El sector de la distribución al retail en España ha experimentado grandes cambios durante los últimos 50 años. La globalización, la liberalización de los mercados y la entrada de España en la Unión Europea han ido transformando la sociedad y sus hábitos de compra, dejando cada vez más atrás los negocios tradicionales e incrementando la presencia de multinacionales y grandes cadenas de distribución.
Ante este panorama, las empresas de distribución que quieran incrementar su eficacia deben tomar decisiones amparadas en un conocimiento profundo del entorno que las rodea, y para ello, necesitan contar con las ventajas de gestión de un software ERP.
Una herramienta como un software ERP para distribución de materiales debe permitir a las empresas prestar atención a los elementos del entorno que afecten al desarrollo de sus actividades Deben ayudar a definir un modelo de negocio que sustente su existencia, establecer objetivos y diseñar estrategias que incrementen su competitividad y puedan llegar a crear una ventaja competitiva.
Para una empresa de este tipo, el inventario lo es todo. Si la empresa falla en algunos de los niveles del proceso de adquisición y entrega se expone al riesgo de pérdidas, de insatisfacción del cliente, de alteración del inventario, y muchas otras.
Conociendo los riesgos ante los cuales se exponen las empresas con una mala gestión, la pregunta que hay que hacerse es: ¿de qué manera se puede garantizar una gestión eficaz en el flujo y almacenamiento de materiales, y en el control de entregas?
¿Qué ventajas aporta a las empresas implantar un ERP para distribución de materiales?
Las empresas distribuidoras de materiales tienen la particularidad de que deben realizar una óptima gestión de los almacenes y su distribución al punto de venta.
Un buen ERP enfocado al sector de la distribución de materiales debe garantizar a la empresa:
- Poder coordinar stocks e inventario desde uno o múltiples almacenes en tiempo real.
- Asegurar el suministro a sus clientes con tiempos de entrega exactos.
- Gestionar ágilmente un gran número de referencias.
- Ofrecer al mercado los mejores precios sin sacrificar la máxima rentabilidad.
- Saber exactamente cuáles son las áreas donde es competitivo y cuáles necesitan mejora.
- Gestionar de forma eficiente la distribución de los productos en los puntos finales de venta.
- Garantizar un nivel de inventario adecuado a las condiciones de la oferta y demanda de productos, evitando el riesgo de obsolescencia.
¿Qué requisitos debe tener un buen software de gestión empresarial ERP para empresas distribuidoras de materiales?
1. Gestión de compras
Llevar una gestión de las compras optimizada es clave para cualquier sistema ERP, pero en el sector de la distribución existen funcionalidades específicas que son muy recomendables para gestionar eficientemente las compras. Estas son:
- Importación y gestión del catálogo de proveedores: importación de los ficheros enviados por sus proveedores de sus catálogos, con referencias, precios, descuentos, características y conversiones de unidades, importando y actualizando los datos en el ERP.
- Gestión de las compras de importación: gestión de contratos, órdenes de carga, generación de la documentación asociada, posibilidad de realizar operaciones triangulares de mercaderías a cliente final, etc.
- Generación de pedidos de compra a partir de roturas de stock, necesidades del MRP, lotes económicos de compra, etc.
- Gestión de devoluciones y evaluación de proveedores, reubicando el stock a devolver, tipificando los motivos de la devolución, etc.
- Digitalización certificada de facturas de proveedor con una aplicación homologada por la AEAT que permita el escaneado, extracción de datos vía OCR y el archivado digital de cualquier factura de proveedor, para así poder eliminar cualquier documento en papel.
2. Almacenes SGA
Un Sistema de Gestión de Almacenes es capaz de asesorar al personal logístico durante los procesos de recepción y expedición de mercancías, considerando además, en su caso, los aprovisionamiento de materiales a fábrica, y todo ello apoyado en sistemas de captura de datos ágil (radiofrecuencia, etc), para que optimice al máximo el espacio de sus almacenes, así como los costes y tiempos derivados de su gestión.
Si deseas más información acerca de ¿Qué es un SGA? lee este artículo:
3. Transporte y Gestión de Expediciones
La gestión del transporte dentro de las empresas de distribución es uno de los procesos fundamentales dentro de la estrategia logística y distribución de las mismas. Además de ser pieza clave en la integración de las diferentes áreas de los flujos físicos de materiales, puede representar una parte importante del coste final del producto.
