CÓMO ELEGIR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES

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Cuando pensamos cómo elegir un sistema de gestión de almacenes debemos atender no sólo a una serie de necesidades funcionales, sino además a el conjunto de implicaciones que supone la implantación de una solución de gestión de almacén dentro de una organización, así como a los riesgos que supone tomar una decisión no acertada.

En este post analizaremos desde una visión general la definición de un software SGA, sus características nucleares, funcionalidades críticas para comparar distintas soluciones y los riesgos de tomar una decisión errónea.

Qué es un sistema de gestión de almacenes.

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) ante todo es una herramienta, un software diseñado para la mejora continua de todas las operaciones intra-almacén o inter-almacenes. En un caso o en otro, está diseñado para garantizar el control de todos los recursos y procesos disponibles, permitiendo tanto la gestión centralizada y coordinada de los tránsitos entre los diversos almacenes geográficamente dispersos, como las operaciones y tipos de elementos de manutención o tipos de referencias que cada instalación alberga.

De manera que un sistema de gestión de almacenes optimiza la distribución de inventarios, permite una visibilidad completa en tiempo real y reduce costos operativos, asegurando un flujo de trabajo y mercancías eficiente y preciso en toda una red de almacenes.

Características de un sistema de gestión de almacenes.

Debido a que un software de gestión de almacén (SGA) tiene como objetivo principal detectar necesidades y responder con acciones precisas que las resuelvan, debe ser capaz de recopilar e intercambiar rápidamente grandes cantidades de información.

Para lograrlo, todo sistema de gestión de inventario debe reunir una serie de características esenciales:

• Gestión multi-almacén.
  Que tiene dos variables que el software de gestión de almacén debe poder gestionar:

• Gestión de multi almacenes internos – una misma organización puede gestionar diferentes almacenes físicamente unidos entre sí o no. Por ejemplo, almacenes que hacen de pulmón regulador para abastecer a otro donde se ejecuta el picking, o almacenes que albergan diferentes tipologías de referencias por volumetría, pesos o tamaños.
• Gestión de multi almacenes externos – gestión de diferentes tiendas, control del almacén de referencias propias en almacenes de proveedores de procesos externos, control del nivel de inventario de los propios clientes, etc.

• Control de múltiples tareas de forma simultánea.
  El sistema de gestión de almacén marcará la forma que tienen de relacionarse tanto los diferentes almacenes entre sí, como las diferentes zonas de un mismo almacén. En ambos casos, se ejecutan simultáneamente multitud de movimientos y tránsitos de mercancía que deben ejecutarse a través de una correcta sincronización de las múltiples órdenes de trabajo, gestionadas por el software de control del almacén.

• Control de los niveles de stock en tiempo real.
  Un software de gestión de almacén debe controlar y mantener en niveles adecuados los distintos niveles de stock en las diferentes instalaciones y localizaciones geográficas, los bajos niveles de stock generarán necesidades de mercancía que deben reponerse con tiempo suficiente para mantener un equilibrio que evite las interrupciones de ventas y otros sobrecostes por roturas de stock.

• Digitalización del intercambio de información.
  La sustitución de documentación impresa por el intercambio de datos digitales permite agilizar la gestión y abre el camino hacia una gestión centralizada de múltiples almacenes. De otra forma resulta imposible coordinar y controlar eficientemente las operaciones de todos los almacenes desde una única plataforma. Reducir la dependencia del papel evita el error humano, habilita el control en tiempo real y posibilita la entrada de la automatización de procesos.
  
  

Funcionalidades críticas para comparar distintos software de gestión.

Para poder elegir bien un software de gestión de almacén, es de vital importancia definir con qué situaciones podemos encontrarnos ahora y en el futuro próximo. De esta forma podremos averiguar si el software resuelve adecuadamente nuestra realidad actual y próxima, ayudándonos a decidir adecuadamente.

Algunas de estas funcionalidades pueden ser:

• Realizar una gestión adecuada de diferentes tipos de almacenes.
  Como los almacenes reguladores, WIP o stock en tiendas. Para lo cual será fundamental que nos centremos en las funcionalidades de entrada y salida de mercancías, qué sistema de etiquetado propone, qué puntos de control necesita, el hardware necesario y si tiene un sistema consistente para gestionar operaciones clave como el cross-docking.

• Coordinar el tránsito de información y mercancías entre almacenes independientemente de su complejidad.
  Gestionar diferentes tipos de almacenes aumenta el volumen de información que se necesita para su gestión y el número de las operaciones relacionales entre ellos. Dependiendo de nuestra casuística podemos encontrarnos con operativas muy complejas, de alto coste, que necesiten gestiones de alta especialización que nuestro software debe poder soportar. Dos sistemas de este tipo de gestión son:

• Vendor Managed Inventory (VMI) o Inventario Administrado por el Proveedor – donde el control de almacén del cliente se lleva a cabo por el proveedor. Requiere altos niveles de compatibilidad e intercambio de datos.
• Sistema Just in Time (JIT) – cuyo objetivo es recibir los productos justo en el momento en que se necesitan para la producción.

