QUÉ ES UN INVENTARIO DE ALMACÉN

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Para contextualizar bien lo que es un inventario empecemos por definirlo. ¿Qué es un inventario? Un inventario, referido al control de mercancías, es el proceso mediante el cual realizamos una relación detallada, ordenada y valorada de los materiales almacenados en nuestro almacén. Para realizar esta relación, antiguamente cuando no existían sistemas de gestión automáticos, se tenía que realizar un recuento físico del almacén, motivo por el cual se suele asimilar el proceso de recuento físico al de elaborar un inventario, aunque no es exactamente lo mismo. En nuestro caso, como lo que nos interesa es un enfoque basado en el control de las mercancías, nos decantaremos por el enfoque del recuento físico, ya que es una medida de control muy eficaz para asegurar la precisión de la información contenida en un inventario. Dicho esto, si contamos con la tecnología adecuada como un sistema SGA o un sistema ERP, el inventario a efectos de realizar el recuento físico incluye la comparación con las cantidades teóricas del sistema informático en tiempo real.

“En este sentido, se trata básicamente de un proceso mediante el cual ajustamos las cantidades del stock teórico con las cantidades reales de stock físico, debidamente valoradas”

Es un proceso tan importante que, aparte de servir para llevar un preciso control contable de nuestras existencias para asegurar un nivel bajo del mismo, el recuento físico de inventario es fundamental para detectar desequilibrios en nuestros procesos, imprecisiones en las operaciones, sesgos de flujo y otras anomalías, que pueden permanecer ocultas en el día a día y que tienden a manifestar sus resultados el día de inventario. 

Pese a que el inventario no es una medida proactiva sino reactiva, bien ejecutado en tiempo y forma, puede suponer una medida proactiva en otras áreas e identificar problemas a tiempo. Un ejemplo puede ser aprovechar el tiempo dedicado a inventariar, para inspeccionar el estado de la mercancía y, en caso de ser necesario, sugerir acciones de reubicación, reembalaje o mejoras de todo tipo que eviten ciertos deterioros. En todo caso, es muy importante el análisis de las discrepancias surgidas de la comparativa de la “foto” pre-inventario con la post-inventario de la situación del almacén. 

Existen muchas razones para realizar los recuentos físicos del almacén y distintas formas de realizarlos, para lo cual puede ser muy útil tener una visión general de los distintos tipos y enfoques.

Tipos de recuentos para la elaboración del inventario de almacén.

Como hemos comentado antes, existen distintas propuestas que expondremos a continuación:

• Según su alcance:
  • Inventario total. Es el recuento que alcanza a la totalidad de referencias en nuestro almacén, normalmente exceptuando las que están en producción o en tránsito. Es un proceso denso y lento si lo realizamos manualmente y su duración depende de muchos factores, principalmente de nuestro nivel tecnológico, de los recursos con los que contemos y de las dimensiones de nuestro almacén.
  • Inventario parcial. Es aquel recuento que se realiza sobre una zona concreta del almacén que puede ser desde una ubicación, una estantería, una zona o una nave entera en el caso de que ocupemos varias.

• Por la cantidad de información que se suministra. Gracias al inventario controlamos no sólo qué tenemos sino también dónde, la cantidad de información que suministremos al personal encargado de realizarlo puede influir sensiblemente en su precisión. Podemos distinguir:
  
  • Inventario ciego. Es aquel en que no suministramos ningún tipo de información en lo que respecta a referencia, cantidad ni dónde está ubicada. Sí se suministra el listado de las ubicaciones existentes para un mejor control de la acción de recuento y evitar duplicados. Sin sistema SGA esta es la forma más lenta de hacer inventario ya que nos obliga a recopilar grandes cantidades de información manual, contar e identificar cada referencia e identificar y vincular cada ubicación.
  • Inventario Informado. Es justo la situación contraria a la anterior. El operario cuenta con toda la información disponible y necesaria para inventariar. Ubicación, qué contiene en qué cantidad, con lo que su acción se limita a conformar o ajustar las discrepancias. El riesgo de imprecisiones viene por el hecho de que es más cómodo confirmar que contar, pero cuando hacemos inventario manual, es la forma de inventariar más ágil.
  • Inventario parcialmente informado. Es aquel en el que nosotros decidimos qué información suministramos, la más habitual es suministrar ubicación y referencia, pero no la cantidad para forzar el recuento. Es uno de los sistemas más habitual.
  • Inventario de etiquetas. Hemos querido introducir aquí esta variante ya que es propia del sistema SGA. Cuando contamos con la tecnología adecuada la acción de recuento se limita a escanear el código de ubicación, la etiqueta de unidad de embalaje y el código de artículo, luego, el sistema solicita la cantidad. No es que estemos inventariando etiquetas, en realidad estamos inventariando mercancía ya que es el sistema el que relaciona etiqueta escaneada con unidad de embalaje, referencia y cantidad. De hecho, en ocasiones puede solicitar la introducción de la cantidad sólo en los casos en que estemos inventariando una unidad de embalaje incompleta. El sistema ajusta la cantidad que informemos a través de la PDA y de haber discrepancia nos ayuda a analizar los movimientos previos para detectar sus causas.

