DÓNDE UBICAR UN ALMACÉN: IMPORTANCIA Y ELEMENTOS RELEVANTES

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La ubicación de un almacén es una decisión estratégica que afecta directamente a la eficiencia operativa de la cadena de suministro.

Antes de abordar la decisión de “dónde ubicar un almacén”, es aconsejable recordar cuál es la justificación que aconseja su existencia. En este sentido, el almacén sólo tiene sentido porque existe una diferencia temporal entre el momento en el que una empresa necesita disponer de un material o producto, hasta que lo entrega para satisfacer las necesidades de sus clientes. Por tanto, el almacén sólo es necesario como elemento regulador a lo largo de la cadena de suministro.

Dicho esto, es fácil pensar que un almacén debe estar ubicado en un lugar en el que cumpla con su funcionalidad operativa de la forma más eficiente posible a lo largo de la cadena de suministro. Esto nos puede ayudar a concretar el alcance del problema que estamos tratando, ya que las claves las podemos encontrar en la respuesta a la siguiente pregunta:

“¿Qué elementos afectan a la eficiencia operativa del flujo de materiales o productos a lo largo de la cadena de suministro?”

Es importante tener en cuenta, antes de seguir adelante con este análisis, indicar que no todas las empresas requieren plantearse esta cuestión, ya que es una necesidad que está estrechamente vinculado al tamaño de la organización y del mercado en el que opera. Lógicamente, por razones evidentes de sensatez, las pequeñas empresas suelen ubicar sus almacenes en el mismo lugar donde desarrollan su actividad operativa principal (tanto productiva como de servicios), por lo que no cabe hacer ningún tipo de estudio si no es por otro tipo de razones de índole normativo (materiales peligrosos, etc), o por requerimientos derivados de los grandes canales de distribución.

Elementos a tener en cuenta para seleccionar la ubicación de un almacén.

Antes de analizar los elementos a tener en cuenta para tomar decisiones relacionadas con la localización de un almacén, hay que poner de manifiesto la importancia que tiene en todo este proceso 2 factores:

• El “poder de negociación que tenga la empresa con relación a sus proveedores y clientes”.
• El “grado de conocimiento y fiabilidad de la planificación temporal de la necesidad de materiales o productos para entregar al mercado”. Normalmente esto se aplica sólo a los productos que cumplen la famosa ley de Pareto 80-20.

Dicho esto, el valor de cada elemento en la decisión final dependerá de cómo estos factores determinan la estrategia de cada empresa y de las características del negocio.

Dicho esto, vamos a ver los elementos que, en general, suelen estar siempre presentes en este tipo de análisis:

• Elementos relacionados con la actividad del negocio. Esto es necesario en la medida en que el sector pueda condicionar los requerimientos de almacenaje y manipulación referidos al producto como es el caso de muchos de los productos del sector alimentario, sector farmacéutico, sectores que trabajan con elementos peligrosos, etc…
  
  
• Elementos relacionados con la estrategia. Se trata de identificar aquellas consideraciones estratégicas que afectan a la cadena de suministro, y que normalmente estarán condicionadas por directrices relacionadas con:
  • Las condiciones de servicio al cliente.
  • La estructura y tipo de distribución elegida en el mercado.
  • Decisiones relacionadas con el aprovisionamiento (compras/producción).
    
    
• Elementos relacionados con el producto. Se deberán tener en cuenta características tan dispares como:
  • El grado de personalización del producto, en la medida que determina la posibilidad de poder disponer de productos terminados en almacén sin incurrir en rotaciones bajas del producto.
  • El tipo de fabricación (contra pedido o contra stocks).
  • La durabilidad del producto (caducidad), ya que puede afectar a la necesidad de un almacenamiento próximo a los puntos de consumo o a otros requerimientos de conservación (condiciones de temperatura, humedad, etc).
  • Grado de peligrosidad del producto, que afecta principalmente a la seguridad en su manipulación y condicionará sus condiciones de almacenaje y transporte.
  • Características de la unidad física de manipulación, en la medida que condiciona la facilidad de uso y puede condicionar la forma de trabajar, como es el caso de los productos a granel, productos de gran tamaño o de un alto peso.
  • La estructura del producto, en la medida que determina las relaciones entre distintos materiales:
    • Conjunto de componentes Lo que afecta normalmente a la necesidad de mantenerlos ubicados en el mismo almacén.
    • Tipo y número de operaciones a realizar, lo que determina el grado de transformación del producto, que afecta en gran medida al tiempo de disponibilidad del producto.
  • Etc…
    
    
• Elementos relacionados con la cadena de suministro. Se trata de tener presentes siempre el flujo operativo de materiales a lo largo de la cadena de suministro, de forma que podamos identificar:
  • Todos los tipos de almacenes necesarios para desarrollar siempre un análisis conjunto y que dependerá principalmente de las características relacionadas con el producto.
  • Las interrelaciones entre todos los almacenes.
    
    
• Elementos relacionados con desarrollo normativo y licenciamiento. Hay que tener en cuenta los requerimientos normativos y administrativos que requieren las distintas actividades y que pueden condicionar la situación del almacén.
  
