La adquisición de bienes y servicios es una parte fundamental para la empresa, no solo por su volumen en la cuenta de resultados, sino también en lo que se refiere al nivel de satisfacción de nuestros clientes, ya que, si no conseguimos asegurarnos un flujo constante y fiable de suministros, no podemos garantizar nuestros compromisos de servicio sin aumentar innecesariamente nuestros inventarios. Sin duda la gestión de compras es uno de los pilares fundamentales dentro de la gestión de la logística integral de nuestra empresa y además sus objetivos están íntimamente relacionados con los objetivos de otras áreas fundamentales de la cadena de suministro.
Una buena gestión de compras trata de aprovisionar todos los materiales y servicios necesarios para nuestra compañía en las cantidades necesarias, en el momento adecuado, desde el proveedor idóneo, con la máxima calidad posible y al mejor precio. Es decir, trata de cumplir con los estándares que la empresa ha establecido para su correcto funcionamiento respeto a los tiempos, calidades, cantidades y costes. Gracias a una buena gestión de compras podremos mantener un flujo estable y continuo de materiales acordes a las necesidades de la organización, establecer unas buenas relaciones con los proveedores y establecer canales que garanticen un buen flujo de la información bidireccional, seleccionar nuevos proveedores, desarrollar y valorar objetivamente los existentes, y aumentar los índices de rotación de inventario, lo que redundará en un ajuste y reducción de los mismos manteniendo el servicio a nuestros clientes.
Consideraciones a tener en cuenta en una gestión de compras eficaz.
Mantener un flujo estable y continuo de materiales.
Un buen software de gestión nos ayuda a determinar cuáles son los requerimientos o necesidades de acopio de materiales de nuestra empresa. Ya se trate de materia prima, componentes o mercaderías, el mantenimiento de unos niveles óptimos de stock en nuestras instalaciones, qué garantice el correcto abastecimiento de nuestras líneas de producción o que mantengan elevados niveles de servicio a nuestros clientes, es fundamental para garantizar nuestro compromiso de suministro al mercado y nuestros niveles de competitividad.
No obstante, esto debe hacerse sin aumentar innecesariamente nuestros propios niveles de inventario para no asumir los riesgos y costes que ello implica. El software nos ayudará a calculará estos niveles óptimos de inventario teniendo en cuenta multitud de variables para cada referencia y para cada proveedor, por ejemplo los plazos de entrega previstos por el proveedor, los grados de cumplimiento de dichos plazos de entrega para cada proveedor y referencia, nuestros propios tiempos de proceso, nuestro compromiso de fecha de entrega previsto, nuestros niveles de stock de seguridad, nuestros niveles de inventario en proceso o de producto terminado, nuestras necesidades previstas e incluso irá recalculando todo y ajustando conforme dichas variables cambien. De esta manera nosotros podremos determinar con exactitud en qué momento preciso debemos realizar nuestros pedidos y qué cantidad de pedido comprar, a qué proveedor concreto, para satisfacer nuestras necesidades de inventario teniendo en cuenta nuestro lote económico y sin provocar una rotura de stock o niveles excesivos de inventario.
Valorar y evaluar objetivamente a los proveedores.
Para conseguir un óptimo flujo de materiales hacia nuestra empresa debemos establecer una serie de criterios de valoración y evaluación continua de nuestros proveedores. Dando por sentado que el producto que adquirimos se adecua técnicamente a lo que nuestra compañía necesita, podemos establecer una serie de criterios sencillos que nos ayuden a determinar qué proveedor o proveedores son los adecuados para cada una de nuestras necesidades. Lo primero que debemos tener en cuenta es que, tras la valoración inicial, será necesario realizar evaluaciones continuas de cada uno de los criterios de cada proveedor.
