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Un almacén de hoy en día, bien diseñado y gestionado, es básicamente un generador de ventajas competitivas, de aporte de valor. Es el almacén el que recibe, custodia, selecciona, acondiciona y envía la mercancía adecuada a un cliente cada vez es más exigente, que requiere plazos de entrega cada vez más cortos, que realiza pedidos más complejos y que tiene en la palma de su mano una cantidad ingente de oferta a una distancia de apenas un movimiento de pulgar. Un cliente que puede basar su decisión de volver a comprar o no, en base a acciones que suceden dentro de un almacén, sin siquiera ser consciente de ello.
Un producto puede tardar demasiado, no estar disponible, llegar deteriorado o roto o simplemente sucio o usado, o no llegar el producto solicitado y todo ello, en mayor o menor medida, es responsabilidad directa del almacén. De esta forma el almacén ha entrado a formar parte de la experiencia de compra de los clientes y consumidores de nuestros productos.
Además de esto no podemos descuidar la función, digamos, “primigenia”, de los almacenes, como servir de regulador ante las condiciones cambiantes del mercado, permitirnos compras especulativas, servirnos de pulmón de ciertas referencias, montaje de kits, etiquetados, acondicionamientos de productos, etc.
Pues para que nuestros almacenes sean efectivos, mejoren la experiencia de compra, cumplan plazos y ofrezcan un buen nivel de servicio, hay que diseñarlos bien. A la hora de plantearse el diseño de un almacén se deben tener en cuenta multitud de factores como la tipología de productos que se deben almacenar, los diferentes flujos de mercancías, información y personas, el espacio que vamos a necesitar o con el que podemos contar para almacenarlos, los elementos de almacenaje y manutención adecuados para cada caso, el personal necesario, el tipo de gestión y como no, la política particular de la empresa propietaria. Sin olvidar las infraestructuras que deben usar tanto la maquinaria como el personal como, por ejemplo, oficinas, comedores, vestuarios, servicios, sala de carga de baterías, aparcamientos de maquinaria y vehículos, etc.
Dado que el diseño de un almacén siempre tiene elevadas dosis de personalización dado que depende en gran medida de los requerimientos de cada empresa, tratarlos todos sería imposible, pero sí que podemos ver en detalle los principales factores para tener en cuenta cuando se diseña un almacén.
Unidad de carga, de venta y de consumo.
¿Sale la misma unidad de carga que entra o debemos fraccionar? La uniformidad en peso y medidas, o si vamos a utilizar embalajes retornables o desechables, si entran palés pero salen unidades de consumo, son factores que determinarán el grado de manipulación que necesitarán las unidades de carga a lo largo de nuestra cadena logística, esto afectará a la cantidad de personal y su especialización, al tipo de elementos de manutención y superficie que necesitaremos para realizar las operaciones de acondicionamiento, de almacenaje y todo ello repercutirá en todos los procesos posteriores, su ubicación, extracción, lead time, posterior manipulación, picking, etc.
Flujos de mercancía
La manipulación y los desplazamientos de cada unidad de carga afectan al diseño. No es lo mismo gestionar palés completos que fraccionarlos, acondicionar palés nuevos, expedir cajas o unidades sueltas y montar kits, en un mismo almacén. El diseño debe cambiar para adaptarse a cada casuística.
Zonificación
Una vez definido el flujo de cada elemento, deberemos diseñar cada zona para realizar cada acción. La conexión de cada zona con la siguiente, la maquinaria o equipos necesarios, las operaciones propias de cada zona, sus propias entradas y salidas y la consolidación del producto resultante de cada una de ellas. El diseño cambia para un almacén de producción, un pulmón, para los tipos de picking, recepción, almacenamiento, acondicionamiento, secuenciación, etc.
Las instalaciones necesarias
Cada zona debe contar con las infraestructuras necesarias, para albergar y manejar cada tipología de producto o unidad de carga que deba albergar, fraccionar o transformar. No se requieren las mismas instalaciones para las operaciones de control de calidad y logística inversa que para el picking de cajas de baja rotación por poner un ejemplo.
La rotación de los productos ABC
Que influye en el diseño en cuanto al tipo de distribución interna de cada tipo de referencia y sus elementos de manutención y almacenaje. De una forma simplificada podemos decir que los productos A, que son los más demandados, deberán poder situarse lo más cerca posible de muelles de entrada y salida. Esta es la base, pero existen diversos condicionantes que pueden hacer que otros criterios de ubicación, se impongan sobre el ABC. El diseño del almacén debe posibilitarnos la reducción de los costes de manipulación permitiendo una ubicación óptima de cada referencia.
La optimización del almacén gracias a su diseño, se basa en reducir tanto el espacio ocupado, como los movimientos de mercancías y personas. Evitar rutas erráticas, demasiado extensas y recorridos en vacío.
