CUÁNDO DIGITALIZAR EL ALMACÉN

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A medida que el almacén de la empresa va creciendo y se va haciendo más complejo, en toda cabeza del responsable del almacén surge una pregunta: ¿Cuándo digitalizar el almacén? La respuesta podría ser clara: Hoy. Te explicamos el por qué debería afrontar la digitalización del almacén ya mismo.

El trabajo en el almacén tradicional

Lo que habitualmente se conoce como “almacén tradicional” o gestión tradicional de un almacén, es un almacén que no cuenta con un sistema informático de gestión específico y que se gestiona de un modo manual, ocasionalmente se apoya en herramientas de ofimática, y otras veces ni siquiera eso.

La gestión tradicional del almacén, sin digitalización de procesos administrativos del almacén, se caracteriza por la falta de control y de planificación de los procesos del almacén.

Como decíamos el trabajo en el almacén sin automatizar se realiza de modo manual, apoyándose en papel o herramientas ofimáticas no específicas, la comunicación verbal entre trabajadores del almacén genera una jerarquía sumergida, liderada por los empleados que llevan más tiempo, o que son mejores conocedores de la operativa del almacén.

Diferencias entre almacén tradicional y almacén digitalizado

La herramienta fundamental a la hora de afrontar la digitalización del almacén es el Software de Gestión avanzada de Almacén SGA, ya que es la aplicación que nos permitirá la organización y automatización del almacén de modo integral.

Con la digitalización de procesos del almacén, el modo de trabajo dentro del mismo cambia radicalmente, veamos en qué concretamente:

1.- ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO:

• Sin SGA:
  ❌ Almacén orientado a personas que realizan cada vez procesos distintos.
  ❌ Las tareas realizadas dependen de las órdenes directas de los jefes.
  ❌ No hay gestión de recursos, entendiendo como tales: carretillas, transpaletas, trilaterales, etc.
  ❌ El flujo de mercancías se improvisa, es errático e imprevisible. El proceso productivo sufre interrupciones por roturas de WIP.
  ❌ No se trabaja en tiempo real.
  ❌ Se invierten demasiados recursos en la formación del nuevo personal.
  ❌ Su buen funcionamiento se basa en la buena memoria de uno o varios  empleados, que se hacen imprescindibles.
  ❌ Mano de obra sobredimensionada.
  
  
• Con SGA:
  ✅ Almacén orientado a la digitalización de procesos estándar que realizan los trabajadores.
  ✅ Las órdenes las reparte el SGA a los operarios o los jefes directamente a  los mismos a través de los terminales RF.
  ✅ El SGA gestiona los recursos. Sabe qué tareas requieren qué recursos, quién los puede manejar y si está libre u ocupado.
  ✅ El SGA controla existencias y demandas en cada punto de necesidad, y envía la mercancía por rutas definidas antes de que se interrumpa el proceso productivo.
  ✅ Siempre se trabaja en tiempo real.
  ✅ El personal nuevo es productivo desde el primer día.
  ✅ Su buen funcionamiento depende de su buena configuración, no de los  usuarios. Nadie es imprescindible. Todo está orientado a procesos.
  ✅ Mano de obra ajustada al volumen de trabajo. En todos los proyectos, permite un retorno de inversión muy rápido.
  
  

2.- STOCK Y UBICACIONES:

• Sin SGA:
  ❌ Roturas de stock (reales y ficticias) frecuentes y continuas.
  ❌ Trazabilidad con métodos no seguros.
  ❌ Desconfianza: niveles de existencias excesivos en referencias consideradas clave.
  ❌ Altísimos niveles de obsolescencias y PNC’s.
  ❌ No hay un buen control sobre la mercancía que está Aceptada, Calidad o Rechazada.
  ❌ Desperdicio del espacio de almacén.
  
  
• Con SGA:
  ✅ Las roturas de stock son previsibles y por tanto evitables.
  ✅ Total trazabilidad de lotes, fechas de caducidad, números de serie.  Funciones múltiples para la fusión de lotes.
  ✅ El nivel de existencias es visible en todo momento en tiempo real para el departamento de Compras.
  ✅ Dado que el  nivel de existencias se ajusta a la demanda la obsolescencia baja y los PNC's se controlan.
  ✅ Control de la mercancía que está en cada uno de los estados. Múltiples estados.
  ✅ El SGA sabe en todo momento cuánto espacio libre hay de manera que lo aprovecha al máximo.
  
  

3.- INFORMACIÓN Y MEJORA:

• Sin SGA:
  ❌ El flujo de información es inexistente o lento e ineficaz.
  ❌ KPI's de gestión, productividad, producto, control… inexistentes.
  ❌ Costes, ROI, trazabilidad, rotación, ABC, rendimiento, lead time,… son  conceptos desconocidos.
  ❌ Mejora continua imposible.
  ❌ La integración de proveedores en nuestros procesos es impensable.
  ❌ Nivel de servicio al cliente externo e interno muy bajo.

• Con SGA:
  ✅ El flujo de información es total, completo e inmediato. Los datos se actualizan en tiempo real.
  ✅ Todos los indicadores son registrados y controlados a través de un Cuadro de Mando.
  ✅ La trazabilidad es total. El SGA elaborará informes que nos muestren toda la información según la vayamos necesitando.
  ✅ El SGA es una herramienta al servicio de la mejora continua, además de ser parte de ella.
  ✅ El SGA puede conectarse de múltiples formas con nuestros proveedores anticipando nuestras necesidades.
  ✅ Nivel de servicio en general muy elevado.
  
