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Acometer un proyecto del diseño de un almacén desde cero, es una labor compleja como pocas. Requiere de la intervención de un equipo multidisciplinar y depende de multitud de factores endémicos de la empresa que requiere dicha instalación. Cuestiones de organización del almacén, de aprovechamiento de los recursos, de productividad, de accesibilidad, seguridad, etc. están íntimamente relacionados con el diseño de almacén.
Mejorar el diseño del layout de nuestro almacén no es tampoco poca cosa, pero, quizá, el número de opciones se reduce ya que vamos forzados a sustituir determinadas instalaciones por otras y esto provoca que vayamos dando pasos pequeños y más enfocados, menos multidisciplinares y orientados a cumplir objetivos mucho más concretos de mejoras más específicas.
En cualquier caso, el diseño y la organización de un almacén resulta ser un proceso de crucial importancia que tiene efectos inmediatos sobre la eficiencia y productividad de todo el sistema de gestión de almacén. El diseño marca la secuencia de acontecimientos que concurren en un almacén. Una secuencia que debe seguir una lógica que a su vez depende de cada mercado, negocio y entidad. Al final, la obtención de beneficios de la gestión de almacén, es una cuestión que debe ir enfocada a reducir costes, aumentar la productividad y facilitar la agilidad en las operaciones y el tránsito y seguridad de mercancías y personas.
Cuestiones a tener en cuenta en el diseño del almacén
Aunque no existen fórmulas mágicas válidas para todos los almacenes, sí que existen ciertas consideraciones generales que debemos abordar en la fase de planificación, la más importante, porque cualquier modificación que surja una vez superada esta fase, en plena construcción o modificación de layout, será costosa o directamente imposible. Algunas de las cuestiones previas que debemos abordar al planificar el diseño de un almacén son:
¿Cuál es el objetivo de la instalación en concreto?
Es algo que afectará de lleno al diseño de un almacén. Es decir, a qué mercado se dirige, qué cantidad y tipologías de mercancías deben almacenarse, si va a dedicarse al ecommerce, a la distribución mayorista, si vamos a aprovechar una instalación existente o si vamos a obra nueva, cuál es la vida útil prevista de la instalación, si forma parte de una red, de una fábrica, etc. En definitiva, para qué, para quién y para cuánto tiempo creamos nuestro almacén.
La medida en que el diseño sea idóneo para el propósito de la instalación repercute en su eficiencia, en sus costos operativos, en el aprovechamiento de sus recursos, etc. Los objetivos concretos del almacén influyen en su tamaño, en su estructura, en su superficie exterior, zonificación, tipos de elementos de manutención, maquinaria, superficie de servicio, entre otros.
¿Qué característica de productos vamos a almacenar?
Es evidentemente que almacenamos referencias, pero a nivel de diseño, lo que verdaderamente importa son sus características y naturaleza. Aquí debemos incluir absolutamente todas las características funcionales que seamos capaces de definir o averiguar de las familias de referencias que vamos a manejar. Algo que por desgracia no siempre es una tarea sencilla. Debemos conocer al máximo de lo posible la cantidad de referencias a almacenar, el ritmo del flujo de entrada y salida, cantidad de pedidos de clientes, tipología de pedidos, requisitos de envíos, cantidad de devoluciones, tipo de picking, unidades de carga, de embalaje, en qué unidades se expide y se recibe mercancía (contenedores reutilizables, unidades sueltas, palés, etc.), volumetrías, pesos, etc. No es deseable que nuestro almacén alcance el nivel máximo de su capacidad física en poco tiempo debido a un error de cálculo
El diseño se verá afectado si necesitamos manejar producto fresco o congelado, si tenemos que manejar mercancías peligrosas, inflamables, a granel o si vamos a manejar piezas sueltas muy pesadas en contenedores reutilizables, en palés desechables o en ambos formatos. Además. debemos concretar cuántos y de qué tipo serán sus muelles de entrada y salida, pórticos, módulos, elementos de manutención, etc. y todo ello está influido por el tipo de mercancía que vamos a custodiar y manipular.
¿Qué nivel tecnológico vamos a implantar?
