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    16 Apr 2020

    CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES DE UNA OBRA CON UN ERP

    como realizar control obra con erp*

    Es muy posible que en las reuniones de seguimiento de la situación de una obra se nos haya dado alguna de estas situaciones:

    • “Los costes de la Mano de Obra directa obtenidos de los reportes son teóricos, puesto que no conocemos, durante el mes, el coste real del empleado”.
    • “El precio de ciertos materiales es muy diferente entre las diferentes construcciones, porque cada Jefe de Obra compra a sus proveedores de confianza”.
    • “Mis costes de Mano de Obra no son reales, dado que he cedido varios de mis empleados a otra obra o empresa del grupo”.
    • “El proceso de imputación de costes desde los albaranes y de la comprobación de facturas es muy lento y tedioso, por lo que no están todos los costes imputados en el periodo que correspondería”. El cierre de operaciones periódico no es eficiente.
    • “Nos pasamos los primeros quince días del mes ajustando y repartiendo los costes entre las obras, por lo que no tenemos conocimiento del margen real de las obras ni de la obra en curso hasta la tercera semana del mes siguiente”.

    *Foto de Negocios creado por freepik - www.freepik.es

    Estos casos, más habituales de lo que nos pensamos y referido al control de costes de una obra, se producen en muchas empresas de Construcción e Instalaciones, las cuales son muy intensivas en mano de obra y materiales. La implantación nacional e internacional de algunas empresas también es un hándicap importante a la hora de unificar y controlar los costes.

     

    Requerimientos prácticos de un buen control de costes de una obra.

     

    1)   Evitar retrasos en la imputación de costes de materiales y subcontratistas


    En el control de obra es muy habitual imputar el coste desde el momento de la recepción del albarán, especialmente en los productos no inventariables o servicios. Lo que puede ocurrir es que los albaranes físicos se pierdan o traspapelen, lo que lleva a retrasos en la imputación del coste o problemas en la comprobación de la factura, al no poderse cotejar el albarán incorporado por el proveedor en la factura.

    De la misma forma, la comprobación de las facturas de proveedor por los departamentos y obras implicadas puede ser complejo por tener que comprobar los precios, los albaranes, las condiciones económicas, … lo que lleva a retrasos en la aceptación de la factura, la imputación definitiva del coste y el pago al proveedor.

    Por otro lado, el cálculo de la valoración del material en almacén depende muy a menudo de la realización de inventarios, algo que es lento y tedioso. Esta falta de control sobre el material en stock puede llevar a desviaciones importantes en el cómputo de los costes de la obra.

     

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    2) Gestión de diferencias en el precio de compra de materiales iguales o similares


    La posibilidad de que cada obra realice las compras de los materiales y subcontratas que pueda necesitar aporta agilidad en la gestión de los obras y poder de negociación para los Jefes de Obra o Obra, pero puede llevar a situaciones en las que se produzcan diferencias significativas entre los precios conseguidos para un mismo producto en diferentes obras.

    La unificación de las compras, algo imprescindible para una buena gestión, requiere disponer de herramientas que agilicen las solicitudes, autorizaciones y ejecución de las compras.

     

    3) Cálculo, imputación y reparto de costes de personal

     

    Es muy habitual disponer de herramientas de reporte de las tareas realizadas por el personal de una obra. Pero, también es habitual, que el cálculo del coste real imputable a cada construcción no se realice hasta haber realizado el pago de las nóminas y la comprobación de las facturas del resto de elementos que componen el coste, como pueden ser teléfonos, coche, equipos informáticos, …

    En algunos casos se utiliza un “precio teórico” por hora de la mano de obra, pero si este no se mantiene actualizado,  la validez del dato puede no ser correcta.

    En la mayoría de las empresas, los empleados trabajan simultáneamente en varios obras u obras, incluso, para diferentes empresas del grupo. En este caso, es imprescindible disponer de una imputación muy detallada de las horas realizadas a cada obra y la posibilidad de repartir de forma ágil los costes entre los mismos.

     

    4) Reparto y asignación de costes entre empresas del grupo

     

    De la misma forma que es necesario identificar los costes que se han de asignar a cada obra, cuando los empleados trabajan en obras de varias empresas del grupo o se realizan compras agrupadas, se han de trasladar estos costes entre las diferentes empresas.

    En este caso, no se trate de un simple reparto, sino que se puede requerir una gestión de compras inter-empresas que deje reflejadas las operaciones realizadas, así como los márgenes aplicados en las mismas, para poder justificar el cumplimiento de los requerimientos legales vigentes.

     

    5) Reporte de Producción y Certificación. Cálculo de la Obra en Curso

     

    Para que podamos disponer de los márgenes y la situación real de los obras, es imprescindible un reporte veraz de la producción y una gestión ágil de la certificación del trabajo realizado a nuestros clientes, con el objetivo de poder emitir la factura correspondiente en plazo.

    La consecución de la aceptación de la certificación por parte del cliente y que esta refleje lo más fielmente la producción realizada, es una de las principales atribuciones del Jefe de Obra o de Obra.

