CÓMO DEBE SER UN SISTEMA ERP QUE MIRE AL FUTURO

El desarrollo tecnológico y la aparición de grupos de analistas que comparten su conocimiento y experiencia con la sociedad, ha permitido extender la potencia del análisis de los datos a una multitud de organizaciones. Esto ha permitido potenciar el desarrollo del conocimiento en base hechos reales (descartando las opiniones y la intuición) que ha supuesto un gran apoyo como base del sistema de toma de decisiones de las empresas en un entorno como el actual: hipercompetitivo.

Esta orientación al dato ha sido la repuesta lógica a la siguiente reflexión: “no nos podemos permitir el lujo de basar nuestras decisiones en la intuición, por el alto coste que conlleva la cantidad de decisiones erróneas, aunque alguna vez se acierte”.

Esta situación ha creado la necesidad de disponer repositorios de datos con la calidad necesaria para ejecutar los análisis en condiciones razonables (Data Warehouse). Esto implica la creación de lo que llamamos almacenes de datos que representan un cambio importante en el tratamiento de la información ya que se orienta hacia un punto de vista más estratégico.

Por tanto, es importante considerar que las empresas para poder competir en las condiciones que marca la situación actual, necesitan apoyarse en herramientas que se configuran en 2 planos diferentes desde el punto de vista de su gestion:

• • Por una parte tenemos el plano operativo, que se centra en las actividades diarias, y cuya herramienta estrella suele ser el software de gestion empresarial ERP.
  • Por otra, tenemos un plano más estratégico para mejorar nuestro conocimiento como apoyo al sistema de la toma de decisiones.

Ambos planos se relacionan, pero la complejidad y el coste de llegar a desarrollar un sistema eficaz para el conocimiento depende en gran medida de cómo nos encontremos los datos en el plano operativo. En este sentido, los sistemas operacionales de las empresas suelen ser heterogéneos: funcionan sobre hardware y software diferentes, utilizan modelos de datos distintos y presentan el negocio desde diferentes puntos de vista (finanzas, ventas, gestión de personal, etc.). Por lo tanto, el primer paso para ofrecer todos los datos a los analistas debe ser la integración de todos estos sistemas, de modo que los analistas, a pesar de que los datos provengan de fuentes distintas, lo vean como si provinieran de una única fuente.

Por tanto, cuanto más integrados están los procesos operativos en la empresa más fácil y rápido será acometer la creación de una infraestructura adecuada para del desarrollo del conocimiento de la empresa.

Con relación a los sistemas ERP, al margen de sus orígenes como evolución de los sistemas MRP, podemos decir que representa el principal software de gestión de los procesos operativos de la empresa. Cuanto más procesos contemple un sistema ERP, más integrados estarán sus datos, y por tanto, más fácil y menos costoso será crear las condiciones apropiadas para crear una infraestructura de análisis de datos, cuya finalidad es que nos sirva de apoyo para mejorar nuestra competitividad a partir del desarrollo del conocimiento adquirido a partir de los datos.

Desde esta perspectiva, ¿cómo deberían ser los sistemas ERP que miran al futuro?

Cómo debe ser un sistema ERP

Lo menos importante, a nuestro juicio, es que den respuesta a los procesos de gestión empresarial desde una perspectiva tradicional, ya que la madurez de este tipo de aplicaciones suelen garantizar que se ajustan a casi todos los requerimientos en este sentido.

Pensamos que lo más importante es:

• • Que el ERP contemple el mayor número de las operaciones que acometa una empresa a lo largo de su  sistema de valor, lo que se ha venido en llamar el ERP extendido.
  • Que tenga una alta capacidad de integración con otros programas informáticos, en el sentido de que se garantice la integridad de al menos los datos maestros, que son los que al fin y al cabo, suponen entidades críticas para el análisis de datos.

Para valorar qué requerimientos debe marcar las características diferenciales de los sistemas ERP en el futuro cercano, deberemos prestar especial atención a las siguientes cuestiones:

1. 1. Con relación a los procesos de compras. Será importante conocer el grado de interconexión con los diferentes proveedores, siendo importante la valoración de las siguientes consideraciones:

• • • Posibilidad de intercambio electrónico de documentos.
    • Posibilidad de que nuestros procesos de gestión contemplen información compartida por el proveedor.
    • Posibilidad de compartir información interna de la empresa con el proveedor que le permita mejorar su gestion con nuestra empresa.
    • Compartir las métricas y el sistema de alertas relacionadas con la gestión.
    • Debería contemplar, además de las funcionalidades mas tradicionales, las siguientes:
      • • Selección y evaluación de proveedores.
        • Compartir información con relación a los procesos de planificación de aprovisionamientos.
        • Sistema de aseguramiento de la calidad compartido.
        • Automatización de los procesos y gestión documental digital.
        • Integración con el sistema de transporte.
        • etc…

1. 2. Con relación al proceso de fabricación. Será importante asegurar un buen funcionamiento de los recursos productivos y la flexibilidad de los procesos, siendo importante la valoración de las siguientes consideraciones:

• • • Cálculo de necesidades para la planificación de la producción teniendo en cuenta, la disposición de activos productivos, información compartida con proveedores y distintos criterios de optimización en función de la estrategia de la empresa.
    • Monitorización y gestión de mantenimiento de los activos productivos para asegurar su funcionalidad.
    • Automatizacion de la captación de todos los datos generados en el proceso productivo, tanto los relacionados con la producción, como los relacionados con los activos productivos y las condiciones de trabajo (integración con sistemas SCADA, etc).
    • Etc…

1. 3. Con relación al proceso de almacenaje. Es importante orientar la gestión en la optimización de los almacenes, de forma que se garantice el nivel de servicio con la menor cantidad de recursos asignados. Entre las funcionalidades más destacables a valorar deberíamos incluir:

• • • Debe estar orientada a ajustar al mínimo los recursos destinados al almacenaje, en particular:
      • • Espacio de almacenamiento.
        • Tiempo de personal destinado a la recepción y almacenaje de productos.
    • Nos debe permitir la reducción de errores y la automatización de procesos.
    • Integración con los lectores de datos más habituales del mercado.
    • Monitorización y gestión de mantenimiento de los activos productivos para asegurar su funcionalidad.
    • Integración con el sistema de transporte de mercancías.
    • Etc…

1. 4. Con relación al proceso de expedición, distribución y venta directa. En este caso es importante garantizar el cumplimiento de plazos y una gran flexibilidad. Entre las funcionalidades más destacables a valorar deberíamos incluir:

• • • Gestión avanzada del picking de forma flexible en función de distintos criterios.
    • Posibilidad de Cross Docking.
    • Compartir información con los distintos agentes involucrados en el canal de venta.
    • Integración con el sistema de transporte de mercancías.
    • Gestión de procesos de devolución con la posibilidad de logistica inversa.
    • Adaptar la distribución según el canal de venta:
      • • Posibilidad de autoventa con camiones propios.
        • Gestión de la flota de camiones propios.
        • Posibilidad de optimizador de rutas.
        • Gestión en el punto de venta (POS o TPV)
        • Etc…
    • Etc…

1. 5. Con relación a los canales de venta. Es importante que el software se enfoque a una estrategia “Omnicanal”. Para ello se deberá contemplar:

• • • La posibilidad de ventas Online y Ofline.
    • Interconexión entre los procesos de ventas Online y Ofline
    • En las ventas Ofline, considerar los distintos tipos:
      • Grandes superficies.
      • Mayoristas
      • Minoristas
      • Autoventa
    • Es importante la adaptación del sistema de relación (comunicaciones, etc…) con los clientes teniendo en cuenta las características de cada canal a través de un CRM que centralice todas las actividades.
    • Sistema de soporte y reclamaciones.
    • Etc...

1. 6. Con relación a las acciones de marketing. El mundo es cada vez más digital y tanto las personas como las empresas utilizan internet para informarse antes de tomar una decisión de compra. Es necesario una gestión de comunicación con el mercado basada en el diseño de técnicas de marketing digital para influir en los procesos de atracción, captación y conversión de leads.

Conclusiones

Competir en las condiciones de mercado actual nos obliga a adaptarnos a nuevas condiciones como consecuencia de los cambios que la tecnología y un mundo digital están introduciendo en la sociedad.

Las empresas tienen que ser ágiles en la adopción de decisiones que aseguren su competitividad en este contexto, lo que les obliga a:

• • Tener una orientación a los datos como activo de alto valor para desarrollar su conocimiento de lo que esta pasando pero también de las oportunidades y amenazas que se ciernen en el mercado.
  • Ser más flexibles en torno al centro de atención que es el cliente.
  • Adaptar sus sistemas de gestión a estos nuevos requerimientos, lo que implica que su software de gestion empresarial tiene que ir en esta misma línea.

Los proveedores de software ERP también deberán adaptar su propuesta valor a estas nuevas condiciones de mercado, lo que se traduce en que deberá evocar sus esfuerzos:

• • La disposición de herramientas de automatización de procesos que garanticen el cumplimiento de requerimientos de la compañía.
  • Extensión de las funcionalidades de gestión a todo el sistema de valor de las empresas. Para ello es importante la interconexión entre distintos agentes del sector.
  • Intercambio electrónico de documentos.
  • Integración con otras herramienta y otros softwares.

Con todo ello es importante que las empresas se garanticen:

• • A nivel operativo, que sus procesos de adapten lo mas rápidamente a los cambios que acometan, para lo cual necesitan disponer de las herramientas de software apropiadas.
  • A nivel estratégico, que cuenten con una infraestructura de calidad con el menor coste posible, que les permita un apoyo eficaz en el proceso de toma de decisiones.

La concepción tradicional del desarrollo del software de gestión empresarial ha tenido en cuenta las funcionalidades de gestión en un espacio cerrado (una sola empresa) y centrado en los procesos básicos. Hoy en día, la valoración de un sistema de gestión ERP debe tener en cuenta que resuelva la mayoría de las funcionalidades y requerimientos que se han descrito anteriormente. Esto nos permitirá garantizar la integridad de los datos, lo que nos permitirá grandes ahorros (en tiempo y dinero) en la creación de nuestra plataforma orientada a la toma de decisiones, que se ha consolidado desde hace unos años como una herramienta necesaria para competir en el mercado actual.

También te pueden interesar...