COMPARATIVA ENTRE UN ALMACÉN SGA Y EL TRADICIONAL

  • Actualizado: 27 abril 2020
  • Publicado por primera vez: 27 abril 2020

comparativa almacen tradicional sga*

Hoy en día, la gestión tradicional de un almacén recuerda a un cubo de agua lleno de agujeros. Que llegue algo de agua al destino depende de la habilidad y rapidez de la persona que en cada ocasión lleve el cubo, es decir, depende del azar. En ocasiones, para asegurar que algo de agua llega, llenamos tanto el cubo que lo desbordamos. Cada agujero es una ineficacia y cada desbordamiento un sobrestock, el agua que consigue llegar el nivel de servicio, lo que cae al suelo obsolescencias, pérdidas, despilfarros, etc. Cuando se habla de agua hace cierta gracia, pero cuando el agua se convierte en euros, se nos quitan las ganas de reír.

*Foto de Fondo creado por jcomp - www.freepik.es

Cuando un almacén SGA entra en juego, casi lo primero de que nos damos cuenta es del tamaño de los agujeros que teníamos, no porque el sistema SGA los tape, sino porque directamente nos cambia el cubo. El cubo es mucho más pequeño pero los procesos son tan eficaces que somos capaces de transportar toda el agua necesaria en menos tiempo y sin desperdiciar una gota.

Comparar un sistema de almacenaje tradicional y un sistema de almacén SGA es como intentar comparar un procesador de textos actual con una máquina de escribir manual. Son realidades completamente diferentes ubicadas ya en épocas diferentes. El sistema manual de gestión de almacenes empieza a ser anacrónico, hasta un pequeño comercio como una farmacia se sirve un SGA y automatismos que nos sirven los medicamentos con un clic tras escanear el código de barras de la receta, es más, algunas incluso cuentan con máquinas controladas por el software que nos cobran y nos dan el cambio.

 

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Principales diferencias entre la gestión del almacén SGA y la tradicional

Existen tantas diferencias entre ambos sistemas que resultaría imposible enumerarlas todas en un post, por tanto, hemos destacado las de mayor evidencia operativa a corto plazo.

 

1.- Errores de almacén

 

  1. Tradicional: son frecuentes y repetitivos. En un almacén en el que no existen apenas mediciones y en el que todos los procesos dependen de la eficacia del ser humano que los ejecuta, es habitual, no sólo que se cometan errores a diario, sino que éstos acaben siendo siempre los mismos ya que nunca se corrigen con métodos eficaces.

  2. SGA: son anecdóticos y de fácil solución. Cuando un software controla los procesos y los mide, deja poco espacio al error humano ya que el operario se limita a ejecutar lo que el software marca. El sistema de almacén SGA realiza un seguimiento y medición constante de cada acción por lo que, de producirse un error, nos brinda la posibilidad de trazarlo y tomar decisiones que acaben con su causa raíz lo que evita su repetición y garantiza su resolución.

2.- Capacidad de adaptación:

 

  1. Tradicional: es nula. El propio sistema tradicional de gestión de almacén está obsoleto por definición, por su nula capacidad de adaptación a los cambios que se producen constantemente a su alrededor. El mercado cambia, los clientes cambian de hábitos, el sistema de producción cambia, se tecnifica y moderniza, la competencia cambia, los proveedores cambian, sin embargo, la gestión del almacén no, por lo tanto, trata sin éxito de satisfacer necesidades digitales con procesos manuales.

  2. SGA: adaptación total. Cuando nuestro almacén está asistido por una gestión por SGA su capacidad de adaptación es total debido a que los cambios en el entorno, mercado, producción, etc., se solucionan con ajustes del software que a su vez provoca cambios en los procedimientos y tareas para adaptarse a las nuevas condiciones. 

3.- Operatividad del personal de nueva incorporación:


  1. Tradicional: es baja o muy baja. En un almacén donde todo está colocado y ordenado según un sistema tradicional manual dependemos de la memoria y la vista de cada individuo para la realización de las diferentes tareas. Un operario de nueva incorporación no sólo debe aprenderse los pasos de cada tarea, sino que además debe memorizar las ubicaciones, nombres, detalles, aspecto, etc. de cada referencia del almacén. Esto, en el mejor de los casos, puede llevar semanas hasta conseguir que el nuevo operario sea cien por cien operativo. Por tanto, formar nuevo personal para atender urgencias imprevistas resulta una labor casi imposible.

  2. SGA: es alta. En un almacén gestionado por un SGA cualquier personal de nueva incorporación únicamente debe aprender el sistema utilizado en almacén, es decir la forma en que el SGA muestra la información en la pantalla del terminal, la codificación de las ubicaciones y la distribución de las estanterías en almacén, poco más. Cuando el SGA le muestre en pantalla que debe acudir a la ubicación XX-XX-XX y coger de allí tres unidades, o le indique que debe tomar un palé de la ubicación XXX y colocarlo en la YYY, el operario, que no depende de su memoria para actuar, simplemente se limita a seguir instrucciones por lo que será plenamente operativo en cuestión de minutos. 