  
• Elementos relacionados con costes e inversiones. Normalmente los recursos asignados al almacén, deben ser los mínimos posibles asegurando siempre el cumplimiento de las directrices estratégicas (esto va a depender de todos los elementos y factores anteriores), y deberemos tener en cuenta:
  • Las inversiones en infraestructuras (terrenos, edificación y equipos)
  • Los costes operativos de manipulación y almacenaje (mano de obra, seguros, etc)
  • El nivel de inventario, es decir, la cantidad media de materiales y productos que necesitamos mantener en el almacén.
  • Coste y condiciones de transporte de los materiales o de los productos, lo que condiciona muchas veces la ubicación del almacén a la proximidad de los puntos de consumo, como es el caso de materiales frescos (como el hormigón o morteros preparados), etc…

A partir de estos elementos, que no los podemos considerar cómo una lista exhaustiva y cerrada, lo importante es aplicarlos a través de una metodología que nos permita utilizarlos a nuestro caso particular sin obviar ninguna consideración importante.

Cómo acometer un proceso de este tipo.

Teniendo en cuenta los elementos indicados anteriormente, la idea es establecer un proceso que nos permita realizar un análisis secuencial que nos garantice que no nos hemos dejado ninguna consideración de valor para la empresa, aplicando principalmente el sentido común.

Cuando nos planteamos dónde ubicar un almacén, es necesario plantearnos algunas consideraciones en un orden que nos garantice que no nos dejamos nada. Estas consideraciones deberán estar referidas a:

1 ¿Cuál es el objetivo que se plantea?

Antes que nada, ¿a dónde queremos llegar? ¿Porque nos planteamos un proceso de este tipo?. De acuerdo con todo lo indicado anteriormente, el objetivo a plantear debe estar relacionado con la eficiencia del flujo de materiales a lo largo de la cadena de suministro.

Es importante que se defina de una forma clara (cuantificando), sencilla y dentro de un horizonte temporal, ya que determinará los siguientes elementos a definir. Es habitual que los objetivos a alcanzar se establezcan con relación:

• A la parte de la cadena de suministro referida al aprovisionamiento de materiales, tanto a través de las compras como de la producción propia o subcontratada.
• A la parte de la cadena de suministro referida al almacenamiento y preparaciones de pedidos para su expedición.
• A la parte de la cadena de suministro referida al transporte, distribución e intercambio de productos en el mercado.
  
  

2 ¿Cuál es la estrategia logística referida a los almacenes?

De acuerdo con el objetivo establecido y con la estrategia de la compañía, en particular a la logística que afecte directamente a los almacenes, habrá que determinar:

• El tipo de almacenes necesarios y su posición en la cadena de suministro, para lo cual habrá que tener en cuenta todos los elementos o factores que afecten a este análisis como son:
  • Poder de negociación con proveedores, en la medida que puedan afectar al coste de adquisición en una determinada ubicación o a la viabilidad de poder trabajar juntos.
  • Estructura de la cadena de distribución al mercado, ya sea a través de canales de distribución minoristas (de pequeñas o grandes superficies) o mayoristas, y según las diferentes plataformas de ventas establecidas.
  • Tamaño del mercado en el que se desarrolla la actividad.
  • Directrices estratégicas con relación al nivel de servicio a clientes.
  • Características de los productos, que puedan condicionar la proximidad a las zonas de consumo, su estructura, etc…
  • Etc…
    
    
• El tamaño de cada tipo de almacén referido a su capacidad de almacenaje. Para ello, habrá que tener en cuenta todos los elementos o factores que afecten a la necesidad de establecer una cantidad media de almacenaje de cada producto (Ley de Pareto), como son:
  • Posibilidad de conocer la distribución temporal de las necesidades de servicio a clientes.
  • Características de los productos, que puedan condicionar la manipulación y mantenimiento de los productos o la seguridad.
  • Etc.

Como consecuencia de los análisis anteriores podremos tener una aproximación razonable (no definitiva) del número y tipo de almacenes necesarios.

3 ¿Dónde se debe ubicar cada almacén?

De acuerdo con el trabajo anterior, sobre las conclusiones derivadas del análisis estratégico, ahora podremos pensar en dónde ubicar cada almacén, para lo cual tenderemos que tener en cuenta todos aquellos elementos que nos pueden limitar su localización física, como son:

• Elementos relacionados con desarrollo normativo y licenciamiento.
• Elementos relacionados con las características del producto, principalmente los que aconsejen una ubicación determinada por motivos de su estructura, su seguridad, etc…
• Elementos relacionados con costes e inversiones. En particular pondremos el énfasis las limitaciones que nos puedan generar:
  • Los costes de transporte.
  • La disponibilidad de recursos humanos necesarios para el desarrollo de las actividades propias.
  • Coste de la infraestructura necesaria según diferentes localizaciones (terrenos, edificación y equipos).
  • Elementos relacionados con la cadena de suministro, que impliquen transacciones habituales entre centros de almacenaje (interrelaciones).
• Etc…

*Imagen de storyset en Freepik

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