FUNCIONALIDADES ESPECÍFICAS DE UN ERP PARA DISTRIBUCIÓN MAYORISTA: LOS DESARROLLOS DE DATADEC Y EL PROBLEMA QUE RESUELVE CADA UNO

Un ERP genérico cubre compras, ventas, almacén y contabilidad. Lo que no suele cubrir son las situaciones que se repiten en un mayorista y que acaban resolviéndose con una hoja de cálculo, una llamada o una persona dedicada: el porte de un pedido que se factura a fin de mes, la caja de fábrica que el cliente obliga a abrir, el operario que retira material a nombre de una empresa que ya lo ha despedido o la filial que vende lo que tiene en stock otra sociedad del grupo.

Las funcionalidades específicas de un ERP para distribución mayorista son las que resuelven esas situaciones dentro del propio sistema. Este artículo reúne las que DATADEC ha desarrollado sobre su ERP para distribución a partir de necesidades reales de distribuidores, tal como las documenta su equipo de consultores. Cada una nació de un problema concreto de un cliente y está implantada.

Solo uno de los beneficios está medido, el de las operaciones entre empresas del mismo grupo. En los demás se describe el efecto, pero no se le pone cifra.

Funcionalidades específicas de un ERP mayorista en la venta online B2B

La tienda online de un mayorista no vende como una tienda de consumo. Sus clientes son profesionales, tiendas y otros distribuidores que compran por volumen, con condiciones propias y con una logística que no siempre encaja con la de un carrito estándar. Estos cuatro desarrollos de la tienda online integrada en el ERP de DATADEC parten de esa diferencia.

1. Portes estimados en el carrito y aceptación voluntaria del porte

Cómo funciona. La tienda online del ERP de DATADEC para distribución mayorista calcula el coste de transporte de los artículos del carrito y se lo muestra al cliente durante el pago, como referencia de lo que costaría enviar ese pedido por sí solo. El importe no se añade como línea económica al pedido que llega al ERP. Una segunda versión deja la decisión en manos del comprador: el carrito muestra el coste del envío urgente junto a un selector. Si el cliente acepta el porte, el cargo se incluye y el ERP recibe la instrucción de expedir lo antes posible. Si no lo acepta, el pedido queda retenido para consolidarse con otros de la semana hasta alcanzar el umbral de porte gratuito o acordar el envío.

Problema que resuelve. Muchos distribuidores no cargan los portes pedido a pedido, sino de forma acumulada, quincenal o mensual, en la factura del envío agrupado. El cliente no sabe cuánto le cuesta cada pedido. Y la tienda que hace muchos pedidos pequeños para sus propios clientes vería encarecida cada venta si se le facturara el transporte de cada uno.

Beneficio para el distribuidor. El cliente conoce el coste de transporte de su pedido y elige cómo se factura. Ver lo que le falta para el porte gratuito le anima, además, a completar el pedido.

2. Stock exacto y fecha prevista de entrada

Cómo funciona. En la tienda online del ERP de DATADEC, la ficha de producto muestra el número exacto de unidades disponibles. Si no quedan existencias, el sistema consulta las órdenes de compra activas con proveedores y muestra la fecha de la orden o del contenedor más próximo que va a entrar en almacén.

Problema que resuelve. En compras de volumen, un «sin stock» sin más información es un pedido que se va a otro proveedor. El cliente no sabe si el artículo llegará en dos días o en dos meses.

Beneficio para el distribuidor. El distribuidor pierde menos pedidos: con la fecha de entrada a la vista, el cliente puede hacer un pedido anticipado y reservar el material.

3. Recargos por rotura de unidad logística y por servicios del fabricante

Cómo funciona. El ERP de DATADEC para distribución mayorista aplica en el carrito de la tienda online dos reglas de recargo automático. La primera comprueba si la cantidad pedida respeta los múltiplos del formato de embalaje o de la unidad logística definida en el ERP; si no lo hace, añade un recargo por manipulación, que se puede mostrar u ocultar según el modo de visualización activo. La segunda detecta si el carrito incluye artículos de una familia o marca concreta y añade una línea de recargo fijo, del mismo importe tanto si se pide una unidad como si se piden miles.

Problema que resuelve. Cuando un cliente compra unidades sueltas, el almacén tiene que abrir cajas cerradas de fábrica, con el coste de manipulación y mano de obra que eso supone. A esto se suman costes fijos o servicios que algunos fabricantes imponen y que el distribuidor acaba absorbiendo.

Beneficio para el distribuidor. Los sobrecostes logísticos se repercuten al cliente de forma automática, sin revisar pedido a pedido.

