FUNCIONALIDADES DE UN ERP PARA DISTRIBUCIÓN MATERIAL ELÉCTRICO: LOS DESARROLLOS DE DATADEC PARA BOBINAS, CATÁLOGO Y ALMACÉN

Distribuir material eléctrico tiene operaciones que un ERP genérico no contempla. El cable se vende en tiradas continuas cortadas de bobinas, y cada corte puede dejar un retal que ya no sirve a nadie. Las bobinas de madera en las que llega el cable tienen un valor que el fabricante factura y devuelve solo si se le retornan dentro de plazo. Y los catálogos de proveedor, con miles de referencias, cambian de un mes a otro.

Las funcionalidades específicas de un ERP para distribución de material eléctrico son las que llevan esas operaciones al propio sistema, en lugar de dejarlas en hojas de cálculo. Este artículo recoge las que DATADEC ha desarrollado e implantado con distribuidores del subsector, tal como las documenta su equipo de consultores. Si estás todavía definiendo qué pedir a un ERP, la guía de requerimientos para elegir el ERP sectorial cubre esa fase; aquí el foco está en desarrollos ya en funcionamiento.

Funcionalidades específicas de un ERP de material eléctrico para la gestión de bobinas de cable

Los dos primeros desarrollos trabajan sobre el SGA integrado en el ERP de DATADEC. El primero decide desde qué bobina se corta cada pedido; el segundo sigue la bobina hasta que vuelve al fabricante.

Artículos equivalentes en el picking y optimización del corte de bobinas

Cómo funciona. El SGA integrado en el ERP de DATADEC para distribución de material eléctrico aplica algoritmos que eligen la bobina desde la que cortar cada tirada para dejar el menor retal posible en las bobinas de origen. A esto añade los grupos de equivalencia: si la referencia pedida no tiene stock, el sistema detecta los productos homólogos autorizados de otras marcas y ordena al operario cortar el metraje sobre la bobina alternativa. Unas pantallas específicas permiten marcar a los clientes que no admiten marcas equivalentes, y para ellos la sustitución no se aplica.

Problema que resuelve. En este subsector el cliente pide longitudes continuas e indivisibles: cien metros de un cable son cien metros seguidos, no dos tiradas de cincuenta. Cortar sin criterio genera retales que nadie compra. Y cuando no había stock de la referencia exacta, el sistema declaraba rotura de servicio aunque en el almacén hubiera un cable funcionalmente idéntico de otra marca.

Beneficio para el distribuidor. El almacén pierde menos cable en retales inservibles. Y los pedidos que antes quedaban sin servir por falta de una marca concreta se sirven con un equivalente autorizado, respetando a los clientes que lo excluyen.

Caducidad económica y retorno de bobinas al fabricante

Cómo funciona. Para controlar el retorno de bobinas, el SGA de DATADEC identifica cada bobina con una matrícula y un lote únicos desde que se recibe. Una pantalla controla el tiempo transcurrido desde la entrada, avisa de las bobinas que se acercan al final del plazo de garantía económica y genera de forma automática las órdenes de expedición para devolverlas al proveedor de origen.

Problema que resuelve. Las bobinas de madera son activos de coste que el fabricante factura al distribuidor, con el compromiso de abonar su importe si se devuelven en buen estado antes de un plazo, habitualmente de dos años desde la entrada. Seguirlas en hojas de cálculo provocaba extravíos y plazos vencidos, y cada bobina fuera de plazo es un importe que ya no se recupera.

Beneficio para el distribuidor. Las bobinas vuelven al proveedor dentro de plazo y su valor se recupera, sin depender de una hoja de cálculo ni de la memoria de nadie.

Traslado de almacenes y consolidación de stock

Vaciado de almacenes por fases sin perder las reservas

Cómo funciona. El desarrollo de DATADEC para vaciar almacenes cubre dos escenarios: trasladar un almacén completo a una nueva nave y recoger el stock disperso en delegaciones para consolidarlo en una plataforma central.

En el traslado, el responsable selecciona rangos de ubicaciones y los bloquea al instante, de modo que ninguna orden de preparación tome ese material mientras se carga. Si parte del stock tenía reservas para clientes con fecha de servicio diferida, por ejemplo a dos meses vista, el sistema las conserva durante el transporte y las reactiva sobre el material en cuanto se lee su matrícula en el almacén de destino. Un doble recuento, en origen y en destino, registra los descuadres frente a la lista de empaque y los imputa a movimientos de almacén.

