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Una de las preocupaciones permanentes en la agenda de los directivos de empresas apunta a reducir el nivel de inventario sin incurrir en errores con los stocks. La disposición, en tiempo razonable, de productos y mercancías compone un valor organizativo estratégico para la compañía, ya que permite ofrecer el nivel de servicio deseado a clientes, manteniendo la mínima inversión necesaria en activos circulantes. La forma de atender este objetivo básico implica involucrarse a la organización en su conjunto.
Para asegurarnos el correcto flujo de información interna, los planificadores de recursos empresariales (ERP) juegan un papel primordial. Sobre todo cuando los medios materiales disponibles suponen un porcentaje significativo de la calidad del servicio.
Las funciones del software ERP en la gestión de almacenes amplían las utilidades de una mera relación de existencias. Aporta un cúmulo de datos bien organizados de compras, ventas, facturación, gestión de almacenes, TPV, cartera de pedidos y previsiones de mercado.
Aprovechando la potencia de los cuadros de mando creados a partir de los ERP, la eficiencia general se incrementa. Para el inventario significa una representación objetiva y actualizada de la marcha de la compañía, de sus existencias y de las previsiones a futuro de las mismas. Es la anticipación de cualquier incidencia y la guía maestra para evitar que alcance la categoría de problema.
Los riesgos habituales para la correcta gestión de inventario
Los fallos en la gestión diaria del almacén suelen incluir algunos de los errores que señalamos a continuación.
- La desproporción de existencias con las necesidades reales del mercado. Los productos almacenados se deben corresponder a las ventas y a las tendencias marcadas por el mercado. Las acumulaciones no deseadas implican una falta de eficacia y eficiencia en la gestión, ya sea por una mala coordinación, por la falta de información adecuada para gestionarse y tomar decisiones, o por cualquier otra razón.
- La falta de información sobre el estado real de los productos. La información sobre el inventario debe ser completa y de calidad. La existencia de productos en un estado no adecuado para su uso habitual son causa de problemas recurrentes en el servicio que presta el almacén.
- Falta de coordinación en pedidos. Es cuando existe una desviación sistemática temporal entre la demanda de clientes y los pedidos a proveedores. La información debe estar disponible al mismo tiempo en toda la organización para una coordinación precisa de las operaciones.
- Desatender la naturaleza cíclica de la demanda. La estacionalidad de la demanda de mercado, presente en muchas actividades empresariales, tiene que estar prevista en cualquier gestión logística. La organización interna del almacén debe considerar este ciclo y dar una respuesta proporcionada.
- Cambios en la gestión de almacén no reflejados en el inventario. Sucede cuando el personal no refleja en el sistema de información los cambios producidos en el almacén en tiempo real. Esta situación, aunque se suele achacar a la falta de responsabilidad del operario, normalmente se produce por la propia cultura de la organización de esta área. Además, esta situación suele generar errores acumulables que invalidan la información a lo largo del tiempo, lo que hace que no sea fiable para gestionar la empresa.
- Organización inadecuada del almacén. La forma óptima de organización de un almacén es alinear su forma de gestionarse con la política general de la empresa. Por este motivo, los procedimientos de gestión no pueden ser establecidos desde una óptica departamental sino acorde con la estrategia general de la empresa.
- Perdida de trazabilidad en los lotes de productos desde la llegada de proveedores. La forma de interna de organizar las mercancías debe respetar siempre la trazabilidad del producto y crear un contenido informativo propio. La gestión de lotes debe contemplarse siempre en todos los movimientos de almacén, y reflejarla en la preparación de envíos y en la devolución de partidas de calidad inadecuada.
Soluciones aportadas por un ERP en la gestión de almacenes.
la cualidad que más destacamos de un ERP es la integración de todas las fuentes de información que hay en la empresa. La posibilidad de acceder a la misma información actualizada facilita la anticipación de las tareas. También promueve una coordinación mayor entre todas ellas.
De un primer análisis, las ventajas que proporcionan estas herramientas tecnológicas para reducir los errores de inventario, se pueden subrayar las siguientes:
- Es un repositorio completo, ordenado, categorizado y normalizado de las tareas emprendidas por la organización. Para reducir los errores de inventario aporta una visión sintética de las interacciones con clientes, proveedores y colaboradores. Es una fuente de consulta obligada para salir de cualquier duda en la forma de tratar un encargo o encomienda. Y una guía para descubrir y aplicar criterios óptimos de proceder.
- Conecta a los responsables de almacén con otros departamentos de la empresa. Tiene un carácter integrador entre todas las partes interesadas en la organización a través de compartir la misma información.
- Promueve la agilización de procedimientos y el correspondiente ahorro de costes. El tiempo de los trabajadores puede ser empleado en otras tareas de valor y más productivas.
- Ofrece un cuadro de mando operativo que favorece la toma de conciencia sobre la posibilidad de automatización de tareas. Las funcionalidades ofrecidas suelen reducir las necesidades administrativas entre equipos y departamentos de la empresa.
- Favorece la mejora de procedimientos y el crecimiento profesional de los trabajadores. Las tareas emprendidas se contemplan como partes esenciales de servicios integrales donde participan otros miembros de la organización.
- Puede suponer una fuente de ideas para la innovación y una primera fase para validar iniciativas de cambio.
- Registra de modo objetivo y único el saber hacer de la empresa trascendiendo los méritos personales o profesionales de los individuos que participan. La experiencia acumulada en la gestión de almacenes se suma como un valor verificable y tangible de la organización.
- Adelanta las acciones que se deberían de acometer para acreditar la calidad de los servicios relacionados con el almacenaje. La implementación de normas de calidad tiene un procedimiento mucho más rápido y sencillo. Además, la cultura empresarial de la empresa amplía sus horizontes y metas por un incremento de capacidad operativa.
Para alcanzar estas ventajas, el software ERP en la gestión de almacenes es determinante. Las nuevas formas de organización empresarial requieren de estructuras ágiles y con flexibilidad a la hora de adaptarse a cualquier circunstancia. Estas herramientas tecnológicas impulsan la formación de equipos autónomos coordinados y facilitan las relaciones con proveedores.
Conclusiones
Como ya hemos comentado en otras ocasiones, un almacén sólo tiene sentido como elemento regulador para combatir la brecha temporal entre la demanda de los clientes y la capacidad de entrega de los productos de la empresa. Por tanto, es un elemento central en las relaciones de intercambio entre las empresas y su mercado. Esta característica marca sus necesidades de gestión, de forma que no se puede entender una gestión eficaz de almacén si no es en el marco de una buena coordinación con el resto de áreas funcionales de la empresa. Para ello, es necesario trabajar con un sistema de información integral que sea el apoyo de las distintas gestiones empresariales, y la mejor herramienta para ello es contar con un sistema ERP.
Ninguna tarea esencial del negocio puede quedar aislada o descoordinada del resto. Reducir los errores de inventario siempre repercute positivamente en la rentabilidad conjunta de la empresa, ya que reduce el riesgo de la actividad y permite ajustar las necesidades de capital circulante. Este debe ser un elemento fundamental y estratégico para cualquier mejora planificada.
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