Una gestión eficaz del transporte y las expediciones permite:
- Agrupar y optimizar el reparto a distintos puntos de entrega, priorizando rutas.
- Gestionar el transporte y el seguimiento de las rutas mediante dispositivos móviles.
- Realizar el packing list de la carga y detalle de los bultos, generando además el documento de hoja de carga.
- Actualizar los albaranes de las entregas.
- Automatizar los procesos de reparto.
- Creación de los albaranes de transporte.
- Gestionar las devoluciones que realicen los clientes, tanto las devoluciones que lleguen a la central como posibles devoluciones que se realicen a delegaciones y depósitos y tengan que pasar por central para su procesamiento.
4. Gestión de las Ventas
Al igual que en las compras, todo ERP ha de llevar una eficiente gestión de las ventas, que en el caso de las empresas del sector que estamos tratando, esta gestión de ventas debe contemplar:
- TPV: Si hay un dispositivo importante dentro de una tienda física, ese es el terminal de punto de venta (TPV), que puede marcar la diferencia entre tener éxito y no. En el terminal de punto de venta se centralizan las operaciones de un punto de venta (tienda, etc…), y nos aporta las siguientes funcionalidades:
- Gestión de clientes: segmentación, condiciones económicas y condiciones de servicio.
- Gestión de artículos de venta: códigos EAN, segmentación por familias o tipos de artículos, familias, referencias cruzadas, gestión de embalajes, etc.
- Gestión de condiciones económicas: tarifas, descuentos, ofertas, promociones, etc.
- Gestión de almacenes: entradas y salidas de material, y cálculo de disponibilidad.
- Gestión de la venta en mostrador: TPV integrado con periféricos (caja registradora, escáner, impresora, etc.), búsqueda de artículos, consultas de stock, entrada de presupuestos, pedidos, abonos y cargos, impresión de documentos (presupuestos, facturas, tickets, etc.), consultas e informes de la actividad comercial, etc.
- Gestión de cobros: cobros contado/crédito con múltiples modalidades de pago (efectivo, tarjeta, talón, pagaré…), integración con pasarela de pagos, gestión de anticipos, etc.
- Múltiples canales de entrada de pedidos. Hoy en día, la actividad comercial es omnicanal y por tanto debemos contemplar distintas fuentes de procesos y utilidades:
- Introducción de presupuestos en el ERP que se convierten en pedidos
- Mediante aplicaciones de movilidad, como móviles o tabletas
- Desde portales Web (eCommerce), vía conexión a Internet
- Mediante un módulo de Televenta (venta telefónica programada con pedidos de compra habituales de cada cliente)
- Entrada de pedidos vía EDI: el sector de la distribución que trabaja con grandes superficies utiliza el Intercambio Electrónico de Datos para la recepción de pedidos de sus clientes, así como la generación de facturas.
- Operaciones intracomunitarias y en el extranjero: las empresas distribuidoras trabajan con clientes intracomunitarios o residentes en países fuera de la UE. Para trabajar con este tipo de clientes es necesario:
- Generar los documentos anexos para enviar al cliente / banco, para el despacho en destino.
- Realizar el seguimiento del Documento Único Aduanero / Régimen de Perfeccionamiento Aduanero DUA / RPA.
- Emitir la declaración de origen preferencial para aquellas expediciones marítimas que lo requieran.
5. CRM
En estos últimos años el sector de la distribución ha experimentado un cambio de paradigma, y es el pasar de centrarse en los productos a centrarse en los clientes. Toda empresa de distribución que tenga un ERP, debe apoyarse con una herramienta de CRM que le permita tener información sobre la relación con los clientes, las campañas de marketing realizadas y el seguimiento de la actividad comercial, y todo esto desde dispositivos móviles.
Conclusión
En un mundo donde la información se ha convertido en la mercancía más codiciada, contar con un sistema ERP que nos permita conocer y controlar todos estos datos se ha convertido en la mayor apoyo para conseguir una ventaja competitiva que podamos mantener a futuro.
Saber dónde se encuentra nuestro producto desde principio a fin es lo que hace a una empresa de distribución exitosa.
Así que ya sabes, hazte con un software de gestión ERP para distribución y convierte a tu empresa en un referente del sector.
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