• Incorporar funcionalidades de gestión enfocadas a la dispersión geográfica de almacenes.
  O en su defecto poder integrarse con otras aplicaciones que las ofrezcan. Estas funcionalidades pueden ser funcionalidades móviles como el acceso a la información en tiempo real desde el móvil, firma electrónica de documentos, confirmación de entrega, avisos de recogida, envío de documentos, etc.
  
  O también pueden ser más específicas del transporte como transmitir incidencias, geolocalización de la flota, control de velocidades y tiempos, etc.
  
  Todas ellas en conjunto aumentarán la productividad y la precisión en las distintas operaciones.

• Centralizar la información.
  Un sistema de gestión de almacén, que aspire a controlar distintas tipologías de almacenes internos y externos, deberá estar preparado para ejercer una administración centralizada de la información mientras mantiene la descentralización de las tareas operativas.
  
  En este caso, deberemos fijarnos con especial detalle en la facilidad de acceso, y con mayor importancia en la forma de mostrar la información que nos interesa que nos propone el software. Esto puede hacer que un sistema de gestión de almacén sea una herramienta útil y funcional, o directamente no lo sea por dificultar la toma de decisiones informadas.

• Control de stocks y operaciones en tiempo real.
  Tengamos en cuenta que el concepto de “tiempo real” difiere mucho dependiendo de los distintos softwares. En algunos sistemas el supuesto “tiempo real” conlleva una latencia enorme. Otras veces, algunas tareas pueden verse en tiempo real y otras no.
  
  Por tanto, aseguremos esta parte de gran importancia y con impacto directo sobre el control de almacén, la eficiencia y rentabilidad de nuestras operaciones.
  
  

Otras consideraciones a tener en cuenta.

• Es conveniente que nuestro proveedor de servicios tenga experiencia.
  Tener una trayectoria previa en nuestro nicho de mercado aumenta la probabilidad de adquirir un software en su mayor parte adaptado a nuestro modus operandi, a nuestras necesidades y a nuestros retos.
  
  Además, observemos que el proveedor no ponga reparos a la hora de mostrarnos casos de éxito en otras instalaciones donde su producto ya esté operando.

• Soporte técnico.
  Es importante resaltar que una vez puestos en manos de un SGA, no podremos trabajar sin él (igual que ocurre con un ERP o cualquier otro software de gestión). Por tanto, debemos asegurarnos de que nuestro proveedor ofrezca un soporte 24/7 capaz de resolver cualquier problema técnico rápidamente.

• Licencias, módulos y otros costes.
  Cada proveedor tiene una estructura de precios. Debemos evaluar si el software conlleva coste por licencia, si está dividido en módulos, coste de las actualizaciones, mantenimiento o precio por hora de soporte sobre todo en los momentos posteriores a la implantación.

Riesgos de tomar una decisión errónea.

• Bajada de productividad.
  Bien por desajuste respecto a nuestras necesidades, bien por dificultades a la hora de visualizar información o por no recabar la que necesitamos para trabajar, un software de gestión de almacén que no cumpla nuestros requisitos puede alargar nuestros tiempos de respuesta en grado superior al anterior a su implantación, convirtiéndose en parte del problema más que en su solución.

• Dificultad operativa.
  Una mala elección de software puede impedir que realicemos determinadas operaciones necesarias que el software no sea capaz de ejecutar. Este desajuste puede provocar interrupciones importantes en la cadena de suministro, retrasos en entregas, falta de control, aumento de errores, etc.

• Falta de integración con otros sistemas ya implantados.
  Como pueden ser los softwares de ERP, CRM, etc. Esto puede crear intercambios de información errónea, por tanto, decisiones mal informadas, interrupciones continuas de procesos, cantidades enormes de horas de investigación y resolución de incidencias, así como dificultades para poder observar lo que sucede en nuestros almacenes.

• Equipo desmotivado.
  Un software excesivamente complicado o falto de coherencia causará frustración y desmotivación entre sus usuarios de las áreas de administración y operativa. La herramienta empieza a verse como un lastre y progresivamente, sus usuarios irán parcheando esas carencias con huidas del sistema hacia inoperativas hojas de cálculo, procesos manuales y uso de papeles.
  
  Además, la capacidad de la empresa y sus responsables para acometer proyectos y nuevas soluciones tecnológicas se verá cuestionada por parte de su propio equipo, dificultando enormemente implantaciones posteriores.
  
  

*Imagen de storyset en Freepik

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