4. Modo tienda y presupuestos con la marca del distribuidor

Cómo funciona. Muchos clientes de un mayorista son, a su vez, tiendas o agentes que venden a su propio cliente. El modo tienda del ERP de DATADEC convierte la tienda B2B en un catálogo de venta al público: aplica sobre las tarifas un multiplicador que configura el propio cliente, oculta los precios profesionales y los portes, y sustituye el logotipo del mayorista por el del cliente. El panel de presupuestos, antecesor de este modo, guarda las simulaciones de compra y permite emitir presupuestos con el logotipo del cliente, ajustar los impuestos y añadir márgenes o recargos sobre el precio base.

Problema que resuelve. La tienda o el agente quiere enseñar el catálogo online a su cliente final, o presupuestar sobre él, sin que este vea su precio de compra.

Beneficio para el distribuidor. Su tienda online pasa a ser una herramienta de preventa para sus clientes, que la usan delante del comprador final sin revelar su margen.

Gestión comercial: tarifas y promociones

5. Tarifas por obra para constructoras, instaladores y contratas

Cómo funciona. El ERP de DATADEC para distribución mayorista permite definir tarifas a nivel de obra. Cada pedido se asocia al proyecto al que va destinado el suministro, y el sistema aplica la tarifa de esa obra aunque el cliente facturado sea la misma sociedad en todas.

Problema que resuelve. Una constructora o una empresa de servicios negocia precios y descuentos distintos para cada proyecto. Aplicarle una tarifa general obliga a corregir precios a mano o a renunciar a las condiciones pactadas en cada contrato.

Beneficio para el distribuidor. Cada obra mantiene el margen que se acordó, y el comercial ya no tiene que recordar qué precio corresponde a cada suministro.

6. Promociones por importe total del pedido

Cómo funciona. Las promociones habituales se evalúan línea a línea; las promociones por documento del ERP de DATADEC se evalúan sobre el albarán completo: suma el importe de todas sus líneas, o solo de las que tienen un código de tarifa concreto, y comprueba si supera los umbrales fijados. Según el importe, aplica un descuento sobre el total (por ejemplo, un 5 %), añade un producto de regalo o emite un cheque regalo para la siguiente compra. Está integrada también en las tiendas online conectadas al ERP.

Problema que resuelve. Con promociones solo por línea, el distribuidor no puede premiar el volumen total de un pedido.

Beneficio para el distribuidor. El cliente tiene un motivo directo para aumentar el importe de cada pedido.

Punto de venta y mostrador

En el mostrador se cruzan la venta, el cobro, el riesgo y la entrega física del material. El TPV de DATADEC está integrado de forma nativa con el ERP y funciona tanto con conexión como sin ella, con sincronización automática. Sobre esa base se han construido los desarrollos siguientes. Para una visión general del punto de venta en distribución, puedes leer también Software TPV para empresas de distribución.

7. Recogida en cualquier tienda del grupo, conectada con el TPV

Cómo funciona. La tienda online del ERP de DATADEC para distribución mayorista permite al comprador elegir, al pagar, recoger el pedido en cualquiera de los puntos de venta del grupo, con independencia de la tienda que tenga asignada. El pedido se sincroniza con el TPV de la tienda elegida, cuyo personal recibe un aviso en pantalla para prepararlo.

Problema que resuelve. Los profesionales que trabajan en obras o instalaciones lejos de su tienda habitual necesitan recoger el material cerca de donde están.

Beneficio para el distribuidor. El cliente recoge en la tienda más cercana con stock real, y la tienda que entrega recibe el pedido al momento.

8. Límites de precio y descuento por vendedor

Cómo funciona. El TPV integrado en el ERP de DATADEC para distribución mayorista limita los precios y descuentos de cada vendedor con tres estrategias implantadas, según el distribuidor. En la primera, el ERP sincroniza con el TPV una tabla de hasta diez posiciones de descuento por artículo, y el vendedor solo puede rebajar el precio hasta el límite que marca la posición más restrictiva. En la segunda, el TPV bloquea cualquier rebaja que no corresponda al nivel de permisos del vendedor; si tiene permiso, debe escribir el motivo, que queda registrado. La tercera vincula el descuento a la proximidad de la fecha de caducidad del lote.

Problema que resuelve. En tienda, los descuentos para retener a un cliente se aplican sin un criterio común de rentabilidad y sin dejar rastro.

Beneficio para el distribuidor. Los precios se mantienen dentro de los límites autorizados a cada vendedor, y cada excepción queda justificada.

