CÓMO ALARGAR LA VIDA ÚTIL DE UN ERP: MANTENIMIENTO DE SOFTWARE

Un ERP es una herramienta dinámica y viva que trata de apoyar la gestión de tus procesos empresariales, y como tal, ha de tener una evolución continua.

Contratar el mantenimiento del software ERP alarga su vida útil y garantiza la continuidad y competitividad de la compañía en el mercado.

Para evitar situaciones en las que tenemos que pagar actualizaciones extraordinarias del sistema de información, normalmente con altos costes, o volver a pasar por el proceso de selección e implantación de una nueva  solución, debemos asegurarnos desde el momento que se selecciona un ERP que cuenta con un servicio de soporte y mantenimiento adecuados.

Es importante que nuestro proveedor no sólo nos proporcione la tecnología adecuada para la empresa, sino que nos ayude a alcanzar los objetivos de la organización. Se trata de “casarnos” con un socio asesor que nos ofrezca consejos que nos aporten mejores prácticas y procesos más efectivos que mejoren nuestra rentabilidad, aunque la implantación del ERP ya haya finalizado.

Cuando se decide invertir un ERP, hay que saber que gran parte de esta inversión debe asignarse al soporte y mantenimiento de la herramienta.

Las empresas suelen gastar entre el 15% y el 20% de sus tarifas de licencia en soporte y mantenimiento del software cada año. De hecho, el 69% de las empresas gasta al menos un 15% al año para soporte y mantenimiento del software ERP, por lo tanto, esta inversión tan elevada ha de estar bien justificada.

¿Cómo ha de ser un buen mantenimiento de software? 

Un buen servicio de mantenimiento de nuestro software ERP debe incluir actualizaciones periódicas, no solo sobre los módulos ya existentes sino también  para nuevas características. De este modo, nos asegura que es un sistema que constantemente se está renovando y avanza conforme el mercado y la tecnología lo hacen, haciéndonos así más competitivos.

Para alargar la vida útil de nuestro ERP los servicios de mantenimiento deben garantizar 3 aspectos básicos:

• que el software objeto de este servicio mantendrá en el futuro su nivel de desarrollo tecnológico relativo actual. Un ejemplo muy común, en este sentido, es cuando se compra un programa que funciona sobre un sistema operativo determinado, pero cuando dicho sistema se actualiza en el futuro, el software adquirido no está garantizado para dicha actualización. Lo mismo ocurre con las actualizaciones de los navegadores web cuando un programa se ejecuta en entorno web. Pensar que muchas veces, las actualizaciones de los sistemas operativos, de navegadores, etc… no son caprichosas, sino que responde en parte a la solución de problemas y errores que muchas veces afectan a la estabilidad y seguridad del sistema.
• que el software objeto de este servicio mantendrá en el futuro el cumplimiento de todas las obligaciones legales que desarrolle nuestro ordenamiento jurídico, sea de la naturaleza que sea.
• que el software objeto de este servicio mantendrá un plan de actualización funcional acorde con los cambios del entorno competitivo general. Por ejemplo, si la movilidad es una nueva característica que nadie duda que forma parte de nuestra vida, los procesos de un software de gestión deben contemplar esta casuística.

Dependiendo del nivel de compromiso que contemple un contrato de mantenimiento con estos tres factores, debería establecerse el precio a pagar, pero es habitual encontrarse con situaciones muy alejadas de esta realidad, donde el mantenimiento es una forma de mantener a la empresa proveedora y no el programa.

Aquí te mostramos una serie de preguntas que debes hacerle a tu proveedor cuando estés negociando el contrato de soporte y mantenimiento con él:

1. Además de las actualizaciones, ¿qué más está incluido en mi plan de mantenimiento?
2. ¿Cuándo fue la última actualización y para cuándo está programado la próxima?
3. ¿Qué ocurriría si dejo que mi plan de mantenimiento caduque y quiero volver a contratarlo más tarde? ¿hay alguna penalización?
4. ¿Cuántas horas de soporte y atención a los usuarios están incluídas?

La respuesta a estas preguntas te pueden ayudar a entender que contempla el plan de mantenimiento para tu ERP y valorar si la inversión que te planteas acometer en la herramienta (en dinero, esfuerzo y tiempo) no peligra a futuro.

Tipos de mantenimiento de software ERP

Existen distintos tipos de mantenimiento que se le hacen a un ERP y aquí vamos a ver cuáles son:

• Mantenimiento software evolutivo

En este tipo de mantenimiento se incorporan nuevas prestaciones y funcionalidades al software y se mejora el rendimiento de las ya existentes.

Este mantenimiento se produce, por ejemplo, por las nuevas legislaciones que surgen y que las empresas deben cumplir.

