CÓMO HACER UN PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

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La gestión del mantenimiento agrupa todas las acciones que deben ejecutarse para prevenir (mantenimiento preventivo), anticiparse (mantenimiento predictivo) y reparar (mantenimiento correctivo) cualquier falla o avería en los equipos, sistemas o instalaciones de la empresa. Siendo las acciones preventivas las de mayor importancia.

¿Por qué? Porque el mantenimiento preventivo, ejecutado siempre bajo un plan de acción, trata de evitar cualquier estado de avería que se pueda producir en el futuro, de acuerdo con las indicaciones del fabricante y nuestra experiencia.
En consecuencia, un plan de mantenimiento preventivo reduce la necesidad de ejecutar el mantenimiento correctivo. Lo que se traduce, entre otros beneficios, en:

• menores gastos
• en menores horas de paros no planificados por reparaciones, cambios, etc..
• se alarga la vida útil de los activos (maquinaria e instalaciones).

En este sentido, para lograr la optimización del rendimiento en cada área de la empresa, es importante conocer:

• ¿Qué beneficios aporta la ejecución de un plan de mantenimiento?
• ¿Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo?

¿Por qué hacer un plan de mantenimiento preventivo? ¿Cuáles son los beneficios?

Un plan de acciones preventivas para el mantenimiento tiene como objetivo principal, ejecutar rutinas de inspecciones programadas a los activos fijos de la empresa. Esto se realiza  con el fin de sustituir o corregir los elementos que trabajan en condiciones inadecuadas y que puedan ocasionar paros en la línea de producción, un grave deterioro a las máquinas y grandes costes a la empresa

De forma general, un plan de mantenimiento preventivo genera a la empresa los siguientes beneficios:

• Reducción de paros imprevistos. Se reduce la probabilidad de ocurrencia de paros en la línea de producción y el desfase de las operaciones programadas.
• Disminución del coste de las reparaciones. Siempre que se detecta de forma temprana cualquier elemento o condición incorrecta, se disminuye la posibilidad de emplear el mantenimiento correctivo, que supone gastos mayores.
• Disminución de los costes indirectos. Al disminuir los paros imprevistos y contar con equipos confiables, la empresa puede reducir los costes indirectos, como:
• El incumplimiento en la producción y la correspondiente entrega.
• La pérdida de prestigio por la falta de cumplimiento con el cliente.
• La disminución de productividad y calidad.
• El pago por demandas judiciales.
• Aumento en la seguridad de operación. La empresa opera bajo la seguridad y confiabilidad, porque al ejecutar las inspecciones programadas se conoce y se garantiza la perfecta condición física y el óptimo funcionamiento de los equipos, sistemas e instalaciones.
• Aumento en el control de producción. Al conocer el estado de los activos y mantenerlos en óptimas condiciones de operación, se puede controlar la calidad y cantidad del producto o del servicio que se produce.
• Incremento de la vida de los activos fijos. Toda revisión periódica y ajuste temprano de cualquier condición incorrecta, ayuda a prolongar la vida del conjunto de activos.
• Equilibrio de la carga de trabajo en el departamento de mantenimiento. Debido a la programación de acciones y tareas.

Siempre es importante tener presente que mientras mayor sea la complejidad del sistema de gestión de una empresa, mayor será la necesidad de programar las acciones preventivas de mantenimiento.

Fases en la elaboración de un plan de mantenimiento

Toda programación de mantenimiento debe elaborarse para satisfacer los requerimientos específicos de la empresa. Además de establecerse la programación de tareas para la conservación de equipos, es indispensable considerar los efectos de dichas tareas en los costes y tiempos de producción.

Los pasos para elaborar un plan de mantenimiento preventivo pueden agruparse en 4 grandes fases:

Fase I. Administración y recopilación de la información

Se debe comenzar con la identificación y captación del equipo de trabajo. Esta estructura organizativa será la encargada de programar y ejecutar las tareas y fases necesarias, tanto en el desarrollo del plan, como en su ejecución y evaluación.