Un buen software de gestión que alimente con datos, en tiempo real, de cada variable a analizar nos ayudará a obtener una visión global de la eficacia de nuestros proveedores y a programar alertas cuando alguna de las variables rebase niveles intolerables para el cumplimiento de nuestros propios objetivos de calidad, precio o nivel de servicio al cliente.
Tanto si deseamos desarrollar los proveedores existentes como si necesitamos encontrar otros nuevos, estos criterios nos ayudaran a determinar objetivamente cuáles de los candidatos tienen potencial para ser el adecuado. Un software de gestión de almacén contempla variables como el grado de cumplimiento de los plazos de entrega, es decir, la cantidad de pedidos entregados en plazo, versus el total de pedidos entregados y podrá calcular el nivel de servicio del proveedor; ratio de eficacia de pedidos entregados en plazo sin incidencias, sin discrepancias en cantidades, en la calidad de la mercancía y sin errores de entrega (como que nos lleguen productos no solicitados, entre otros).
Nuestro sistema de almacén SGA manejará datos suficientes de cada compra a través de los datos registrados en la recepción, para realizar el ABC de nuestros proveedores ayudándonos a realizar adecuadamente la elección óptima en cada caso ya sea frente a las necesidades habituales de nuestra empresa, o frente a posibles imprevistos.
Garantizar un buen flujo de la información bidireccional.
Esta es una de las partes más importantes que influirá decisivamente en la garantía de un flujo adecuado y constante de materiales a nuestra empresa. El intercambio de datos en tiempo real entre nuestros proveedores y nuestra compañía es lo que garantizará la consecución de objetivos al respecto. Nuestro sistema SGA puede configurarse para informar de lo que consideremos relevante de cara a nuestros proveedores, por ejemplo de nuestros niveles de stock máximo y de seguridad para cada una de las referencias que un proveedor concreto deba suministrarnos, de manera que recaiga en él, la responsabilidad de mantenerlos siempre en los niveles adecuados con tiempo de antelación suficiente.
Gracias nuestro software también podremos lograr que nuestros proveedores se conecten a nuestro SGA directamente desde sus instalaciones para introducir los datos del albarán de entrega que vamos a recibir, agilizando el proceso de recepción en nuestras instalaciones. Esta posibilidad combinada con un adecuado sistema de calidad, identificación y etiquetaje nos ahorra una cantidad de tiempo importante en el proceso de recepción de mercancías en nuestras instalaciones (y por tanto agiliza los procesos y la disponibilidad de la misma) ya que el SGA sabe con mucha antelación qué va a recibir y cuándo, y llegado el momento simplemente se limitará a validar que lo que dice el proveedor que envía, se corresponde con la realidad a través de una simple lectura de código de barras con nuestro terminal.
Conclusión
La gestión de compras se ha vuelto algo más que la simple negociación de productos y precios, llegando mucho más allá de la gestión de los pedidos que abastezcan la cadena de producción. Hoy en día la gestión de compras es una función estratégica de la empresa que trata de evaluar e integrar a los proveedores dentro de su propia cadena de suministro y cuyo papel nos ayuda a la reducción de los niveles de inventario, aumentando la rotación y garantizando en todo momento el flujo constante de materiales. Todo ello enfocado a favorecer nuestro propio nivel de servicio a nuestros clientes internos y externos.
Hoy en día, las tecnologías disponibles nos permiten mantener un flujo de la información bidireccional entre el proveedor y la empresa, llevar un control exhaustivo en tiempo real de todo el proceso: desde el acopio de materiales, la preparación de pedidos y su transmisión a los proveedores, hasta el seguimiento efectivo de las referencias solicitadas hasta su recepción y verificación en la empresa.
Estas tecnologías también nos permiten retroalimentar el sistema para una mejor toma de decisiones futuras, entrando así en la mejora continua de todo el proceso. En definitiva, una buena gestión de compras apoyada por un software adecuado influye directamente en los niveles de eficiencia y eficacia de nuestras empresas y en su nivel de competitividad.
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