  

4.- EXPEDICIONES:

• Sin SGA:
  ❌ Se confía en la memoria para hacer un Picking en recorrido.
  ❌ Se suman los pedidos a mano para hacer un Picking en oleada.
  ❌ De donde se extrae la mercancía a servir depende de la memoria del operario.
  ❌ Pallet completo o picking. La gestión depende de las personas.

• Con SGA:
  ✅ Con la digitalización del Picking, el SGA guía el recorrido del operario para completar el pedido pendiente de expedir. Incluso puede rellenar varios  pedidos en el mismo recorrido.
  ✅ El SGA informa sobre todos los artículos a recoger.
  ✅ El SGA dice exactamente desde dónde se debe extraer la mercancía. Para ello aplica múltiples reglas y criterios definidos según las necesidades.
  ✅ El SGA decide el formato o la agrupación logística que se utiliza en cada caso atendiendo a múltiples criterios.
  
  

5.- RECEPCIÓN:

• Sin SGA:
  ❌ No se sabe lo que se va a recibir de forma automática.
  ❌ Si hay algún pedido pendiente, depende de la memoria que cuando se reciba no se almacene.
  ❌ Se ubica según los criterios de los operarios y cada vez puede ser distinto.
  
  
• Con SGA:
  ✅ El SGA permite trabajar con prealbaranes y saber de antemano la mercancía en tránsito. Se pueden imprimir etiquetas con antelación. Se comprueba la mercancía escaneando mediante RF.
  ✅ Crossdocking. El SGA nos dice que algo que hemos recibido debe ir directo a cliente, planta, otras instalaciones o ubicar.
  ✅ La ubicación del material la gestiona el SGA y el operario recibe en su RF las órdenes de ubicación.

Ejemplo de digitalización de almacén. (Beneficios de digitalizar el almacén).

El ahorro de tiempo es una de las consecuencias que trae consigo la digitalización del almacén con la implantación de un sistema SGA. La metodología de un software SGA está diseñada para evitar despilfarros, sobretodo en tiempos y procesos.

Trabajar con información en tiempo real significa que el personal de almacén tiene disponible la información que necesita para la realización de su trabajo, prácticamente desaparecen las dudas y las consultas para su resolución. Estas consultas aunque no parezcan relevantes suponen un gran consumo de tiempo para los implicados, y en consecuencia para la correcta funcionalidad del almacén.

Para un caso real de un productor/distribuidor de referencias de pequeño tamaño, que trabaja para las tiendas en diferentes centros comerciales nacionales e internacionales de una gran cadena de venta de mobiliario de baño. Pese al pequeño tamaño de las referencias vendidas, estos pedidos se caracterizan por ser de gran volumen, con muchas líneas de pedido de referencias muy variadas que además cuentan con una infinita gama de colores, tamaños, y acabados para cada una de ellas. Los pedidos se expiden en grandes cajas de cartón sobre palé europeo, de un metro diez de altura.

La explicación de este complejo proceso de picking en un almacén sin SGA, muy a groso modo, sería la siguiente:

• El Jefe de almacén, con un sistema de filtros, selecciona sólo aquellos pedidos que pueden realizarse e imprime en papel un listado de propuestas de pedidos de clientes y sus líneas de picking. Consulta el listado para verificar que todo es correcto y pasa el listado a un operario.
• Basándose en su experiencia, el operario elige el carro de picking y la caja adecuada para ir dejando dentro las referencias y realiza el picking.
• Hecho el picking, acude a un terminal de ordenador y valida las líneas realizadas. De nuevo con filtros puede excluir las líneas que hubieran tenido alguna incidencia (esto no era frecuente).
• El mismo operario, quita filtros e imprime la lista de líneas que por la razón que fuese no habían podido ejecutarse en el picking inicial. Estas líneas recibían el nombre de “faltas”.
• Deja su caja de picking en la zona de expediciones de dicho cliente y debe buscar ahora las referencias que aparecían como “faltas” en toda la empresa: en producción (por si acababan de fabricarlas); en entradas (por si acababan de entrar); en picking (por si entradas o producción ya las han ubicado en su ubicación de picking sin decírselo a nadie); en calidad (por si han entrado con defecto y ya estaban seleccionadas); compras (por si daba la casualidad de que se recibirían ese día)…
• Este paso de “Dejar el pedido abierto”, es una consecuencia no deseable de las “faltas” que, además de impedir que el pedido salga o que salga completo (lo que baja el nivel de servicio), consume espacio innecesariamente y la obligación de estar constantemente buscando los artículos que faltan para cerrarlos.
• Una vez realizado todo el trabajo anterior, el operario se encuentra en la playa de expediciones con una caja o carro lleno de referencias (pequeñitas) de origen y destino muy variado, que posteriormente debe sacar de su carro y distribuir en el pedido de cliente y caja adecuados.

El ahorro en tiempo en este proceso por operario, superó el 80% ya que digitalización del almacén al implantar el SGA el proceso se simplifica notablemente:

• Entra el pedido, el SGA comprueba el nivel de existencias y lanza (o no, según disponibilidad de referencias) la orden de picking al operario adecuado.
• El operario, en su terminal, recibe ordenadas las líneas de pedido donde puede ver la referencia, ubicación y cantidad.
• Llega a la ubicación, coge el producto, valida con RF el código de barras de la referencia y pasa a la siguiente línea.

Si bien no siempre se obtiene un nivel tan alto de ahorro, sí que obtiene tras la implantación del software de gestión de almacén SGA un mínimo de ahorros del 33%. Lo cual sumado a otras ventajas como la reducción de errores, mejora del nivel de servicio, control de inventarios en tiempo real, reducción del espacio… hace que la digitalización del almacén sea hoy ya más una obligación que una opción.

*Imagen de storyset en Freepik

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