Es importante que el equipo sea multidisciplinario, agrupando cada una de las especialidades técnicas, con el conocimiento y la experiencia necesaria para la aportación a la programación de mantenimiento. Este grupo también debe ser conformado por especialistas en el área legal y de finanzas.

Los primeros pasos son:

• Establecer los objetivos. Es indispensable determinar qué hay que hacer, teniendo como base los requerimientos específicos de la empresa. Junto con los objetivos, es recomendable definir los indicadores de mantenimiento que servirán para la evaluación posterior.
• Identificar los activos de la empresa. Es necesario realizar el inventario de los activos, incluyendo todos los sistemas, instalaciones y equipos. Se deben incluir las descripciones, la ubicación y la importancia de cada activo, así como la información de mantenimientos previos.
• Conocer los manuales de cada equipo. Es importante conocer las especificaciones técnicas de los activos, porque son la guía del fabricante y contienen las reglas generales para el mantenimiento y las consideraciones legales de garantía.

Fase II. Elaboración del plan

Sin dejar a un lado el establecimiento de las acciones correctas de mantenimiento, el éxito de la elaboración del plan radica, principalmente en:

• La elección apropiada de los tiempos o períodos estipulados para la realización de las inspecciones.
• La selección del mecanismo automatizado que facilite la propuesta ejecución de las acciones de mantenimiento del conjunto de activos.

Considerando estos dos aspectos, y después de recopilar toda la información de los equipos y sistemas, los pasos a seguir son:

• Establecer el presupuesto para la ejecución de todas las acciones del programa de mantenimiento.
• Establecer las acciones preventivas de mantenimiento para cada activo, según las recomendaciones del fabricante y las de los expertos técnicos de la empresa. Sin olvidar las especificaciones de las garantías.
• Determinar los lapsos de mantenimiento adecuados. Si se planifican períodos muy largos de inspección pueden aparecer averías entre dos revisiones sucesivas. Mientras que planificar períodos muy cercanos puede ocasionar el incremento de los costes de la producción.
• Seleccionar el software de gestión de mantenimiento. Considerando que la gestión de mantenimiento incide en toda la línea de producción, es recomendable un software ERP que permite la gestión integral de la empresa y puede configurarse con la adición de módulos, según el requerimiento de la organización

Fase III. Ejecución del plan

En la fase de ejecución del plan es necesario capacitar al personal, adaptarlo a la nueva gestión de mantenimiento y al uso de la tecnología para la ejecución de las acciones y tareas necesarias para la inspección de los activos.

Tanto en la fase anterior como en la ejecución de las tareas es indispensable la ayuda del software de gestión de mantenimiento. De esta forma se automatizan los avisos para la ejecución de acciones en las fechas precisas y puede controlarse eficazmente la programación de tareas para todo el sistema de producción de la empresa.

Fase IV. Análisis de los resultados

Como todo plan ejecutado, el programa de mantenimiento debe tener una fase en la que se evalúen los resultados. Es importante utilizar los indicadores de gestión de mantenimiento determinados en la Fase I. De esta forma se puede corregir y ajustar cualquier debilidad en las acciones ejecutadas

Importancia de un plan de mantenimiento

Dentro de la estrategia empresarial es vital la inclusión de una eficaz gestión de mantenimiento. De esto depende la eficiencia operativa de la organización, mantener el control de los costes de producción y la disminución de los paros por averías.

La ejecución de un programa de mantenimiento es importante para el cumplimiento de los objetivos de una empresa, tanto en la productividad como en la rentabilidad. Además, seguir un plan para ejecutar acciones tempranas de mantenimiento también incrementa la confiabilidad de los activos fijos, su disponibilidad y su vida útil.

Y como estamos en la era de la agilización de procesos mediante la automatización, ésta también es esencial en la gestión de mantenimiento. Pero una automatización que debe trazarse de forma integral, que incluya toda la línea de producción y que proporcione un control total sobre los activos.

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