CONTROL DE STOCK EN TIEMPO REAL

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La líneas generales, cuando hablamos de control de stock se circunscribe únicamente al control de los niveles de existencias, es decir, ordenar, almacenar, mover y seleccionar materiales, asegurándonos de que estén disponibles para cumplir con la demanda.

Como definición es perfectamente correcta, sin embargo, suele derivar en una visión poco realista de la verdadera dimensión del control de stock. ¿Por qué? Porque nos hace perder de vista derivadas tan importantes como las repercusiones que el hecho de controlar el stock tiene para el resto de la compañía.

El control de inventario afecta directamente a las finanzas de la empresa, no sólo por el hecho de que un alto nivel de existencias requiere una mayor inversión de capital circulante mermando la liquidez, sino por otros costes asociados como el de almacenamiento, deterioro, obsolescencia y oportunidad entre otros. Además de los costes ocultos que genera en compras, comercial o producción como veremos a continuación:

• Compras: la precisión del control de inventarios afecta directamente a la fiabilidad de su información base, la cual, a su vez, servirá para decidir las cantidades a pedir a proveedores, las puestas en marcha de campañas, proyectos, etc., y como no, el importe final de las facturas.
• Comercial: controlar el stock, con acierto o desacierto, nos dará una visión concreta o difusa del consumo, es decir, que impactará directamente sobre el cálculo de necesidades, lo que a su vez, tendrá efectos directos sobre la planificación de las funciones, objetivos e incentivos del departamento comercial.
• Producción: el control de inventarios tiene para producción efectos directos muy visibles ya que la contabilidad de los materiales repercute sobre la contabilidad de los costes de fábrica, lo cual afecta a su presupuesto. Aparte de que el nivel de existencias marca el ritmo de su planificación, compromisos y plazos, los cuales acabarán afectando en los mismos aspectos de nuevo al departamento comercial.

Importancia de un control de stock a tiempo

Disponer de un control de stock a tiempo implica poder conocer con fiabilidad los niveles de inventario en el momento preciso y en el lugar apropiado. Por tanto, un buen sistema de “control a tiempo”, dependiendo de la situación o necesidad de acceso a la información podrá ser de dos tipos: un sistema de actualización de datos de forma inmediata (que es el mas habitual y en el que nos centramos en este post), y un sistema de actualización no inmediata, en este último caso, cuando las necesidades de estar informado no requieren de esta característica.

Un gran número de las dificultades que las empresas encuentran para establecer un control de stock eficaz, se encuentran principalmente:

• en la falta de estandarización en general.
• confusión en cuanto a lo que su clientela considera que aporta valor.
• escaso rigor en la elección de los proveedores.
• una mala organización de la producción.

La falta de un control de stock a tiempo genera dudas: ¿tenemos las existencias que decimos tener? ¿Están dónde decimos que están? ¿Seremos capaces de localizarlas a tiempo? ¿Podremos comprometernos con nuestros clientes? El problema que subyace siempre ante la falta de control es el elevado nivel de incertidumbre que debemos manejar a nivel compañía.

“Realizar un control de stock a tiempo, en el momento preciso y en el lugar apropiado reduce el factor de incertidumbre, y nos permite centrar nuestra atención y recursos allá donde sea necesario, tomando decisiones debidamente informadas”

Beneficios de realizar un control de stock en tiempo real.

Los beneficios de realizar un control de stock adecuado en el momento preciso y en el lugar apropiado, son:

• Mejor ajuste de los niveles de inventario: lo que nos ayuda a evitar excesos o roturas de manera mucho más precisa y anticipada.
• Reducción de costes de almacenamiento: un mayor control de inventario facilita reducir los costes de almacenamiento al reducir los excesos del mismo, que a su vez disminuirán el riesgo de sobrecostes por obsolescencia y pérdida de oportunidad.
• Toma de decisiones informadas: todas las decisiones tanto operativas como estratégicas que tengan en cuenta el nivel de existencias, estarán basadas en datos precisos y actualizados sobre la disponibilidad de las referencias, comportamiento de la demanda y posibilidades de producción.
• Mayor eficiencia operativa: hacer más con menos. Una gestión de almacén en tiempo real nos permite controlar el stock de forma que podamos realizar una gestión más eficiente de los procesos logísticos, ya que podemos anticiparnos a los problemas, abordarlos proactivamente cuando todavía son pequeños y aportar soluciones mucho más sencillas, económicas y duraderas.
• Mayor resiliencia de la compañía: la información en tiempo real facilita un mayor control de inventario que a su vez, permite una adaptación rápida a los cambios de demanda o de las condiciones de mercado.
• Mejora del nivel de servicio al cliente: controlar el stock en tiempo real garantiza la disponibilidad de nuestros productos a la hora de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, lo que aumenta nuestro aporte de valor y en consecuencia su fidelidad.
  
  

Requisitos tecnológicos necesarios para aplicar una gestión de almacén en tiempo real.

