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    04 May 2021

    DIGITALIZACIÓN DEL ALMACÉN PARA OPTIMIZAR SU GESTIÓN (SGA)

    DIGITALIZACIÓN DEL ALMACÉN PARA OPTIMIZAR SU GESTIÓN SGA
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    “¿Cómo puede la digitalización del almacén contribuir al aumento de competitividad de la empresa?“

     En primer lugar, deberíamos plantearnos qué es exactamente lo que nos hace ser competitivos en el mundo actual. Curiosamente lo que hoy, en el mundo digital, aumenta la competitividad de una empresa es exactamente lo mismo que la aumentaba en el pasado predigital”: proporcionar al cliente aquello que necesita, al mejor precio, en el momento que lo necesita y aportando un valor diferencial con respecto a tu competencia. Dicho de otra forma, la competitividad es la capacidad de la compañía de atraer las preferencias del mayor número de clientes, la mayor cantidad de tiempo posible.

    En una empresa todo comunica. Es una frase antigua pero cierta. Todo, absolutamente todo lo que hagamos dentro de la empresa comunica algo acerca de la misma. ¿Qué tiene que ver esto con la digitalización? Pues mucho. La competitividad no es un concepto relacionado en exclusiva con el producto o servicio que ofrecemos, también es algo estructural. Lo que cada empresa ofrece al margen del producto hoy en día, es cada vez más importante, si no lo más importante, y más influyente que nunca en la intención de compra del cliente. ¿Por qué si no el Marketplace más famoso del mundo se empeña constantemente en enseñarnos los procesos internos, la tecnología y otras bondades de sus almacenes digitalizados? Porque nuestra experiencia de compra como clientes comienza precisamente en esos almacenes, y a través de su funcionamiento interno, esta compañía nos comunica que, si los elegimos, tendremos una experiencia de compra fiable, eficiente, segura, a buen precio, omnicanal, es decir, una experiencia de compra con valor añadido.

     

    “Elígeme a mí porque tengo el mejor almacén”

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    Si una farmacia de barrio puede tener un almacén automatizado, comunicarse sin papeles con nuestro centro de salud para ver las recetas, tener un pequeño módulo SGA, servir productos de parafarmacia online y cobrarnos en efectivo o tarjeta a través de una caja registradora automática, cualquiera puede hacerlo. Un restaurante nos ofrece su carta a través de un código QR y el camarero se comunica con cocina a través de una PDA. Cierto que no digitalizaron por iniciativa propia, sino por la pandemia, pero se han percatado de sus beneficios (sus clientes también) y pocos volverán atrás. ¿Volver al esfuerzo de actualizar, imprimir, reponer, plastificar, limpiar, etc. la nada ágil carta en papel otra vez? Difícilmente.

    Sin embargo, a muchas PYMES (de mayor tamaño que una farmacia o que un restaurante), parece costarles asimilar esta nueva forma de complacer al cliente: con la ayuda de la digitalización.

    En concreto la digitalización del almacén, nos permite optimizar la gestión del almacén y nos facilita el acceso a múltiples ventajas competitivas que el cliente percibe inmediatamente. Además, estando la digitalización al alcance de cualquier bolsillo, una pequeña compañía que hoy no representa un competidor mañana puede rebasarnos en esta carrera por alcanzar la meta del cliente, sólo por haber tomado la decisión antes que nosotros.

     

    Cómo nos afecta la digitalización del almacén.

    Veamos cómo contribuye la digitalización del almacén a mejorar la experiencia de compra del cliente:

    En la organización general del almacén


    Aproximadamente el 70% del tiempo que un operario pasa en un almacén tradicional, lo pasa caminando de un sitio a otro. Pero también invierte tiempo buscando referencias, mirando papeles, cotejando códigos de barras o nombres con un pedido impreso, ubicando de memoria, etc. Las órdenes únicamente pueden transmitirse de palabra para lo que hay que localizar al operario u operarios concretos. Los cambios o avances que haya que implantar se ralentizan o directamente ni se abordan sólo por la lentitud de la comunicación y el posterior control y supervisión. Los errores humanos se acumulan como no puede ser de otra forma y los comerciales se cansan de justificarse constantemente. La frase, hay que fijarse más”, nunca ha resuelto nada, sin embargo, sigue en uso.