Con una máxima: debe ser proporcional al nivel de nuestra actividad. Aparte del tipo de estanterías que vamos a utilizar, entreplantas, altillos o similar, está la cuestión tecnológica y cómo se combina con la anterior. Es muy importante que tengamos en cuenta que, si tenemos intención de dedicar una parte del almacén al ecommerce y actualmente estamos trabajando con un total de 5000 líneas servidas al día, quizá sea un coste excesivo invertir en un automatismo de picking para ecommerce que sea capaz de sacar 8000 líneas por hora.
Esta parte requiere un amplio conocimiento del mercado tecnológico logístico, los productos y equipos que existen y su funcionamiento. Es buena idea informarse muy bien, acudir a ferias especializadas, navegar por la red, recurrir a consultoras expertas sin olvidar a los propios proveedores.
¿Cómo va a moverse la mercancía, la maquinaria y las personas?
Lo ideal es pensar en un flujo unidireccional y con el menor manipulado posible. Pero esto no siempre es factible. La línea recta siempre es el camino más corto, pero como en un almacén es bastante imposible, tratemos de darle un sentido, por ejemplo, de norte a sur, de derecha a izquierda, en el sentido de las agujas de reloj, etc. para ir ubicando las diferentes zonas para las diferentes operativas y funciones.
Pensemos siempre que es mejor facilitar la circulación que aumentar la capacidad de almacenamiento. No sacrifiquemos circulación por capacidad de almacenaje. Ambas deben estar en equilibrio, pero si debemos decidir, pensemos que una enorme cantidad de referencias inaccesibles o inamovibles no sirven para nada, sin embargo, una cantidad más ajustada con facilidad de movimiento y gran accesibilidad será más productiva y de mayor rendimiento.
Además, el diseño debe favorecer la mínima manipulación de mercancías. Cuanto menos toquemos cada referencia mejor.
¿Qué operaciones deben ejecutarse en el almacén?
No es solo una cuestión de relación de procesos como el picking, la recepción, etc. Se trata de definir con claridad qué trabajos deben realizarse en cada fase. Esta es una de las partes más importantes en el diseño de un almacén. Debe tenerse en cuenta, como en todas las fases del diseño, las operaciones presentes y posibles futuras. Veamos un ejemplo: en la zona de recepción ¿necesitamos tener producto en cuarentena? ¿Debemos reservar una zona para el control de calidad? ¿Necesitamos zonas de rechazo o retrabajo o para reacondicionar unidades de carga o palés? ¿Es preciso tener una zona de contenedores reutilizables vacíos?
¿Puedo hacer algo en mi almacén?
Si estamos pensando en cambiar un almacén ya existente para mejorar su competitividad, su rendimiento, debemos preguntarnos si hemos alcanzado su máximo posible. ¿Cuántos ítems por hora es capaz de servir su almacén? Es decir, en el tiempo de jornada laboral disponible, ¿cuántos ítems somos capaces de sacar por el muelle de expediciones?
¿Y cuál es el ritmo de la demanda en ese mismo período de tiempo? Es decir, ¿cuántos ítems por jornada nos demandan nuestros clientes? ¿Ambos están alineados?
Consejos para organizar el almacén
Ampliar o modificar nuestras instalaciones para aumentar su rendimiento no es una labor fácil ni rápida, pero es posible. Requiere planificación y básicamente se basa en afrontar y mejorar todas las cuestiones que hemos mencionado anteriormente. El diseño de un almacén también incluye el aprovechamiento del espacio disponible, aunque no modifiquemos sustancialmente el layout.
Podemos tomar algunas decisiones internas que pueden o no requerir modificaciones de layout, podemos mejorar el diseño existente con algunas decisiones de organización de almacén como redistribuciones de mercancías o como incentivar mejoras en algunos elementos de manutención.
Algunas de esas decisiones sobre organización del almacén son:
- No acumular mercancía obsoleta, dañada o rota. Es mejor tramitar devoluciones efectivas al proveedor y dedicar el 100% del espacio disponible a actividades de valor. Cuando hablamos de “devoluciones efectivas” nos referimos a rápidas, desde el punto de vista de la eficiencia del almacén es igualmente improductivo acumular obsoletos que devoluciones pendientes, se trata del mismo perro con distinto collar.
Respecto a la mercancía rota, que no puede venderse y que no admite devolución y a riesgo de herir algún corazón sensible, debemos manifestar que el término adecuado para este tipo de referencias es “basura”. Debemos intentar no engañarnos. La basura almacenada en bonitas estanterías sobre robustos palés sigue siendo basura. Una basura muy cara ya que ocupa un espacio muy valioso y que, en la mayoría de los casos, su única función es esperar a que sus dueños admitan que lo es. Debemos deshacernos de ella acorde a la legalidad, pero lo antes posible.