Desde un punto de vista práctico, debemos tener en cuenta algunas consideraciones tecnológicas cuando nos enfrentamos a tomar decisiones relacionadas con la eficacia del sistema de gestion del almacén:

• Software: la primera herramienta que será necesaria es un sistema de gestión de almacenes adaptado o personalizado a nuestras necesidades, normalmente nos referimos a éste como software SGA (esta parte es la más importante).
• Software de conectividad: que seré necesario para conectar los sistemas automáticos del almacén y que facilite además la integración del SGA con otros software ya implantados como el ERP, MRP, etc.
• Dispositivos de captura de datos:
  • Terminales de radiofrecuencia (RF) portátiles para escanear códigos de barras (CB).
  • Escáneres de CB: equipos fijos o portátiles para la lectura de estos CB. Pueden incorporarse a otros equipos.
  • Etiquetas con CB: dispuestas en ubicaciones y productos para la correcta identificación de cada uno de ellos.
• Equipos de visualización como pantallas, monitores, etc. a disposición de los operarios.
• Terminales y dispositivos móviles: cómo tabletas (para instalar en las carretillas, por ejemplo) para acceder al software de manera remota y realizar tareas móviles dentro del almacén.
• Red Inalámbrica (Wi-Fi): necesaria para la comunicación inalámbrica entre todos los dispositivos y con el sistema central.
• Red de Área Local (LAN): para la transmisión rápida y fiable de datos.
• Servidores de bases de datos y aplicaciones: para alojar el software y ejecutar y gestionar las aplicaciones.

Un software SGA para controlar el stock en tiempo real.

Sin un software que nos permita automatizar el registro de los movimientos de las mercancías no sería posible llevar un control de stock en tiempo real. La incorporación de la tecnología en logística ha supuesto grandes avances, uno de los principales es poder conocer lo que sucede en nuestras instalaciones con una diferencia de milisegundos desde que se ejecuta una acción, hasta que se refleja en nuestros monitores. Todo lo que supere un retraso de segundos a este respecto no puede considerarse tiempo real. Pero ¿qué funciones para controlar el stock nos facilita un software?

• Mantener un inventario permanente: gracias al registro de todos los movimientos de mercancías en almacén, podemos conocer de forma constante y continua la cantidad de existencias presentes en cada proceso, en cada ubicación o en toda la instalación. El SGA permite mantener un control del inventario preciso y actualizado de varias formas diferentes.
  • Recuentos cíclicos: un SGA puede configurarse para que programe ciertos recuentos cíclicos aplicados a referencias de alta rotación, de alto valor económico o estratégico, etc. Esto permite actualizar el stock de forma continua y vigilar, corregir y estudiar las causas de las desviaciones.
  • Recuentos en picking: el SGA puede programarse para obligar a contar aquellas unidades restantes en la ubicación antes o después de la acción de coger aquello que demanda el pedido. El propio operario realiza el recuento valida y continúa con el picking. Estas operaciones suelen programarse cuando queda poca cantidad en la ubicación, de esta forma, la zona de picking queda totalmente actualizada y revisada sin detener la operativa en exceso.
  • Recuentos ordinarios y extraordinarios: con los controles y poka-yokes que incorpora un software de gestión de almacén al capturar los datos con códigos de barras, los recuentos ordinarios y extraordinarios ganan en rapidez y precisión. Podemos realizar recuentos extraordinarios por zonas, por artículo, por familias, etc. La actualización continua reduce el número de SKU y ubicaciones a contar el día de inventario ordinario.
    
    
• JIT: en un sistema JIT, donde el objetivo es minimizar los inventarios y producir sólo lo necesario en el momento justo, la minimización de inventarios y la sincronización en producción son fundamentales. En este entorno, un software de gestión de almacén SGA, proporciona visibilidad en tiempo real y exacta de los niveles de inventario tanto propios como en cadena, lo que permite ajustar el suministro a cada proceso de producción de manera precisa y oportuna.
• Visibilidad de inventario: un software de gestión de almacén permite obtener una alta precisión a la hora del control de inventarios. Esto nos brinda enormes ventajas a la hora de dar visibilidad a nuestro inventario, especialmente necesaria cuando queremos abrir una línea de comercio online.
• Rotación/ubicación: un software de gestión de almacén es capaz de ayudarnos a detectar patrones de movimientos de inventario, por tanto, es capaz de realizar una asignación estratégica de ubicaciones basada en la frecuencia de acceso, priorizando a las referencias de mayor rotación en las ubicaciones más accesibles. Como cuando ubica las SKU a reponer justo encima de su ubicación de picking. De esta forma un software de gestión de almacén optimiza la eficiencia operativa al reducir los tiempos de extracción/reposición.
• Reducción de obsolescencias: al facilitar la identificación de patrones la consecuencia redunda en detección temprana de productos obsoletos o de lento movimiento, reduciendo la posibilidad de sobre stocks por inventario obsoleto.
• Flexibilidad y proactividad: un software permite ajustes dinámicos en tiempo real de asignación de ubicaciones, tareas, prioridades, urgencias, etc. Es capaz de adaptarse a cambios en la demanda, cambios en la planificación de producción, fallos en proveedores, entradas o roturas de stock imprevistas, fallos de calidad, etc. Esta gestión proactiva, inteligente y adaptable del inventario mantiene un flujo de trabajo constante y eficiente desde el almacén, que permite mejorar la productividad en otras áreas como producción.
• Traspasos de excesos entre almacenes: la automatización de la detección y ejecución de traspasos basada en reglas predefinidas optimiza el reparto de inventarios entre almacenes, lo que reduce la necesidad de realizar compras adicionales disminuyendo los costos asociados.
• Mayor precisión en los pronósticos: la visibilidad en tiempo real de los movimientos de inventario y sus patrones permiten una evaluación más precisa de las tendencias de la demanda. Hoy en día con la incorporación de la IA y el aprendizaje automático, el software mejora aún más su capacidad de prever cambios en la demanda, ajustar estrategias logísticas y anticipar sus propias necesidades de inventario.

*Imagen de storyset en Freepik

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