    Tanta pérdida de tiempo y lentitud repercute en plazos de entrega excesivamente amplios, variables, poco fiables y en envíos repletos de errores.

    Con un software SGA la organización general del almacén cambia a un nivel de precisión digital. Las comunicaciones a los operarios se realizan en tiempo real a través de sus dispositivos móviles, las órdenes son enviadas por el software y la carga de trabajo redistribuida según las necesidades de cada minuto de trabajo. El escaneo de códigos de barras o códigos QR impide el error o lo reduce ostensiblemente a cifras que tienden a cero. Los tiempos muertos desaparecen y cuando aparecen el sistema nos alerta para que podamos tomar decisiones en base a datos concretos. Los recorridos se optimizan y la ubicación de las mercancías también, lo que acorta nuestros plazos de entrega.

    El cliente percibe de forma inmediata que puede elegir el día de entrega, que contamos con un servicio fiable y eficiente, que lo que dice nuestro stock que podemos servir, lo serviremos, que enviamos su pedido sin errores y que puede realizarlo desde su ordenador, tableta o teléfono deslizando un dedo y que al día siguiente estará sin falta en sus instalaciones.

     

    En la recepción de mercancías


    Un software SGA ofrece sobre todo información precisa inmediata y control sobre los procesos de almac
    én y sobre la fiabilidad de nuestros proveedores. Una vez ha llegado la mercancía:

    • si tenemos un concierto de calidad con nuestro proveedor, podemos escanear cada código de barras de cada unidad de carga y la entrada habría terminado.
    • Si no, nuestro sistema SGA puede proporcionarnos las etiquetas necesarias en base a los bultos y referencias recibidas ya controladas y clasificadas.
    • El proveedor percibe que controlamos su mercancía en tiempo récord y que las reclamaciones son efectuadas a los pocos minutos de la descarga de su mercancía, lo que mejora notablemente nuestra imagen de fiabilidad.
    • El programa SGA permite que ciertos pedidos no se ejecuten hasta que cierta mercancía se haya recibido por lo que, una vez dada la entrada, los pedidos del cliente que estaban en estado “pendientes de recibir mercancía”, se ejecutarán sin intermediarios. Los clientes son informados por email, mensaje u otros medios y en tiempo real que el producto que estaban esperando, por fin está disponible y que dispondrán de él mañana o en la fecha que hayan elegido.
    • Otra entrada que gracias al sistema SGA puede gestionarse de forma rentable son las devoluciones, tan presentes hoy en día. El sistema permite agilizar el proceso ya que es capaz de devolver al circuito cada referencia a corto plazo y anteponer su salida en la próxima venta, una vez pasado el control de calidad.

    En el almacenaje de mercancías


    El software SGA nos permitirá:
    • Elegir siempre la mejor ubicación para cada unidad de carga o referencia que complete el proceso de entrada. El sistema SGA puede organizar el almacén a ubicación fija, organización caótica (cualquier hueco para cualquier referencia) o semicaótica (por zonas cualquier hueco para cualquier referencia).
    • Además, elegirá la zona que menor recorrido y menor manipulación suponga para los procesos posteriores. Por ejemplo, ubicar preferentemente sobre su zona de picking para agilizar la reposición.
    • No solo eso, sino que controla hasta la última unidad disponible en almacén ya que también gestiona las pérdidas, roturas, deterioros, etc. El software, además mantiene un inventario permanente que garantiza un control fiable del número de unidades de cada referencia.
    • La conexión de nuestros niveles de stock con la red proporciona visibilidad completa tanto para clientes como para el equipo comercial. La percepción del cliente tanto si compra directamente como si lo hace a través del servicio comercial es de fiabilidad.
    • El equipo comercial trabaja más cómodo sabiendo que lo que ven por sus pantallas coincide con la realidad de los niveles de stock y que la operativa de almacén respalda sus compromisos, lo que mejora el nivel de servicio.