En las delegaciones sin inventario matriculado, la plataforma central envía un fichero con las referencias que necesita. La delegación lo carga, bloquea el stock en local y el ERP fuerza la matriculación con impresión inmediata de etiquetas. Las cajas y los camiones viajan con órdenes de reubicación y se verifican por matrícula al llegar.

Problema que resuelve. Una nave no se vacía de golpe, sino por sectores y camión a camión, mientras el negocio sigue sirviendo pedidos. Y la lógica habitual de un sistema obliga a desvincular las reservas para reubicar la mercancía, con lo que se pierden los compromisos con los clientes.

Beneficio para el distribuidor. Las reservas de los clientes se mantienen durante todo el traslado, el almacén sigue operando y los descuadres quedan localizados e imputados.

Compras: catálogos de proveedor

Carga y conciliación asistida de catálogos de proveedor

Cómo funciona. El ERP de DATADEC para distribución de material eléctrico incorpora un motor de lectura de catálogos que se configura para cada proveedor: qué columna ocupa cada dato (el código de producto puede estar en la quinta columna en un fabricante y en la sexta en otro) y qué separador de campos usa el fichero, sea Excel o CSV. Tras la importación, una pantalla de conciliación clasifica los registros en tres grupos:

• Artículos que conviene dar de baja: están en el ERP, pero ya no figuran en el catálogo del proveedor.
• Artículos que se proponen como alta: figuran en el catálogo y el ERP no los reconoce.
• Artículos con cambios: ya existen, pero varía su precio de tarifa, su descripción o sus mínimos y máximos de empaquetado para la venta.

El usuario valida las altas, con codificación automática o manual, y autoriza en bloque la actualización de tarifas y las bajas.

Problema que resuelve. Un distribuidor de material eléctrico trabaja con inventarios extensos y recibe cada mes ficheros de tarifas de muchos proveedores. Revisar artículos, ajustar precios de compra y venta, cargar promociones y tramitar descatalogaciones a mano consume una dedicación desproporcionada.

Beneficio para el distribuidor. Las altas, las bajas y los cambios de cada catálogo se concilian en una sola carga, con el control en manos del usuario, sin plantillas rígidas que obliguen a reformatear el fichero de cada proveedor.

Funcionalidades generales de la distribución mayorista que también usa un distribuidor eléctrico

Estos desarrollos del ERP de DATADEC no son exclusivos del material eléctrico. Sirven a cualquier mayorista y se explican en detalle en el artículo general de esta serie. Aquí se citan por su encaje con este subsector:

• Tarifas por obra. Instaladores y contratas negocian precios distintos para cada obra, y el ERP aplica la tarifa del proyecto al que va el suministro.
• Recogida en cualquier tienda del grupo. El profesional que trabaja en una instalación lejos de su tienda habitual recoge el material en la más cercana con stock.
• Riesgo de crédito evaluado desde el mostrador. El TPV retiene el pedido del cliente que supera su límite y lo eleva al departamento de riesgos.
• Conector ERP–SGA para el mostrador. El pedido llega al instante a la terminal del preparador y el albarán está impreso cuando vuelve con el material.
• Varias unidades de medida por artículo, con la conversión entre ellas en la tienda online y en el TPV.
• Prepedido en tienda con dispositivo móvil. Se desarrolló para distribuidores de pintura, pero los consultores de DATADEC lo señalan como aplicable al material eléctrico.
  
  

Compara proveedores con criterios de material eléctrico

Si estás comparando proveedores, pide que te enseñen el corte de una bobina y la conciliación de un catálogo con ficheros de tu empresa, y evalúa a todos con los mismos criterios. El checklist de DATADEC para distribución de material eléctrico ordena esa comparación e incluye los procesos propios del subsector.

DATADEC es un fabricante español de software de gestión empresarial, fundado en 1987, que desarrolla, implanta y da soporte a su propio ERP para la distribución mayorista, con desarrollos específicos para el material eléctrico, con consultores especializados por sector y área. Opera su propia plataforma cloud desde el año 2000, certificada en ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 20000.

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