4.- Gestión de la información 


  1. Tradicional: es lenta, inefectiva, parcial. Pensemos sólo en lo que supone priorizar un único pedido en un sistema de almacén tradicional. Un asistente comercial crea el pedido que debe priorizarse. Llama telefónicamente al jefe de almacén para avisarle. Éste debe cogerle el teléfono, recibir la orden e imprimirse el pedido o mandarlo imprimir. Luego debe recordar esta instrucción y decidir a quién adjudicársela y en qué momento. El jefe de almacén deberá acercarse físicamente al operario u operarios seleccionados, explicarles de viva voz la situación, escuchar sus contra argumentos, protestas, reticencias, etc. hasta conseguir que accedan a detener lo que estén haciendo para realizar ese pedido o prepararlo justo después. Suponiendo que no haya descuidos el pedido finalmente se preparará con cierta prioridad. Todo este proceso consumirá una hora de trabajo de un mínimo de tres personas para atender un único imprevisto.

  2. SGA: es inmediata, fiable, omnicanal, múltiples destinatarios. El SGA para cada tarea gestiona la información derivándola de forma inmediata, únicamente a los implicados en su ejecución, atendiendo siempre a los criterios de su configuración previa por defecto o programada por nosotros. La misma situación anterior cambia radicalmente para un SGA. Lo primero es que no necesita el uso de papel alguno. Cuando el asistente crea el pedido y lo etiqueta desde su ordenador como urgente, el SGA busca el operario u operarios adecuados que menos carga de trabajo tengan en ese instante y coloca el pedido urgente a la cola de sus tareas sin que los operarios se aperciban necesariamente de ello. Para ellos será simplemente una instrucción más.

 

5.- Confianza / efectividad


  1. Tradicional: es baja o nula. Nadie confía en la efectividad de un sistema incapaz de demostrar su propia efectividad. En consecuencia, cualquier error sirve de excusa para generalizar (no hacemos nada bien) y dejar que cunda el pánico. A partir de ahí todo debe comprobarse y recomprobarse, una y otra vez, sólo por desconfianza. TODO hay que investigarlo y explicarlo.

    Proveedores, clientes y otros departamentos desconfían de un sistema tradicional porque que se ve desbordado por las circunstancias y por el peso de las incidencias. El nivel de confianza no se sustenta en datos reales, se basa en sensaciones, es decir, en opiniones y éstas normalmente tienden a generalizar a la baja.

  2. SGA: es efectividad alta y confianza total. Un SGA se maneja con datos, KPI’s, ratios, porcentajes, informes, estudios, etc. recopiladas de la realidad. Todas las acciones ejecutadas en un almacén con SGA quedan reflejadas en datos que pueden mostrarse y demostrarse. La operatividad de cada operario, la efectividad en el picking, la velocidad de ejecución, el nivel de stock y de disponibilidad de cada referencia, las unidades exactas en stock, rotaciones, trazabilidad, clasificación ABC, coberturas, días de stock, riesgos de obsolescencias, stocks mínimos, de seguridad, nivel de servicio, etc. El manejo de datos precisos es la base sobre la que se sustenta toda la gestión de un sistema de almacén SGA y su mayor fuente de confianza. 

6.- Entrada de nuevas tecnologías

  1. Tradicional: es muy limitada. De hecho, la primera que debemos introducir eficazmente en un almacén de gestión tradicional es el propio sistema de almacén SGA. El SGA es que abre la puerta a los siguientes avances tecnológicos que necesitemos introducir.

  2. SGA: es ilimitadas. Una vez implantado y asentado el uso el sistema de almacén SGA podremos vertebrar y coordinar gracias a él cualquier otro apoyo tecnológico. Desde mejoras en el propio software, hasta automatismos, elementos de ayuda al picking, a la expedición, etc.

  

Conclusiones 

A corto plazo la implantación de un sistema de almacén SGA reduce drásticamente los errores de almacén, mejora el nivel de servicio, la flexibilidad y su capacidad de adaptación, reduce los tiempos de proceso y los hace más eficaces, además de abrir las puertas a la introducción de nuevas tecnologías. La confianza en el almacén y su contribución a la propuesta de valor de toda la empresa crecen exponencialmente.

La gestión de la información sufre un cambio radical hacia una gestión útil basada en el manejo de datos en masa al servicio de la toma de decisiones que afecten a situaciones actuales y ayuden a prevenir las futuras.

La consecuencia es una reducción de stocks al tiempo que mejora notablemente el nivel de servicio del almacén hacia el cliente interno y externo, una mejora que además podemos cuantificar.

Todo lo expuesto resulta inconcebible en una gestión manual o tradicional del almacén. Cuando todo se hace manualmente, hasta la recopilación de datos, procesarlos resulta imposible ya que cuando vamos a tratar de sacar conclusiones, sólo por el tiempo que hemos consumido en la fase de recopilación, tanto los datos como sus conclusiones están ya obsoletos.

Un almacén tradicional no se adapta a los cambios debido a su propia naturaleza. Todo debe hacerse siempre de igual forma porque es eso precisamente lo que garantiza una cierta sensación de eficacia. La información no se gestiona, se debate porque depende de la impresión de cada individuo. Garantizar la trazabilidad de forma manual resulta impensable, medir el nivel de servicio imposible, implantar un sistema de KPI’s inabarcable.

Tareas que un sistema de almacén SGA considera sencillas, básicas y que realiza por defecto al tiempo que organiza todos los procesos presentes en el almacén.

 

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