     

    En el picking y expedición de mercancías


    Esta es la parte del almacén que más cerca va a estar del cliente. Tanto si abastecemos una cadena de producción, como un mostrador o un muelle de salidas, lo más importante es tomar la referencia o referencias que se solicitan y no otras, en la cantidad justa y al menor costo posible.

    No es necesario un robot en todos los casos. Un pick to light o un pick voice está dirigido por un software SGA y proporciona una precisión y eficiencias muy superiores a los de un almacén tradicional. Optimizar la gestión del almacén es reducir los recorridos que no aportan valor. En este sentido:

    • El software puede reducir a más de la mitad el tiempo de recorrido. Menos costes, más margen o posibilidad de ofrecer precios más competitivos, más promociones, etc.
    • También nos permite también ofrecer campañas de mayor complejidad que, sin él, son de difícil ejecución como un “tres por dos”, una referencia como regalo por un pedido de cierta entidad pero que además puede comprarse como unidad de venta, servir en diferentes unidades de carga en base a criterios personalizados, etc. Todo ello complica el picking y suele ser un foco de errores tal, que acaban por no realizarse al no disponer de un software.
    • No nos olvidemos del dropshipping. Gracias al software parte de nuestra gama de productos, de gestión costosa y menos rentable, podemos dejarlos en manos de terceros especialistas en este tipo de negocio. O tal vez podamos ofrecer nosotros este mismo servicio a nuestros clientes. Sin un software esto es sencillamente, inviable.

    Conclusiones

    La competición entre cadenas de suministro es nuestro presente y nuestro futuro inmediato. Dentro de la cadena, el almacén, como punto central, juega un papel fundamental en la experiencia de compra del cliente. Un concepto que, por repetido resulta un concepto casi etéreo, pero es lo que marca la diferencia entre fidelidad o abandono.

    La digitalización del almacén en su conjunto proporciona una mayor precisión en las operaciones, lo que consigue que nuestras acciones en almacén se sincronicen literalmente con las necesidades personalizadas de cada cliente.

    Gracias a la posibilidad de optimizar la gestión del almacén que proporciona el software SGA, podemos ofrecer servicios que antes eran impensables como servir pedidos cada vez más pequeños de forma rentable, lead times inferiores a tres horas (en sectores como el farmacéutico o los repuestos de automoción), de manera que nuestros clientes pueden permitirse comprar menos para dar el mismo servicio y nosotros también, aumentando la eficiencia de la cadena de suministro.

    Debemos asumir que perder el tiempo caminando, cometer errores, buscar referencias, cotejar papel con producto, son anacronismos. Los plazos se alargan y las urgencias se instalan en nuestras vidas. Métodos pasados no cuadran con el mundo actual, es como tratar de fabricar calderos a mano. Un fallo de picking en e-Commerce es una pérdida del cliente, sin más, por tanto, la digitalización del almacén no solo es una cuestión de competitividad, sino también de pura supervivencia.

    Gracias a la digitalización del almacén nuestro equipo comercial es el más fiable y ofrece el mejor servicio porque cuenta con el respaldo de la eficacia y eficiencia en las operaciones de almacén. El cliente puede aprovechar las múltiples ventajas de la omnicanalidad, planificar operaciones o comprometer ventas gracias a la seguridad de nuestros plazos de entrega. Los proveedores confían en nuestro criterio y se integran en nuestra cadena.

    Podemos ofrecer más opciones, más servicios, mayor precisión, mejores plazos, mejor suministro, mejor servicio y atención al cliente, mantener menos niveles de stock, stocks visibles y fiables, mayor calidad, gestión a menor coste, precios competitivos y menos retrabajos por ineficacias.

    ¿Son ventajas competitivas suficientes?

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    *Foto de Tecnología creado por freepik - www.freepik.es

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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