9. Firma biométrica de albaranes

Cómo funciona. Con la firma biométrica del TPV de DATADEC, quien recoge la mercancía firma el albarán en una tableta digitalizadora. El sistema no guarda solo la imagen de la firma: registra la velocidad del trazo, su trayectoria y la presión ejercida, y custodia esos datos junto al albarán. Si hay una disputa, se pueden entregar a un perito o a un tribunal para acreditar la autoría.

Problema que resuelve. Un albarán firmado a bolígrafo no prueba quién lo firmó. El cliente puede alegar que no retiró la mercancía y que la firma no es suya.

Beneficio para el distribuidor. Cada entrega queda respaldada ante una reclamación, hay menos litigios por mercancía no reconocida y el albarán deja de ser de papel.

Finanzas y control del riesgo

10. Riesgo de crédito evaluado en tiempo real desde el mostrador

Cómo funciona. El TPV de DATADEC consulta en cada venta el nivel de riesgo asignado al cliente: sin control, bloqueo o aceptación, entre otros. Si un cliente con nivel de aceptación supera su límite, el TPV aparca el pedido y envía una solicitud por servicio web al departamento de riesgos de la central, que la revisa y, si procede, libera el pedido en remoto para que el vendedor cobre y entregue. A los clientes autónomos pequeños se les puede aplicar un tope más estricto, como impedir la venta si su deuda pendiente supera los 500 euros.

Problema que resuelve. El vendedor de mostrador no tiene la información contable ni la potestad para decidir si entrega material a un cliente con impagos o por encima de su límite.

Beneficio para el distribuidor. Los pedidos de clientes con riesgo excedido se retienen de forma automática, y la decisión la toma quien tiene la información, sin frenar la venta a los clientes solventes.

Grupos de empresas: operaciones entre sociedades

11. Operaciones interempresa automatizadas de principio a fin

Cómo funciona. La automatización interempresa del ERP de DATADEC para distribución mayorista cubre dos escenarios. En el primero, una sociedad recibe el pedido de un cliente y el stock está en otra del grupo. El usuario graba el pedido de venta e indica el almacén de la filial que tiene el material. Con esa acción, el sistema genera la orden de compra interna y el pedido de venta en la sociedad que suministra.

Al confirmar la salida, encadena en segundo plano el albarán de venta entre empresas, el albarán de entrada en la sociedad compradora, la cancelación de la orden de compra y la expedición al cliente final, que sale con la identidad de la empresa que vendió. Al facturar, genera a la vez la factura de compra interna y la de venta entre sociedades. Un mismo pedido puede incluir líneas servidas por varias empresas del grupo, y unas tablas de correspondencia relacionan los códigos de artículo de cada una.

El segundo escenario es el de grupos con una comercializadora y una planta productora independientes: el pedido de la comercializadora genera la orden de compra a la fabricante, y la mercancía se expide desde fábrica al cliente final con los logotipos y datos de la comercializadora.

Problema que resuelve. Sin automatizar, cada venta con stock de otra sociedad exige localizar qué filial tiene el material y grabar a mano la orden de compra, el pedido de venta, los dos albaranes y la expedición. Es mucho papel y muchos errores.

Beneficio para el distribuidor. La operativa manual que sustituye ocupaba a entre dos y tres personas a jornada completa dedicadas solo a registrar órdenes y pedidos internos. Hoy está automatizada en su totalidad.

Operaciones y logística

12. Recogida y seguimiento automáticos con las agencias de transporte

Cómo funciona. DATADEC ha desarrollado para su ERP para distribución mayorista, con un socio tecnológico, un punto único de integración con agencias de transporte. El operario de almacén arma la expedición en el ERP, asocia los albaranes e indica bultos, peso y volumen. El ERP transmite la orden de recogida a la agencia, consulta el seguimiento del envío en tiempo real desde la pantalla de albaranes y envía al cliente un correo con el enlace de seguimiento. Incorporar una agencia nueva es cuestión de parametrizarla en ese punto de integración.

Problema que resuelve. Las recogidas se coordinan llamando a cada transportista, y el estado de los envíos no llega al sistema.

Beneficio para el distribuidor. Nadie tiene que llamar a la agencia para pedir una recogida. Cualquier usuario del ERP ve dónde está el envío, y el cliente recibe el enlace de seguimiento sin pedirlo.

