LA IMPORTACIA DE LA GESTIÓN CONTABLE

LA IMPORTACIA DE LA GESTIÓN CONTABLE - FINANCIERA EN UN ERP

El registro contable de las operaciones económicas, con la finalidad de elaborar las Cuentas Anuales, entre las que se encuentra la Cuenta de Resultados.
El control financiero a efectos de gestionar la liquidez de la compañía y cumplir sus compromisos de pago con terceros.

Tal vez sea por esto, que este departamento sea el que habitualmente se encarga del “control” de los “resultados” y del “dinero” (liquidez), a partir de la actividad que desarrolla la empresa en su conjunto.

Gestionar el control de los resultados que se producen a partir de la actividad desarrollada por los distintos departamentos de la empresa no es una tarea fácil ni sencilla, y puede ser una verdadera pesadilla si no se cuenta con herramientas eficaces de apoyo a la gestión como puede ser un módulo de contabilidad y finanzas de un sistema ERP que integre a toda la empresa.

De la misma manera, el control de la liquidez tampoco es una tarea fácil y sencilla, y debido a que problemas en este sentido tienen una rápida difusión en la tesorería de la empresa, conviene anticiparse a dichos problemas para tener capacidad de reacción suficiente y evitar la asfixia que pueden provocar.

Las cuestiones que nos plantearemos a lo largo de este post será:

¿Cómo nos puede ayudar un programa de gestión a un control eficaz de los resultados de la empresa?

¿Cómo nos puede ayudar un programa de gestión a un control eficaz de la liquidez de la empresa?

Aunque muchos de los procesos y requerimientos que comentaremos se producen al mismo tiempo, tanto para el control de los resultados, como para el control de la liquidez, los vamos a separar en la exposición a efectos de simplificar y clarificar su participación en cada una de las funciones comentadas.

Gestionar el control eficaz de los resultados

Cuando nos planteamos el control eficaz de los resultados no nos estamos refiriendo sólo al control, con la finalidad de elaborar las Cuentas Anuales que nos prescribe la ley, sino también al que se deriva para mejorar nuestro conocimiento que nos permita tomar decisiones objetivas para mejorar los resultados, a partir del análisis detallado de los drives que lo generan. Por tanto, el alcance que nos plantamos va más allá de las simples obligaciones legales, para situarnos en un escenario en el que lo importante es construir un sistema que nos aporte valor para la toma de decisiones.

En este post, no vamos a tratar los procesos o requerimiento como consecuencia de aplicar distintos sistemas de control, como puede ser la gestión presupuestaria, etc…, de forma que nos centraremos sólo en los procesos habituales que toda empresa debe utilizar en el ejercicio de sus actividades de explotación.

Como hemos comentado anteriormente, en el caso del control de los resultados y la liquidez, en este caso también vamos a separar, a efectos de este análisis, algunos procesos que se producen de forma conjunta cuando hablamos del registro contable y analítico de las transacciones.

Dicho esto, para poder alcanzar nuestro objetivo es importante que las herramientas de gestión que utilicemos nos garanticen gestionar algunos procesos de forma eficaz y eficiente, tal y cómo presentamos a continuación:

1.- Para garantizar el registro contable de las transacciones económicas, es importante que el sistema de gestión contemple algunas configuraciones y automatismos que nos aseguren la fiabilidad y consistencia de los datos, y nos permita un alto volumen de proceso. Para ello, debe contemplarse:

- La contabilización automática de facturas de las ventas, compras y otros gastos gestionadas a través del ERP a través de otros módulos específicos de gestión. Para ello es importante que las cuentas contables estén previamente asignadas:
  - en los artículos (o cualquier otro elemento) que conformen las líneas del documento soporte.
  - En las fichas de los clientes, proveedores y acreedores.
  - Las condiciones fiscales se calculen en base a las condiciones particulares de la transacción y de los agentes implicados.
- La contabilización automática de los albaranes de compras y ventas pendientes de facturar para los cierres mensuales, de forma que se pueda calcular el consumo real en base al inventario final de existencias. El sistema de contabilización debe contemplar los mismos requerimientos que los comentados en el punto anterior.
- La gestión de la conciliación de cuentas bancarias y arqueos de caja. Esta gestión supone uno de los puntos de control más importantes para garantizar la veracidad de la información, ya que es una herramienta eficaz para detectar pasivos y activos ocultos.

2.- Para garantizar de manera eficaz el registro analítico de las transacciones, es importante desvincular al máximo el proceso de clasificación analítica de los datos con una formación específica del personal administrativo encargado de ello. Hay que tener presente que los criterios analíticos hacen referencia conceptos críticos para la toma de decisiones y que son particulares de cada empresa, por lo que es importante:

- Automatizar su proceso de registro. Para ello es importante contemplar esta posibilidad de dos maneras posibles:
  - Incluyéndolos en los mismos procesos de contabilizaron automática, de forma que la clasificación analítica dependa también de la pre asignación de las mismas a nivel de líneas de documentos (artículos, etc…)
  - A través de procedimientos almacenados en la base de datos que permitan (normalmente a partir de un trigger de la BBDD), calcular automáticamente la clasificación analítica que se deduce de la relación entre distintos datos de la transacción.
- En el caso de que el registro deba alimentarse manualmente, es necesario crear un interface de trabajo (auto asistido) de forma que el personal administrativo no deba tener conocimientos específicos. Para ello es importante que el sistema facilite una serie de opciones sencillas e intuitivas que le permita calcular su clasificación analítica. Para poder trabajar de esta manera, el software debe contemplar en su parametrización inicial la personalización de estas cuestiones.