    El importe producido, pero no facturado, Obra en Curso, lo debemos tener en cuenta para conocer la situación económica real del obra.

     

    6) Análisis de los datos de costes y márgenes

     

    Una vez tenemos los datos, hemos de ser capaces de analizarlos. No siempre se dispone de herramientas que faciliten el análisis.

    Por otro lado, para análisis anticipados, es necesario que podamos hacer previsiones, simulaciones y ajustes de los costes teóricos, en caso de que los utilicemos, para conseguir que los datos disponibles, antes de los cierres, sean lo más próximos a los definitivos que sea posible.

     

    ¿Tenemos herramientas para ayudarnos en esta gestión?

     

    A) “Herramientas de solicitud – aprobación de compras”


    Especialmente en empresas con obras ubicados en múltiples localizaciones geográficas, es imprescindible disponer de herramientas accesibles en modo Web y movilidad que faciliten la solicitud de necesidades de compras. De la misma forma, han de proveer opciones de definición flexible del modelo de autorización de las compras para cumplir con los diferentes procedimientos que pueda tener cada empresa.

    Las herramientas de Gestión de Procesos accesibles en movilidad pueden ser especialmente indicadas para plasmar estos procesos de forma integrada con el ERP y que garanticen tanto la integridad de los datos como el cumplimiento de las condiciones de compra establecidas por la compañía con los diferentes proveedores.

     

    B) “Procesos de validación y autorización de albaranes y facturas”


    La incorporación de los albaranes en el momento más próximo posible a la recepción del material o servicio es clave para conseguir una imputación temprana de los costes al obra. En el caso de la recepción de materiales, la utilización de lectores de radiofrecuencia y la generación electrónica del albarán en tiempo real en la recepción, permite hacer una imputación analítica previsional del coste de obra.

    En el caso de la recepción de servicios por parte de subcontratistas, la asignación a los mismos de Órdenes de Trabajo y la posibilidad de que reporten sobre éstas, con una herramienta en movilidad, nos permite disponer de los datos en el mismo momento en que se están realizando los trabajos.

    La definición de procesos de autorización de facturas de proveedores, con herramientas de Gestión de Procesos, que comiencen desde la propia recepción de la factura, sea en papel o electrónica, nos permitirá agilizar el control de estas y los procesos de pago a los proveedores. Este último aspecto es clave para mantener una buena relación con los mismos.

    En estos procesos se ha de incorporar el control del cumplimiento, por parte del proveedor, de todos los aspectos legales y de entrega de la documentación requerida a las subcontratas, antes de proceder a la validación y autorización de la factura.

    Otro de los puntos importantes, en el momento de la validación, es la asignación de los costes al Centro de Coste que corresponda. De esta forma, nos evitaremos la necesidad de repartos de coste a posteriori y dispondremos de la información de forma anticipada.

     

    C) “Automatización de la incorporación de datos de coste”


    Cuando contamos con muchos empleados trabajando en diversos obras, llegar a disponer del detalle del coste de todos los recursos asignados puede ser complejo. Afortunadamente, cada vez es más fácil que nuestros proveedores nos faciliten en formato electrónico los datos desglosados de las facturas, como pueden ser las de móviles, tarjetas de gasolina, rentings, etc.

    Nuestro ERP ha de disponer de utilidades que nos permitan incorporar este detalle y asignar cada importe al Centro de Coste que corresponda.

     

    D) “Procesos de reparto de costes inter-empresas”


    Como hemos comentado antes, es muy habitual que los Jefes de Obra de grupos de empresas se cedan empleados o materiales entre los obras, con el fin de optimizar los recursos disponibles.

    Estas cesiones nos llevan a la necesidad de automatizar la asignación del coste a cada obra de forma correcta y ágil, sin necesidad de intervenciones adicionales.

    Las herramientas de reporting y reparto de costes han de permitir gestionar las cesiones de materiales y mano de obra entre empresas, así como generar los documentos requeridos a nivel legal para justificar las facturaciones entre empresas del grupo, si es el caso.

     

    Conclusiones

    Como hemos visto, por un lado, es básico que basemos nuestra gestión en un ERP especializado en el sector (Construcción, Instalaciones, Obras, …) y por otro, que dispongamos de herramientas específicas para las gestiones particulares que pueda necesitar nuestra empresa, en función de su modelo de trabajo. 

    La imputación correcta y en tiempo de los costes, junto con una herramienta de análisis (BI), nos permite disponer de un control exhaustivo de la Cuenta de Resultados de las obras y de su aportación a todos los niveles de análisis que necesitemos en nuestra organización. Es imprescindible disponer de herramientas de Inteligencia de Negocio (BI o Business Intelligence) que nos faciliten el análisis de los datos y los indicadores clave (KPIs por sus siglas en inglés), así como permitir simulaciones y proyecciones a fin de obra, periodo y ejercicio.

     

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    Escrito por: Jesús París

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