13. Conector ERP–SGA para despachar el mostrador sin esperas

Cómo funciona. Un conector de mensajería entre el ERP de DATADEC y el software de gestión de almacén (SGA) acelera el intercambio de datos en ambos sentidos. El pedido grabado en mostrador aparece al instante en la terminal del preparador, que localiza la pieza, la confirma por lectura de código de barras y valida la cantidad, de modo que no se entreguen, por ejemplo, dos pastillas de freno en lugar de tres. La confirmación vuelve al ERP en el acto, y cuando el operario llega al mostrador el albarán ya está impreso.

Problema que resuelve. En la venta de recambios con mostrador, el cliente espera presencialmente la pieza. Con tickets en papel o sistemas que no se hablan en tiempo real, se pierde tiempo localizando el material y el inventario se descuadra.

Beneficio para el distribuidor. El cliente de mostrador no espera, se entregan las unidades correctas y el inventario se actualiza en el momento.

14. Control del saldo de palets en poder de clientes y agencias

Cómo funciona. El ERP de DATADEC para distribución mayorista asigna un almacén virtual de palets a cada cliente y a cada agencia de transporte. Al emitir el albarán de entrega, traslada automáticamente los palets del almacén central al almacén virtual del destinatario. Las pantallas de stock muestran en todo momento el saldo de palets que tiene cada uno. Cuando se devuelven, se registra un abono a precio cero que los reincorpora al almacén propio sin generar facturación, cobros ni pagos cruzados.

Problema que resuelve. Los palets son un activo con coste que sale con la mercancía hacia clientes y agencias. Sin control, nadie sabe cuántos tiene cada tercero y no se pueden reclamar.

Beneficio para el distribuidor. El distribuidor sabe cuántos palets tiene cada cliente y cada agencia, y puede reclamarlos sin llevar un inventario aparte.

Integraciones con otros canales de venta

15. Pedidos de marketplaces, tiendas online externas y plataformas propias

Cómo funciona. El ERP de DATADEC integra los pedidos de otros canales por tres vías. Con los marketplaces, el ERP se conecta a un concentrador que publica el catálogo y las tarifas del distribuidor en varios mercados electrónicos, y que devuelve al ERP los pedidos y los datos de cobro para importarlos, validarlos y facturarlos sin intervención. Con las tiendas online que el distribuidor tiene en plataformas estándar de comercio electrónico, el ERP importa los pedidos, da de alta a los clientes nuevos y procesa la información de cobro para conciliar los ingresos. Y para las plataformas comerciales propias desarrolladas a medida, el ERP ofrece servicios web que exponen al momento el estado administrativo y logístico de los pedidos, de modo que la plataforma del distribuidor puede mostrarlo a sus usuarios.

Problema que resuelve. Los pedidos que entran por marketplaces, tiendas externas o plataformas propias se graban a mano en el ERP, con el retraso y los errores que eso conlleva.

Beneficio para el distribuidor. Los pedidos y los cobros de todos los canales entran en el ERP sin que nadie los teclee, y el catálogo y la tarifa se mantienen en un solo sitio.

Otros desarrollos del ERP de DATADEC para distribución mayorista

Estos desarrollos resuelven problemas más acotados o de un tipo de cliente concreto. Se resumen en una línea cada uno.

Desarrollos surgidos en mayoristas de otras actividades

Estos seis nacieron en distribuidores con necesidades menos habituales, pero resuelven situaciones que puede encontrarse cualquier mayorista.

Desarrollos propios de la distribución de material eléctrico y de pintura

Algunos desarrollos de DATADEC solo tienen sentido en un subsector, y por eso se tratan aparte.

En material eléctrico, los desarrollos giran en torno al cable y al catálogo: optimización del corte de bobinas, sustitución por artículos equivalentes en el picking, control del plazo de devolución de las bobinas al fabricante, conciliación de catálogos de proveedor y traslado de almacenes sin perder reservas.

En pintura, se centran en el color, la tienda y la estructura de grupo: integración tintométrica en la tienda online, prepedido en tienda con dispositivo móvil, control de empleados autorizados a retirar material, comunicación con la fábrica externa, compras centralizadas y tránsitos entre sociedades.

Compara proveedores con los mismos criterios

Antes de elegir, conviene ver cada desarrollo funcionando con un caso de tu empresa y comparar a todos los proveedores con los mismos criterios. El checklist de DATADEC ordena esa comparación por áreas, con criterios ponderados y la evidencia que conviene pedir en cada caso.

DATADEC es un fabricante español de software de gestión empresarial, fundado en 1987, que desarrolla, implanta y da soporte a su propio ERP para la distribución mayorista, con consultores especializados por sector y área. Opera su propia plataforma cloud desde el año 2000, certificada en ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 20000.

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