Hay que tener presente que para que los controles que pretendemos realizar sean efectivos es necesario visualizar los datos en forma de informe, por lo que la posibilidad de generar informes personalizados será un requerimiento importante. Dependiendo del nivel de desarrollo al que se quiera llegar, deberá ser el propio sistema ERP el que deberá ofrecer este tipo de herramientas, o deberemos acudir a software especializado de tipo “Business Intelligence” (BI)

Gestionar el control eficaz de la liquidez

Cuando nos planteamos el control eficaz de la liquidez nos estamos refiriendo tanto a la contabilizaron de los cobros y los pagos, con la finalidad de cumplir los requerimientos contables, como a la gestión de algunos datos que nos ayuden a anticiparnos a problemas relacionados con la liquidez. Aunque este tipo de transacciones de carácter financiero (no económico) no están sujetas a la clasificación analítica, sí que tenemos que tener en cuenta que en ocasiones se producen gastos complementarios que sí que deben ser registrados como tal.

Al igual que en el caso anterior, para poder alcanzar nuestro objetivo es importante que las herramientas de gestión que utilicemos nos garanticen gestionar algunos procesos de forma eficaz y eficiente, tal y cómo presentamos a continuación:

Con relación a la contabilización de los cobros y pagos de transacciones previamente contabilizadas, es importante su máximo nivel de automatización de acuerdo con los registros que se deberían haber generado en la cartera de cobros y pagos en el momento de su contabilizaron. En estos casos hay que tener presente dos consideraciones:
- En la medida de que el proceso de contabilizaron tenga en cuenta la forma en la que el Banco registra sus transacciones (posibilidades de agrupación, compensación, gastos asociados, etc…), facilitará y permitirá la conciliación bancaria automática (comentada en el epígrafe anterior). Esta es una utilidad muy valorada en empresas con un alto volumen de transacciones de este tipo.
- En el caso de los cobros, se deberá tener en cuenta la posibilidad de que los efectos hayan sido utilizados para financiar el circulante a través del descuento de efectos, del factorial, etc…

Con relación a la gestión de datos que nos permitan analizar la situación de liquidez de la compañía, no es el objetivo analizar el sistema de control financiero que se utilice, sino identificar aquellos datos que cualquiera sistema de gestión empresarial ERP debería facilitar para integrarlos en la gestión financiera. A estos efectos, los procesos implicados en la elaboración de datos de utilidad financiera serían:
- Las conciliaciones bancarias, en la medida que nos permite conocer los saldos reales de tesorería alineados con nuestros registros de cobros y pagos pendientes. Hay que tener en cuenta que en multitud de ocasiones existe un desfase entre los apuntes contables de la empresa y los registros bancarios, por lo que pueden aparecer en el banco saldos temporalmente no ajustados a las transacciones realizadas y contabilizadas por la empresa.
- Carteras de cobros y pagos pendientes de realizar. A partir de esta información es posible planificar en el tiempo los derechos que tengamos de cobro y nuestras obligaciones de pago. A estos efectos es habitual incluir, de forma extracontable, algunas obligaciones contractuales cuya información a partir de la factura no aporta valor a la gestión financiera, como es el caso de los seguros, el alquiler, los suministros eléctricos, la telefonía, etc… Hay que establecer un control especifico para no duplicar algunos pagos que se haya registrado en la cartera de pagos de a partir de la contabilizaron de la factura y también de forma extracontable, como acabamos de decir.
- Control de riesgos, impagados y morosidad. Esta gestión nos permitirá incluir en nuestro análisis los ajustes oportunos por la existencia de activos ocultos habituales, como consecuencia de la morosidad que se producirá.
- Descuento de efectos de clientes. Esta gestión es fundamental para corregir la información que suele contemplar la carta de cobros pendientes de cobro, ya que corresponde con efectos que ha sido dispuestos para financiar el circulante de la empresa a través de distintos mecanismos bancarios.
- Compras y gastos pendientes de recibir factura. Esta información deberá completar la información contenida en la carta de pagos pendientes, ya que corresponde a obligaciones de pago pendientes de formalizar.
- Albaranes de ventas pendientes de facturar. Es un caso similar al anterior, pero referido a la cartera de efectos pendientes de cobro.
- Análisis de obligaciones fiscales diferidas.
- Análisis de obligaciones laborales diferidas.
- Gestión de prestamos y créditos.

Estos datos deberán ser completados con otros que cubran la totalidad de las necedades del análisis financiero. Es habitual que los responsables financieros trabajen con hojas electrónicas a partir de todos estos datos, por lo que no suele ser crítico la disponibilidad de informes para este fin (análisis financiero).

Beneficios de la automatización de algunos procesos.

Los procesos automáticos de contabilización nos aporta grandes ventajas como son:

Consistencia de los datos, al ser introducidos en el sistema una sola vez pasando por distintas etapas hasta llegar a su contabilización.
Trazabilidad de procesos, ya que se debe guardar la secuencia de procesos por los que haya pasado cualquier transacción que tenga como finalidad su contabilización.
No requiere personal especializado, ya que las tareas administrativas de estos procesos no requieren tener cualificación contable para desarrollar su trabajo.
Reduce el número de errores
Comparabilidad de los datos en diferentes periodos contables, al garantizar una consistencia de criterios contables en el tiempo.
Mejora la veracidad de la información, ya que permite la contabilización de transacciones económicas con independencia de que se haya emitido la factura, lo que permite registrar los ingresos y gastos reales con independencia a la formalización documental de una transacción.

Al mismo tiempo, la integración de todos los procesos en un sistema de gestión integrado como es un ERP, nos permite conocer la trazabilidad de las transacciones y esto nos permite reducir el número de errores de distinta naturaleza, como pueden ser las duplicidades, etc…