La compra de un sistema ERP representa una inversión importante para muchos negocios, ya que este software suele tener un coste elevado. Conocer cuál es el ROI de invertir en un software de este tipo, nos permite valorar la idoneidad o no de comprar este software para nuestra empresa.
La implantación de un sistema de gestión ERP es fundamental para que una empresa pueda evolucionar y desarrollarse lo suficiente como para crecer y conseguir ser competitiva. Pero también debe ser vista como la inversión que representa.
Disponer de un ERP para automatizar y controlar la gestión de una empresa implica un importante desembolso económico que debemos plantearnos desde el punto de vista de la empresa para asegurar su viabilidad. Y todo ello teniendo en cuenta que la inversión necesaria para su correcto desarrollo no se mide solamente en términos de dinero, también en tiempo y otros recursos económicos.
La complejidad de todos estos elementos hace necesario conocer qué es el ROI y cómo se calcula. De esta manera, podremos valorar si la inversión merece la pena o si tendremos que realizarlo a través de otras herramientas complementarias de apoyo a la gestión.
¿Qué es el ROI?
las siglas ROI se corresponden con el concepto ‘retorno de la inversión’. Se trata del parámetro que nos permite saber si una inversión nos resultará realmente rentable. El cálculo de esta relación entre el coste de un producto y el beneficio que nos ofrece nos es especialmente útil para saber si la compra de un ERP nos resultará rentable.
Cálculo del ROI de un ERP
Delimitar con exactitud cuál va a ser el ROI del software ERP que estamos pensando incorporar a nuestra empresa no es sencillo, ya que depende de muchas variables intangibles que intervienen en el cálculo y que resultan difíciles de valorar.
De todos modos, es recomendable que conozcamos las principales variables que es fundamental tener en cuenta a la hora de calcular el ROI de un ERP, los cuales nos darán una idea muy ajustada de lo que representa su inversión.
Para calcularlo se utiliza la siguiente fórmula:
ROI = (Beneficio – Inversión) / Inversión
Si el retorno de la inversión es positivo significa que el proyecto es muy rentable, ya que se recupera la inversión realizada en el mismo año de implantación. En el caso contrario si el resultado es negativo la inversión se recuperará en mas de un año desde el inicio de la inversión. Es habitual que las inversiones en ERP tengan un periodo de recuperación de la inversión entre 3 y 5 años, aunque este ratio esta cambiando mucho con el abaratamiento y evolución tecnológica.
Calcular el ROI es fundamental para tomar la decisión de inversiones futuras.
Principales variables del ROI de un ERP
El primer paso para calcular el ROI de un ERP es calcular su coste de inversión. Para ello, tomaremos como base el coste del software y le añadiremos otros gastos que están relacionados con esta compra.
Todos los conceptos de inversión directa que afectan el precio final del software son costes implicados en la compra del programa ERP, como son licencias y otros aspectos, como la formación del personal, etc... Estos conceptos no deben representar un problema para nuestros cálculos, ya que son cifras que podemos conocer reflejadas normalmente en la facturas o en información fácil de cuantificar.
Igualmente, en este apartado debemos tener en cuenta costes derivados de su instalación, como la posible compra de hardware para su correcto funcionamiento o los gastos de mantenimiento, etc….
Por otro lado, debemos tener en cuenta las variables de inversión indirecta que afectan al coste del sistema de gestión empresarial y al posible retorno de la inversión. Estos son los factores más difíciles de valorar con exactitud, ya que no se corresponden con una cifra económica tangible y específica.
Entre las variables de inversión indirecta, destacamos las más habituales- La inversión de tiempo derivada de la implementación del sistema y de los problemas que pueden relacionarse con la resistencia al cambio que ofrezcan algunos de los miembros de la plantilla.
- La selección de personal con nuevas habilidades para desarrollar nuevas funcionalidades, ya que la automatización de algunos procesos, permiten focalizar los esfuerzos en otras actividades que aportan valor a la empresa.
Los beneficios del ERP
Para calcular de manera correcta el ROI de la inversión en software ERP en nuestra empresa, debemos tener en cuenta los beneficios tangibles e intangibles que nos puede ofrecer este programa.
Entre los beneficios tangibles, debemos contemplar los que suponen una mejora clara y cuantificable en los procesos de la empresa. A título de ejemplo, los más habituales suelen ser los beneficios derivados por la reducción de stocks por mejora en la gestión de aprovisionamiento, reducción del saldo de cuentas deudoras como consecuencia de una mejora en la gestión de cobros, etc…
Del mismo modo, en el control de los beneficios intangibles que puede reportar la implementación de un software ERP en nuestra empresa también debemos añadir la eliminación de incidencias, errores o redundancias, los beneficios de aplicar la trazabilidad documental o el correcto control del stock. Todos estos beneficios no pueden definirse con una cifra concreta, por lo que será necesario valorar su proceso en cada caso.
El cálculo del ROI
Una vez tenemos claras las cifras de beneficios e inversiones que representa la aplicación de un sistema ERP en la empresa, podemos empezar a calcular su ROI y a valorar la idoneidad o no de la compra de un software ERP.
Los expertos recomiendan hacer una estimación aproximada de cuál será el ROI del ERP que hemos elegido, antes de formalizar su compra. Si finalmente decidimos adquirirlo, también debemos hacer el cálculo una vez lo hayamos instalado. De esta manera, nos será más fácil saber si la inversión que hemos realizado va por buen camino o no. Igualmente, deberemos llevar a cabo la realización de cálculos periódicos para comprobar la evolución del rendimiento del sistema elegido a lo largo del tiempo, así como la trayectoria del rendimiento del sistema a largo plazo.
Si estamos pensando en instalar un ERP en nuestra empresa, calcular su ROI antes de hacer la compra nos ayudará a saber cómo puede resultar la inversión. De esta manera, sabremos si merece la pena su compra y todas las acciones complementarias existentes. Todo ello, sin que tenga que preocuparnos excesivamente la completa exactitud de los cálculos, ya que el objetivo del cálculo es tener una idea bastante aproximada de su rentabilidad a largo plazo. Conocer el ROI de un ERP es, sin duda, un factor muy importante a la hora de convencernos para contar con uno de estos programas en nuestra corporación.
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