consideramos importante que sirva de reflexión cuando llegue el momento de seleccionar un proveedor de software de este tipo. 

La correcta selección del proveedor puede afectar al tiempo en el que disfrutemos del programa en condiciones normales económicas y de uso, hasta el punto de que, la elección de proveedor de ERP es una decisión que marcará el futuro de tu empresa.

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