Seguridad laboral, ergonomía, accesibilidad
El diseño de almacén debe garantizar la seguridad de todo el personal en todo momento y la integridad de las mercancías. Los criterios de seguridad, ergonomía y accesibilidad deben combinarse en cada diseño.
Estrategia
Un buen diseño siempre va a perseguir el logro de algunos objetivos puramente estratégicos como el uso del menor espacio posible, aprovechamiento máximo de altura, máxima compactación, garantía del nivel de servicio, posibilitar un control y gestión eficiente, y reducir al mínimo las distancias para cada operación y sus conexiones.
El paso del tiempo.
El almacén es algo vivo, el diseño de almacén previene el crecimiento futuro de la instalación, nuevos elementos posibles de manutención, nuevos edificios, posibles automatismos o transportes automáticos, etc. Un almacén de capacidad demasiado ajustada puede acarrear problemas de difícil solución en el futuro.
¿Qué hace que todos los criterios de diseño se cristalicen en buenos resultados?
La gestión. El peso de la optimización del almacén no va a recaer sólo en el diseño. El diseño es una parte fundamental y muy importante, pero donde realmente vamos a poder distinguirnos en cuanto a optimización del almacén es sin duda en la gestión de nuestros stocks.
Gracias a la gestión y al diseño, ofrecemos el mejor servicio posible, mantenemos un nivel óptimo de stock y los costes a raya, empleamos menos tiempo en las operaciones internas y mejoramos constantemente los flujos y la colocación de cada referencia.
En definitiva, es la combinación de diseño y gestión la que caracteriza a un almacén como inteligente, como eficiente, rentable y que tiene un rendimiento óptimo.
¿Cómo conseguimos una gestión eficiente?
Un almacén que aspire a tener una gestión profesional eficiente necesita herramientas y de todas ellas, la principal es el software SGA.
El análisis de los flujos de mercancías y personas, los elementos de manutención a utilizar, la tipología de estanterías, su funcionalidad y su distribución junto con la política de empresa influyen a la hora de parametrizar ciertos aspectos del SGA, pero en líneas generales, cualquier SGA es una herramienta de gestión que optimiza tanto la gestión de todas y cada una de las operaciones internas del almacén, como el control de stock y de personas.
El software SGA optimiza la recepción, etiquetado y control de datos logísticos, pasando por la gestión de ubicaciones hasta la expedición. Además, el software gestiona eficazmente las interrelaciones entre diferentes zonas, sistemas de apoyo al picking o automatismos que puedan coexistir dentro de la misma instalación. Por ejemplo, debe poder gestionar pilas de artículos, además del suministro a producción, operaciones de cross-docking o gestionar varios almacenes al tiempo con mercancías que pueden pertenecer a múltiples propietarios.
Conclusiones
El diseño de almacén tiene en cuenta los requerimientos particulares de su propietario. No en vano será el almacén el que se encargue de buena parte del aporte de valor de la empresa y de su nivel de servicio. Optimizar costes, acortar trayectos y satisfacer al cliente. Eliminar al máximo los despilfarros, es decir, todo aquello que no aporta valor, pero sí coste.
En esto el diseño tiene mucho que decir. Tendrá en cuenta toda la tipología de unidades de carga, de venta y consumo de cada referencia y sus flujos internos dentro del almacén. Las zonas en que van a manipularse o acondicionarse las unidades de carga, si deben o no fraccionarse, si van a consolidarse una o varias veces a lo largo de la cadena logística, o si deben formar kits o sufrir pequeñas transformaciones.
Un almacén es una especie de fábrica de pedidos y su diseño debe estar preparado para albergar las referencias que componen cada pedido de forma conveniente. Debe posibilitar la colocación según su ABC teniendo en cuenta la rotación, la repetición en pedidos, el margen, etc. Cada referencia debe poder ubicarse siguiendo un criterio lógico atendiendo a su naturaleza, dimensiones, peso, condiciones de conservación, incompatibilidades con otras mercancías, etc. Detalles importantes que, como la seguridad laboral en el trabajo, el diseño debe tener presentes.
Además, el diseño de almacén debe contar con la posibilidad de crecimiento y expansión a futuro y los costes que ello conllevará.
Pero el mejor diseño se queda en nada sin una buena gestión interna de nuestras mercancías. Podemos diseñar zonas amplias, emplear maquinaria y elementos de manutención de última generación, podemos hacerlo todo de forma excelente e invertir ingentes cantidades de esfuerzo y diseño en el almacén que, sin una gestión adecuada, serán esfuerzos infructuosos.
Sin gestión no se logran objetivos, los errores aumentan impactando de lleno en el nivel de servicio, el almacén no aporta valor alguno, pierde potencial y se disparan los costes.
Un buen diseño debe estar gestionado por un buen software SGA, esa es la clave de la optimización de almacén.
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