Si eres el Director financiero de tu empresa, o bien trabajas en las finanzas, conoces la importancia del análisis del periodo medio de cobro y de pago.
Estos dos conceptos indican cuánto tiempo tardamos en cobrar y cuánto tiempo tardamos en pagar. El objetivo de todos los directores financieros de una empresa es aumentar el periodo medio de pago a proveedores (DPO, Days Payable Outstanding) y reducir el periodo medio de cobro a clientes (DSO, Days Sales Outstanding).
Un director financiero ha de gestionar eficazmente la gestión del capital circulante de su empresa, optimizando el flujo neto de caja o cash flow. La gestión eficiente de la liquidez asegura la supervivencia y cualquier mejora en el periodo medio de cobro en la empresa se vuelve indispensable.
La rotación de cobros está vinculada a dos factores:
- Las condiciones de pago que has acordado con tus clientes
- El grado de cumplimiento de esas condiciones por parte de los mismos
Por lo que habrá que encontrar el equilibrio entre ambos factores que haga que ese ratio sea favorable a nuestra empresa.
¿Cómo puedes ayudar a tu empresa a mejorar ese ratio?
- Reduciendo los plazos de cobro en las facturas para acortarlos y que no afecten a la salud de la tesorería de la empresa.
- Solicitando, siempre que sea posible, un depósito inicial o adelanto al comienzo de los trabajos o a la firma de la oferta.
- Agilizando el proceso de facturación de forma que las facturas se generen y envíen lo más rápido posible a tus clientes.
- Ofreciendo incentivos reales al pronto pago, para que tus clientes obtengan un beneficio a cambio de pagar lo más pronto posible.
- Estableciendo políticas especiales para el cobro más ágil de los nuevos clientes.
¿Y cómo puedes lograrlo?
Existe una herramienta sencilla y fiable que nos ayuda a reducir el periodo medio de cobro: la factura electrónica.
Porque más allá del ahorro de costes y la automatización de procesos, la factura electrónica ayuda a las empresas, generando beneficios y ventajas como la reducción de tiempos en cobros, la mejora de la visibilidad financiera, el acceso a canales de financiación más flexibles, más control de los pagos y aumento de los días de pago, descuentos de pronto pago y reducción de los riegos.
Con las facturas electrónicas, también nos ahorramos el tener que escuchar que el destinatario que la ha perdido, o que no la encuentra, o incluso que no le ha llegado.
Razones para utilizar la factura electrónica
- En primer lugar, la reducción del periodo medio de cobro. Para ver hasta qué punto el periodo medio de cobro se reduce con la factura electrónica, según diversos informes, se ha demostrado que las empresas que no realizan la facturación electrónica, tienen un periodo medio de cobro de 89 días frente a los 26 días de las empresas que sí utilizan la factura electrónica.Esto se produce porque, con la factura electrónica, el intercambio de la información se realiza en tiempo real, hay un mayor conocimiento de la situación de las facturas teniendo una trazabilidad total.
Las consultas se gestionan con mayor rapidez y las facturas pueden ser rastreadas fácilmente.
Así, se conoce si el receptor ha recibido la factura, si la ha visto, si la ha abierto, agilizando así los flujos de aprobación y pago de facturas, por lo que las empresas son pagadas en menos días y con menos incidencias. Este conocimiento tan detallado sobre el estado de las cuentas a cobrar se resume en un mayor control de las necesidades financieras y de los flujos de caja de la compañía. - Otra de las ventajas que ofrece la factura electrónica es que al mejorar el control, de los pagos y cobros, las empresas pueden optar más fácilmente a descuentos por pronto pago. Nuestros clientes que tengan una liquidez suficiente pueden beneficiarse de un pequeño descuento a cambio de pagarnos con dinero en efectivo.
- La factura electrónica también ayuda a que aumenten los días de pago. Al realizar la aprobación de las facturas de compra de forma más rápida que con las facturas en papel, la empresa dispone de tiempo suficiente para aplicar mecanismos de financiación alternativos antes de la fecha de vencimiento de la factura. Así, una vez aprobada la factura, ésta se convierte en una obligación de pago que puede ser financiada, proporcionando a la empresa mayor control sobre su capital.
- Por otro lado, con la visibilidad aportada por la factura electrónica, ante situaciones temporales de falta de liquidez, su empresa puede acceder a mecanismos de financiación más flexibles como descuentos en las facturas o factoring, de forma más sencilla y rápida. De este modo, la financiación es adelantada por un tercero y su empresa puede hacer frente a sus necesidades de capital.
- De forma paralela, permite un mayor control de las cuentas a pagar ya que la vinculación automática de los pedidos recibidos a las facturas electrónicas proporciona una visión precisa y oportuna de las obligaciones de pago de la compañía. Este mayor conocimiento proporciona previsiones de flujo de efectivo más fiables, que a su vez reducen la cantidad de capital trabajo requerido, el cual puede ser invertido en otras áreas de la empresa.
- Por último, la factura electrónica supone una reducción riesgos. La mayor transparencia derivada de los procesos de intercambio electrónico de documentos mejora la evaluación del riesgo y puede permitir que la empresa se beneficie de unas tasas más competitivas al acceder a la financiación que precisa. Tener una visión completa de la actividad de la empresa ofrece una información más precisa de la situación del negocio.
Llegados a este punto, no cabe duda de que la factura electrónica es una herramienta esencial y un requisito previo para una gestión eficaz de las necesidades de liquidez o capital trabajo de las empresas.
Por tanto, si quieres reducir el periodo medio de cobro a tus clientes, quizá sea una buena idea instalar la factura electrónica en tu empresa. ¿No crees?
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