• Por su frecuencia.
  • Inventario cíclico. Partimos de una situación del almacén de plena actividad sólo que escogeremos las horas de menor carga de trabajo. Por tanto, no es necesario detener la acción del almacén. No hacemos inventario de todas las referencias al mismo tiempo, sino que lo haremos de forma secuencial y consecutivamente. Debemos establecer un sistema que nos permita centrar más atención en aquellas referencias más importantes para lo que normalmente nos basaremos en la clasificación ABC. Un ejemplo sería inventariar las referencias tipo A cada trimestre, las B cada semestre y las C quedarían para ser inventariadas anualmente.
  • Inventarios periódicos. Requiere que se detenga la actividad en el almacén cada vez que se ejecuta. Por eso, pese a que la frecuencia la determina cada empresa, normalmente queda limitado al inventario anual ya que la situación del almacén no suele ser proclive a interrupciones de la actividad varias veces al año. También puede utilizarse la clasificación ABC, y utilizar diferentes frecuencias de tiempos para programarlo.
  • Inventario continuo, permanente o perpetuo. Sólo es posible contando con un sistema SGA o en zonas robotizadas. Este tipo de inventario exige un estricto control de cada movimiento de entrada y salida del producto, un control a la unidad meticuloso. Dentro de este tipo de inventario cada sistema incluye sus propias técnicas como la de recuentos de precisión, los de existencias cero o aleatorios.
    • Los recuentos de precisión que pueden ser realizados al tiempo que se realiza otra acción, por ejemplo, la reposición o el propio picking. Cuando quedan pocas existencias en una ubicación y son fácilmente controlables, el sistema propone en medio de otra acción que se ejecute un recuento puntual. Por ejemplo, antes de ejecutar la acción de picking el sistema obliga a recontar las existencias de la ubicación sobre la que se iba a realizar la acción.
    • Los recuentos de existencias cero que únicamente consisten en verificar, cuando una ubicación queda en el teórico a cero existencias, que efectivamente lo está.
    • Los recuentos aleatorios son aquellos que propone el sistema de forma completamente aleatoria y pueden englobar una referencia concreta, una ubicación, una zona, estantería, etc. Se realizan sin detener la actividad y pueden no responder a un criterio concreto que no sea la aleatoriedad.
      
      

Consideraciones a tener en cuenta cuando hablamos del inventario de almacén.

El recuento físico del inventario es una de las tareas más importantes tanto para el almacén, como para una empresa. Garantiza que el nivel de existencias teórico se ajusta a la realidad lo que redundará en la agilidad de todos los procesos, el nivel de servicio, la satisfacción del cliente y los costes a nivel contable.

Contando o no con un software de gestión de almacén, los recuentos pueden realizarse de varias maneras. La diferencia entre sistemas manuales (listados en papel y bolígrafos) y los digitales es abismal. Para empezar el propio recuento es infinitamente más ágil con un software. Además, evitamos la extracción, cálculo e impresión de inmensas cantidades de listados, sus pérdidas, deterioros, e imprecisiones. Y por supuesto, cuando realizamos el inventario con un software, no hay que pasar datos manualmente desde los listados al sistema ya que se hace en tiempo real.

También aquí se hace patente la utilidad de la clasificación ABC en los sistemas de recuentos. Podemos forzar un inventario de ciertos productos críticos, de alto valor añadido o económico o simplemente los de mayor rotación, según el tipo de clasificación que utilicemos. No prestaremos el mismo nivel de recursos y esfuerzos a una serie de referencias CZ que a las referencias AX.

En todos los inventarios debemos tener siempre presente el stock existente en producción y en tránsito, pero normalmente no se incluye en el recuento. Sí incluiremos las referencias presentes en proveedores externos o de servicios, y que sean de nuestra propiedad.

Existen infinidad de técnicas para realizar inventarios, incluso se están empezando a utilizar drones a tal fin. No existe una técnica o un sistema mejor o peor, o válido para todos, determinar la forma en que hacemos inventario depende de cada empresa, referencias, familia, sistema de almacenaje, recursos disponibles, superficie, altura y nivel tecnológico entre otros muchos parámetros.

“Lo más importante siempre es centrar el objetivo en la mejora de la precisión de los resultados y en la rapidez y facilidad de investigación de la causa raíz de cada discrepancia”

Esto es lo que nos permitirá corregirlas y prevenirlas a futuro de forma que, con el paso del tiempo, seamos capaces de aumentar progresivamente nuestro nivel de precisión de inventario.

*Imagen de Freepik

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