- Cada centímetro del almacén debe usarse de forma eficaz en tareas que aporten valor. Todo aquello en lo que no seamos especialistas o que no sea valorado por nuestros clientes es mejor que lo hagan otros. Un ejemplo: acuerde términos de calidad con sus proveedores y evite comprobaciones repetitivas en sus instalaciones. El proveedor es el que tiene la obligación de cumplir lo que promete servir con un pedido.
Este tipo de acuerdos afectan al diseño ya que el espacio que requiere tal redundancia de una operación, como recontar referencias que deberían venir ya contadas de origen, podemos dedicarlo a tareas en las que somos realmente eficaces o que aporten valor.
- En general mantenga el nivel de inventario de cada referencia al mínimo posible. Estudie el plazo de entrega y grado de cumplimiento de sus proveedores y no trate de acumular aquello que no sea necesario. Si nuestro proveedor es capaz de servirnos cada 48 horas, quizá no sea necesario hacerle pedidos que nos proporcionen una cobertura de un mes.
- Redistribuya su mercancía según su ABC por rotación, por veces que nos obliga a acudir al picking, por volumen de ventas, por euros vendidos, por lo que tenga a su alcance calcular. Elija un criterio de ABC, aunque no sea el óptimo. Un criterio elegido que proporcione una efectividad del 60% es mejor que ningún criterio.
- Cree zonas especializadas si es posible. Por ejemplo, almacene el producto de gran volumen o peso en una zona diferente de la del ligero y pequeño. Esto mejorará el rendimiento en varias operaciones ya que en ocasiones los elementos necesarios para la manutención son diferentes. Especializando operarios y maquinaria a determinadas zonas de almacenamiento homogéneo aumentamos notablemente el rendimiento de la instalació
- Actualice instalaciones donde sea necesario. Si sus instalaciones cuentan ya una década o década y media sin cambio alguno es posible que haya llegado el momento de realizar algún cambio. Por ejemplo, podemos cambiar las clásicas estanterías convencionales para cargas ligeras que usamos para hacer picking manual operario a producto por dinámicas con roldanas. Puede que nos sorprenda el resultado del cálculo en ahorro y espacio que dicho cambio puede proporcionarnos.
- Si no lo hace ya, trate de aprovechar el espacio en altura sobre puertas, muelles, paredes, zona de picking, etc. La organización del almacén puede cambiarse o ampliarse si nos fijamos en los espacios en altura y superficies que todavía quedan libres y que quizá podamos aprovechar. Existen multitud de soluciones en el mercado adecuadas casi para casa caso.
Conclusiones
Si nuestros operarios emplean tiempo en tareas como buscar, apartar obstáculos, descargar carros de picking, esperarse unos a otros, preguntar qué deben hacer, la eficiencia de nuestro almacén no está comprometida por su diseño. Bueno, puede que también pero no será nuestro principal problema ni el prioritario. Cuando tratamos de cuestiones de diseño de un almacén, hablamos por defecto de un almacén bien gestionado, es decir, que cuente con un software de gestión, un software SGA. En caso contrario, el diseño es importante desde luego, pero no deberíamos plantearnos cambiarlo de momento ya que una gestión ineficaz lo seguirá siendo tanto en un almacén bien diseñado como en otro que no lo esté tanto.
El diseño de un almacén adecuado a la actividad a la que se va a dedicar es fundamental para garantizar el uso óptimo de sus recursos. Considerando poco a poco todos y cada uno de los factores que afectan, tanto al layout, como la organización de este en la fase de planificación evitaremos disgustos posteriores.
El diseño debe buscar la eficacia en las operaciones, el menor costo posible y la mejor productividad, rendimiento, tasa de entrega de pedidos y eficiencia de toda la instalación en general teniendo además en cuenta posibles ampliaciones y cambios en el futuro.
Pensemos siempre que en un almacén trabajan personas y conviven diversos equipos y niveles tecnológicos, un almacén es una fábrica de pedidos y como tal, la mejor forma de abordar su diseño es dedicando el tiempo y el equipo especializado adecuado para planificarlo con rigor y profesionalidad.
*Foto de Personas creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es
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