• Mantenimiento software adaptativo

Corresponde a los cambios que hay que realizar derivados de los cambios tecnológico o las propias tendencias del mercado.

Por ejemplo, podría darse el caso de tener que reescribir parte del código por obsolescencia del lenguaje de programación o bien, adaptaciones a la demanda del mercado, como puede ser el acceso al ERP desde dispositivos móviles.

• Mantenimiento software correctivo

Se trata de corregir los fallos y defectos del software, así como de los efectos derivados de éstos.

Dependiendo de la gravedad del problema, entraríamos a hablar de la garantía que debe ofrecer un software que no funcione correctamente, tengamos o no contratado el mantenimiento.

• Mantenimiento software preventivo

Este mantenimiento es el que trata de evitar el mantenimiento correctivo futuro.

Todas las acciones están orientadas a establecer controles que eviten los errores de los usuarios o que éstos se “cuelen por puertas traseras” de forma inconsciente o consciente.  

Se podría reducir en una frase “quien evita la ocasión, evita el peligro”.

Una vez vistos los tipos de mantenimiento, vamos a ver con qué ventajas cuenta una empresa que contrata un plan de mantenimiento para su ERP.

Ventajas que se obtienen por contratar el mantenimiento de software ERP

Entre las más importantes podemos destacar:

1. Cambios legislativos obligatorios: por ejemplo, para poder realizar el envío de la información financiera a las Administraciones Públicas por medios electrónicos es necesario tener un software que lo permita. El servicio de mantenimiento debe proporcionar el acceso a estas modificaciones en el momento en que entran en vigor y con todas las características solicitadas por la Administración.
2. Solución de Incidencias. EL desarrollo de software es un trabajo complejo que además puede tener un comportamiento diferente según las condiciones del entorno en el que se ejecuta. Por este motivo, es muy difícil garantizar que un programa no falle nunca. Lo importante es que sea cual sea el problema, se cuente con los recursos necesarios y suficientes para resolver cualquier situación.
3. Nuevas versiones y actualizaciones. Un ERP debe permitir a la compañía adaptarse a los constantes cambios. Es importante asegurarse que existirán determinadas actualizaciones en el sistema que permitirán a la empresa contar con mejoras continuas y nuevas prestaciones en su software.
4. Mantenimiento a la base de datos. Una base de datos necesita de una administración y manutención constante ya que de lo contrario va almacenando información obsoleta que va haciendo la base de datos cada vez más lenta e ineficiente.
5. Posibilidad de Respaldo de información. Es importante contar con un servicio que realice copia y respaldo de la base de datos para asegurar que las actividades empresariales no se van a detener independientemente de los imprevistos que puedan suceder.

¿Cómo afecta la decisión de adquirir un sistema ERP en cloud (del proveedor) o en las instalaciones de la empresa, a la hora de valorar el mantenimiento del software?

La alternativa de trabajar con el sistema ERP en una instalación local, también llamado on premise,  suelen requerir de una inversión mayor, tanto en el momento de su implantación, como en su mantenimiento.

Si la empresa no cuenta con un departamento técnico con capacidad de gestionar el sistema, será necesario formarlo o contratar el soporte de forma externa. Y aún más importante, requerirá inversión de tiempo y presupuesto para el funcionamiento continuo de todo el sistema, incluyendo el mantenimiento del hardware.

En el caso de los ERP Cloud, los costes iniciales suelen ser mucho menores, ya que sólo necesitan una configuración inicial adaptada a las necesidades de cada empresa. El proveedor del software también se encarga de alojar y mantener la infraestructura técnica que le da soporte, asegurándose de que siempre resulta accesible, de la seguridad de los datos y de que las actualizaciones se realizan sin menoscabo de esa configuración personalizada.

El coste del mantenimiento de software del ERP Cloud es conocido de antemano, y se ofrece bajo un modelo de suscripción periódica, basado en el número de usuarios y colaboradores, de módulos que aportan funcionalidades adicionales, etc.

Así pues, las cifras del sector estiman que el ahorro de un sistema en la nube frente a la instalación por cuenta propia puede alcanzar el 50% del coste total, en un periodo de unos cuatro años.

Como conclusión, independientemente del tipo de implantación que se realice (ya sea local o en la nube) el mantenimiento de software ha de verse como una inversión más que como un gasto. Cuando hablamos de inversión, a diferencia de un gasto, nos referimos a que el dinero que destinemos va a tener un rendimiento futuro consecuencia del ahorro de unos gastos muy superiores si no se acometiera esta acción.

Después de ver las ventajas que obtienes con el mantenimiento de tu software ERP, ¿todavía estás dispuesto a correr el riesgo de no contratarlo?

Equipo DATADEC